LIBRA La Solución Integrada para la Gestión de Fundaciones y Entidades Asociativas www.edisa.com
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índice 1 2 LIBRA: Mejora de los procesos y la gestión de las Fundaciones y Entidades Asociativas LIBRA cubre todas las necesidades operativas y de gestión LIBRA ofrece todos los componentes para la gestión integral de una fundación LIBRA permite cubrir las necesidades de gestión de una fundación o una entidad asociativa LIBRA: Características diferenciales Oportunidades y beneficios para la organización LIBRA: Funcionalidad ofrecida Portal de servicios web Cuadros de mando para la gestión y herramientas de explotación de datos Gestión de procesos / expedientes (BPM) Gestión documental Gestión de proyectos Gestión de relaciones (CRM) 6 7 8 9 11 14 16 20 22 23 25
3 Contabilidad general Contabilidad analítica y de gestión Gestión de tesorería Gestión de activos fijos / inmovilizado Gestión presupuestaria Contratación / compras Nómina Gestión de recursos humanos Formación Gestión de recursos materiales e instalaciones Otros módulos EDISA Razones para elegir LIBRA Desarrollado por EDISA Compromiso con las fundaciones y asociaciones 27 29 30 31 32 33 34 35 36 37 38 42 43 44
1LIBRA Mejora de los procesos y la gestión de las Fundaciones y Entidades Asociativas
LIBRA cubre todas las necesidades operativas y de gestión La necesidad de un sistema de gestión integral; dar respuesta a las necesidades operativas y de gestión. LIBRA permite a las fundaciones dar soporte a los procesos operativos y cubrir las necesidades de información para la gestión. LIBRA aporta la funcionalidad necesaria tanto a nivel estratégico como operativo. La dirección necesita contar con información permanentemente actualizada y cuadros de mando para el seguimiento de los principales indicadores de gestión. LIBRA incluye un conjunto de aplicaciones totalmente integradas para cubrir todos los procesos operativos y los de gestión con una elevada capacidad de adaptación a las necesidades de cada fundación. Con LIBRA la fundación obtendrá las ventajas que aporta un producto estándar e integrado, sin perder la capacidad de adaptación a las necesidades específicas. + Soporte a todos los colectivos con los que la fundación interactúa LIBRA no sólo cubre la gestión interna de la fundación, sino que facilita la integración en el sistema de todos los colectivos con los que ésta interactúa: Patronato Socios y entidades colaboradoras Grupos de trabajo Beneficiarios y usuarios de los servicios Proveedores Personal propio de la entidad La sociedad en general Garantizando la interoperabilidad con otros sistemas En la actualidad se hace necesario que el sistema se integre con los sistemas de otras organizaciones y agentes, tales como la banca, la administración pública o los proveedores, utilizando soluciones basadas en estándares de interoperatividad, entre los que destaca en el momento actual la factura electrónica. 6 LIBRA cubre todas las necesidades operativas y de gestión
LIBRA ofrece todos los componentes para la gestión integral de una fundación LIBRA incluye todos los subsistemas necesarios para implantar un sistema de información integral Contar con un Sistema de Información adecuado puede aportar unos grandes beneficios a una fundación, pero la experiencia práctica nos indica que lograr este objetivo tampoco es una tarea fácil. Sin que pueda considerarse un diagnóstico general, la situación actual en muchas fundaciones es la siguiente: Las aplicaciones con las que se cuenta no se encuentran integradas. En muchas ocasiones son aplicaciones desarrolladas durante años por personal interno o por proveedores externos, que han ido evolucionando de forma independiente. La Web y las aplicaciones de gestión internas son dos mundos totalmente separados. Han proliferado gran cantidad de hojas Excel, para cubrir las necesidades de información a nivel directivo, sin que exista el concepto de un cuadro de mando corporativo e integrado. El sistema existente es el resultado de un desarrollo totalmente personalizado a medida, cuya evolución se ha ido haciendo cada vez más difícil. EDISA ha desarrollado una solución que cubre todos los ámbitos incluyendo las aplicaciones de gestión (habitualmente conocidas como ERP), entre las que destaca por su importancia para una fundación, la Gestión de los Proyectos, la Gestión de las Relaciones (CRM), la Gestión de Procesos (BPM) y la Gestión Documental y de Contenidos (CMS). Todas estas aplicaciones facilitan el que la fundación pueda ofrecer servicios a través de la WEB y explotar la información del sistema mediante los cuadros de mando operativos o el cuadro de mando integral. Todo ello, manteniendo el concepto de dato único, que es lo que verdaderamente constituye la base de un sistema de información integrado. La siguiente figura resume la idea anterior. FUNCIONALIDAD OFRECIDA POR LIBRA SERVICIOS WEB (Comercio electrónico) DATO ÚNICO CUADROS DE MANDO PARA LA GESTIÓN (Herramientas B.I.) ERP Y CRM (Venta, Distribución, Logística, Aprovisionamiento, Producción, Post-Venta, Gestión económico-financiera, Recursos humanos, Gestión de recursos HERRAMIENTAS TRANSVERSALES (Gestión de flujo de procesos, Gestión documental, Seguridad, Personalización de aplicaciones, etc.) LIBRA ofrece todos los componentes para la gestión integral de una fundación 7
LIBRA permite cubrir las necesidades de gestión de una fundación o una entidad asociativa LIBRA ofrece una amplia funcionalidad cubriendo la totalidad de las funciones de la empresa, tanto en lo que se refiere a la operativa diaria, como al control de gestión. En la siguiente tabla se presentan los módulos, organizados por funcionalidades, que incluye LIBRA. FUNC. FW LIBRA MÓDULOS OPERACIONALES / SOPORTE A PROCESOS FUNCIONALIDADES TRANSVERSALES ACCESIBILIDAD E INTEGRACIÓN SOPORTE A LA DIRECCIÓN MÓDULO ENTORNO FINANCIERO COMPRAS- APROVISIONAMIENTO LOGÍSTICA-ALMACENES SGA-RADIOFRECUENCIA VENTAS-DISTRIBUCIÓN FACTURA ELECTRÓNICA PRODUCCIÓN CALIDAD MANTENIMIENTO SAT GESTIÓN DE PROYECTOS GESTIÓN DE RELACIONES CRM NÓMINA CONTROL DE PRESENCIA RECURSOS HUMANOS GENERADOR DE INFORMES ALERTAS GESTOR DOCUMENTAL GESTIÓN DE PROCESOS (BPM) MOVILIDAD OFF LINE MOVILIDAD ON LINE MÓDULO WEB SERVICIOS WEB GALILEO GESTIÓN INDICADORES REPORTING ON LINE BUSINESS INTELLIGENCE Descripción abreviada Framework principal de LIBRA. Módulo de personalización, diseño interface, gestión de usuarios, seguridad, etc. Contabilidad general, analítica, presupuestaria, activos fijos, tesorería. Circuito completo desde la solicitud y plan de compras hasta la conformación de facturas de proveedor. Gestión de entradas y salidas, almacenes y ubicaciones con distintos modelos de gestión. Funcionalidades del área logística adaptadas para funcionamiento sobre dispositivos móviles y de radiofrecuencia. Circuito completo desde el presupuesto de ventas hasta la factura, incluyendo la fijación de precios y gestión de riesgos comerciales. Modulo que permite emitir una factura electrónica firmada digitalmente y gestionar su envío. Planificación y gestión de producción incluyendo el control de órdenes de trabajo y la gestión de costes. Actividades de inspección, certificación y medida y control de calidad sobre productos o procesos. Gestión de los elementos de inmovilizado necesarios para las operaciones empresariales; máquinas, vehículos, etc. Presupuestación y seguimiento de proyectos. Especialmente adaptado para el sector de la construcción. Gestión de procesos de relación con cualquier tipo de entidad, cliente potencial, clientes, proveedores, distribuidores, etc. Gestión administrativa del personal, condiciones personales, contratos, convenios, cálculo de la nómina y seguros sociales. Definición de puntos de recogida de información e integración con los sistemas de toma de datos de presencia. Procesos de gestión de recursos humanos; selección, formación, puestos y evaluación del desempeño. Módulo que facilita el diseño de informes personalizados, en base a los datos que se gestionan en cualquiera de los módulos de LIBRA. Los informes pueden publicarse como programas, anidarse entre ellos o desplegarlos en movilidad o en web. Permite la definición de cualquier alerta o mensaje al usuario (móvil, correo, etc.) en función de cualquier condición de la base de datos. Incorporación de documentos a cualquier registro de LIBRA mediante OCR y posibilidad de acceso al documento. El módulo de gestión de procesos permite automatizar procesos de negocio, interaccionando con los usuarios y aplicaciones LIBRA. Incluye funcionalidades de preventa, autoventa y post-venta incorporando funciones propias de la gestión SAT. Módulo que permite desde un dispositivo móvil (ipad, iphone, etc.) acceder a diversas funciones de LIBRA. Gestor de contenidos WEB integrado con LIBRA para el desarrollo de portales públicos o privados. Servicios WEB orientados a la comunicación de LIBRA con otros dispositivos y otros sistemas de información. Módulo que facilita la definición de cuadros de mando basados en datos almacenados en LIBRA. Módulo de consulta on line sobre la estructura de datos de LIBRA, con soporte gráfico. Cuadros de mando basados en herramientas de Business Intelligence. 8 LIBRA permite cubrir las necesidades de gestión de una fundación o una entidad asociativa
LIBRA: Características diferenciales Nivel de parametrización y adaptación a las necesidades de cada entidad Entorno WEB LIBRA cuenta con más de 3.000 tablas de datos y parámetros que permiten adaptar el producto a las necesidades específicas de cada entidad sin necesidad de llevar a cabo desarrollos específicos. El nivel de parametrización llega hasta el interface del usuario, pudiendo personalizar los formularios de entrada, listas de valores, altertas, idiomas, automatización de procesos y otros aspectos que contribuyen a optimizar el manejo del sistema. El producto puede funcionar en modo cliente-servidor o mediante acceso desde un navegador en todas sus funciones. La adaptación al entorno WEB del producto flexibiliza el acceso haciendo posible integrar en el sistema a los usuarios o beneficiarios de los servicios, proveedores, sedes remotas o personal que requiera una elevada movilidad. Soporte internacional LIBRA está traducido al Inglés, Francés, Portugués. Además la parametrización de LIBRA permite la adaptación a los requisitos legales y documentales de cada país. Preparado para la integración con otros sistemas Hoy resulta clave la capacidad de integración con el entorno. En este sentido, en LIBRA se han potenciado enormemente las capacidades de integración con otros sistemas a través de interfaces estándar del propio producto o a través de otros estándares como XML. LIBRA: Características diferenciales 9
Flexibilidad para añadir nuevas funcionalidades Plug in Cualquier funcionalidad añadida puede ser incorporada dentro del programa estándar sin requerir desarrollo a medida, mediante la incorporación de plug-in que permiten optimizar la interacción del usuario con el sistema. Gestión de procesos: Workflow Una de las funcionalidades principales del sistema es la capacidad de programar tareas, para automatizar el flujo de trabajo, mediante la definición de procesos que impliquen una secuencia de trabajo que requiera coordinación. Se añade así una capacidad que facilita el control y la mejora continua en la organización. Accesibilidad a la información y soporte a la toma de decisiones LIBRA cubre tanto los aspectos operativos de la entidad como el soporte a la toma de decisiones. Se cuenta para ello, con un generador de informes integrado en el propio producto así como con módulos basados en herramientas de Business Intelligence para el desarrollo de los cuadros de mando. Integración ofimática y con herramientas de gestión documental Seguridad Cualquier información visualizada en LIBRA puede copiarse directamente a Excel, lo que proporciona una gran potencialidad sobre todo para las actividades de gestión. Asimismo cualquier salida de información puede enviarse por mail, convertirse en fichero pdf, enviarse por fax o integrarla con herramientas de gestión documental. La gestión de la información en una fundación requiere necesariamente de adecuados sistemas de seguridad. LIBRA incorpora mecanismos de seguridad y de auditoría para la gestión de los accesos a los programas y a la información manejada por los mismos, permitiendo acotar el acceso en función del usuario y otros conceptos que facilitan la distribución de información. 10 LIBRA: Características diferenciales
Oportunidades y beneficios para la organización A continuación se resumen algunos de los beneficios más claros, que una fundación o una entidad asociativa puede obtener por la implantación de LIBRA: LIBRA permite tener toda la gestión integrada en una única base de datos, evitando la realización de complejos interfaces entre sistemas diferentes. El sistema no solamente integra a los usuarios internos de la organización, sino que es posible establecer servicios electrónicos orientados a los colectivos con los que la entidad se relaciona; patronato, socios, beneficiarios y usuarios de los servicios, etc. Se flexibiliza el acceso al sistema y se reducen los costes de aplicaciones de conectividad, al estar el sistema basado en entorno WEB. Un buen sistema de gestión de los proyectos que la entidad realiza es un aspecto clave para optimizar los recursos con que cuenta la entidad. La calidad del servicio se basa en procesos bien diseñados y ejecutados. LIBRA facilita el modelar e implantar todo los procesos de la organización mediante el módulo de gestión de procesos (BPM) y los módulos operacionales de que dispone. LIBRA le permitirá gestionar mayor volumen de trabajo con los mismos recursos. La capacidad de gestión documental, facilita la gestión del día a día, evitando el acceso a archivos para comprobaciones, justificaciones, etc. Los Sistemas de Información resultan fundamentales como soporte para la toma de decisiones y para el control de la gestión, posibilitando el control integrado de la organización. Oportunidades y beneficios para la organización 11
Funcionalidad 2 ofrecida
Portal de servicios web Web pública, intranet corporativa y extranet LIBRA incorpora un gestor de contenidos WEB (CMS) para el desarrollo de portales públicos o privados, que permitirá implantar la extranet orientada a los usuarios y beneficiarios de la entidad o la intranet, orientada al personal propio. Cada vez resulta más importante poder ofrecer servicios a través de la WEB a los colectivos con los que se interactúa. Con LIBRA podrá integrar en el sistema a estos colectivos externos sin tener que desarrollar complejos interfaces. La estructura del Website corporativo o del portal corporativo de la fundación, podría ser la siguiente: Parte pública del Website: incluye las aplicaciones y contenidos orientados al público en general, sin requerir clave alguna de acceso. A través de este portal la fundación transmite al entorno su imagen pública y la oferta de contenidos y servicios que pone a su disposición. Parte privada del Website (Intranet): se trata de las secciones privadas a las que tiene únicamente acceso el personal que integra la fundación. Extranet: se trata de la sección que se dirige a los agentes con los que la fundación tiene mayor relación para el desarrollo de su actividad; patronato, socios, colaboradores, usuarios y beneficiarios, proveedores, etc. 14 Portal de servicios web
LIBRA permite integrar la WEB corporativa como parte del sistema de información evitando el desarrollo de costosos interfaces Posibilidad de personalización de diseño para cada cliente pudiendo desarrollar un proyecto completo de WEB pública. El gestor de contenidos incluye las secciones habituales de los portales públicos, como las secciones estáticas, noticias, formularios de contacto, o zonas de descarga de información, reduciendo así los tiempos de desarrollo en caso de requerirse estas funcionalidades. Posibilidad de administración directa por el usuario para una máxima autonomía a la hora de actualizar los contenidos. Se trasladan los usuarios y permisos de LIBRA, con lo que se reducen las necesidades de administración de sistema y se garantiza la seguridad en los accesos a la información. Opciones de auditoría y gestión de seguridad, fundamentales en los entornos WEB Se incorpora el generador de informes LIBRA como una opción ejecutable desde el módulo WEB lo que permite poder acceder a información contenida en LIBRA desde este módulo. Portal de servicios web 15
Cuadros de mando para la gestión y herramientas de explotación de datos La implantación de una estrategia debe ir acompañada por un adecuado sistema de control, que proporcione información al directivo para el seguimiento del plan establecido. LIBRA Integra los principales indicadores de la entidad vinculados con los objetivos y estrategia de la misma. Supone la agregación de una gran cantidad de información procedente de los distintos módulos de LIBRA, así como de otras fuentes externas. Mediante herramientas de Business Intelligence se puede extraer la información almacenada en los distintos módulos de LIBRA para adecuarla a las necesidades de la dirección en forma de cuadros de mando. En este sentido, LIBRA permite: Acceder a los datos almacenados en la base de datos LIBRA y a otras fuentes de información externas. Facilitar un entorno de simulación que permita al directivo, filtrar y seleccionar la información deseada y modelizar escenarios que minimicen el riesgo en la toma de decisiones. Proporcionar un entorno gráfico, muy intuitivo para navegar por la información disponible. 16 Cuadros de mando para la gestión y herramientas de explotación de datos
Mediante este módulo se permite acceder a la información histórica de cualquiera de los indicadores con tiempos de respuesta inmediatos, lo que constituye un requisito clave para el directivo en el proceso de toma de decisiones. Para todas las variables disponibles es posible llevar a cabo un análisis de tendencias, incorporando el análisis temporal pudiendo comparar la situación a nivel anual, trimestral, mensual, semanal o diario. Los formatos utilizados en la presentación de la información permiten destacar los aspectos más relevantes de la información, mediante el empleo de formatos muy visuales para establecer umbrales a partir los cuales debe destacarse un determinado aspecto. Cuadros de mando para la gestión y herramientas de explotación de datos 17
El generador de informes aporta una total autonomía a la hora de dar respuesta a las necesidades de información Además de la explotación de datos mediante herramientas de Business Intelligence, LIBRA cuenta con un generador de informes integrado como un módulo más de la aplicación, que permite el acceso a la totalidad de las tablas de la aplicación. El generador de informes tiene como objetivo permitir al usuario de LIBRA crear y organizar sus propios listados. Este módulo está concebido como herramienta para el usuario final, para la extracción de información de cualquier tabla de la aplicación. El usuario podrá diseñar listados para su inmediata o posterior utilización, teniendo la capacidad de definir, en cada momento, variaciones en la selección de esos datos o en la forma de verlos. El módulo permite almacenar los informes e integrarlos en cualquiera de los programas LIBRA lo que facilita el completar el conjunto de salidas de información que pueden necesitarse en cualquiera de los módulos de la aplicación. Asimismo, cualquiera de los informes generados a través de este módulo puede ser publicado en Internet mediante el módulo WEB, lo que aporta una gran flexibilidad y amplía las posibilidades ofrecidas por este módulo. Este módulo incorpora las opciones de seguridad que permiten definir los niveles de acceso a los distintos informes por parte de los usuarios. Posibilidad de crear informes y de permitir su acceso por usuario, vinculado a menús de libra o mediante accesos directos desde programas LIBRA. Posibilidad de establecer permisos relacionados con los informes para diferenciar las opciones de diseño de las opciones de consulta o utilización, estableciendo así los permisos relacionados con ambas funciones. Posibilidad de incorporación de informes desarrollados mediante el generador a programas personalizados. Capacidad de seleccionar cualquier tabla de datos de LIBRA y cualquier campo de información para la configuración del informe. Posibilidad de establecer las condiciones de selección y los criterios de búsqueda. Diseño del formato de salida, pudiendo establecer formatos, títulos, columnas y subtotales. Posibilidad de establecer vínculos entre tablas mediante campos de unión (Join) Gran sencillez a la hora del manejo por parte del usuario para poder acceder al informe, consultar, exportar la información o imprimir el informe. Disponibles herramientas para administrar los informes desarrollados. 18 Cuadros de mando para la gestión y herramientas de explotación de datos
LIBRA incorpora un sistema de gestión de indicadores que permite acceder a la información relevante, sin necesidad de herramientas externas Adicionalmente a las posibilidades descritas en los apartados anteriores, LIBRA incorpora la posibilidad de definir un árbol de indicadores, cuya presentación tiene el formato de un cuadro de mando. Las características más significativas son las siguientes: Puede establecerse una estructura jerárquica de indicadores, con la posibilidad de ordenar dicha estructura, lo que resulta clave en un cuadro de mando. Se pueden así establecer categorías de indicadores, como pueden ser: calidad, indicadores de proyectos, indicadores financieros, indicadores de recursos humanos, etc. Sobre los indicadores existentes pueden establecerse vistas personalizadas, lo que facilita el poder crear por ejemplo un cuadro de mando para la dirección general que incorpore los indicadores más significativos de las distintas áreas. Los indicadores pueden asociarse a usuarios, lo que permite definir salidas adaptadas a cada directivo y mantener los niveles de seguridad deseados. Para cada indicador se pueden fijar valores objetivo o meta, en cada periodo, lo que permite establecer una comparativa entre los valores reales y los valores deseados y generar desviaciones. El sistema de gestión de indicadores permite la codificación de las desviaciones mediante colores para que la interpretación de los cuadros de mando resulte mucho más intuitiva. De este modo se pueden establecer umbrales y asociar colores a dichos umbrales para identificar de forma muy rápida aquellos indicadores en los que el nivel de cumplimiento es adecuado y los que no. Es posible establecer enlaces directos entre un indicador y otros informes o consultas que estén relacionadas con dicho indicador, para facilitar que el directivo pueda obtener más información si lo desea. De hecho se puede vincular cada uno de los indicadores con informes diseñados desde el generador de informes. Posibilidad de importación de datos, para indicadores cuyo origen de datos no esté en LIBRA. Cuadros de mando para la gestión y herramientas de explotación de datos 19
Gestión de procesos / expedientes (BPM) LIBRA encamina las tareas a los usuarios en el momento oportuno coordinando el flujo de trabajo y optimizando plazos, costes y calidad en los procesos o expedientes El módulo de gestión de procesos (BPM) permite automatizar procesos, interaccionando con los usuarios y aplicaciones LIBRA. Se trata de conseguir coordinar los procesos, estableciendo un flujo automatizado de trabajo en base a unas reglas de gestión y de acuerdo con el esquema operativo de la entidad. LIBRA BPM permite establecer un diagrama de procesos y subprocesos, relacionarlos con usuarios y programas LIBRA y monitorizar el estado de los indicadores relativos a cada uno de los procesos. Se facilita así la definición de la organización por procesos, relacionando los conceptos tradicionales de departamentos y personas, con los de actividades y grupos de trabajo o equipos de proceso. Este módulo permite en definitiva automatizar o coordinar el flujo de trabajo y resulta de especial aplicación para procesos en los que están implicadas varias personas de un mismo departamento o de diferentes departamentos. Gracias este módulo es el sistema el que se encarga de alertar a los usuarios de las tareas pendientes, permitiendo además aprovechar la información recogida en las fases anteriores del proceso, para reducir así la necesidad de introducción de datos y evitar errores. 20 Gestión de procesos / expedientes (BPM)
El módulo BPM facilita la integración de las tareas que los usuarios han de realizar tanto con LIBRA como con otros sistemas Herramienta para diseñar los procesos pudiendo establecer el flujo secuencial, paralelo, establecimiento de condiciones o anidamiento de procesos o expedientes. Gestión del flujo y automatización de los procesos diseñados, permitiendo definir fichas personalizadas para la recogida de información en cada fase de un proceso o expediente. Gestión de alertas en pantalla de las tareas pendientes de realizar. Monitorización del estado de los procesos, pudiendo establecer indicadores de seguimiento en cada fase o subproceso de modo que se posibilita la mejora continua. Totalmente integrado con el resto de módulos de LIBRA, pudiendo integrar cualquiera de las aplicaciones de cualquier módulo como parte integrante de un proceso concreto. Alta capacidad de gestión documental, con almacenamiento de textos manuales, imágenes o cualquier documento, tanto en el proceso global, como en cada una de las tareas que lo componen. Simplicidad de manejo, lo cual es importante para garantizar el éxito en la implantación. Gestión de procesos / expedientes (BPM) 21
Gestión documental En todas las organizaciones y, en particular, en las fundaciones, existe un flujo documental relacionado con la actividad que se desarrolla. Este flujo se produce tanto a nivel interno (circulación de documentos dentro de la fundación) como a nivel externo, ya que en muchos casos los documentos proceden o se envían al exterior. La gestión informática de la documentación de una organización comprende el soporte a todas las fases: entrada al sistema, catalogación y clasificación, almacena-miento, distribución e incluso eliminación de los documentos en los casos que proceda. Todo ello añadiendo los condicionantes de cada organización relativos a los usuarios que pueden acceder a los documentos, el tipo de acceso permitido y las reglas de flujo establecidas para la circulación de un determinado documento. Cada vez más, la documentación que se maneja tiene un origen informático y se dispone del fichero correspondiente, por lo que resulta frecuente la integración entre los programas que generan los documentos y los sistemas de gestión documental, tal como puede ser por ejemplo el caso de un informe emitido por LIBRA o una nómina que, además de imprimirse en papel, se envíe al sistema de gestión documental para que quede accesible a los usuarios autorizados. Otra funcionalidad importante, es la posibilidad de búsquedas textuales sobre los documentos almacenados, lo que aporta importantes ventajas de cara a la localización de la información. Algunos ejemplos de aplicación clara de este tipo de sistemas son los siguientes: Gestión de la documentación relativa a las normas de calidad o medioambientales de la entidad, donde se requiere el acceso a un conjunto muy amplio de documentos, en función del usuario, departamento o sede de la entidad, por ejemplo. Gestión de los documentos que quedan asociados a expedientes de compra o a los propios expedientes vinculados a cada uno de los proyectos. Gestión de la documentación relacionada con socios, miembros de grupos de trabajo, miembros del patronato, etc. Documentación relativa a actas de reuniones. 22 Gestión documental
Gestión de proyectos La gestión de proyectos constituye el módulo principal en el sistema de gestión de una fundación. LIBRA cuenta con un módulo de gestión de proyectos que combina la simplicidad de cara al usuario con la amplitud de funcionalidad. La mayor parte de las actividades desarrolladas por las fundaciones o en entidades asociativas pueden estructurarse como proyectos. Un proyecto es un conjunto de actividades que persiguen un objetivo y que se caracterizan por tener un inicio y un fin. En todo proyecto resulta importante el control de los siguientes aspectos: Resultados económicos. Cumplimiento de los objetivos previstos. Plazos de ejecución. Gestión de proyectos 23
LIBRA permite dar soporte a la gestión presupuestaria y económica de cada proyecto y facilitar la exportación de datos a aplicaciones de gestión de proyectos como Microsoft Project. Además, el módulo guarda una estrecha relación con el resto de los módulos generando la integración automática con la contabilidad de los ingresos y gastos, cobros o pagos. Asimismo LIBRA permite gestionar las subvenciones vinculadas a proyectos, incorporando además las funcionalidades que permitan la justificación de ingresos y gastos asociados a un proyecto, incluyendo los soportes documentales asociados a dichas justificaciones. El módulo cuenta con una gran flexibilidad para personalizar las fichas descriptivas de los proyectos, ya que pueden existir diferentes tipologías de proyectos con distintas necesidades de información. Además de gestionar la información relativa al proyecto, es importante destacar la capacidad documental que ofrece el sistema, permitiendo: Dar de alta las fichas de documentos, con las propiedades que se definan para cada tipo de documento. Se guardan los documentos (pdf, doc, xls, etc.) en cada ficha. Búsqueda de documentos por los campos de la ficha, palabras clave, etc. Asignación de los documentos a los proyectos. Los documentos se pueden relacionar con los proyectos, un documento puede estar en varios proyectos. El módulo está desarrollado en su totalidad en entorno WEB ya que se trata ésta de una aplicación que con frecuencia tendrá usuarios externos. 24 Gestión de proyectos