CAPÍTULO IV DISEÑO DE UN MODELO DE AUDITORIA INTERNA POR PROCESOS QUE CONTRIBUYA A LA EFECTIVIDAD Y MEJORA CONTÍNUA DEL CONTROL INTERNO EN LA GRAN EMPRESA DEL SECTOR COMERCIO EN EL MUNICIPIO DE SAN SALVADOR. A. INTRODUCCIÓN El modelo de auditoría interna por procesos está orientado para las grandes empresas del sector comercio, ya que no todas éstas empresas realizan auditoría interna por procesos, lo que indica que es necesario innovar el desarrollo con un enfoque moderno de auditoría, que está enfocada a procesos, la cual brinda un valor agregado que es la búsqueda frecuente de todas las grandes empresas en la actualidad. El modelo comprende el diagnóstico a través del análisis FODA, planeación, ejecución, informe y resultados que permitan la efectividad y mejora contínua del control interno. B. OBJETIVOS 1.1 GENERAL: Proporcionar un modelo de auditoría interna por procesos para las grandes empresas del sector comercio, que sea utilizado como una herramienta técnica que contribuya a la efectividad y mejora contínua del control interno. 1.2 ESPECÍFICOS: o Contribuir al logro de los objetivos en las grandes empresas a través del desarrollo de la auditoría interna por procesos. 158
o Proporcionar una herramienta técnica que sea efectiva y facilite el desempeño del auditor interno. o Identificar y minimizar los riesgos internos potenciales en las grandes empresas. C. IMPORTANCIA DEL CAPITULO La importancia radica en la contribución a las grandes empresas de un modelo en el que se propone el desarrollo de auditoría interna por procesos para propiciar la efectividad y mejora contínua del control interno. Establecer un proceso que conlleve a la integración de las diferentes revisiones de auditoría interna, que eviten pérdidas de tiempo, reprocesos y haya minimización en el costo. Todo esto con la finalidad de unificar y lograr los objetivos del negocio y así lograr la sistematización de la planeación de auditoría interna y desarrollar procedimientos y programas que faciliten y haga más eficiente el trabajo, y permita comunicar resultados oportunos y eficientes. D. DEFINICIÓN DEL MODELO El modelo de auditoría interna por procesos, tiene un enfoque nuevo que es la integración de las diferentes revisiones de auditoría en un determinado proceso, objetivos y alcance del negocio, que alinean los procesos con estrategias y metas del mismo. E. BENEFICIOS DEL MODELO Con el modelo de auditoría interna por procesos las grandes empresas obtendrán las siguientes ventajas: 159
a. Contarán con procedimientos que les permitirán la evaluación sistemática del control interno. b. Ayudará a la realización del trabajo de auditoría interna. c. La información presentada por medio de informes de auditoría, contribuirá en la toma de decisiones por parte de la empresa. d. Proporcionara una visión integral del control interno, el cual permitirá una eficiente evaluación del ámbito global de la empresa. e. Lograr disminuir el tiempo para el desarrollo del trabajo, evitando la realización de los reprocesos. F. DIAGNÓSTICO (ANÁLISIS FODA) En el diagnóstico se analizarán las condiciones en las que se encuentra la empresa actualmente, conociendo las Fortalezas, Oportunidades, Debilidades y Amenazas que las empresas presentan en función del control interno. Se deberá realizar un diagnóstico sobre las variables internas y externas que nos permitan conocer la situación actual en que se encuentra la empresa, para tomar decisiones en relación a la información analizada, con el objetivo de implementar un Modelo de Auditoría Interna por Procesos, que les ayude al desarrollo de la auditoría interna. El FODA permite a las empresas conocer las variables internas y externas a fin de establecer un diagnóstico que permita determinar los aspectos positivos y hacer frete a los negativos. 160
Fortalezas Volúmenes de capital. Credibilidad crediticia. Instalaciones adecuadas. Personal altamente capacitado. Tecnología de punta Oportunidades Tratados de Libre Comercio (TLC). Expansión de mercados. Facilidades de crédito. Crecimiento acelerado. provechamiento de los avances tecnológicos. Debilidades Mala comunicación. Inflexibilidad en los horarios. Desviar los objetivos planteados. Amenazas Competencia desleal. Impuestos elevados. Especulaciones. Inseguridad social. Bajo poder adquisitivo 161
G. ESTRUCTURA DEL MODELO DE AUDITORÍA INTERNA POR PROCESOS QUE CONTRIBUYA A LA EFECTIVIDAD Y MEJORA CONTÍNUA DEL CONTROL INTERNO EN LAS GRANDES EMPRESAS DEL SECTOR COMERCIO. ETAPA I PLANEACION DE AUDITORIA ETAPA II EJECUCIÓN DE AUDITORIA INTERNA POR PROCESOS Definición - Objetivos - Alcance - Inicio de la auditoría - Identificación de políticas, normas y leyes. - Elaboración de la matriz de riesgo - Confección de la matriz de control - Matriz de identificación de los procesos. - Diseño de evaluación del control interno. - Identificación del personal responsable a auditar - Programa global por procesos. Relevamiento de áreas involucradas - Pruebas de cumplimiento - Pruebas sustantivas - Análisis y evaluación de la información - Modelo de guía de Marcas de Referencia - Modelo de Guía de Notas posibles - Formato de PT s por Procesos. PROCESOS * Ingreso de Efectivo * Salida de Efectivo * Solicitud de crédito * Aprobación de Crédito * Gestión de Crobros a Clientes * Compra de Activo Fijo * Revaluación de activo fijo * Amortización de activos fijos intangibles. * Cotizaciones para compra * Compras Contado ó Crédito * Entradas de Mercaderia a la bodega. * Registros y Valuación de inventario * Salida de Mercaderia * Fechas autorizadas para pagos * Aumento y disminución de capital social. * Reserva Legal * Donaciones * Ventas de contado * Ventas al crédito * Facturación * Costo de Ventas * Reconocimiento de Gastos * Revisión de libros contables * Revisión de libros de secretaría * Revisión de libros fiscales * Reclutamiento de Persnal * Contratación de Personal * Evaluación del Desempeño * Investigaciones * Alianzas Estratégicas ETAPA III INFORME DE AUDITORIA RESULTADOS Introducción - Modelo de Informe de Auditoría Interna por Procesos - Modelo de Informe del Seguimiento de la Auditoría ETAPA IV EFECTIVIDAD Y MEJORA CONTÍNUA DEL CONTROL INTERNO Estrategias, objetivos y metas de la empresa. - Evaluación del Control Interno - Evaluación de Riesgos. - Medidas de Mejora Contínua PLAN DE IMPLEMENTACION Y ACTUALIZACION DEL MODELO Presentación - Aprobación - Difusión - Ejecución - Control - Evaluación - Presupuesto - Cronograma - Mejora Contínua 162
1. ETAPA I: PLANEACIÓN DE AUDITORÍA 1.1 Definición. Se especifica la forma de definir el objetivo y el alcance que se le dará a la auditoría en un proceso determinado. 1.2 Objetivos. Se trata de explicar el objetivo general y los específicos que se seguirá en la auditoría. Debe tenerse en cuenta que el objetivo debe ser un elemento concreto, medible y con puntos definidos claramente a ser complementados. 1.3 Alcance general de la Auditoría Interna por Procesos. Se esboza el alcance de la tarea, en términos de extensión y profundidad identificando en cada caso las áreas a cubrir prioritariamente, la importancia que se dará a ciertos procesos. 1.4 Inicio De La Auditoría Interna Por Procesos: Se establece la forma que debe llegar el auditor a la entrevista previa con el auditado. La planificación y los conocimientos necesarios para abordar una aulditoría interna por procesos. a) Elaboración del plan de trabajo de auditoría: Este debe basarse en el conocimiento completo del proceso y de su modo de actuar. Las operaciones de gran riesgo y los sectores problemáticos deben identificarse claramente y reforzar el plan donde convenga. En el plan de trabajo debe identificarse: Tareas Duración (en días) Secuencia puntos de control Responsables Desde/hasta camino crítico fecha de finalización 163
b) Recolección de información general y específica: La identificación/ documentación tiene por objeto permitir que el auditor se familiarice con la tarea comprendida por el objetivo de control y la forma en que se considera que la están controlando. Abarca la identificación de los individuos, procesos y el lugar en que se realiza la tarea y los procedimientos establecidos por medio de los cuales se la controla. Al finalizar el paso de identificación/documentación, el auditor debe haber identificado, documentado y verificado: Quien realiza la tarea comprendida por el objetivo de control. Dónde se realiza la tarea Cuando se realiza la tarea Que entradas se utilizan para sustentar la tarea que se realiza Cuales son los resultados que se esperan de la tarea Cuales son los procedimientos establecidos para realizar la tarea. c) Análisis y evaluación. La evaluación tiene por objeto examinar los procedimientos establecidos y determinar si ofrecen una estructura de control efectiva. Los procedimientos deben evaluarse cotejándolos con criterios identificados y prácticas estándar. Una estructura de control efectiva es económica y brinda una garantía razonable de que la tarea se realiza y se logra el objetivo de control. Al finalizar el paso de evaluación, el auditor debe haber: Evaluado leyes, reglamentaciones y criterios de la organización para determinar su aplicabilidad a los procedimientos. Evaluado los procedimientos establecidos a fin de determinar si son económicos y brindan una garantía razonable de que la tarea se realiza y se logra el objetivo de control. Evaluado los controles compensatorios utilizados para reforzar los procedimientos débiles. Determinado si los procedimientos establecidos y los controles compensatorios juntos ofrecen una estructura de control efectiva. Identificado si la verificación del cumplimiento es adecuada. 164
1.5 Identificación de las políticas, normas y leyes que rigen la empresa. En esta sección permite indagar sobre las políticas, normativas y leyes, por las que se rige la auditoría en la empresa. 1.6 Elaboración de la Matriz de Riesgos ( matriz de riesgo ponderación): Identificar y apreciar el riesgo significa considerar: Qué puede andar mal? Cuál es la probabilidad de ocurrencia? Cuáles son las probables consecuencias si suceden? Quiénes serán afectados? Puede ser controlado o minimizado? Cuál es el beneficio frente al costo de reducir el riesgo? A continuación se presenta la matriz de riesgo: Etapas del Proceso Factores de Riesgo Ponderación del Riesgo Inicio Proceso Entrega de Servicio - riesgo de mercado. -Riesgo de crédito. -Riesgo de operaciones. -Riesgo de transferencia y país. -Riego legal. 5 9 10 6 2 -Riesgo de tasa de 3 interés, -Riesgo de liquidez. -Riesgo tecnológico. -Riesgo reputacional. 7 8 1 La ponderación del riesgo se debe medir en base a una escala de 0 a 10. 165
1.7 Confección de la Matriz de Control. La determinación de la importancia relativa de la materia a auditar es inherente al trabajo del auditor en la etapa de planeamiento. En función de los datos disponibles y que surgen del proceso a considerar, la apreciación del sistema de control interno y la del riesgo implícito, se podrán establecer los puntos claves del proceso y la importancia relativa de cada uno en su conjunto. A través de la graduación que surge del análisis expuesto en el punto anterior, se habrá de determinar la intensidad y oportunidad de los procedimientos de auditoría a aplicar. En este sentido la frecuencia de las tareas da origen a la siguiente clasificación: control permanente: actividad ejecutada de manera continuada durante todo el tiempo. control frecuente: es el que se lleva a cabo de manera alternada, con mayor o menor intensidad durante periodos preestablecidos. control aislado: es el que puede ser realizado en oportunidades remotas durante un lapso de tiempo limitado. En base al conocimiento del proceso se debe determinar la evaluación de los controles, ésta abarca la definición de los objetivos de lo que se quiere controlar, los pasos y/o técnicas de auditoría a realizarse para evaluar la efectividad de las medidas de control existentes o el grado en el que se logra el objetivo de control. En el momento de preparar la matriz de control para el proceso, se establece un criterio acerca de la extensión con que un control determinado puede esperarse que reduzca o elimina por completo una exposición particular en circunstancias perfectas. A continuación presentamos la matriz de control que debe desarrollar el auditor con el propósito de mejorar el control de la organización: 166
Matriz de control Objetivo de control Técnica de Auditoría Resultado esperado La gerencia debe tener definido e implementado los procedimientos pertinentes para controlar las actividades de la empresa, y así asegurar la protección de la información valiosa de la organización. Relevar áreas importantes de la organización y los sectores administrativos de la gerencia. Del relevamiento efectuado minimizar o anular el riesgo de la información de la organización. 1.8 Matriz de identificación de los procesos. A continuación presentamos la definición de cada uno de los procesos a auditar: Procesos Definición de cada Proceso. Proceso Ingreso efectivo: de de Es el registro oportuno de todos aquellos ingresos que la empresa percibe por ventas, cobros a clientes, inversiones, ventas de activos fijos etc. Proceso salida efectivo: de de Son todos los egresos que la empresa contabiliza en concepto de pagos a proveedores, gastos operativos, préstamos. proceso solicitud de de En este proceso hay que verificar la capacidad de pago del cliente a través de una investigación minuciosa con 167
crédito: Proceso de aprobación de crédito: Proceso de gestión de cobros a cliente: Proceso de compra de activo fijo: Proceso de revaluación de activo fijo: Proceso de amortización de activos fijos intangibles: Proceso de cotización para compras: Proceso de compras al contado y al crédito: Proceso de entrada de mercadería a la bodega: Proceso de registro y valuación de inventarios: las referencias de crédito presentadas. Es aquel proceso en el cual se deja la evidencia de los pasos a seguir para la aprobación del crédito. Consiste en verificar que se cumplan las políticas establecidas para recuperar un crédito respecto al monto y el plazo para realizar el pago y su contabilización. Consiste en verificar que cuales son los activos fijos que la empresa ha adquirido en el periodo evaluado y si se ha contabilizado. En ente proceso se determina si la empresa ha hecho alguna revaluación de activos fijos y su respectivo registro. Es el registro oportuno del monto calculado en concepto de los pagos que se amortizan mensualmente de un bien. Consiste en seguir los lineamientos o políticas establecidas por la empresa para la adquisición de mercadería. Es el registro oportuno de las compras a contado y a crédito que la empresa ha realizado en un periódo, con el objetivo de verificar que se hagan los pagos a los proveedores en la fecha correspondiente. Consiste en verificar cual es el proceso de entrada que se le da a la mercadería a la bodega, en la cual quede documentada, la fecha de entrada, la cantidad, el precio, la calidad ect. En este proceso el auditor debe cerciorarse que los inventarios estén registrados y que el método de valuación sea el que establece la NIIF S 2. 168
Proceso salida mercadería: de de Es el proceso donde se registra la salida de mercadería por una venta al contado o al crédito, especificando el la fecha, la cantidad, el nombre del cliente al cual se vendió. Proceso de fechas autorizadas para pagos: Proceso de aumento y disminución de capital social Proceso de reserva legal: Proceso de donaciones: Proceso de ventas al contado y al crédito: Proceso de facturación: Proceso de costo de ventas Este consiste en verificar que se cumpla las políticas establecidas para hacer pagos de nóminas, pagos a proveedores, acreedores en las fechas convenidas por la empresa. Es aquel en el cual se debe conocer si la empresa en los últimos periodos ha tenido modificaciones en su capital social, y verificar si ha existido una disminución que no sea inferior a lo establecido en el código de comercio, y este debidamente contabilizado. Consiste en verificar que el porcentaje establecido sea el correcto dependiendo el tipo de empresa, y a la vez determinar si ya se llegó al límite establecido y que se haya hecho el registro contable. Conocer si la empresa ha recibe donaciones y si se han contabilizado correctamente. Es el registro oportuno de las ventas al contado y al crédito que la empresa ha realizado en un periodo, con el objetivo de verificar que los clientes nos hagan los pagos en las fechas convenidas. Consiste en revisar las facturas emitidas y recibidas por las compras y ventas a contribuyentes y consumidor final verificando en estas últimas los correlativos correspondientes. Es aquel costo que la empresa ha incurrido desde el momento que ha adquirido la mercadería para tenerla disponible para la venta, es decir el costo más el gasto de acarreo, que se tiene que registrar en el momento oportuno. 169
Proceso de reconocimiento de gastos: Proceso de revisión de libros contables Proceso de revisión de libros de secretaría: Proceso de revisión de libros fiscales: Proceso de reclutamiento de personal: Proceso de evaluación del desempeño: Proceso de investigación de mercado: Proceso de alianzas estratégicas: Es un conjunto de gastos, que se distribuyen y registran en la empresa tales como: operativos y financieros que son necesarios para lograr el objetivo establecido por la empresa. Este consiste en verificar que el libro diario mayor cumpla con todas las exigencias contables y legales, al igual que el libro de los estados financieros, con sus requisitos establecidos. Consiste en verificar un conjunto de libros necesarios para la empresa, como el de accionistas, de actas, de aumento y disminución de capital, con el objetivo que cumplan con todos los requisitos establecidos. Este consiste en verificar que la empresa cuente con todos los libros exigidos por el código tributario en el marco de cumplimiento, para verificar las compras y ventas de la empresa en un momento determinado. Son los pasos que la empresa ha establecido para reclutar personal idóneo al puesto a desempeñar, para así determinar que es eficiente dicho proceso. Cosiste en hacer evaluaciones constantes al personal para evaluar el desempeño de cada empleado con el objetivo de mejorar deficiencias encontradas. Consiste en hacer un análisis minucioso del mercado para determinar el posicionamiento de la empresa en el mismo. Este permite verificar cuales son las alianzas que tiene la empresa y así determinar si le favorece o no en su proceso operativo. 170
1.9 Diseño del cuestionario de Evaluación del Control Interno. Sección de la planeación que requiere que el auditor diseñe cuestionarios para la ejecución de la Auditoría Interna Por Procesos. CUESTIONARIO DE EVALUACIÓN DE CONTROL INTERNO POR PROCESO EMPRESAS COMERCIALES, S.A. DE C.V. CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO POR PROCESOS Objetivo: Elaborado por: Revisado por: Autorizado por: Fecha: Fecha: Fecha: Aspectos Relacionados al Control Interno Sí No Observación Proceso de ingreso y salida de efectivo: 1. Se realizan cortes y arqueos de caja sorpresivamente. 2. Se concilia diariamente con el banco y se tiene disponibilidad. 3. Se compara el saldo contable con el del arqueo. 4. Se lleva un control de ingreso por ventas al contado. 171
5. Se hacen informes diarios de caja. 6. Se documentan los procesos efectuados de efectivo. 7. Es adecuada la salvaguarda del efectivo. 8. Se efectúa conciliaciones bancarias periódicamente. 9. Están registradas todas las cuentas de cheques a nombre de la empresa. 10. Se prohíbe firmar cheques en blanco. 11. Los valores de los comprobantes son anotados a tinta, tanto en números como en letras. 12. Se prepara algún informe diario de ingresos por las ventas u otro tipo de ingresos. 13. Hay un control estricto sobre el uso de las chequeras del banco. 14. Existe caja chica destinada para los desembolsos pequeños. 15. La máquina protectora de cheques se usa antes o simultáneamente con la firma. 16. Se remite al banco todas las notas de débito y crédito directamente a una persona que no tenga acceso a los 172
ingresos. 17. Se registran en libros las transferencias de un banco a otro. Proceso de solicitud, aprobación de crédito y gestión de cobros a clientes: 1. Se compara diariamente el saldo de cuentas por cobrar. 2. Se verifica quien es el encargado de autorizar los créditos. 3. Se controlan los plazos de los créditos. 4. Como es la forma de pago de los clientes. 5. Se realizan arqueos sorpresivos de cuentas por cobrar. 6. Se elaboran informes diarios respecto a las cobranzas. 7. Autorizado un crédito quienes son las personas que apertura las facturas o pedidos de clientes antes de ser despachados. 8. Se cuadran mensualmente los libros auxiliares contra la cuenta de mayor. 9. Se llevan a cabo investigaciones de las diferencias encontradas por aquéllos estados devueltos por los clientes. 173
10. Se confirman periódicamente las cuentas por cobrar y documentos, otras personas diferentes de los que envían los estados de cuenta. 11. Se elaboran mensualmente los estados de morosidad para todos los clientes, o se hacen análisis de vencimientos y se investigan a los atrasados y se envían al cliente recordatorios de pago. Proceso de compra de activo fijo, revaluación de activo fijo y amortización de activos fijos intangibles: 1. Se llevan auxiliares del activo fijo. 2. Se valúa periódicamente para efecto de determinar la cobertura de seguros. 3. Se requiere autorización previa para la compra. 4. Cuanto es el porcentaje de depreciación. 5. Como se valúan los activos intangibles. 6. Se amortizan mensualmente los activos intangibles. 7. Se registran oportunamente los registros contables. 174
Proceso de cotización para compra, proceso de compra al contado y al crédito: 1. Existe un encargado para autorizar las Requisiciones. 2. Existen compras de mercadería que requieren previa cotización. 3. Se tienen bien identificados los proveedores. 4. Se verifican compras diarias y se registran oportunamente. 5. Verificación del ingreso del producto a los inventarios. 6. Se revisan las facturas contra las órdenes de compra en cuánto a la cantidad y precio. Proceso de entrada de mercadería a la bodega, proceso de registro y valuación de inventarios y proceso de salida de mercadería: 1. Las entradas de mercadería son realizadas por medio de órdenes, están prenumeradas y debidamente autorizadas. 2. Se le notifica al encargado del inventario sobre las devoluciones de mercadería. 175
3. Se registran inmediatamente las entradas y salidas de inventario. 4. Se archivan adecuadamente las órdenes de pedido. 5. Con que frecuencia se realiza la toma física de inventario? 6. Los registros de inventario muestran solo las cantidades o cantidades y valores. 7. Se registran adecuadamente en el libro mayor. 8. Qué sistemas de registros para inventario utiliza? Periódico Permanente Otro (especifique) 9. Se comparan los inventarios físicos con los auxiliares y cuentas de mayor. 10. Los registros son ajustados de acuerdo con los resultados de la toma física de inventarios. 11. Qué método de valuación de inventario utilizan? Proceso para fechas autorizadas para pagos: 1. Se registra adecuada y oportuna las 176
obligaciones de la empresa. 2. Se comprueba diariamente el saldo de la cuentas por pagar. 3. Se emite un reporte diario respecto a los pagos realizados. 4. Se verifica la autorización de los pagos a los proveedores. 5. Se realizan arqueos sorpresivos a cuentas por pagar. 6. Se lleva un control adecuado de otras obligaciones de la empresa. Proceso de aumentos y disminución de capital social, proceso de reserva legal, proceso de donaciones: 1. El capital contable, la reserva legal, donaciones y superávit se controlan adecuadamente. 2. Guardar en caja fuerte los certificados de acción. 4. Entregar certificados contra la exhibición en efectivo o en especie por parte de los accionistas. 5. Se vigila que se cumplan las disposiciones establecidas en el contrato social, con relación a acciones preferentes. 177
6. Se asigna personal independiente para el registro de las acciones o los títulos. 7. Se vigila que se cumplan las disposiciones de la asamblea general en cuanto a incrementos, reducciones de capital, ya sea por nuevos socios, capitalización de utilidades o amortización de pérdidas. 8. Se vigila que se cumplan las disposiciones establecidas en el contrato social, con relación a acciones preferentes. Proceso de ventas al contado y al crédito y proceso de facturación: 1. Existe un control de los comprobantes de ventas y autorización de las ventas. 2. Los trámites y registros por ventas al crédito otorgadas a clientes o empleados son iguales. 3. La mercadería solicitada está sujeta a revisión y aprobación por parte del cliente ante la aceptación. 4. Se verifica el comprobante de venta contra la solicitud del cliente. 5. Se coteja la salida de mercadería del inventario contra los comprobantes de venta. 178
6. Se revisan las facturas contra las órdenes de compra en cuánto a la cantidad y precio. 7. Los comprobantes de venta al crédito son enviados al departamento de contabilidad oportunamente para la verificación de ventas al crédito mensuales. 8. Se reporta a la administración las discrepancias contables y físicas en la mercadería. Proceso de costo de ventas y proceso de reconocimiento de gastos: 1. Que tipos de gastos posee la empresa: a) Administrativos b) De venta c) financieros 2. Como se distribuyen los gastos. 3. El costo se relaciona con el ingreso reconocido. Proceso de revisión de libros contables, de secretaría y fiscales: 1. Mantener un adecuado control de los libros contables, de secretaría y fiscales. 2. Mantener actualizados los libros contables, de secretaría y fiscales 179
Los libros legales están autorizados por un auditor. 3. Cumplir con los aspectos legales. 4. Mantener legalizado los libros contables, de secretaría y fiscales. Proceso de reclutamiento de personal, proceso de contratación de personal y proceso de evaluación del desempeño: 1. Existe un departamento encargado de la selección de personal. 2. Que nivel de experiencia debe poseer el recurso humano. 3. Cada cuanto tiempo se debe capacitar al personal. 4. Que nivel de estudios debe poseer el personal. 5. Como se mide la efectividad de las personas. 6. Existen políticas de contratación de personal. 7. Que manuales posee el departamento de recursos humanos: a) Bienvenida. 180
b) Descripción de puestos. c) De funciones. Proceso de investigación de mercados y proceso de alianzas estratégicas 1. Calidad del producto 2. Como se analiza el mercado. 3. Se analiza la competencia. 4. Como evaluar la entidad para continuar como negocio en marcha. Hecho por grupo de tesis. AUDITORES : SUPERVISORES: FECHA: FECHA: 181
1.10 Identificación del personal responsable a Auditar. Para desarrollar la auditoría interna por procesos se deberá integrar un equipo interdiceplinario, en la cual se establece una estrategia de trabajo en equipo de alto rendimiento, identificando los conocimientos de cada uno de los miembros con el objetivo de aprender en conjunto y al mismo tiempo capacitar a todos los miembros del equipo. 1.11 Programa Global del Modelo de Auditoría Interna por Procesos. Sección que requiere que el auditor desarrolle un programa por procesos tomando en cuenta los procesos para la verificación de aspectos legales y fiscales, así como también los procesos de las áreas funcionales. A continuación se presenta un modelo: PROGRAMA GLOBAL DE AUDITORIA INTERNA POR PROCESOS ENTIDAD: PERIÓDO AUDITADO: ELABORADO: FECHA: REVISADO : FECHA: APROBADO : FECHA: No. PROCEDIMIENTOS REF. PT S HECHO POR Proceso De Información General. 1. 2. 3. Solicitar estados financieros a la fecha de referencia del examen. Solicitar libros legales y fiscales a la fecha de referencia. Diseñar y aplicar cuestionarios de control interno en los procesos auditados. 182
4. Realice una conclusión global de las condiciones reportables. Proceso de ingreso de efectivo: 1. 2. 3. 4. 5. Realizar un análisis del comportamiento de los ingresos de los saldos existentes de caja y establecer en forma mensual algunas variaciones significativas. Verificar que la política de ingresos para el efectivo en caja, caja chica y bancos correspondan a la autorización por la gerencia. Identifique los procesos de ingresos de efectivo, así como también el tiempo que transcurre para su depósito. Verifique que el control del efectivo y la salvaguarda del mismo sea adecuado. Realice una conclusión global de las condiciones reportables. Proceso de salida de efectivo: 1. Realizar un análisis del comportamiento de las salidas, de los saldos existentes de caja y establecer en forma mensual algunas variaciones significativas. 2.. Verificar que la política de egresos, para el efectivo en caja, caja chica y bancos correspondan a la autorización por la gerencia. 3. 4. 5. Identifique los procesos de egresos de efectivo, así como también el tiempo que transcurre para su salida. Verifique que el control del efectivo y la salvaguarda del mismo sea adecuado. Concilie, coteje y valide las cifras del arqueo con los registro auxiliares. 183
6. 7. 8. 9. Realice arqueos de efectivos sorpresivamente verificando que los montos coincidan con el auxiliar y la contabilidad, en caso de existir diferencias establecer, las responsabilidades y documentar los resultados. Realice conciliaciones bancarias y documente. Examinar los documentos que respaldan los arqueos. Realice una conclusión global de las condiciones reportables. Proceso de solicitud de crédito: 1. 2. 3. Revise la documentación presentada por el cliente. Verifique que cumpla con los requisitos establecidos para su aprobación. Realice una conclusión global de las condiciones reportables. Proceso de aprobación de crédito: 1. 2. 3. 4. 5. Verifique que el cliente tenga capacidad pago, y buenas referencias comerciales o del sistema financiero. Evaluar las garantías que ofrece el cliente. Investigue las referencias comerciales presentadas por el cliente. Verifique que se contabilice oportunamente los créditos otorgados y los montos sean los correctos. Sorpresivamente realice arqueos a cuentas por cobrar y verifique que el resultado esté acorde a los saldos de los registros, documente el resultado y cualquier diferencia en el mismo, así como acciones al respecto. 184
6. Prepare la conciliación de cuentas por cobrar del período auditado y realice lo siguente: a) Calcule las operaciones aritméticas garantizando su corrección. b) Asegúrese que no presenten alteraciones los documentos presentados. 7. 8. 9. Coteje el saldo del balance de situación general contra la sumatoria de los registros auxiliares correspondientes al detalle de los cuadros por el cobro, proporcionado por cobranzas, así mismo que la cuenta este respaldada con la documentación probatoria de la deuda. Conciliar los saldos contables con la antigüedad de saldos de los cuentas por cobrar. Realice una conclusión global de las condiciones reportables. Proceso de gestión de cobros a clientes: 1. 2. 3. 4. Realizar un análisis del comportamiento de las cobranzas y establecer en forma mensual algunas variaciones significativas, respecto a la incobrabilidad de la misma. Verifique que los clientes paguen oportunamente, de lo contrario agilice el cobro para evitar cantidades en mora elevadas. Realizar un análisis del comportamiento del saldo de cuentas por cobrar, mensualmente para establecer variaciones según facturas, comprobantes de créditos fiscales y de composición de la existencia de cuentas incobrables por la antigüedad de saldos. Verifique que la política de crédito para las cuentas por cobrar corresponda a la autorizada por la gerencia y que las acciones de cobro se realicen oportunamente e íntegramente. 185
5. 6. 7. Indague con la administración si alguna cuenta por cobrar esta comprometida con garantía o factura. Evalúe si la reserva es adecuada después de desarrollar a otros procedimientos de auditoría para las cuentas por cobrar. Verifique que la compañía ha reconocido pérdidas por incobrabilidad en las cuentas por cobrar y de haberlo efectuado, compruebe que: a) Que la deuda provenga de operaciones propias del negocio. b) Que se encuentran contabilizadas c) Que se disponga de la documentación necesaria. 8. Realice una conclusión global de las condiciones reportables. Proceso de compra de Activo Fijo: 1. 2. 3. 4. 5. Verifique que la compra del activo fijo pertenece a la empresa. Determine si la compra se hizo al contado o al crédito. Verificar si las autorizaciones para la adquisición de activos fijos nuevos indican las unidades que van a ser reemplazadas, de acuerdo a las correspondientes cotizaciones. Verificar cual es el método de depreciación que se aplica. Verificar tablas de vidas útiles de los activos, 6. Si los saldos de las depreciaciones acumuladas, son razonables considerando la vida probable de los activos y los posibles valores de desecho. 186
7. 8. 9. Verificar que los soportes del activo fijo, se encuentren en orden y de acuerdo a las disposiciones legales. Verificar que los activos fijos estén adecuadamente asegurados. Verificar que los ajustes a los activos por concepto de inflación y depreciación sean calculados y registrados adecuada y oportunamente. 10. 11. Realizar conteos físicos del activo fijo tangible existentes periódicamente. Comprobar que el estado de los activos fijos tangibles sea el óptimo y que las medidas de seguridad se apliquen correctamente. 12. Realice una conclusión global de las condiciones reportables. Proceso de revaluación de Activo Fijo: 1. 2. 3. 4. Verifique el proceso de revaluación de activo fijo. Verificar la existencia y aplicación de una política para la revaluación del activo fijo. Determinar la eficiencia de la política para la revaluación del activo fijo. Realice una conclusión global de las condiciones reportables. Proceso de amortización de activos fijos intangibles: 1. 2. 3. Indague si la empresa posee políticas para amortizar los activos intangibles. Verificar si los activos intangibles se amortizan mensual o anual. Observar si las provisiones y amortizaciones 187
acumuladas son adecuadas, sin ser excesivas, y se han calculado sobre bases aceptables y uniformes con las aplicadas en periodos anteriores. Si los saldos de las amortizaciones acumuladas, son razonables considerando la vida probable de los activos y los posibles valores de desecho. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. Verificar que se registren oportunamente los activos fijos intangibles. Verificar que los soportes del activo fijo intangibles, se encuentren en orden y de acuerdo a las disposiciones legales. Observar si los movimientos en las cuentas de activos fijos intangibles se registran adecuadamente. Revisar que exista un sistema de control de los activos fijos intangibles, actualizado y adecuado a las condiciones de la compañía. Comprobar que las modificaciones en el activo fijo intangible sean correctamente autorizadas. Realizar conteos físicos del activo fijo intangible existentes periódicamente. Comprobar que el estado de los activos fijos intangibles sea el óptimo y que las medidas de seguridad se apliquen correctamente. Realice una conclusión global de las condiciones reportables. Proceso de Cotización para compras: 1. 2. Verifique que la empresa haya hecho cotizaciones previas a la compra. Realice una conclusión global de las condiciones reportables. Proceso de Compras al contado y al crédito: 188
1. 2. Verifique si la empresa ha realizado compras de contado o de crédito. Prepare cédula sumaria que muestre las políticas procedimientos o normas de adquisición de mercadería y verifique lo siguiente: a) Que las requisiciones de mercadería estén previamente autorizadas por el ejecutivo encargado. b) Que el comprobante de crédito fiscal exista. c) Que la mercadería comprada sea la que refleja la factura. d) Registro contable adecuado. e) Cálculo de operaciones aritméticas. f) Que la mercadería comprada sea para el giro del negocio. 3. 4. 5. 6. Verificar que las políticas de compras se cumplan según las establecidas por la empresa. Verificar la recepción, entradas de inventarios al almacén y la aplicación contable respectiva. Coteje el saldo de los libros de compra contra los registros contables. Realice una conclusión global de las condiciones reportables. Proceso de Entrada de Mercadería a la bodega: 1 2. Verifique que la entrada de mercadería a bodega corresponda a la facturada en las compras. Realice una conclusión global de las condiciones reportables. 189
Proceso de registros y valuación de inventarios: 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. Concilie con las existencias físicas comprobadas de la toma física, contra los registros contables de cantidades y valores. Realice un análisis del comportamiento del saldo del inventario, para establecer variaciones significativas y de la existencia de mercaderías. Verificar que los inventarios estén valuados al costo o al valor neto realizable según cual sea menor según establece la NIIF S 2. Realizar pruebas de valuación de inventario. Verificar la existencia de inventarios obsoleto mediante investigación entre los empleados, la administración y detectar partidas dañadas. Verificar la toma física de inventario contra los registros contables. Verificar que el acceso a las bodegas se encuentran debidamente delimitado y sólo al personal autorizado. Verifique que los inventarios se encuentran distribuidos y ordenados en líneas, tipos u otra categoría. 9. 10. Documentar el resultado final de la toma física de inventario. Realice una conclusión global de las condiciones reportables. Proceso de Salida de Mercadería: 1. 2. Verifique que las salidas de mercadería correspondan a las facturadas en las ventas Realice una conclusión global de las 190
condiciones reportables. Proceso de fechas Autorizadas para Pagos: 1. Realizar un análisis del comportamiento de las cuentas por pagar y establecer algunas variaciones significativas, respecto a los pagos. 2. 3. Verifique que la fecha de los pagos a los proveedores coincidan con los autorizados por la gerencia. Analice si los pagos realizados corresponden a la empresa. 4. 5. 6. 7. 8. Verifique que los proveedores que se les ha hecho los pagos existan. Verificar que se registren oportunamente los pagos a los proveedores. Sorpresivamente realice arqueos a cuentas por pagar y verifique que el resultado esté acorde a los saldos de los registros, documente el resultado. Verificar la secuencia numérica de los quedan. Realice una conclusión global de las condiciones reportables. Proceso de aumento y disminución de capital social: 1. 2. Realizar un análisis del comportamiento del capital contable y establecer en forma global algunas variaciones significativas. Prepare una cédula sumaria y verifique lo siguiente: a) Incrementos de capital b) Reducciones de capital 191
c) Capitalización de utilidades d) Amortización de pérdidas 3. Realice una conclusión global de las condiciones reportables. Proceso de Reserva Legal: 1. 2. 3. Verifique que el porcentaje aplicado a la reserva es el correcto según lo establece el código de comercio. Verifique si ya se llegó al límite máximo para calcular la reserva legal. Realice una conclusión global de las condiciones reportables. Realice una conclusión global de las condiciones reportables. Proceso de Donaciones: 1. 2. 3. Indague si la empresa ha efectuado o recibido donaciones. Verifique si la empresa posee políticas sobre donaciones. Realice una conclusión global de las condiciones reportables. Procesos de Ventas al Contado y al Crédito: 1. 2. 3. Verificar el total de ventas al contado y al crédito. Verificar que existe un control adecuado de las ventas al crédito. Realice una conclusión global de las condiciones reportables. 192
1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. Proceso de Facturación: Verificar que las ventas efectuadas estén debidamente facturadas. Revisar el número correlativo de los comprobantes y cotejar con los libros de IVA. Verificar que las ventas contabilizadas son reales y corresponden al ejercicio. Verificar que las ventas realizadas hayan sido contabilizadas en el momento oportuno. Coteje el total de los ingresos por ventas de contado con los comprobantes de caja. Sumar todas las ventas al crédito y cotejar con el libro de ventas al crédito. Comprobar el valor de las ventas al crédito contra el comprobante de diario. Revisar que el IVA computado como débito fiscal corresponda a las ventas contabilizadas en el periodo y haya sido determinado aplicando la norma vigente. Verifique los registros contables por ventas contra las facturas emitidas. Realice una conclusión global de las condiciones reportables. 1. 2. 3. Proceso de Costo de Ventas: Verifique que el costo se relacione con el ingreso reconocido. Verifique que el costo se relacione con el ingreso reconocido y se haya contabilizado oportunamente. Realice una conclusión global de las condiciones reportables. 193
1. 2. 3. 4. 5. 1. 2. 3. Proceso de Reconocimiento de Gastos: Determinar a través de la documentación el total de gastos incurridos en el periodo. Prepare una cédula sumaria y verifique lo siguiente: a) Gastos administrativos b) Gastos de venta c) Gastos financieros d) Otros gastos Verifique que estén debidamente contabilizados los gastos. Compruebe que los porcentajes de prorrateo para cada uno de los gastos sea el correcto. Realice una conclusión global de las condiciones reportables. Proceso de revisión de Libros Contables: Comprobar que el libro diario mayor cumpla con todas las exigencias contables y legales. Verificar que el libro de estados financieros estén empastados y cumplan con todos los requisitos establecidos. Realice una conclusión global de las condiciones reportables. 1. 2. Proceso de Revisión de Libros de Secretaría: Verificar que el libro de accionistas contenga todos los nombres de los accionistas el número de acciones, tipo de acciones, valor nominal de cada acción, total de acciones. Verificar que esté debidamente firmado. 3. Verificar que cada acta esté firmada por los 194
accionistas y que especifique si es ordinaria o extraordinaria. 4. 5. 6. 7. Verificar que están debidamente firmados. Elabore una cédula sumaria y verifique que los aumentos y disminuciones de capital provienen de: a) Nuevos aportes por parte de los socios. b) Nuevos socios. c) Capitalización de utilidades. d) Amortización de pérdidas. e) Otros. Verificar que el libro esté debidamente firmado. Realice una conclusión global de las condiciones reportables. 1. 2. Proceso de Revisión de Libros Fiscales: Verificar que el libro de compra esté legalmente autorizados por un auditor. Prepare una cédula sumaria y verifique los siguientes atributos en los libro de compra: a) Verifique que el formato para el libros de compras, presentan los atributos mínimos en el mismo orden, según las disposiciones del código tributario. b) Verificar las operaciones aritméticas en cada hoja de totalización del libro de compra. c) Verificar que las anotaciones en el libro se realizan en orden cronológico, (fecha y número de documento emitido. d) Verificar que están debidamente firmados. 195
3. 4. Verificar que el libro de ventas esté legalmente autorizados por un auditor. Prepare una cédula sumaria y verifique los siguientes atributos en el libros de venta: a) Verifique que el formato del libro de ventas presentan los atributos mínimos en el mismo orden según las disposiciones del código tributario. b) Verificar las operaciones aritméticas en cada hoja de totalización del libro de ventas. c) Verifique los documentos emitidos por ventas y el traslado de los valores al libro. d) Verificar que las anotaciones en el libro se realizan en orden cronológico, (fecha y número de documento emitido. e) Verificar que están debidamente firmados. 5. 6. 7. Verificar que el libros de consumidor final estén legalmente autorizados por un auditor. Verificar que cumplen con los requisitos establecidos por código tributario. Realice una conclusión global de las condiciones reportables. Proceso de Reclutamiento de Personal: 1. 2. Investigar los procedimientos efectuados para la selección de personal y evaluar: si los exámenes son adecuados al tipo de puesto a desempeñar y si las personas se seleccionan de acuerdo a las exigencias del puesto. Investigue cual es el perfil que debe tener el candidato a ocupar el puesto a desempeñar. Realice una conclusión global de las condiciones reportables. 196
3. Proceso de Contratación de Personal: 1. 2. 3. Verifique que exista un departamento encargado de la selección y contratación de personal. Cuáles son las políticas que existen para la contratación de personal. Realice una conclusión global de las condiciones reportables. Proceso de Evaluación del Desempeño: 1. 2. 3. 4. 5. 6. Indague si se realiza en forma periódica evaluaciones del personal con el propósito de mejorar el desempeño laboral. Verifique que sea eficiente el personal contratado. Verificar que se capacita constantemente el personal con el fin de obtener mejores resultados. Analizar las habilidades personales de los contratados constantemente. Indagar el grado de comunicación que existe hacia niveles superiores o inferiores. Realice una conclusión global de las condiciones reportables. Proceso de Investigación de mercado: 1. 2. Realice un análisis del comportamiento del mercado, respecto a los productos que se venden en la empresa. Verifique que la competencia no le afecte a las operaciones diarias de la empresa y la calidad del producto. Prepare un análisis respecto a la calidad de 197
3. 4. 5. 6. los productos de la empresa y los nuevos productos y establezca una diferencia. Verificar si la administración ha documentado su evaluación de la capacidad para continuar como negocio en marcha. Asegúrese que la empresa ha proyectado sus resultados futuros, al menos en 10 años con presupuestos y estados financieros proyectados y se cuente con seguimiento a los resultados reales. Realice una conclusión global de las condiciones reportables. Proceso de Alianzas Estratégicas: 1. 2. 3. 4. Investigue si la empresa tiene alianzas con otras empresas, para vender más sus productos. Verifique si la empresa ha evaluado realizar exportaciones o abrir nuevos mercados. Investigue si la empresa tiene puntos estratégicos para mover sus productos. Realice una conclusión global de las condiciones reportables. Hecho por grupo de tesis 198
PROCEDIMIENTOS REALIZADOS A SATISFACCIÓN: AUDITORES : FECHA: SUPERVISORES: FECHA: 2. ETAPA II EJECUCIÓN O DESARROLLO DE LA AUDITORÍA INTERNA POR PROCESOS. Se identifican las tareas que se deben llevar a cabo para evaluar los controles internos en el proceso auditado los elementos de riesgos, y las pruebas a realizar para obtener las evidencias sobre los hallazgos. 2.1 Relevamiento de áreas involucradas. Abarca los pasos de auditoría a realizarse para documentar las actividades subyacentes de los objetivos de control e identificar las medidas y los procedimientos de control establecidos ya existentes. Entrevistar a los gerentes y al personal que corresponda a fin de entender: - Los roles y las responsabilidades - Las políticas y procedimientos - Las leyes y reglamentaciones - Las medidas de control existentes - Los informes de la gerencia (estado de situación, desempeño, cursos de acción). -Documentar los recursos relacionados con el proceso sujeto a revisión. -Confirmar el entendimiento del proceso sujeto a revisión, los Indicadores Clave del desempeño las consecuencias de la aplicación del control. Finalizado el Relevamiento deberá dejarse asentado, en una minuta, toda la información recogida y que no está contemplada en normas o reglamentaciones formales. Esta minuta deberá circularizarse a las áreas auditadas y obtener la confirmación o rectificación de lo expuesto. 199
2.2 Pruebas de cumplimiento: Consisten en verificar el grado de efectivo cumplimiento de lo previamente relevado, mediante el análisis de cada una de las operaciones integrantes de la muestra seleccionada por el auditor. La constatación del efectivo funcionamiento de los sistemas y controles en relación a aquellos que fueron descritos, se lleva a cabo a través de las siguientes tareas: Indagación Observación Inspección de documentos y registros Reproducción (repetir la ejecución de controles y/o funciones de procesamiento). transacciones de pruebas (datos de prueba). 2.3 Pruebas sustantivas: Adicionalmente a las pruebas de cumplimiento se deben realizar pruebas sustantivas, éstas permiten verificar el grado de confiabilidad del sistema de información del Organismo. Para ello se utilizan algunos o todos los siguientes procedimientos: Analítico: comparación de datos relevantes. Obtención de confirmaciones directas de terceros. Verificaciones y cálculos matemáticos. Programas de recuperación de datos de archivos Utilización de software de auditoría ( en el caso que la empresa cuente con dicha herramienta). Muestreo, donde deben realizarse los siguientes pasos de auditoría: Determinación del objetivo de la prueba. Definición del universo auditable. 200
Determinación de la unidad de muestreo. Control de la equivalencia entre el marco y el universo. Definición del periodo que cubre la prueba. Determinación de la razonabilidad del periódo seleccionado. Elección del método a utilizar en el muestreo. Cálculo del tamaño de la muestra. Selección de la muestra. Realización del muestreo. Evaluación de errores o dispersión. Interpretación de resultados. 2.4 Análisis y evaluación de información: a) Evaluación de evidencias. Los procedimientos descritos se orientan a obtener evidencias sobre los controles internos, de las operaciones. Para llegar a las conclusiones, el auditor debe evaluar las evidencias a fin de considerarse válidas, es decir, adecuadas y pertinentes a la cuestión, y suficientes, o sea, cuantitativamente y cualitativamente satisfactoria con relación a lo que se desea comprobar. Por lo tanto se debe decidir el alcance de la tarea a realizar, determinando la cantidad de hechos y evidencia que someterá a su análisis. Para ello debe conocer previamente el campo a auditar. b) Evaluación de los controles: Cuando se evalúan los mecanismos de control, los auditores deben estar atentos a que los controles funcionen a los distintos niveles y que estén íntimamente relacionados. Abarca los pasos de auditoría a realizarse para evaluar la efectividad de las medidas de control existentes o el grado en el que se logra el objetivo de control. - Básicamente decidiendo qué evaluar, cómo evaluar y si es conveniente hacerlo. 201