Presentación de la herramienta OpenPPM Joan Barceló, Gerente de Operaciones - SM2 Baleares Jornada Profesionalizando la Dirección de Proyectos Palma de Mallorca 5 de Marzo 2010
Presentación de la herramienta OpenPPM Agenda Necesidad de OpenPPM Project Principios de Diseño Situación actual Presentación OpenPPM 2
Necesidad de OpenPPM Project Presentación de la herramienta OpenPPM
Por qué es necesario OpenPPM? Las herramientas PPM (*) de mercado: Son muy costosas Exigen adaptarse a No son enteramente consistentes con PMBOK (*) PPM: Project Portfolio Management Gestión de Carteras de Proyectos Fuente: Gartner, June 2009. Magic Quadrant for IT PPM Presentación OpenPPM 4
Consistencia PMBOK Para gestionar un proyecto, un Project Manager necesita, entre otras cosas: Project Charter Stakeholder register Stakeholder management strategy Work Breakdown Structure Schedule baseline Cost performance baseline Risk register Assumption log Change log Issue log Resource calendars Performance reports Presentación OpenPPM 5
Misión/Visión de OpenPPM Extender las buenas prácticas de Project Management Gracias al uso de una plataforma de soporte a Project Managers, consistente con PMBOK Quick-wins Performing Organization El cliente controla cuantitativamente al proveedor Control a nivel proyecto y programa Capacitación progresiva de todos los roles involucrados en la gestión de proyectos (sin sobrecarga, orientación al valor) Team Members P1 PM P3 PM Seller P2 Team Members Long-wins Performing Organization Seller ( = Perf. Org.) PMBOK = lenguaje común Trazabilidad, control, información histórica Gestión de carteras de proyectos ( do the right thing ) Extensión natural de OpenPPM Selección natural de proveedores Team Members P1 PM P2 Team Members P2 PM Presentación OpenPPM 6
Principios de Diseño Presentación de la herramienta OpenPPM
Principios de Diseño de OpenPPM Consistente con los procesos definidos en PMBOK o PMBOK es un marco, no una metodología (el Project Manager toma decisiones) o Determinación de desviaciones y previsiones con estándar EVM o Idioma oficial: Inglés Minimización de la burocracia (enfoque Lean) Cobertura funcional completa o Para cada Rol Employee / Team Member Bid Manager Project Manager Resource Manager / Business Manager / Manager PMO: Project Management Office o Para cada ámbito de gestión Proposals / Investments Projects Programs Presentación OpenPPM 8
Principios de Diseño de OpenPPM Cero Administración o Aplicación Web, Java, multiplataforma (S.O., SGBD) o Modalidades In-house, hosting, SaaS Funcionalidad autocontenida Integrar antes que hacer o De partida: Microsoft Project, Alfresco o Extensibilidad mediante APIs Free Open Source Software o Software de base: Linux, Apache, MySQL (Hibernate) o Entorno de Desarrollo OpenSource: Eclipse, Open ModelSphere, Fit, Pencil o Un producto - Muchos proveedores: Licencia GPL, mejor conocimiento mejor servicio o Negocio: Personalización, instalación, soporte técnico, formación, donaciones, patrocinios Presentación OpenPPM 9
Funcionalidad de OpenPPM Presentación OpenPPM 10
Control de un Programa Strategic Value 101.001 30 101.003 11 101.002 65 101.004 110 Low Risk Medium Risk High Risk Size = Budget Figures in k Program Value Chart 80 101.005 0 20 40 60 80 100 120 Earned Value Program Schedule Chart 101. Programa 101.001. Proyecto 1 101.002. Proyecto 2 101.003. Proyecto 3 101.004. Proyecto 4 12 01 02 03 2009 04 05 06 07 08 09 10 11 12 01 Program Manager Project Manager 1 Project Manager 1 Project Manager 1 101.005. Proyecto 5 Aceptación: 29.1.09 Project Manager n Presentación OpenPPM 11
Control de un Programa (empresa de servicios) k 2.000 1.500 1.000 500 0 300350 300 350 J F Forecast Landing 400 475 50 400 425 M A 555 105 450 M 641 166 475 J 732 232 500 J 857 332 525 A 1.151 992 442 550 S 551 600 O 1.444 1.293 744 643 650 700 N D TBF = 556 k Income Forecast k Sales Forecast 100 50 55 50 61 67 100 110 110 92 101 101 84 70 0 A M J J A S O N D J F M Presentación OpenPPM 12
Planificación de Costes Project P&L Project Cost Baseline Project Finance Plan thousands 548 30 15 10 493 389-79% 104 500 400 300 200 100 Thousands 60 100 200 400 480 Planned Value 493 500 400 300 200 100 Thousands 165 275 380 500 Planned Financing TCV Expenses Net Income Direct Costs DM 0 J F M A M J 0 J F M A M J Presentación OpenPPM 13
Control de Costes Project P&L (planned) Project P&L (actual) thousands 548 15 30 10 493 thousands 548 15 50 10 473 389-79% 400-85% 104 Licencia producto Optimyth HE: Honorarios externos (Lead Appraiser SEI) Notas de gastos (alojamientos, viajes, dietas) massal + domiciliaciones 73 TCV Expenses Net Income Direct Costs DM TCV Expenses Net Income Direct Costs DM Presentación OpenPPM 14
Control de Costes Project Cost Running k 800 700 600 500 400 300 200 100 Planned Actual Earned 0 J F M A M J J Project Finance Running k 500 400 300 200 100 0 60 165 275 380 165 315 500 500 Planned Actual J F M A M J J A Cost Variation % Schedule Variation % 50% 40% 30% 20% 10% 0% 45% 40% 30% 20% 10% 0% 20% -10% J F M A M J J -10% J F M A M J J Presentación OpenPPM 15
Histograma de Recursos 15,3 1,0 5,6 18,9 17,5 0,5 0,5 2,0 1,0 0,7 6,0 6,4 21,8 0,3 2,5 7,0 20,3 0,3 2,0 7,0 12,5 1,0 3,0 0,5 FTEs per month 8,0 10,0 10,0 12,0 11,0 8,0 GCM6 GCM5 GCM4 GCM3 J A S O N D Presentación OpenPPM 16
Control del Alcance Sistema de control de cambios / Medición del grado de avance de los entregables Work Groups Control Accounts 68% 23% 0% 100% 80% 50% 60% 40% 30% 10% 0% Presentación OpenPPM 17
Planificación y Control de Tiempos Proyecto X Actividad A Actividad B Actividad C Actividad D J F M A Formación a usuarios Kickoff M J Proyecto X Actividad A Actividad B Actividad C Actividad D J F M A M J J Formación a usuarios Kickoff 20.04.2009 Presentación OpenPPM 18
Control cuantitativo y cualitativo Presentación OpenPPM 19
Situación actual Presentación de la herramienta OpenPPM
Estado del Proyecto Ciclo de Vida Iterativo Incremental V0.5: Manager V0.4: Program Manager V0.3: Bid Manager V0.2: Resource Manager V0.1: Project Manager Presentación OpenPPM 21
Estado del Proyecto Presentación OpenPPM 22
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