ANEXO C PLAN DE GERENCIA DEL TIEMPO CONTENIDO FUNDAMENTOS... 2 ELEMENTOS DE TRABAJO... 2 RESPONSABLES... 3 CONTROL DEL TIEMPO... 4 CONTROL DE TIEMPO (PERIÓDICO Y POR HITO/ENTREGABLE)... 4 FORMATOS DEL PLAN DE GESTIÓN DEL TIEMPO... 5 LISTA DE CONTROLES PERIÓDICOS, HITOS / ENTREGABLES... 5 LISTA DE ACTIVIDADES... 6 ACEPTACIÓN DEL DIRECTIVO ENCARGADO... 6 1
FUNDAMENTOS La gerencia del tiempo permite gestionar la duración del proyecto desde su inicio hasta el fin. La programación del proyecto, representada en el cronograma del proyecto, con el apoyo de una herramienta computarizada permite establecer el orden de ejecución de las actividades. El cronograma debe ser de carácter público entre todos los interesados durante todo el ciclo de vida del proyecto. El propósito del es establecer los elementos a tener en cuenta para crear el cronograma del proyecto. Además, el plan también determinará lo que hay que hacer para realizar el seguimiento y control al cronograma, así como el control de cambios a la línea base del cronograma. ELEMENTOS DE TRABAJO En esta sección se describen los aspectos a tener en cuenta para desarrollar la programación del proyecto. Es muy recomendable que se haga uso, en la vida real, de una herramienta de cómputo como, por ejemplo, MS/Project. La programación consta de una serie de actividades necesarias para realizar los entregables del proyecto; consta también de los puntos de control periódico, por hitos y/o entregables, los recursos que se necesitan y los responsables de cada actividad. Se recomienda que los nombres de los entregables (en la EDT) se usen en el cronograma y a partir de ellos se creen las actividades necesarias para desarrollarlos. El orden para desarrollar la programación es el siguiente: Partir de la EDT Tener en cuenta el Diccionario de la EDT 2
Definición de actividades de cada entregable o paquete de trabajo. La secuencia de las actividades y de los entregables Las actividades incluyen las de control periódico y por hito/entregable Las actividades también contemplan las relacionadas con la documentación de cada entregable El esfuerzo de cada actividad La disponibilidad en horas y días del proyecto La disponibilidad en horas y días de cada recurso de cada actividad La responsabilidad de cada actividad La nivelación de los recursos para que no haya ni sobre ni subasignaciones en la carga de cada recurso Fecha de Inicio para calcular la fecha de Fin o fecha de Fin para calcular la fecha de Inicio. RESPONSABLES El Gerente de Proyecto y cada interesado deben figurar en el cronograma, ya que todos tienen responsabilidades que cumplir. El Gerente de Proyecto es el responsable de todo el proyecto. El Directivo Encargado es el responsable estratégico del proyecto. El equipo desarrolla las actividades del cronograma. Los entes de control, cuando apliquen, también deben figurar entre los responsables. El documentador, quien será responsable de llevar toda la historia del proyecto. El asegurador de calidad, quien tiene la misión de vigilar el cumplimiento de los procesos del producto y del proyecto. El controlador de calidad, que será el responsable de la calidad del respectivo producto o subproducto. Y otros interesados que puedan afectar al cronograma o se sientan afectados por él. 3
CONTROL DEL TIEMPO El control del tiempo se debe hacer durante la ejecución del proyecto y debe asegurar que se cumpla el cronograma establecido. El control, recuerde, debe ser periódico (semanal o quincenal) y por hito/entregable. El cronograma es público y debe ser conocido por los interesados del proyecto. Como se muestra a continuación, el control del avance del proyecto debe apoyarse en una guía y en el uso de la herramienta computarizada. CONTROL DE TIEMPO (PERIÓDICO Y POR HITO/ENTREGABLE) Fecha planeada de fin del proyecto (cronograma acordado) Porcentaje de avance planeado a la fecha del informe (AVE) Porcentaje de avance real a la fecha del informe (AVR) Indicador de grado de avance a la fecha del informe (IC = AVR/AVE) Fecha real proyectada de fin del proyecto Observaciones Estos controles se llevan a cabo en las reuniones respectivas; normalmente dirigidas por el Gerente de Proyecto respectivo. Las variaciones detectadas deben resolverse mediante acciones correctivas y preventivas para llevar el cronograma hacia lo acordado entre las partes. Paralelamente a eso, pueden suscitarse solicitudes de cambio que deberán ser analizadas de manera integral. Las solicitudes de cambio pretenden cambiar los acuerdos (línea base) entre las partes. Nota: los tiempos son estimados, por ende deben tenerse en cuenta márgenes (colchones) para intentar corregir las deficiencias de la estimación. Estos márgenes o porcentajes se tendrán que acordar antes de pretender dar una versión definitiva de la duración del proyecto. Si se requiere un control de cambios al tiempo, debe determinarse su impacto en las otras siete áreas (Alcance, Costo, Calidad, Recursos Humanos, Riesgos y Adquisiciones) y con ello la viabilidad de la solicitud y la decisión a tomar. 4
FORMATOS DEL PLAN DE GESTIÓN DEL TIEMPO A continuación se presentan los formatos sugeridos para gestionar el tiempo: Lista de Controles periódicos, hitos/entregables Lista de actividades LISTA DE CONTROLES PERIÓDICOS, HITOS / ENTREGABLES Aquí usted encontrará los tipos de controles con su descripción. Título del Proyecto: Fecha de Preparación: Control Periódico Control por Hito / Entregable Nombre del tipo de control Ejemplo: Entregable Descripción del control hito/entregable Descripción del tipo de control. Debe mostrar lo que se va a hacer en ese tipo de control para ese entregable específico Observaciones 5
LISTA DE ACTIVIDADES En este formato se explica cada uno de los entregables, sus correspondientes actividades y la respectiva descripción. Título del Proyecto: Fecha de Preparación: Identificación del entregable Actividad en cada entregable Descripción del trabajo a realizar por la actividad Observaciones ACEPTACIÓN DEL DIRECTIVO ENCARGADO Cargo del Directivo Encargado Fecha: 6