PLIEGO DE CONDICIONES TÉCNICAS PARA LA CONTRATACIÓN DEL SUMINISTRO DE SOFTWARE PARA LA GESTIÓN INTEGRAL DE LOS RECURSOS HUMANOS DEL CONSORCIO PARA LA NORMALIZACIÓN LINGÜÍSTICA (CPNL) ÍNDICE 1. INTRODUCCIÓN... 2 2. OBJETO DEL CONTRATO... 2 3. REQUERIMIENTOS TECNOLÓGICOS Y FUNCIONALES... 3 3.1 Requerimientos tecnológicos del sistema... 3 3.1.1 Requerimientos de integración con otros sistemas... 3 3.1.2 Requerimientos de seguridad... 4 3.1.3 Entorno tecnológico... 5 3.2 Requerimientos funcionales del sistema... 8 3.2.1 Gestión de los recursos humanos... 9 3.2.2 Portal del empleado y del responsable... 14 3.2.3 Gestión de la nómina (módulos fundamentales)... 16 3.2.4 Gestión de la nómina (módulos adicionales)... 24 3.2.5 Herramientas y utilidades... 25 3.2.6 Requerimientos específicos... 27 4. DOCUMENTACIÓN... 28 5. PLANIFICACIÓN Y FASES... 29 6. EQUIPOS DE TRABAJO... 29 7. GARANTÍA Y MANTENIMIENTO... 30 8. TRANSFERENCIA TECNOLÓGICA... 30 9. PROPIEDAD INTELECTUAL Y CONFIDENCIALIDAD... 31 9.1 Propiedad Intelectual... 31 9.2 Confidencialidad... 31 10. PRESENTACIÓN DE PROPOSICIONES Y ESTRUCTURA DE LA OFERTA... 31 11. CRITERIOS DE VALORACIÓN DE LAS OFERTAS... 32 11.1 Valoración económica (50 puntos)... 32 11.2 Valoración técnica (50 puntos)... 33 1
1. INTRODUCCIÓN El objetivo del Consorcio para la Normalización Lingüística (en adelante CPNL), según el artículo 2 de su Reglamento, es la integración de la Generalidad, de las administraciones públicas de carácter local y otras entidades privadas sin ánimo de lucro que tienen por finalidad lograr la normalización lingüística mediante el fomento del conocimiento y el uso de la lengua catalana. El CPNL está formado por la Generalitat de Cataluña, 97 ayuntamientos, 37 consejos comarcales y la Diputación de Girona. El CPNL tiene su sede en Barcelona, en la calle Mallorca 272 8ª planta, y presta sus servicios de forma descentralizada, por toda Cataluña (a excepción del Valle de Arán), mediante los centros de normalización lingüística, de los que dependen los servicios comarcales, los servicios locales y las oficinas de catalán. Como resultado de todo ello y para poder realizar sus funciones, el CPNL dispone de puestos de trabajo y de personal asignado en todas las comarcas de Cataluña con la excepción del Valle de Arán. La financiación del CPNL está basada en un modelo compartido aplicado a cada población y comarca. El CPNL debe rendir cuentas con todos sus miembros. Aparte de la estructura estable, el CPNL realiza trabajos de normalización según otros criterios, programas o convenios. Pueden ser actividades en cualquier población, programas especiales propiciados por departamentos de la Generalidad u órganos municipales y convenios con empresas privadas o públicas. Este hecho crea la necesidad de contratación de personal temporal o indefinido asignado a estas actividades. La realización de estas actividades se hace mediante la estructura territorial de los centros de normalización lingüística. El CPNL debe poder justificar los costes de cada una de estas actividades. El CPNL forma parte de la estructura presupuestaria de la Generalidad de Cataluña y le son aplicables todas las normativas de gestión presupuestaria de capítulo I en función de su naturaleza. Como resultado de lo expuesto anteriormente, el CPNL necesita dotarse de herramientas profesionales y adecuadas para atender las demandas en materia de gestión de personal. Este es el objeto de este contrato. Todo el personal del CPNL es personal laboral. La gestión de los Recursos Humanos está centralizada en los Servicios Centrales del CPNL aunque la parte inicial de los procesos de contratación da comienzo tanto desde la sede central como desde los centros de normalización lingüística. 2. OBJETO DEL CONTRATO A continuación se relacionan los objetivos que debe cubrir la solución ofrecida: Dotación a la Gestión de Recursos Humanos de un instrumento abierto y flexible para gestionar de forma integrada toda la información cumpliendo con las obligaciones y estándares legales aplicables. Se pretende eliminar al máximo los procesos administrativos e informáticos externos a la aplicación contratada y este punto será fundamental en el proceso de adjudicación. 2
Obtención de un sistema de información modular, parametrizable y flexible que permita, de forma sencilla, la implementación de nuevas necesidades y la actualización de las ya existentes. Implementación de un sistema de acceso que gestione tanto las funciones de mantenimiento como las de consulta de la información y el acceso a los procedimientos de gestión desde cualquier punto del sistema que permita, de forma sencilla y parametrizable, la definición de diferentes niveles de derechos de acceso y de gestión. Integración de la información, de modo que todos los módulos que componen el sistema se comuniquen entre sí, según una filosofía de dato único, es decir, que la información se introduzca desde un módulo pero que el resto pueda interactuar con esta información, sin tener que volver a ser introducida, de forma que permita homogeneizar la gestión. La aplicación debe cumplir los requerimientos de la Ley Orgánica de Protección de Datos. Es necesario que disponga de módulos de explotación de datos en base a criterios definibles por el usuario. Es necesario que disponga de módulos de explotación y de integración con las herramientas de ofimática habitual (tratamiento de textos, hojas de cálculo, etc.). Igualmente es necesaria una integración ágil con el correo electrónico. Tanto los textos de presentación externa o publicada y de listados y documentos propios de la aplicación como los de formatos de pantalla, deben ser en lengua catalana. 3. REQUERIMIENTOS TECNOLÓGICOS Y FUNCIONALES La aplicación objeto de este concurso deberá satisfacer las especificaciones de carácter general, técnico y funcional. 3.1 Requerimientos tecnológicos del sistema 3.1.1 Requerimientos de integración con otros sistemas Los mecanismos de integración del sistema deben contemplar el uso de estándares de integración XML, SOAP y HTTP a través de Servicios Web. Los sistemas con los que se ha de integrar el nuevo sistema de información de RH son los siguientes: Sistema RED de la TGSS aprovechando las funcionalidades ofrecidas vía extranet para la SS (RED). Permite cargas masivas de incidencias, generación de altas, bajas, modificaciones, etc. Con Hacienda y la Agencia Tributaria. Sistema CREA de la TGSS. Entidades bancarias, planes de pensiones, etc. Sistema Cat365. Sistema Contrat@ del SEPE, para la validación de contratos de trabajo. 3
Certificación (SEPE) para el envío, consulta y modificación de certificados para la tramitación de prestaciones. INSS, para el envío, consulta y rectificación para la tramitación de prestaciones. Sistema contable a partir de un diseño estándar propio. Se ajustará con la colaboración de los servicios informáticos del CPNL. Otros. 3.1.2 Requerimientos de seguridad 3.1.2.1 Requerimientos generales Restricción de utilización del sistema y de acceso a los datos e informaciones a las personas autorizadas mediante mecanismos que permitan la identificación, la autenticación, la gestión de derechos de acceso y, en su caso, la gestión de privilegios. El responsable del sistema puede configurar y administrar en cualquier momento dichos mecanismos. Garantía de la recuperación y disponibilidad del servicio y de la información, realización de copias de seguridad y realización de rastreo de las transacciones efectuadas. Protección del sistema frente a manipulaciones no autorizadas, es decir, garantía de que la corrección del funcionamiento del sistema no se vea afectada por la actuación de agentes fuera del control de administradores usuarios. Mecanismos que garanticen la prevención de la pérdida de datos e informaciones, es decir, garantía de integridad. 3.1.2.2 Seguridad lógica En el acceso al sistema, la identificación y autenticación del usuario se hará mediante un sistema de claves y contraseñas configurables. El sistema obligará a renovar contraseñas y rechazará las que sean claramente vulnerables. Se valorará la experiencia de integración con herramientas de portafirmas (de cara al uso de firma digital y certificados electrónicos). La seguridad del sistema se debe definir a tres niveles: Seguridad de acceso basada en roles que pueden ser asignados directamente a un usuario de la aplicación o que se pueden asignar en base a reglas de selección de roles en base a criterios basados en los datos de la aplicación misma (área de RH, directores CNL, etc.). Seguridad de transporte a través de SSL. Seguridad de datos. Debe ser posible filtrar las tablas, campos y filas que puede ver o editar cada usuario. El sistema permitirá: - Crear diferentes usuarios de la aplicación con diferentes privilegios de acceso a los datos, y diferentes privilegios para la realización de acciones sobre esta información (altas, bajas, modificaciones y consultas), así como dotar niveles de acceso diferentes a algunos módulos de la aplicación. 4
- Hay que poder definir criterios generales de modo que, si es necesario, un responsable (por ejemplo un director de centro de normalización lingüística) pueda exclusivamente consultar sus propios trabajadores. Se priorizarán las opciones de consulta a través del portal de los responsables. - Será necesario disponer de una auditoría extensiva y eficaz controlando tanto las fechas como los usuarios que modifiquen información relevante. Permitir que la auditoría sea parametrizable (activar / desactivar funciones). - Deben contemplarse todos los aspectos de la Ley de protección de datos de carácter personal en sus tres niveles. El módulo de seguridad debe ser totalmente personalizable por el responsable de seguridad, desde el que se podrán controlar los diferentes niveles de acceso. - Han de poder crearse tantos usuarios de la aplicación como se desee. A estos usuarios debe poder asignárseles diferentes perfiles en función del nivel de seguridad a cumplir (restricción sobre la interfaz gráfica, restricción sobre los registros, restricción sobre las operaciones a efectuar en los registros y restricciones sobre los listados). Restricciones gráficas: deben permitir restringir los objetos de la interfaz de la aplicación. Los objetos (pantallas, campos, opciones de menú, listados...) se podrán ocultar o inhabilitar. Restricciones sobre las operaciones: permitirán controlar las operaciones sobre los registros (alta, baja, modificación, consulta). Restricciones sobre los listados para cada usuario de la aplicación deberá poder especificarse qué listados puede generar y cuáles no. - Los usuarios de la aplicación serán propios de la aplicación e independientes de los del sistema. - Todos los usuarios de la aplicación podrán cambiar la contraseña de acceso a la aplicación sin necesidad de la intervención del administrador. - El administrador del sistema podrá administrar todas las cuentas de usuario de la aplicación así como los diferentes niveles de restricciones. - El administrador podrá definir el periodo de vigencia de un usuario de la aplicación. - Podrá definirse el número de intentos antes de bloquear el acceso a un usuario. - El administrador puede establecer una longitud mínima para identificadores de usuarios y contraseñas. - El administrador podrá reactivar usuarios bloqueados. - El administrador podrá asignar una frecuencia de caducidad a las contraseñas. 3.1.3 Entorno tecnológico 3.1.3.1 Arquitectura global del sistema 5
Se valorará la utilización de una arquitectura Full-Web de forma que pueda accederse a la aplicación a través de navegadores web para minimizar instalaciones específicas en cada puesto de trabajo. Las empresas que se presenten al concurso deberán incluir un informe con las especificaciones técnicas detalladas de los servidores, bases de datos y cualquier otro requerimiento técnico específico. Es necesario que la estructura de la base de datos permita la incorporación de campos específicos y que estos puedan incorporarse en su caso a procedimientos de cálculo de la nómina y de la gestión de los diferentes módulos. Deberá disponer de herramientas de flujos de trabajo integrados que permitan enlazar los diferentes procesos funcionales gestionando los datos implicados. Posibilidad de definición de plantillas pensadas para la creación rápida de flujos de trabajo que permitan notificaciones de realización, finalización y validación de trabajos y comunicaciones vía e- mail de forma sencilla. La aplicación debe tener su propio gestor documental completamente integrado en cada uno de los módulos. La aplicación debe incluir en su instalación herramientas de desarrollo, diseño y parametrización basadas en asistentes y plantillas que faciliten su adaptación a las necesidades de gestión de la información. Integración: El conjunto de la aplicación debe estar completamente integrado sin que exista ningún tipo de procedimiento o interfaz de acceso entre los diferentes módulos. Igualmente es necesario que no se requieran repeticiones de intervenciones individuales en módulos diferentes al aplicarse cambios de versión o cualquier tipo de adaptación del software. Todas las funcionalidades y todas las informaciones deben ser publicables vía web services. Como ya se ha dicho, la aplicación debe soportar los estándares de integración XML, SOAP, HTTP. La plataforma tecnológica de la aplicación debe disponer de integración con MS Office. Es necesario que disponga de integración de firma digital a través de portafirmas digital que permita la certificación, obtención y validación de firmas digitales. El producto debe ser escalable para poder soportar el aumento tanto de usuarios como de usuarios concurrentes que accedan a los diferentes módulos. Aplicación certificada SGBDR Oracle y SQL Server. Instalación en el entorno Windows Server y autenticación mediante Directorio Activo (Windows LDAP). 6
Integración con la intranet del CPNL y con sus sistemas de correo electrónico. 3.1.3.2 Servicios a cargo del proveedor incluidos dentro del proyecto El proveedor será el responsable de la instalación de la aplicación, de la instalación y los ajustes de base de datos, de la migración y traspasos adicionales de información (datos históricos, últimos recibos emitidos), de la puesta en marcha de la nueva aplicación y de la gestión completa y correcta de datos del primer ejercicio de funcionamiento que garantizan la total validez de los datos del modelo 190. Los trabajos a realizar serán: Estudio, consultoría, implantación, configuración, parametrización y pruebas de validación y funcionamiento de todos los módulos integrantes del sistema. Configuración y adaptación del software de gestión de las bases de datos. Programa de formación para los diferentes perfiles. Migración de los datos desde la aplicación actual. En definitiva, todo el proyecto debe incluir todos los servicios y el apoyo necesario para que el resultado final sea la correcta operatividad de la implantación objeto del concurso. a) Migración: El nuevo sistema debe incorporar, mediante los procedimientos correspondientes, los datos existentes en la aplicación de nóminas actual. Inicialmente esta migración deberá incluir todos los aspectos relativos a la nómina necesarios para su arranque y puesta en funcionamiento. El adjudicatario realizará las tareas de análisis, asesoramiento en el alcance del traspaso, así como el apoyo necesario para la resolución de dudas durante la generación de los archivos de extracción y migración necesarios a cargar en el nuevo sistema. La extracción de la información desde los sistemas anteriores y la generación de los ficheros adecuados al formato establecido y requerido por la nueva aplicación, se realizarán con la colaboración del personal técnico del CPNL. Las empresas concurrentes al proceso deberán describir en sus ofertas los trabajos, las herramientas necesarias, la forma de llevar a cabo el trabajo y el plazo estimado para el cumplimiento de la operación. b) Formación: Las empresas que se presenten al concurso deben determinar en sus propuestas las actividades de formación sobre la utilización de los recursos ofrecidos. El plan de formación deberá comprender todos los aspectos del proyecto, en función de los perfiles de gestores y usuarios de la aplicación. La formación debe poder hacerse en la sede central del CPNL. c) Implantación: El proceso de implantación de la aplicación se llevará a cabo de manera coordinada con el personal técnico del CPNL. Sobre las fases del proceso de implantación, las empresas deberán presentar un plan detallado con indicación de recursos humanos, jornadas de trabajo y materiales que el proveedor destinará al proyecto. d) Servicios de mantenimiento: Las empresas que se presenten al concurso deberán indicar el coste del mantenimiento de las licencias suministradas y del servicio de atención al cliente. 7
3.2 Requerimientos funcionales del sistema La aplicación de recursos humanos conllevará la gestión de las personas que trabajan en el CPNL sea cual sea la modalidad de contratación. El volumen de trabajadores activos actual del CPNL es de 710 aproximadamente, pero el software debe prever en el futuro un posible incremento de personal, en particular de personal de contratación temporal. El sistema debe permitir, de acuerdo con el uso actual, el acceso de gestión a un mínimo de 5 usuarios concurrentes y se prevé un máximo de 10 usuarios concurrentes. Los módulos del sistema deben estar completamente integrados con una base de datos única, de manera que no sólo compartan la información relevante entre ellos sino que con su interacción se consiga la máxima eficacia administrativa. Debe poder integrarse la información gestionada con sistemas externos estándares del CPNL, estableciendo los mecanismos y procedimientos para intercambiar información tanto de entrada como de salida que deben permitir también la explotación de datos mediante un portal del empleado con diferentes niveles de acceso (responsables, directores de CNL y empleados en general). Como características funcionales, aparte de las ya mencionadas, se consideran indispensables los siguientes módulos: Organigrama y gestión de la Relación de Puestos de Trabajo única o múltiple. Gestión de plantillas. Administración de personal. Contratación y expedientes administrativos. Oferta pública, selección y concursos. Gestión de nóminas. Partidas presupuestarias. Gestión de la formación del personal. Prevención de riesgos laborales y de medicina del trabajo. Acción social (FAS, planes de pensiones, etc.). Ayudas comida (tickets restaurante). Simulaciones y presupuestos. Sistema Cat365. Gestión de la conciliación familiar. Gestión prestaciones (IT, INSS...) Servicios Web para enlazar con la intranet corporativa. Portal Web del empleado y de los responsables. Gestión por competencias y evaluación del personal. Sistema de indicadores para la toma de decisiones. Gestión de profesionales. Gestión de embargos. Generación automática de documentación estadística (estadísticas INE y otras que puedan definirse). Herramientas y utilidades o Generador de consultas, listados y documentos o Auditoría de seguridad 8
o Módulo de traspaso de datos 3.2.1 Gestión de los recursos humanos Esta aplicación debe permitir la gestión y el seguimiento de las diferentes incidencias y situaciones de todo el personal del CPNL. Debe conservar un histórico detallado de todos los datos. Se puede clasificar funcionalmente la gestión de los recursos humanos en los siguientes apartados o áreas: 3.2.1.1 Organigrama y gestión de la relación de puestos de trabajo (RPT) Comprenderá la gestión de todas las actuaciones derivadas del mantenimiento de la estructura organizativa (organigrama) y de la relación de puestos de trabajo. Debe permitir efectuar simulaciones de organigrama y de creación de puestos de trabajo nuevos. Todos los movimientos de la RPT y el organigrama deberán quedar registrados en el histórico. La RPT se ajustará a la estructura territorial del CPNL: servicios centrales, centros de normalización lingüística y centros de trabajo (municipal, comarcal y otras subdivisiones como por ejemplo distritos de Barcelona). La RPT debe comprender todos los puestos de trabajo vigentes con todas sus características: código, descripción, tipo de puesto de trabajo, modalidad de contrato (indefinido, temporal), complementos de destino (dirección, coordinación, responsables), complemento específico, complementos de dedicación y cualquier otro complemento de aplicación, tipo de jornada, sistema de provisión, horario, titulación específica para desempeñar el puesto, formación necesaria para la provisión, formación adicional relevante para el puesto. Estos datos deben estar relacionados con el registro de personal (persona que lo ocupa), con la plantilla (plaza vinculada al puesto) y con la estructura organizativa (organigrama) y permitirán la relación con las partidas presupuestarias a nivel orgánico, funcional y económico. La gestión de la estructura del CPNL permitirá la creación, modificación y simulación del árbol del organigrama, con la grabación de los datos históricos. A través del árbol del organigrama se podrá efectuar la asignación de puestos de trabajo y del empleado dentro de la organización. Deberá permitir la impresión del árbol, y el usuario podrá establecer el nivel de detalle que se quiera imprimir. La aplicación deberá contemplar adicionalmente las siguientes funcionalidades: Definición genérica de Plantillas de Puestos, a partir de las cuales se pueden crear todos los puestos de trabajo del CPNL. En cuanto al puesto de trabajo, se podrán definir atributos relacionados con todo el sistema retributivo, funciones y tareas del puesto, requisitos de acceso, etc. Debe poder consultarse el organigrama de acuerdo con sus datos históricos (organigrama fijando una fecha). Debe poder consultarse la evolución y los cambios en la definición de estas estructuras. Informes parametrizables con datos de efectivos reales y vacantes. Histórico para cada puesto de trabajo de las personas que lo han ocupado y de la manera en que se han provisto estos empleos. 9
Confección de borradores y versiones diferentes de la Relación de Puestos de Trabajo, orientada a la confección del presupuesto, y a partir de su aprobación, repercusión en los puestos de trabajo incluidos en esta RPT. Debe permitir generar de forma automática o semiautomática el anexo de personal vinculado a la estructura presupuestaria del CPNL. Es decir, la definición por comarcas de hombres y mujeres previstos en los presupuestos de un ejercicio incluyendo la posibilidad de no territorialización de algunas plazas. 3.2.1.2 Gestión de la plantilla Se incluirán los procesos necesarios para crear, modificar, consultar y, en su caso, dar de baja, la información relativa a las plazas de la plantilla. Los cambios deben quedar reflejados en el histórico. Los datos mínimos a contener son: el código de la plaza, la denominación, el número de orden, tipo de plantilla, categoría, forma de ingreso, sistema de selección, tipo de personal y situación de la plaza. Estos datos deben estar relacionados con el registro de personal (persona que lo ocupa), con la relación de puestos de trabajo (puesto de trabajo al que se encuentra vinculada la plaza) y con la estructura organizativa (organigrama). Definición de plazas, con atributos orientados a gestión presupuestaria, así como un histórico de las personas ocupantes y propietarias a lo largo de la vida de la plaza. Gestión de las diferentes situaciones de las plazas, según las diferentes opciones de empleo (ocupadas, en provisión, vacantes, a extinguir, etc.) Histórico para cada plaza de las personas que la han ocupado y de la manera en que se han provisto estos empleos. 3.2.1.3 Administración de personal Es fundamental que cada persona tenga un identificador único que permita seguir todo su historial sea cual sea el módulo. Este identificador debe permitir la emisión dentro del mismo mes de dos o más recibos de nómina (mismo NIF) que pueden corresponder a períodos simultáneos y / o consecutivos, dentro de un mismo mes, a consecuencia de los contratos. Gestión, mantenimiento e histórico de los expedientes de personal con inclusión de las anotaciones de actos y resoluciones relativas a su historial administrativo y documentación asociada. Datos personales, familiares, académicos y profesionales. Puestos de trabajo desempeñados, contratos, formación recibida y situaciones administrativas a lo largo de su carrera profesional, antigüedad, servicios previos reconocidos, datos de IRPF, etc. Gestión y mantenimiento unificado del registro de personal (expediente de personal) como recopilación de toda la información histórica del personal. Documentación vinculada al expediente. La aplicación deberá contemplar adicionalmente las siguientes funcionalidades: Histórico de situaciones administrativas, donde se recogen todas las relaciones de servicio de un trabajador, con el desglose de situaciones administrativas vividas en cada una de las relaciones (excedencias, sanciones, reducciones de jornadas, 10
etc.) y con la posibilidad de incluir casos derivados de las comisiones de servicio y movilidades temporales, y el reconocimiento de servicios prestados en otros organismos, orientado al cálculo de antigüedad, y a la obtención de los Certificados de Servicios Prestados. Gestión de la antigüedad de los empleados, con el reconocimiento de trienios con su repercusión en la gestión económica, así como en los históricos de situaciones administrativas de los empleados, de manera que siempre se conozca el número de trienios de cada trabajador, la fecha de último vencimiento y la fecha del próximo. Posibilidad de obtener certificados del trabajador, como consecuencia de la gestión del histórico de situaciones administrativas del empleado: Certificado de servicios prestados. Otros certificados. Gestión del absentismo. Configuración de tipología propia de ausencias (vacaciones, asuntos propios, IT, horas sindicales...). Configuración de topes diferentes según variables de la aplicación (tipo de personal, incrementos por antigüedad y trienios, tipo de jornada, etc.). Incompatibilidad de ausencias entre si (vacaciones y asuntos propios). Planificación de disponibilidad de personas por centro y servicio. Indicadores de absentismo por centro y servicio. Gestión de las bajas por fin de contrato, jubilación... Incluirá todas las posibles incidencias y conflictos en los que se puede encontrar el trabajador en el momento de la baja (situación de IT, maternidad, etc.). Documentación y notificación de fin de contrato y de baja (certificados, carta de cotización). Gestión de la conciliación. Gestión de las horas complementarias. 3.2.1.4 Trabajo temporal. Integración con la bolsa de trabajo del CPNL El inicio del procedimiento de contratación por parte del CPNL se regula fundamentalmente a partir de una aplicación informática propia que gestiona una bolsa de candidatos y candidatas. Por norma, para poder trabajar en el CPNL se debe estar inscrito en esta bolsa y cada persona tiene un identificador único. Cuando existe una necesidad de contratación, ésta llega al Servicio de Recursos Humanos, a Gestión de Puestos de Trabajo, y desde allí se introducen las particularidades de esta nueva contratación (grupo profesional a contratar, periodo de contratación, localidad del centro de trabajo, horario, tareas y tipo de contrato que se ofrece) en la aplicación informática de la bolsa de trabajo. Una vez introducida toda la información, el programa genera un listado de candidaturas, las cuales se adecuan a las necesidades de la contratación. La persona responsable de gestión de puestos de trabajo gestiona las llamadas a los candidatos por el orden establecido en este listado; así, a la primera persona que acepta el trabajo se le adjudica la vacante y pasa a tener un contrato asignado en la aplicación. Esta aplicación debe poder integrarse con el proceso de contratación de la aplicación informática de gestión de recursos humanos. 11
Contratación Como ya se ha explicado, la aplicación de la bolsa de trabajo asigna una persona a una vacante temporal. El nuevo programa de gestión de recursos humanos debe poder: - Transferir los datos de la persona asignada por bolsa al módulo de contratación. Este proceso de integración traspasa los datos básicos ya introducidos en la aplicación de la bolsa. - Añadir otras informaciones necesarias para diferentes ámbitos: Datos de contratación necesarios para generar el contrato, como por ejemplo, si hablamos de un contrato de interinidad, persona que sustituye y causa de la sustitución. Imputaciones contables, con un desglose múltiple y por porcentajes. En los contratos por horas, introducir una previsión mensual real, que no podrá superar el total de horas (que también deberá poder introducirse) que tendrá que hacer durante la vigencia del contrato. Confeccionar los modelos oficiales de los contratos en formato de documento de texto, permitiendo la personalización y actualización de estos modelos, tanto en el contenido a incluir como en el formato de presentación de los mismos. 3.2.1.5 Contratación y expedientes administrativos de personal Gestión e impresión de los diferentes expedientes administrativos de RH de acuerdo con los siguientes modelos: - Nombramientos - Contrataciones - Adjudicaciones de plaza - Permisos y licencias (sistema de validación propio por centro, por trabajador) - Excedencias - Cambios de situación administrativa - Ceses - Trienios - Comisiones de servicios o movilidades temporales, permutas -... Posibilidad de repercutir (con validación) la información de los expedientes en el registro de personal del trabajador sin que los usuarios del departamento de RH tengan que reescribir o actualizar la información relativa al trabajador a partir de los expedientes administrativos Requerimientos del proceso de contratación: Poder definir y establecer el flujo y los estados de tramitación que se consideren necesarios para llevar a cabo un determinado expediente y la interrelación entre los diferentes estados. Seguimiento de cada uno de los expedientes para cada uno de sus estados de tramitación. 12
Diferentes niveles de autorizaciones de usuarios en función de su rol dentro del proceso de contratación. El sistema debe permitir vincular documentos externos a los expedientes así como generar documentación a partir de los datos del propio expediente (configuración y generación de documentos). Los expedientes deben soportar firma electrónica de documentos a través de los procedimientos estándar habituales, y la autenticación es compatible con los certificados emitidos por las autoridades reconocidas (CatCert, FNMT...) Realización de altas de personal basadas en plantillas predefinidas con datos previamente consignados, en función del tipo de expediente. Configuración de los estados de tramitación, necesarios para resolver cada proceso. Configuración de los usuarios que intervienen en cada estado de tramitación Configuración de las acciones asociadas a cada estado de tramitación (cambios de estado, modificación de datos, documentación, impresión...) Configuración de los documentos generados automáticamente para cada estado de tramitación. 3.2.1.6 Oferta pública de empleo Se pretende realizar la gestión y la convocatoria oficial de las plazas vacantes derivada tanto de la oferta pública de empleo como del plan de promoción interna. Contemplar también la provisión de puestos de trabajo. El objetivo de este módulo es la selección y promoción del personal. Contempla la gestión de la provisión de los puestos de trabajo, de acuerdo con las características de estos que se determinan en la RPT, a través de los sistemas previstos legalmente (Definitivo: concurso, libre designación. Temporales: adscripción provisional, movilidades temporales, etc.). Las características que se piden son: Gestionar las pruebas selectivas y la baremación de méritos de forma parametrizable para el ingreso del personal utilizando un sistema de selección preestablecido (concurso, oposición, concurso-oposición...). Gestión de acreditaciones de cada uno de los candidatos. Importación de resultados de pruebas selectivas al sistema de búsqueda, para localizar a los mejores candidatos. Gestión de tribunales. Gestionar las diferentes bolsas de empleo, derivadas de la resolución de las convocatorias formadas por candidatos aptos sin plaza. Gestionar convocatorias con tratamiento de candidatos internos y externos. Tratamiento de toda la documentación impresa relativa a listas provisionales/definitivas de candidatos admitidos/excluidos, gestión de tribunales, control de plazos, fechas, citaciones y registro de datos curriculares de los candidatos (datos personales, académicos, profesionales...) Integración con los sistemas de contratación y de expedientes administrativos y alta en el sistema de gestión de RH y nómina. 3.2.1.7 Provisión de vacantes y concursos de méritos 13
El sistema debe permitir gestionar los procesos relacionados con la provisión de vacantes en todas sus fases. Debe permitir: Definir las convocatorias con sus características específicas (fases, méritos, gestión de derechos preferentes, baremos, resultados...) Realizar la inscripción de solicitudes. Adjudicación de los puestos de trabajo en función de características predefinidas. Efectuar la puntuación y baremación de los méritos valorados en la convocatoria. Crear las comunicaciones que se deriven de cada proceso y cada trámite. 3.2.1.8 Simulaciones y presupuestos Debe poder realizarse el anteproyecto de presupuestos y la gestión de los costes de personal, calcular la masa salarial real de un determinado ejercicio, la valoración parcial de una Plantilla/RPT teóricas, o incluso las propuestas de nuevas contrataciones. Finalmente se ha de poder obtener un resumen de efectivos presupuestados por conceptos salariales. El alcance de este módulo debe incluir las siguientes funcionalidades: Proporcionar la información necesaria para poder calcular la masa salarial del ejercicio siguiente. Permitir desglosar los presupuestos en función de las estructuras presupuestarias preestablecidas (clasificación orgánica y clasificación funcional o programas). Permitir un cálculo aproximado de la cuantía de los presupuestos del ejercicio siguiente, teniendo en cuenta la posibilidad de simular diferentes escenarios presupuestarios, indicando las dotaciones existentes para cada uno de los períodos presupuestados. Poder aplicar porcentajes de incremento o disminución para cada concepto salarial y calcular porcentajes de aumento o disminución sobre una o varias partidas presupuestarias. Poder manipular libremente cualquier importe de conceptos o partidas presupuestarias. Gestionar las propuestas de gasto para nuevas contrataciones, simulando su coste según diferentes variables (tipo de contrato, tiempo de contratación, conceptos personales, etc.). 3.2.1.9 Sistema Cat365 Debe disponer de las siguientes funcionalidades: Gestión y tramitación de los partes de accidente, tanto en modalidad de baja médica, como sin baja médica Gestión y tramitación de los partes de enfermedad profesional. Comunicación con el sistema telemático Cat365, en formato XML, tanto para el parte de accidente con baja médica, como de la relación mensual de accidentes sin baja médica. Posibilidad de extracción de la información mediante informes. 3.2.2 Portal del empleado y del responsable Con el objetivo de descentralizar y optimizar los procesos de gestión de personal, se requiere una solución basada en tecnología web que permita a los empleados gestionar 14
solicitudes, cambios de sus datos personales y acceso a documentación relativa a sus nóminas, certificados, etc. Se requieren las siguientes funcionalidades: Es obligatorio que el portal del empleado esté completamente integrado con los módulos de nómina y recursos humanos. El portal del empleado debe estar soportado con tecnología HTML que permita conectar a través de un navegador de Internet. Se pide un mínimo de funcionalidades de acceso ligero que permitan llevar a cabo las transacciones habituales del CPNL y que el sistema disponga de recursos propios (intranet) para alojar peticiones y documentos de intercambio (pdf) del personal del CPNL con origen o destino al Servicio de Recursos Humanos. El Portal debe disponer de una herramienta para la gestión de procesos (Workflow) de tal manera que se puedan definir diferentes flujos de procesos en función del tipo de solicitud/autorización que se realiza (vacaciones, formación, etc.) El sistema de Workflow debe realizar notificaciones a través de correo electrónico para que solicitantes y autorizadores puedan estar informados del proceso. El portal debe disponer de un módulo de administración independiente que permita gestionar niveles de seguridad, alta de usuarios, gestión de contenidos, personalización, etc. La seguridad del portal debe basarse en el establecimiento de roles, deben poder crearse tantos roles como se necesiten y asignar estos por usuarios. Se debe permitir adjudicar varios roles a un mismo usuario. Se requiere que el sistema de seguridad del portal permita definir qué datos puede consultar el responsable de las personas que de él dependan. Gestión de solicitudes que deben gestionarse desde el acceso de empleado definible por el administrador del sistema. Debe permitir la gestión de vacaciones, solicitud de inscripción a cursos de formación, solicitudes de cambio de domicilio, cambio de cuenta bancaria, cambio del porcentaje de IRPF, cambio de otros datos personales, solicitud de permisos y licencias, notificación de ausencias o incidencias, solicitudes de anticipos, etc. Consulta de información personalizada: consulta de asignaciones del FAS, consulta del estado de tramitación de solicitudes (por ejemplo pendiente, aceptado o inscrito en un curso de formación), etc. Acceso a documentos electrónicos consulta/impresión/archivo: nóminas archivadas, certificado de retenciones, contrato de trabajo, otras certificaciones. Posibilidad de introducir en el sistema en formato genérico de intercambio (por ejemplo pdf) los 12 últimos recibos de nómina anteriores a la puesta en marcha. Acceso a la información de datos del empleado: situación de solicitudes (pendientes, aceptadas, rechazadas, etc.), tablón de anuncios, documentación en línea para empleados, consulta de saldos de vacaciones y permisos (disfrutados/pendientes), consulta del calendario de su centro de trabajo, directorio telefónico, etc. Acceso a toda la información relativa al Plan de formación y la formación realizada. Consulta de puestos vacantes. Enlace a la Intranet del CPNL (por ejemplo, calendario de vacaciones, jornadas intensivas, festivos, calendario de revisiones médicas...). 15
Otros que se puedan definir. Además, los responsables deben tener las siguientes posibilidades de gestión: Autorización de las solicitudes realizadas por las personas que dependen jerárquicamente de ellos. Consulta de los datos que se definan como visibles de las personas que dependen jerárquicamente de ellos. Consulta de calendario laboral de sus empleados. Consulta de la formación realizada por sus empleados. Validar los procesos administrativos y las solicitudes que se definen dentro de la gestión de procesos. Otros que se puedan definir. 3.2.3 Gestión de la nómina (módulos fundamentales) La gestión de nóminas y seguros sociales comprende la tramitación y gestión de todos los expedientes, actas y documentos que integran el sistema retributivo, hacienda y de seguridad social del personal del CPNL. Este apartado debe cumplir como mínimo las características funcionales: Gestionar la nómina según las relaciones laborales: Fijos Indefinidos a tiempo parcial, periódicos Temporales (atendiendo a los diferentes tipos de contrato: por obra o servicio, contratos a horas, etc.) Altos cargos Disponer de una base de datos de RH totalmente integrada, en la que la gestión realizada en otros módulos, como en el módulo de gestión de relaciones de puestos de trabajo, convocatorias de selección, expedientes administrativos, etc., se traspase al módulo de la nómina. Contemplar el proceso de gestión de cualquier nómina del CPNL (normal, atrasos, pagas, ayudas sociales, etc.), y efectuar el cálculo de la nómina, la gestión de las cotizaciones a la Seguridad Social, el cálculo del IRPF, y elaborar la documentación justificativa a efectos contables y presupuestarios. Permitir la generación de las diferentes nóminas de un mes para todo el personal o por grupos (de empleados, de puestos, etc.), así como poder realizar todos los recálculos y correcciones que se quiera mientras la nómina correspondiente no esté cerrada, teniendo en cuenta que la gestión para el cálculo de cotizaciones a la Seguridad Social y del IRPF exige la refundición de la información contenida en las diferentes nóminas mensuales en un único documento para cada NIF. Disponer de un módulo de generación de nóminas basado en una estructura parametrizable, donde se puedan componer diferentes tablas salariales, definir diferentes tratamientos de los conceptos que componen la nómina a efectos de cotización, tributación, etc., así como tratamientos de IT, pagas extras, etc. Facilitar una definición parametrizable de los comportamientos y formulación de conceptos retributivos que permita además establecer condiciones para la aplicación de estas fórmulas. Esta definición debe permitir incorporar nuevos conceptos de una forma ágil y sencilla, de modo que un usuario de la aplicación pueda definirlos sin necesidad de incluir programación informática salvo en casos excepcionales o justificados por cambios legales. 16
Disponer de herramientas de actualización de los importes definidos en la estructura retributiva. Elaborar los ficheros AFI para efectuar la comunicación a la Tesorería General de la Seguridad Social (TGSS) de las incidencias relativas a la afiliación: altas, bajas, variaciones de datos de trabajadores, así como consultas de trabajadores y empresas, eliminación de movimientos comunicados con anterioridad. Confeccionar los modelos oficiales de los contratos en formato de documento de texto, que permita la personalización y actualización de estos modelos, tanto en el contenido a incluir como en el formato de presentación de estos modelos. Reflejar los vencimientos de los contratos por fechas y tipos, o individualmente. Gestionar adecuadamente la antigüedad (trienios), que se reconocen de forma automática a partir de la fecha de cómputo de antigüedad, introducida por cada trabajador y teniendo en cuenta situaciones particulares (antigüedades calculadas a partir de supuestos diferentes gestionados por campos específicos). Calcular automáticamente las pagas extras. Calcular los tipos de IRPF de acuerdo con las normas de la agencia tributaria, tanto a principio de ejercicio, como las correspondientes regularizaciones y la regularización final en el último periodo del ejercicio. Gestionar las bajas por enfermedad, común o profesional, la maternidad, bajas por riesgo por embarazo, tanto en cuanto a retribuciones como a efectos de la Seguridad Social (Sistema RED), como de gestión, según se indica a continuación: En relación con la Seguridad Social (sistema RED) En relación con el nivel retributivo. En relación con los comunicados médicos: el sistema notificará al gestor las fechas en que deberán ir presentando los informes médicos correspondientes para ayudar a realizar un control de estas ausencias. Realizar la gestión de los anticipos a descontar en una o más pagas extras. Facilitar la introducción de conceptos retributivos variables, aplicables durante periodos de tiempo concretos (desde fecha hasta fecha), tanto individualmente como masivamente, admitiendo que los correspondientes importes sean fijos (aunque diferentes para cada individuo) o bien sean el resultado de un cálculo. Disponer de un módulo de gestión de cargas de incidencias externas masivas para poder recoger información de sistemas que contengan información de incidencias que tengan relevancia a efectos retributivos (contratación, horas trabajadas, horas complementarias, etc.). Resolver y regularizar las incidencias que se produzcan entre el día de pago de la nómina hasta el último día del mes. Resolver las incidencias producidas por la llegada de información posterior al cierre de una nómina, tanto dentro como fuera del ejercicio (incapacidad permanente, licencias...; modificación o eliminación de información introducida por error). Tener en cuenta la posibilidad de cálculo y acumulación por NIF. Calcular nóminas de atrasos de convenio producidas por acuerdos, con carácter retroactivo teniendo en cuenta la posibilidad de cálculo y acumulación por NIF. En caso de retroactividad en negativo, introducir el sistema de acumulación de importes sin lesionar conceptos embargables. Contemplar la realización de diferentes tipos de liquidaciones de seguros sociales complementarias entre las que cabe destacar por su importancia: 17
Atrasos de Convenio y otras liquidaciones complementarias a todo el personal o bien a un grupo determinado, realizando las liquidaciones complementarias de los seguros sociales correspondientes. Salarios de tramitación: Regularizaciones exigidas por sentencia judicial de los salarios de tramitación que se fijen en cada caso, teniendo en cuenta que puede ser necesario reconstruir toda la historia de un empleado y que puede haber otras contrataciones que se superponen a esta regularización y que es posible que haya que reconocer servicios prestados previos a la primera contratación. Complementarias negativas: Regularización de las bases de cotización por una cotización excesiva que implicará la gestión de los reintegros de nómina, lo que lleva a realizar un control de saldos a favor del CPNL y mantener esta información a la hora de contratar al empleado un nuevo. Devolución de prestaciones indebidas: Devolución de las prestaciones por enfermedades que hayan sido descontadas en seguros sociales y que se aplicaron de forma incorrecta. Finiquitos. Posibilidad de liquidaciones de vacaciones. Generar liquidaciones teniendo en cuenta la liquidación de vacaciones. Incorporar la gestión y el control de bonificaciones de la Fundación Tripartita y similares. Elaborar los ficheros FAN para efectuar la comunicación a la Tesorería General de la Seguridad Social (TGSS) de la cotización, a fin de realizar la presentación de documentos TC2, así como la tramitación de saldos acreedores. Adecuación al SEPA. Archivos CRA. Generar los ficheros de transferencias según las normas de la AEB, permitiendo la posibilidad de generar pagos a diferentes cuentas bancarias dependiendo del concepto que estemos transfiriendo en cada caso para resolver situaciones como los embargos judiciales, las aportaciones al Plan de Pensiones, cuotas sindicales, etc. Generar los archivos de transferencias según las normas de la AEB que correspondan a la corrección de errores posteriores al pago normal de la nómina. Emitir el modelo 190, y los modelos 111 y los correspondientes certificados de retenciones de IRPF. Se deberán poder reimprimir estos certificados, por selección del usuario, por perceptores de ejercicios anteriores. Hay que tener en cuenta que además de la información de la nómina debe incluir la información generada desde otros módulos o aplicaciones informáticas (pagos a profesionales). Disponer de mecanismos para controlar y gestionar las aportaciones realizadas a los Planes de Pensiones. Disponer de consultas, listados y generación de ficheros con información de la nómina por conceptos retributivos, meses, nóminas, personas; y por deducciones, meses, nóminas, personas, con el nivel de desagregación variable y decidido por el usuario en el momento de la generación. 18
Disponer de informes de modificaciones por conceptos, de forma que se puedan identificar fácilmente los conceptos que se han ido modificando mes a mes. Disponer de cierres que impidan la modificación de la información de nómina que se haya dado por definitiva. Confección de cartas de fin de contrato. Generación de etiquetas. Poder reimprimir toda la documentación de una nómina del histórico, incluidos los recibos, a petición del usuario. Poder simular con anticipación cualquier nómina (individual o colectiva). 3.2.3.1 Partidas presupuestarias La aplicación debe gestionar y contabilizar los gastos de personal de acuerdo con la estructura presupuestaria del CPNL en función de su naturaleza, permitiendo separar los diferentes conceptos retributivos, la seguridad social, las dietas y desplazamientos y otros (planes de pensiones, FAS, formación de personal, etc.) en función del régimen económico que tenga cada trabajador. Las características que se requieren son: Clasificar los diferentes tipos de personal asignándolo a aplicaciones presupuestarias (clasificación orgánica, funcional y económica). Definir y asignar al empleado en la clasificación orgánica y funcional que le corresponda. La clasificación orgánica debe adaptarse a la estructura territorial del CPNL (municipios y comarcas de Cataluña con alguna variante o subdesglose adicional y la clasificación funcional debe ajustarse a los diferentes programas que representan la actividad del CPNL). Ambas clasificaciones pueden tener ampliaciones y variaciones durante cada ejercicio. Establecer las correspondencias entre los conceptos salariales de nómina y la clasificación económica. Las imputaciones contables de un contrato pueden ser 100% a un único conjunto orgánico-funcional o, si la actividad se desarrolla en más de una población o en más de un programa, debe poder repartirse porcentualmente hasta un máximo de 10 aplicaciones presupuestarias diferentes. Asignación de presupuestos a unidades organizativas. Tratamiento de excepciones por centro de coste y por empleado. Confeccionar opcionalmente los documentos contables de pago de la nómina (A, D, O, P) de cada cuerpo de nómina que se emita cada mes, contemplando los necesarios anexos y documentos justificativos. Disponer de herramientas de gestión del gasto, contrastando el importe efectivamente gastado con el presupuestado. Posteriormente, sería necesario poder simular situaciones posibles hasta final de año e indicar dónde se pueden producir desviaciones tanto en positivo como en negativo. Generación de la documentación de gestión para clasificación orgánica, funcional y aplicaciones presupuestarias completas. Definición básica de la estructura orgánica y funcional actual: Actualmente el CPNL utiliza en todos sus procesos una clasificación orgánica (centros de coste) definida en un campo alfanumérico de 5 dígitos todos ellos numéricos. Estos centros de coste identifican el municipio o comarca donde está asignado el personal. El formato es iccnn donde: 19