Ajuste de Costos Indice INTRODUCCIÓN... 3 PRERREQUISITOS (ANTES DE INSTALAR)... 4 PRERREQUISITOS : 4 INSTALACIÓN... 5 INSTALACIÓN DEL MÓDULO DE PROCESO 5 CONFIGURACIÓN... 6 CONFIGURACIÓN REGIONAL 6 CONFIGURACIÓN DEL MÓDULO 7 PROCESO AJUSTE DE COSTOS (BATCH)... 9 ASIENTOS CONTABLES... 11 (Ajuste de Cuentas de Costo) Página 2
Introducción El modulo de Ajuste de Costos, permite reversar el asiento de costos original generado por B1, en las transacciones de ventas del tipo : - Despachos - Facturas - Facturas de Exportación - Boletas - Notas de Débito - Notas de Crédito - Devoluciones Dicha reversa creará un comprobante adicional por línea de documento, entre la cuenta de costos originalmente asignada al producto y a cuenta asignada en la línea del documento, en el campo de usuario definido para ello. El asiento contable solo se generará para líneas de documentos con artículos definidos en inventario (no para servicios). 1. Proceso de Ajuste de costos (Proceso Batch) : Mediante esta aplicación se pueden procesar todos los documentos, por tipo, en un rango de fecha. Esto permite procesar aquellos documentos que, por ejemplo, fueron generados a través del Wizard de B1 y para los cuales se debe reversar el asiento contable de costos original. (Ajuste de Cuentas de Costo) Página 3
Prerrequisitos (Antes de Instalar) Prerrequisitos : Antes de instalar este la aplicación, verifique si cumple con los prerrequisitos : - Sistema Operativo : 2000 o XP en estaciones de trabajo. - Servicio Framework 1.1 Español, instalado en estaciones de trabajo - SAP SBO 2005 Instalado y configurado (con Microsoft SQL-SERVER) - Cliente SBO instalado en la estación donde se ejecutará el módulo. - Librería DI -API de SAP instalado en la estación de trabajo donde se ejecutará el módulo. - SQL-SERVER instalado como motor de datos, en modalidad CASE INSENSITIVE. - Modulo de Libros Legales de SBO Chile Instalado y Configurado (versión 2.x o superior). Además de los prerrequisitos antes mencionados, será necesario que estén creados dos campos de usuario en los documentos de Marketing, en todas las compañías existentes en B1. Estos son : COST_FG : Flag de Actualización del documento, a nivel de titulo, Alfanumérico de largo 1, Valor por def ecto N ACCTCOST : Cuenta contable de ajuste, a nivel de detalle (apuntes), Alfanumérico de largo 210. Este campo deberá ser llenado mediante Query formateada, de acuerdo a las reglas de negocio establecidas. El proceso, solo selecciona la cuenta ahí asignada para generar el ajuste pero no discrimina de que cuenta se trata. (Ajuste de Cuentas de Costo) Página 4
Instalación Instalación del Módulo de Proceso Ejecute el Setup.exe de la instalación y siga los pasos detallados en pantalla. Ingrese El nombre del Servidor el Login y passw ord del Administrador SQL. Para proceder a crear el usuario necesario para la operación de la aplicación. Una vez creado el usuario, aparecerá el siguiente mensaje en su pantalla, Presione Aceptar para confirmar el mensaje. Si el usuario ya existía en su Base de datos, aparecerá el siguiente mensaje. Presione Aceptar para confirmarlo (Ajuste de Cuentas de Costo) Página 5
Configuración Configuración Regional Para operar correctamente con la aplicación, es necesario verificar previamente la configuración regional de su equipo, sobre todo en lo que dice relación al formato de fecha que su equipo maneje. IMPORTANTE : Si la Configuración regional no es la correcta, puede que la aplicación no funcione bien o presente un error de ejecución. El módulo, solo funciona correctamente con la configuración regional del tipo : - Español Chile, con formato de fecha dd-mm-aaaa - Ingles Estados Unidos con formato de fecha M/d/aaaa Verifique el formato utilizado por su equipo (cliente) antes de ingresar al módulo. Para ello, ingrese a Inicio/Configuración/Panel de Control/Configuración Regional. Aparecerá la siguiente pantalla : este módulo de Libros Legales, Seleccione el idioma y formato de fecha, de los válidos especificados anteriormente y presione Aplicar. SI usted esta dentro del modulo, salga y vuelva a ingresar, de modo de actualizar la configuración. (Ajuste de Cuentas de Costo) Página 6
Configuración del Módulo Campos de Usuario : Para operar con este módulo deben estar creadas las tablas y campos de usuario para su correcto funcionamiento. Además, es necesario que estén creados los siguientes campos de usuario, en tablas B1. Campo Tipo Subtipo Largo Tablas ACCTCOST Alfanumérico Ninguno 210 línea Documento de Marketing COST_FG Alfanumérico Ninguno 1 Encabezado Documento de Marketing Activación de la aplicación de Proceso : Una vez que usted haya instalado el modulo de ajuste de costos en la estación de trabajo, es necesario, habilitar la opción de Proceso en B1. Para ello, ingrese a B1 opción Lanzar Aplicación y agregue la opción del modulo (Ejecutable) : - Proceso Ajuste de Costo : Recorre documentos de venta para generar asientos de ajuste (ProcesoCtaCosto.exe) IMPORTANTE : ESTA OPCION, DEBE SER EJECUTADA DESDE B1. ESTO ES, DEBEN SER AGREGADA COMO OPCION DE B1. PARA ELLO EL USUARIO DEBE ESTAR CONECTADO A UNA COMPAÑÍA. LA OPCION NO PUEDE SER EJECUTADA SI B1 NO ESTA EN EJECUCION EN LA ESTACION CLIENTE. (Ajuste de Cuentas de Costo) Página 7
Asignación de Cuenta Contable de Ajuste : Como se menciono anteriormente, ambos procesos, Match y No líen, crearán un asiento contable, por cada línea de documento, entre la cuenta asignada por BC para el artículo y la cuenta de ajuste asignada en la línea del documento. Será necesario este creado el query formateado, que asigne la cuenta de ajuste de costo, válida en B1, para cada línea del documento ingresado. IMPORTANTE : EL MODULO, EN AMBAS MODALIDADES (ONLINE Y BATCH), GENERARA EL ASIENTO DE AJUSTE A LAS CUENTAS ASIGNADAS SIN IMPORTAR LA REGLA DE NEGOCIO. Actualización del Flag de Costo : Cada documento ingresado, es asignado con el valor por defecto establecido en el flag del encabezado (con valor N ), indicando que no se ha efectuado el asiento de ajuste. Ambas modalidades (batch y Online) solo tomarán en cuenta aquellos documentos para los cuales no se haya generado el asiento contable. Ambas modalidades actualizaran este flag a Y una vez procesado el documento. Por lo anterior, será necesario que se agregue una query formateada para aquellos documentos que son copiados desde otros documentos de origen, para que se actualice correctamente este flag. De lo contrario será copiado, con el valor del documento de origen. (Ajuste de Cuentas de Costo) Página 8
Proceso Ajuste de Costos (Batch) Esta opción Permite procesar los documentos ingresados por rango de fecha, que no estén actualizados, es decir, para aquellos que no se han generado asientos contables de ajuste. Típicamente, esto podrá ocurrir, cuando los documentos sean generados a través del Wizard de B1, o por que en la actualización Online se ha producido un error, que implica reprocesar el documento. Para Procesar documentos, ejecute la aplicación desde B1, por la opción Lanzar Aplicación. Aparecerá la siguiente pantalla : Seleccione : Rango de Fecha : Rango de fecha a considerar en el proceso. Tipo de Documento : Seleccione el o los tipos de documentos a procesar. Presione OK, para procesar. Una vez comenzado el proceso, aparecerá una ventana de Estadísticas, indicando la información procesada. Verifique la información una vez finalizado el proceso, para asegurar que fueron procesados correctamente los documentos seleccionados. (Ajuste de Cuentas de Costo) Página 9
Estadísticas del Proceso : Rango de Fecha : Desde :01-01-2005 Hasta :05-12-2005 Ajuste de Despachos Ajuste de Facturas Ajuste de Boletas Ajuste de Notas de Débito Ajuste de Facturas Exportación Ajuste de Notas de Crédito Ajuste de Devoluciones Procesando Despachos. ESPERE... (1) Registros a Ajustar Guía : 00000073 Item : CEM -100 (1) Guías Actualizadas. (1) Comprobantes Creados. Procesando Facturas. ESPERE... (1) Registros a Ajustar Factura : 00000092 Item : CEM -100 (1) Facturas Actualizadas. (1) Comprobantes Creados. Procesando Boletas. ESPERE... No existe Boletas para Actualizar. (0) Boletas Actualizadas. (0) Comprobantes Creados. Procesando Notas de Débito. ESPERE... No existe Notas de Debitos para Actualizar. (0) Notas de Débito Actualizadas. (0) Comprobantes Creados. Procesando Facturas Exportación. ESPERE... No existe F.Exportación para Actualizar. (0) F.Export Actualizadas. (0) Comprobantes Creados. Procesando Notas de Crédito. ESPERE... No existe Notas de Crédito para Actualizar. (0) N.Crédito Actualizadas. (0) Comprobantes Creados. Procesando Devoluciones. ESPERE... (1) Registros a Ajustar Devolución : 00000004 Item : CEM -100 (1) Devoluciones Actualizadas. (1) Comprobantes Creados. Fin del Proceso. (Ajuste de Cuentas de Costo) Página 10
Asientos Contables Cada documento deberá generar un asiento contable, que puede ser verificado en B1, por la opción de Finanzas Registro en el Diario y debe ser c omo se muestra en la pantalla siguiente : Documento B1 Permite procesar los documentos ingresados por rango de fecha, que no estén actualizados, es decir, para aquellos Referencia por tipo Doc que no se han generado asientos contables de ajuste. Típicamente, esto podrá ocurrir, cuando los documentos Folio Si existe el traspaso de la información de fletes, desde Los despachos efectuados por B1 y las Transferencias de inventario entre bodegas. Solo serán Traspasadas aquellas Guías o Transferencias que tengan asignado un tipo de Traslado ( 2 = Con Guía. Los despachos o transferencias con tipo ( 1 = Sin Guía) no serán considerados por el proceso de Traspaso. El proceso de Traspaso, se puede ejecutar por Rango Referencia de fechas por de Línea Documentos de Documento y considerando Traslados o (Ajuste de Cuentas de Costo) Página 11