Documento marco Gestión del Talento Humano USTA COLOMBIA
Documento Marco Gestión del Talento Humano
Universidad Santo Tomás, 2015 Ediciones USTA Carrera 13 n.º 54-39 Bogotá, D. C., Colombia Teléfono: (+571) 587 8757. Ext. 2991 editorial@usantotomas.edu.co http://www.editorial-usta.edu.co Coordinación editorial: Valeria D Amato Orozco, María Adelayda López Alzate, Yeniter Khatéleen Escalona Poleo. Corrección de estilo: Mayra Alejandra Castellanos Meneses, Óscar Javier Arango Arboleda, María del Mar Agudelo Torres, Hilda Liliana Ayala Hernández, Luis Daniel Pico Páez, Jessica Nathalia Sanabria Cantón, Nadia Johana Paola González Rodríguez, Juan Carlos Molano Carrillo, Gloria Elisa Amézquita Ospina, María Fernanda Chacón Castro, Juan Carlos Velásquez Sánchez, Jesús Delgado Argoti, Clara Inés Galindo Huertas. Pauta gráfica: Sylvana Silvana Blanco Estrada. Diseño: Laura Cortés Ardila. Diagramación: Taller de Edición Rocca. Impresión: Ultracolor Artes Gráficas L.T.D.A. Hecho el depósito que establece la ley Impreso en Colombia Printed in Colombia Se prohíbe la reproducción total o parcial de esta obra, por cualquier medio, sin la autorización expresa del titular de los derechos. Autores Paola Tarazona. USTA TUNJA Milena Arroyabe. USTA MEDELLÍN Pilar Rojas. USTA VILLAVICENCIO Claudia Chavarro. USTA BOGOTÁ ACREDITACIÓN INSTITUCIONAL AUTORES Unidad Gestión del Talento Humano Responsable Claudia Chavarro Directora Gestión del Talento Humano Sede Bogotá Paola Tarazona Directora Gestión del Talento Humano Seccional Tunja Derechos reservados Universidad Santo Tomás http://www.usta.edu.co 2015 Milena Arroyabe Directora Gestión del Talento Humano Sede Medellín Pilar Rojas Coordinadora Gestión del Talento Humano Sede Villavicencio
Tabla de contenido 1. Contextualización y antecedentes 5 2. Conceptualización 8 3. Misión y visión proceso gestión del Talento Humano USTA 10 4. Políticas y lineamientos 12 5. Gestión y organización 16 6. Recursos 18 7. Logros 20 8. Impactos 23 9. Sistema de evaluación, seguimiento y mejora del proceso 25 Universidad Santo Tomás
1. Contextualización y antecedentes
6 Cuando se habla de comunidad universitaria, se hace referencia a cada uno de los miembros de la institución, que con su participación hacen posible el cumplimiento de la misión, visión y objetivos organizacionales. Así mismo, si bien se entiende a la Universidad como un sistema, existe un delineamiento claro de sus miembros, diferenciación que se encuentra determinada por su quehacer especifico en la institución. Por lo tanto, además de la población estudiantil, se hace referencia al personal docente y administrativo, siendo estos dos últimos grupos de la comunidad universitaria el centro de atención del proceso de Gestión del Talento Humano, que pretende el establecimiento de las acciones que permitan y promuevan el desempeño adecuado en el marco de sus responsabilidades, de las políticas institucionales y de la posibilidad de realización plena como persona. Este documento está basado en la visión humanista e integral del pensamiento tomista que caracteriza a la Universidad, dándole mayor importancia al talento humano. Según esto, se considera de gran importancia la administración del personal y el concepto de que este es la fuente generadora de la dinámica organizacional y por ende de su desarrollo y crecimiento. En este sentido se destaca la importancia de definir y establecer las directrices de funcionamiento del proceso de Gestión Humana que a su vez implica la participación de todos los actores de la Institución, lo que demarca su importancia y envergadura. Es así como se hace evidente que el desarrollo de cada una de las partes, representa el crecimiento y desarrollo del grupo al cual pertenece y éste a su vez conduce al crecimiento organizacional que ha reflejado la Universidad en los últimos años. Es por ello también que la planeación estratégica de gestión humana se compara con la planeación institucional, describiendo las actividades dentro del marco de la anticipación, planeación, organización, la dirección y la adaptación a los retos y cambios que el sistema exige. Así las cosas, la planeación estratégica favorece el establecimiento de prioridades y objetivos claros, la definición de procedimientos y actividades para lograrlos y la elaboración de planes de acción lógicos que permitan resolver las problemáticas que el inevitable cambio y dinamismo organizacional generan. Universidad Santo Tomás
En este sentido, al ser el trabajo una dimensión en la vida de las personas que se convierte en un espacio de realización y desarrollo personal, familiar y social; la Universidad Santo Tomás ha procurado generar acciones que conduzca a la optimización de la vida laboral para promover beneficios tanto personales como organizacionales que se puedan lograr con la adecuada comprensión del trabajo en la vida de los hombres. Se da así, un paso conceptual en reconocer el sentido del Departamento como Gestión del Talento Humano y no como Departamento de Recursos Humanos, concibiendo a las personas como colaboradores integrales y no como meros y simples recursos adicionales. La gestión del talento humano se basa en tres aspectos fundamentales, el primero; hablamos de seres humanos que están dotados de personalidad propia que son diferentes entre sí y que poseen conocimientos, habilidades y destrezas indispensables para una gestión adecuada de los recursos propios de la Universidad, el segundo; activadores inteligentes de los recursos organizacionales dado que los colaboradores son precisamente quienes aportan el insumo principal en el desarrollo de los procesos, y tercero; refiere a las personas entendidas como socias de la Institución, con el interés de conducirla a la excelencia y la consecución de objetivos propuestos; como socias, las personas invierten en la organización esfuerzo, compromiso y dedicación. 7 Finalmente la calidad integral tiene su expresión en las manifestaciones organizacionales y en los comportamientos de quienes los integran. Tomás de Aquino señalaba tres condiciones para vivir bien: ambiente de paz, convivencia honesta y suficiencia de las cosas necesarias (De Regno L. II, Cáp. 4). El resultado será la vida de tranquilidad y seguridad que llevan los miembros de la comunidad, junto con la conciencia de que el entorno favorece los proyectos personales y colectivos (PEI, 2004, pág. 123). Talento Humano
2. Conceptualización Universidad Santo Tomás
La Gestión del Talento Humano se basa en tres aspectos fundamentales, el primero; hablamos de seres humanos que están dotados de personalidad propia diferentes entre sí y que poseen conocimientos habilidades y destrezas indispensables para una gestión adecuada de los recursos propios de la Universidad, el segundo; activadores inteligentes de los recursos organizacionales dado que los colaboradores son precisamente quienes aportan el insumo principal en el desarrollo de los procesos, tercero; refiere a las personas entendidas como socias de la Institución, con el interés de conducirla a la excelencia y la consecución de objetivos propuestos; como socias; las personas invierten en la organización esfuerzo, compromiso y dedicación 9 El concepto en la USTA se ha extendido al desarrollo integral de los colaboradores buscando así bienestar laboral que impacte directamente en el adecuado desempeño de las funciones. Siguiendo el pensamiento tomista, se propician espacios para el desarrollo de las personas facilitando de esta manera su proyecto de vida. Talento Humano
3. Misión y visión proceso gestión del Talento Humano USTA Universidad Santo Tomás
MISIÓN El proceso de Gestión del Talento Humano en la Universidad Santo Tomás, es transversal al desarrollo del colaborador tomasino, dado que se gesta desde los procesos de selección transparentes ajustados a los perfiles que la institución requiere para desarrollar de forma armónica sus funciones sustantivas, creando y procurando ambientes laborales sanos y comprometidos con el perfeccionamiento de los colaboradores, diseñando e interviniendo los procesos de desarrollo organizacional, logrando así un mejoramiento en la prestación de los servicios a la comunidad universitaria. En todo caso, el colaborador tomasino es concebido como socio de la institución aportando esfuerzo, compromiso y dedicación. 11 VISIÓN El proceso de Gestión del Talento Humano de la Universidad Santo Tomás, se visualiza contando con colaboradores formados en la filosofía institucional, con la experiencia suficiente propia de su cargo, motivado y con un alto sentido de pertenencia, apoyando en las buenas prácticas administrativas, generando eficacia, eficiencia, efectividad y productividad en las labores encomendadas. Talento Humano
4. Políticas y lineamientos Universidad Santo Tomás
Políticas del proceso de Selección La Universidad publicará sus anuncios solo bajo los medios autorizados por la dirección del departamento de Gestión del Talento Humano o la alta dirección. 13 La Universidad realizará convocatoria interna solo bajo aprobación de la Vicerrectoría Financiera o Rectoría. Para todos los cargos de la Universidad se realizará el proceso estandarizado de selección que garantice la transparencia y equidad en la elección del personal. Los procesos de selección están enmarcados en la normatividad laboral legal vigente colombiana. Políticas del Pago de nómina: Se garantiza el pago de nómina y demás acreencias laborales correctamente y de forma oportuna. Se garantizarán los pagos de las prestaciones que estipula la ley Colombiana frente a la contratación laboral. El pago de nómina se hace directamente al trabajador por medio de cuenta bancaria que registre su nombre. Talento Humano
Políticas de Capacitación Todo el personal Directivo y Administrativo, será beneficiario del programa de capacitación y desarrollo de la Universidad. El procedimiento de capacitación y desarrollo, se llevará a cabo de manera anual, comenzando al momento de la detección de las necesidades y finalizando con la consolidación de las temáticas impartidas. El procedimiento de capacitación y desarrollo será un apoyo a las necesidades de fortalecimiento y crecimiento de la institución, los procesos de innovación y el cambio cultural. 14 El Departamento de Gestión del Talento Humano, es el encargado de coordinar y velar porque el procedimiento de capacitación y desarrollo, se efectúe en condiciones normales. Políticas de evaluación del desempeño La evaluación del desempeño es un proceso continuo que tiene por finalidad elevar la calidad de la actuación y de los resultados de los trabajadores. Toda evaluación deberá ser socializada con el trabajador y conocida por el Departamento de Gestión del Talento Humano. Políticas de Inducción El Departamento de Gestión del Talento Humano, es el encargado de dar a conocer el procedimiento de Inducción de la Universidad y velar porque se desarrolle en condiciones normales. Todo personal Directivo y Administrativo, que ingrese a la Universidad debe ser sometido al procedimiento de inducción, con el fin de facilitar la información que permita lograr el cumplimiento de las normas y estándares de calidad de la Institución. El procedimiento de Inducción, debe estar sujeto a cualquier cambio que se produzca en la Universidad, con el objeto de mantenerlo actualizado. Universidad Santo Tomás
Del proceso de inducción para todo el personal, quedará la evidencia de las actividades realizadas. El Departamento de Gestión de Talento Humano es el responsable de brindar la inducción al personal nuevo y la reinducción al personal vinculado del sistema integrado de gestión y seguridad en el trabajo Políticas de Seguridad y Salud en el trabajo Todo el personal nuevo vinculado a la Universidad debe realizarse el examen médico de ingreso La Universidad debe facilitar los mecanismos necesarios para que el personal que se desvinculará se realice el examen médico de egreso. Todo el personal vinculado a la Universidad estará afiliado correcta y oportunamente a la ARL. 15 La Universidad debe acogerse a la normatividad legal vigente en temas relacionados con seguridad y salud en el trabajo. Talento Humano
5. Gestión y organización Universidad Santo Tomás
Selección Vinculación y nómina 17 Evaluación del desempeño Seguridad y Salud en el Trabajo Procesos Gestión del Talento Humano Inducción Bienestar Laboral Capacitación El proceso de Gestión del Talento Humano se inicia desde la generación de vacantes ya sea por despido, renuncia, o creación de un cargo nuevo, donde se revisa y analiza el perfil que se requiere para que posteriormente se continúe el proceso de selección de personal, donde se busca encontrar la persona idónea para el cargo idóneo. Seguidamente se generan los procesos de vinculación e inducción buscando apropiar al colaborador tomasino con la cultura institucional. Durante la permanencia laboral se generan procesos de acompañamiento como formación y capacitación, brindando la oportunidad de participar en diferentes programas de bienestar laboral y de seguridad y salud en el trabajo. Al cumplirse el periodo anual de vinculación, se realiza la evaluación de desempeño bajo la metodología 360 y así identificar las fortalezas y oportunidades de mejora. Talento Humano
6. Recursos Universidad Santo Tomás
TALENTO HUMANO DIRECCIÓN DEL DEPARTAMENTO GESTIÓN DEL TALENTO HUMANO 19 SELECCION Vinculación y Nómina Inducción, Capacitación y Evaluación de desempeño Bienestar Laboral Seguridad y Salud en el Trabajo Psicólogo Técnico en Talento Humano Coordinador Técnico de nómina Auxiliar Profesionales en el área de capacitación requerida Psicólogo Profesional en el área específica Coordinador con licencia Técnico en seguridad y salud en el trabajo RECURSOS TECNOLÓGICOS El departamento cuenta con el sistema de nómina. RECURSOS DE INFRAESTRUCTURA Para cumplir con el proceso de Gestión de Talento Humano se dispone de espacios físicos acordes con las actividades que se desarrollan. Talento Humano
7. Logros Universidad Santo Tomás
La proyección y crecimiento que está teniendo la Universidad requirió del crecimiento significativo de las áreas que conforman el proceso de Gestión del Talento Humano de la Universidad, cambios que se han orientado al aumento de los integrantes del equipo de trabajo, procesos, cobertura e impacto institucional, es por esto, que en la actualidad dichas áreas están conformadas por colaboradores idóneos, responsables de los diferentes procesos que constituyen el Departamento; así mismo, se establecen procesos que contribuyen al bienestar de los trabajadores y dan respuesta a las directrices emanadas por los entes nacionales e institucionales que supervisan el quehacer del departamento, articulando todos los procesos básicos de la institución. 21 Se identifican áreas claves para el fortalecimiento del Departamento, proyectándose y consolidándose procesos funcionales, entre los cuales se destacan Selección y Vinculación, Bienestar Laboral, Seguridad y Salud en el Trabajo, Formación y Capacitación, y Gestión estratégica del talento humano. Se cambia la denominación y comprensión del Recurso Humano, por un concepto de Gestión del Talento Humano que implica la concepción integral del trabajador como sujeto inmerso en un contexto institucional. Se ha logrado disminuir de forma importante las novedades extemporáneas relacionadas a la nómina académica, a través de la implementación de estrategias que han permitido el seguimiento y control al proceso pertinente. Talento Humano
La preocupación por trabajar de manera más activa con la población docente ha permitido mayor participación y apoyo por parte de las diferentes áreas de Talento Humano en el desarrollo de los procesos de selección, bienestar laboral y seguridad y salud en el trabajo, ampliando el alcance del proceso dentro de la universidad. Participación en el proceso de selección de los colaboradores de los Centros de Atención Universitaria en el contexto nacional. Se trabaja en la parte de desarrollo organizacional con los colaboradores de la USTA, de tal forma que podamos tener mayor permanencia y estabilidad laboral. 22 Se diseñó e implementó el sistema de evaluación bajo la metodología 360 de tal forma que se puedan identificar las fortalezas de los trabajadores y así reforzarlas, pero por otro lado identificar las oportunidades de mejora y realizar el acompañamiento permanente al trabajador. Universidad Santo Tomás
8. Impactos
24 Se transforma el objetivo del proceso de Gestión del Talento Humano ampliando su función de control jurídico por una función integral y transversal, que pretende fortalecer todos los procesos que atañen al trabajador. La estructuración y fortalecimiento de los procesos han permitido la consecución y formación de personal idóneo para las diferentes dependencias de la Universidad. Los programas y actividades realizadas en el proceso de Gestión del Talento Humano están orientadas a fortalecer la identidad y el sentido de pertenencia de los trabajadores hacia la Universidad. Universidad Santo Tomás
9. Sistema de evaluación, seguimiento y mejora del proceso
26 Para cumplir con el desarrollo del proceso de Gestión del Talento Humano, se elabora un plan operativo que permite la planeación, ejecución, seguimiento y control de actividades que responden a los procesos funcionales y que a su vez se orientan teniendo como referente los lineamientos del Plan General de Desarrollo de la institución, logrando así, un trabajo integrado entre las diferentes sedes y seccionales. Adicionalmente, que los procesos de gestión del talento humano se desarrollen en el marco del Sistema de Gestión de la Calidad, favorece el establecimiento de indicadores de los macroprocesos, información que proporciona una retroalimentación sobre la gestión y el resultado del quehacer de las diferentes áreas, para que a partir de los datos obtenidos, se puedan establecer las acciones de mejora o correctivas que haya a lugar y así garantizar el cumplimiento de los objetivos de los procesos y en consecuencia la misión y visión. Universidad Santo Tomás