REPÚBLICA DE PANAMÁ MINISTERIO DE LA PRESIDENCIA Unidad de Análisis Financiero para la Prevención del Blanqueo de Capitales y Financiamiento del Terrorismo INSTRUCTIVO GENERAL PARA LAS EMPRESAS ESTABLECIDAS EN LA ZONA LIBRE DE COLÓN, EN MATERIA DE ENVIO DE LAS DECLARACIONES DE EFECTIVO Y CUASI-EFECTIVO Revisado en Diciembre de 2008 Panamá, Rep. de Panamá UAF www.uaf.gob.pa
AVISO El (los) Formulario (s) Declaración (es) de Efectivo y Cuasi-efectivo (UAF-ZL), la información financiera y demás datos contenidos en estos Informes tienen el carácter de Confidencial y solo podrán ser utilizados para los fines exclusivos que establezca la legislación en materia Anti-Blanqueo de Capitales y contra el Financiamiento del Terrorismo que rige en el país. La (s) empresa (s) establecidas en la Zona Libre de Colón deberán enviar la (s) Declaración (es) de Efectivo y Cuasi-efectivo mensualmente a la Unidad de Análisis Financiero para la Prevención del Delito de Blanqueo de Capitales y el Financiamiento del Terrorismo (UAF), durante los primeros cinco (5) días hábiles del mes siguiente al mes reportado, tal como lo indica este Instructivo. Es deber de las empresas conservar los originales o copia, según se trate, de las Declaraciones de Efectivo y/o Cuasi-Efectivo debidamente diligenciadas, cuando las autoridades competentes así lo requieran. Se hace constar que ni la Unidad de Análisis Financiero para la Prevención del Delito de Blanqueo de Capitales y el Financiamiento del Terrorismo (UAF), ni la Gerencia de la Zona Libre de Colón, asumirán responsabilidad legal o de cualquier otra índole producto del manejo inapropiado de la Declaración y las informaciones financieras transmitidas. De igual modo, el usuario y la contraseña que le asigne la Gerencia General de la Zona Libre de Colón deberán ser utilizadas en la forma que le fije el organismo de supervisión y control. La infracción de los deberes descritos dará lugar a la imposición de sanciones administrativas, civiles y/o penales que apliquen en contra de la empresa, del empleado autorizado u otro empleado que resulte responsable del acto u omisión de que se trate, según lo dispuesto en la Ley Nº 42 de 2 de octubre de 2000, Que establece Medidas para la Prevención del Delito de Blanqueo de Capitales, el Código Penal y demás normas legales y reglamentarias vigentes en esta materia. 2
ÍNDICE I. ENTIDADES REPORTANTES 4 II. PERIOCIDAD EN EL ENVIO DE LOS FORMULARIOS DE REPORTE 6 III. PROCEDIMIENTO DE ENTREGA DE LOS FORMULARIOS DE REPORTE DE EFECTIVO Y CUASI-EFECTIVO A LA UAF 7 IV. CONSERVACIÓN DE REGISTROS DE DECLARACIONES DE EFECTIVO Y CUASI-EFECTIVO 8 V. TRANSACCIONES QUE SE DEBEN DE REPORTAR 10 VI. DEFINICIONES 11 VII. INSTRUCCIONES GENERALES 13 VIII. EXCLUSIONES. 17 IX. FUNDAMENTO LEGAL 18 ANEXO 20 3
I. ENTIDADES REPORTANTES. La Unidad de Análisis Financiero para la Prevención del Blanqueo de Capitales y el Financiamiento del Terrorismo (UAF), en cumplimiento de lo dispuesto en la Ley No.42, de 2 de octubre de 2000, Que establece las Medidas para la Prevención del Delito de Blanqueo de Capitales y sus Decretos reglamentarios, relativos a la Prevención de este flagelo, se adopta el presente INSTRUCTIVO GENERAL PARA LAS EMPRESAS ESTABLECIDAS EN LA ZONA LIBRE DE COLON, el cual es del tenor siguiente: Constituyen entidades declarantes que deben remitir a la Unidad de Análisis Financiero (UAF) la información relativa a las transacciones de clientes que trata el Artículo No.7 de la Ley No.42 de 2000, mediante el uso del Formulario de Declaración de Efectivo y Cuasi-Efectivo (UAF-ZL) aprobado por esta Unidad: a) Las empresas con Clave de Operación o Licencia para Operar vigentes, expedidas por las instituciones públicas del país, encargadas de la regulación y de la supervisión de las empresas establecidas en la Zona Libre de Colón, a saber: la Gerencia General de la Zona Libre de Colón. b) Las empresas que aún cuando No registren transacciones durante el mes reportado, o las mismas sean menores de B/.10,000.00 (DIEZ MIL BALBOAS CON 00/100), deberán llenar con (0) cada columna, además de la casilla No.8 NADA QUE REPORTAR del formulario (UAF-ZL), dejando como constancia que NO HUBO transacciones durante el mes reportado, que califiquen con arreglo a lo dispuesto en el Artículo No.7 de la Ley No.42 de 2000. c) Las empresas que se encuentran en proceso de organización para el inicio de sus operaciones, en proceso de reparación o de remodelación de sus instalaciones, deberán llenar con (0) cada columna, además de la casilla No.8 4
NADA QUE REPORTAR, mientras su Licencia de Operación se encuentre vigente. d) Las empresas cuyo personal responsable de preparar y enviar los informes de Declaración en Efectivo y Cuasi-Efectivo en el formulario (UAF-ZL) a la UAF, se encuentre haciendo uso de su período de vacaciones o de licencia, para lo cual, deberá designar una persona que se encargue de ésta función, mientras dure el período de vacaciones o la licencia del titular, notificando la nueva designación por escrito y con anticipación, a la Unidad de Análisis Financiero para la Prevención del Delito de Blanqueo de Capitales y el Financiamiento del Terrorismo (UAF) y a la Gerencia General de la Zona Libre de Colón. Nota Importante: El formulario de Declaración de Efectivo y Cuasi-Efectivo (UAF-ZL), deberá ser completado a máquina o en letra imprenta legible, y debe ser firmado por el empleado autorizado, o por la persona que designe la empresa, responsable de preparar el informe de reporte de efectivo y cuasi-efectivo, mediante el uso del formulario UAF-ZL. Esta medida aplica cuando la entrega del (los) formulario (s) de reporte (s) de efectivo y cuasi-efectivo, ya sea en físico o en papel a la Gerencia General de la Zona Libre de Colón, y vía fax, o a través del correo electrónico, a las oficinas de la UAF, según el procedimiento establecido en la sección III Procedimiento de Entrega de los Reportes a la UAF. 5
II. PERIOCIDAD EN EL ENVIO DE LOS FORMULARIOS DE REPORTE El formulario de Reporte de Efectivo y Cuasi-Efectivo (UAF-ZL), a que se refiere este instructivo, debe ser enviado a las oficinas de la UAF, dentro del período establecido en la Ley No. 42 de octubre 2000 y sus decretos, durante los cinco (5) primeros días hábiles del mes siguiente, al mes reportado. La información registrada en el formulario de declaración de efectivo y cuasiefectivo (UAF-ZL), debe de incluir la (s) transacción (es) realizada (s) por la empresa durante el mes anterior al que se reporta, de acuerdo a lo establecido en la Ley 42 de octubre 2000. Ejemplo: Si una empresa registra la transacción de un cliente, que consiste en el abono o en el pago por la suma de B/.15,000.00, en efectivo el día 18 de enero de 2008. Esta transacción deberá ser reportada a la UAF, utilizando el Formulario de Reporte de Efectivo y Cuasi-Efectivo (UAF-ZL), el cual debe ser enviado por la empresa, dentro del período de los cinco (5) primeros días hábiles del mes siguiente, al mes reportado, es decir febrero de 2008. 6
III. PROCEDIMIENTO DE ENTREGA DE LOS FORMULARIOS DE DECLARACIÓN DE EFECTIVO Y CUASI-EFECTIVO A LA UAF POR PARTE DE LAS EMPRESAS ESTABLECIDAS EN LA ZONA LIBRE DE COLÓN. A. Procedimiento Actual utilizado en el envío de los Formularios de Declaración de Efectivo y Cuasi-efectivo UAF-ZL. Las empresas establecidas en la Zona Libre de Colón enviarán sus Formularios de Reporte en Efectivo y Cuasi-Efectivo a la UAF, de la siguiente manera: 1.- Vía fax, al número 514-0112 2.- A través de la dirección de correo electrónico: captura@uaf.gob.pa Nota Importante. En el caso de reportar vía correo electrónico, las empresas deberán enviar a las oficinas de la UAF, el Formulario de Declaración (UAF-ZL), con la imagen del formulario de reporte en formato PDF, debidamente firmado por el empleado autorizado o la persona que designe la empresa. B. Nuevo Procedimiento para el envío de los Formularios de Declaración de Efectivo y Cuasi-efectivo UAF-ZLC. (Sujeto a próximo implementación a partir de la notificación oficial por parte de la Gerencia General de la Zona Libre de Colón a las empresas). Con el objetivo de ofrecer de optimizar sus procesos y ofrecer una mejor calidad en sus servicios a las empresas establecidas en la Zona Libre de Colón, la Gerencia General de esta Zona Franca próximamente habilitará dentro de su plataforma informática un sistema que permitirá el envío expedito, eficaz y seguro 7
de todos los Formularios de Reportes en Efectivo y Cuasi-Efectivo (UAF-ZL), con la información requerida. A través de esta nueva plataforma electrónica de la Gerencia de la Zona Libre de Colón, las empresas remitirán a la UAF el (los) formulario (s) de Declaración (es) de Efectivo y Cuasi-Efectivo mensualmente, con el Informe de Movimiento Comercial, dentro de los cinco (5) primeros días hábiles del mes siguiente al mes reportado y sujeto al cumplimiento de los demás requisitos descritos en este instructivo. Nota: Tenga presente que este nuevo procedimiento de envío electrónico de las Declaraciones de Efectivo y Cuasi-efectivo UAF-ZL iniciará a partir del aviso oficial por parte de la Gerencia General de la Zona Libre de Colón a empresas que operan en la Zona Franca. 8
IV. CONSERVACIÓN DE REGISTROS DE DECLARACIONES DE EFECTIVO Y CUASI-EFECTIVO. Las empresas establecidas en la Zona Libre de Colón, deberán conservar el original y/o copia impresa digilenciada del formulario de reporte de declaración (UAF-ZL), según lo establece la Ley 42 de octubre 2000, por el período de cinco (5) años. El original y/o copia impresa diligenciada de este formulario de declaración de efectivo y cuasi-efectivo (UAF-ZL), deberá estar disponible, cuando así lo requieran: la Unidad de Análisis Financiero para la Prevención del delito de Blanqueo de Capitales y el Financiamiento del Terrorismo (UAF), la Gerencia General de la Zona Libre de Colón, o la autoridad judicial debidamente autorizada. 9
V. TRANSACCIONES QUE SE DEBEN DE REPORTAR. Las empresas establecidas en la Zona Libre de Colón deberán reportar: a) Todos los pagos y abonos realizados por un mismo cliente en efectivo o cuasi-efectivo, en cantidades iguales o mayores a B/.10,000.00 (DIEZ MIL BALBOAS CON 00/100) b) Todos los pagos o abonos en efectivo o cuasi-efectivo sucesivos, realizados por un mismo cliente dentro de una misma semana, que aunque sean inferiores a B/.10,000.00 (DIEZ MIL BALBOAS CON 00/100), totalicen la suma de B/.10,000.00, en el curso del mismo mes. La sumatoria total de los pagos o abonos recibidos, correspondientes a cada instrumento Efectivo, Cheque de Gerencia, Cheque de Viajero u Orden de Pago, deberán repetirse, tanto en la columna de Cuasi-Efectivo, como en la Columna de Total. 10
VI. DEFINICIONES. Se confiere el siguiente significado a los términos que se mencionan a continuación: Cliente: Es la persona natural o jurídica por cuya cuenta se lleva a cabo la operación con la entidad declarante, una vez, ocasionalmente o de forma habitual, independientemente de la existencia de las relaciones contractuales más generales establecidas con anticipación entre las partes. Cuasi-efectivo: Son los Cheques de Gerencia, Cheques de Viajero y Ordenes de Pago, librados al portador, con endoso en blanco expedidos, recibidos o depositados dentro de una misma fecha o fechas cercanas en la misma semana y/o por un mismo librador o libradores de la misma plaza, por un monto de B/.10,000.00 (DIEZ MIL BALBOAS CON 00/00) en adelante. Nota: El Cuasi-Efectivo, forma parte de: Cheque de Gerencia, Cheque de Viajero y Órdenes de Pago. Los pagos o abonos recibidos, mediante el cuasi-efectivo, deberán registrarse en cada columna correspondiente, según la forma como fue recibido el pago del cliente, a través de: Cheques de Gerencia, Cheques de Viajero u Órdenes de Pago. * Cheques de Gerencia: Es aquel cheque emitido por un banco contra si mismo. El banco, que ha recibido un depósito por cierta suma de dinero, garantiza de esta manera el pago de dicho monto al tenedor del mismo. 11
* Cheques de Viajero: Es el medio de pago diseñado especialmente para las personas que viajan, cuando por razones de seguridad, les resulta preferible el no trasladarse con dinero en efectivo. * Ordenes de Pago o Money Orders : Son los pagos efectuados por medio de giro postal, giro de dinero, giro bancario, orden de pago, emitidos por una entidad bancaria o agentes de pago autorizados, por ejemplo: Western Union. * Giros postales: Son los cheques emitidos por cualquier oficina postal en cualquier parte del mundo, por lo general, en Panamá los mas usados son los giros postales de Estados Unidos, denominados US Postal Money Orders. * Cheques de Cajero o Cashiers Checks : Son los cheques emitidos por los bancos de los Estados Unidos de América. 12
VII. INSTRUCCIONES GENERALES: El formulario de Reporte de Efectivo y Cuasi-Efectivo denominado UAF-ZL, que se adjunta, deberá ser utilizado por las empresas establecidas en la Zona Libre de Colón, con el objeto de reportar todas las transacciones en efectivo o cuasiefectivo, por montos iguales o mayores a B/.10,000.00 (DIEZ MIL BALBOAS CON 00/100), según lo dispuesto en el artículo No.7 de la Ley No.42 de 2000. (Ver formulario (UAF-ZL) Este formulario de reporte (UAF-ZL), deberá ser completado con la siguiente información, de la siguiente manera: 1.- Mes Año: Indicar el mes y año a que corresponde el reporte 2.- Empresa: Indicar el nombre completo de la empresa que reporta 3.- Clave del Usuario: Indicar el número de la Clave de Operación otorgada por la Gerencia General de la Zona Libre de Colón, a la empresa que reporta 4.- R.U.C.: Indicar el número del Registro Único del Contribuyente (RUC) de la empresa que reporta 5.- Semana del al: 5.1 Para el cálculo y registro de las semanas dentro del formulario UAF-ZL, se tomará en cuenta los siete (7) días de cada semana del mes que se reporta. La primera semana comienza el día 1 del mes y termina el día sábado de la misma semana. Las semanas subsiguientes inician los días domingos y terminan los días sábados de la respectiva semana. Ejemplo No.1 (Mes de enero de 2009) Semana No.1: Semana No.2: Semana No.3: Semana No.4: Semana No.5: Inicia jueves, 1 de enero y termina sábado, 3 de enero Inicia domingo, 4 de enero y termina sábado, 10 de enero Inicia domingo, 11 de enero y termina sábado, 17 de enero Inicia domingo, 18 de enero y termina sábado, 24 de enero Inicia domingo, 25 de enero y termina sábado, 31 de enero 13
6.- Monto: Incluye: Los pagos o abonos realizados por un mismo cliente recibidos en efectivo o cuasi-efectivo, en cantidades iguales o mayores a B/.10,000.00. Los pagos o abonos en efectivo o cuasi-efectivo sucesivos, realizados por un mismo cliente dentro de una misma semana, que aunque sean inferiores a B/.10,000.00, totalicen la suma de B/.10,000.00, en el curso del mismo mes. Para registrar los montos de las transacciones que se reportan en el formulario UAF- ZL, utilizar las siguientes columnas: 6a - COLUMNA TOTAL: En la columna Total, se registra la sumatoria total de todos los pagos o abonos recibidos del cliente, reportados por la empresa en cada semana, (Efectivo solamente, o Efectivo + Cuasi-efectivo: Cheque de Gerencia, Cheque de Viajero u Orden de Pago) 6b - COLUMNA EFECTIVO: En la columna de efectivo se registra el monto total de los pagos o abonos recibidos del cliente en efectivo, reportados por la empresa en cada semana. 6c - COLUMNA CUASI-EFECTIVO: En la columna de cuasi-efectivo se registra la sumatoria total de todos los pagos o abonos recibidos del cliente en cuasi-efectivo, reportados por la empresa en cada semana, en las columnas de Cheque de Gerencia, Cheque de Viajero u Orden de Pago. 7a - COLUMNA CHEQUE DE GERENCIA: En la columna de Cheque de Gerencia, se registra la sumatoria total de todos los pagos o abonos recibidos del cliente por la suma de B/.10,000.00 o más, en cheques de gerencia, emitidos en blanco o al portador que no tengan beneficiario. Los cashiers checks se deben incluir en esta columna. 7b -COLUMNA CHEQUE DE VIAJERO: En la columna de Cheque de Viajero, se registra la sumatoria total de todos los pagos o abonos recibidos del cliente por la suma de B/.10,000.00 o más, en cheques de viajero en blanco o al portador, que no tengan beneficiario. 14
7c - COLUMNA ORDENES DE PAGO: En la columna Órdenes de Pago, se registra la sumatoria total de todos los pagos o abonos recibidos del cliente por la suma de B/.10,000.00 o más, en giros emitidos por una entidad bancaria o agente de pago autorizados, por ejemplo Western Union. 8.- COLUMNA NADA QUE REPORTAR: Si una empresa no tiene operaciones en el mes que reportar, por encontrarse en período de organización, o de reparaciones, la empresa declarante deberá llenar cada casilla con (0), además de la columna No.8 NADA QUE REPORTAR. 9.- Nombre del Empleado Autorizado o Nombre de la persona designada por la empresa: Escribir el nombre completo del empleado autorizado o de la persona designada por la empresa, a máquina o en letra imprenta. 10.- Cargo del empleado Autorizado: Escribir el cargo que desempeña el empleado autorizado o de la persona designada por la empresa a máquina o en letra imprenta. 11.- Firma del empleado Autorizado: Los formularios de reporte de efectivo y cuasi-efectivo (UAF-ZL), deben ser firmado (s) por el empleado autorizado o por la persona designada por la empresa, responsable de preparar los informes de reporte de efectivo y cuasiefectivo (UAF-ZL) que son enviados mensualmente a las oficinas de la UAF. 12.- Comentarios: Las empresas establecidas en la Zona Libre de Colón, podrán utilizar la sección de COMENTARIOS, con el fin de poder reportar cualquier otra forma de pago o abono recibido de su cliente, el cual no esté contemplado en el formulario de reporte de efectivo y cuasi-efectivo (UAF-ZL) Para tal efecto, la Unidad de Análisis Financiero para la Prevención del delito de Blanqueo de Capitales y el Financiamiento del Terrorismo (UAF), ha dispuesto en la parte inferior del formulario UAF-ZL, Sección No.12, denominada Comentarios, un espacio para que las empresas puedan colocar la información que consideren necesaria relacionada con otras formas de pago recibidas y los datos básicos del 15
instrumento financiero, tales como: fecha, monto, ordenante, beneficiario, entidad financiera, sea nacional o extranjera y otros. Ejemplos de Instrumentos Financieros: Transferencias bancarias Pagos realizados por clientes a través de Tarjetas de Crédito, Pagos recibidos en depósitos en cuentas bancarias en el extranjero Otros tipos de pagos 16
VIII. EXCLUSIONES. Las transacciones efectuadas por los clientes, a través de los instrumentos o productos financieros que se detallan a continuación, NO SE REPORTAN, sin embargo, tenga presente que la aclaración efectuada por esta UNIDAD, en el título VII (INSTRUCCIONES GENERALES, Sección No.12 COMENTARIOS ) de este instructivo, permite a las empresas la adopción de políticas y procedimientos de control interno de Prevención de los delitos de Blanqueo de Capitales y el Financiamiento del Terrorismo. Nota: El título VII (INSTRUCCIONES GENERALES, Sección No.12, Comentarios del formulario UAF-ZL, le permite a las empresas el reportar todas las transacciones efectuadas en los instrumentos o productos financieros abajo detallados: A. Las cuentas por cobrar y las ventas al crédito. Solamente se reportan al momento del pago parcial o total de la venta, es decir, mediante la consignación de abonos o cancelaciones que correspondan a la suma de B/.10,000.00 o más en efectivo o cuasi-efectivo, en una semana. B.- Las transferencias bancarias. C.- Los cobros realizados, a través de Tarjetas de Crédito. D.- Los cheques recibidos o girados a nombre de la empresa. E.- Los cheques girados a nombre de terceras personas, persona natural o jurídica, o con doble endoso. F.- Las cartas de crédito. 17
IX. FUNDAMENTO LEGAL. Este instructivo se basa en las normas establecidas en las siguientes Leyes, Decretos y demás disposiciones reglamentarias: Ley No. 42, del 2 de octubre de 2000, Que establece las Medidas para Prevenir el Blanqueo de Capitales, publicado en la Gaceta Oficial No.24,152- A, del 2 de octubre de 2000. Decreto Ejecutivo No.1, del 3 de enero de 2001, Por el cual se reglamenta la Ley No.42, del 2 de octubre de 2000, publicado en la Gaceta Oficial No.24,215, del 8 de enero de 2001. Resolución No. JD-008-08, del 24 de julio de 2008, Por medio de la cual se establece el Procedimiento para la Aplicación de las Normas sobre la Prevención de Blanqueo de Capitales y contra el Financiamiento del Terrorismo, en las áreas y en las empresas bajo el régimen de la Zona Libre de Colón, publicado en la Gaceta Oficial No.26,101, del 8 de agosto de 2008. 18
Anexo 19
ANEXO EMPRESAS ESTABLECIDAS EN LA ZONA LIBRE DE COMERCIO REPORTE MENSUAL DE TRANSACCIONES EN EFECTIVO Y CUASI-EFECTIVO (1) Mes Año UAF - ZL (2) Empresa (3) Clave Usuario (4) R.U.C. (5) Semana (6) Monto (7) Detalle de Cuasi- Efectivo Del - al (a) Total (b) Efectivo (c) Cuasi- (a) Ck de Efectivo Gerencia (b)ck. de (b) (c)orden Viajero de Pago (8) Nada que Reportar TOTALES (9) Nombre del Emp. Autorizado (10) Cargo del Emp. Autorizado (11) Firma del Emp. Autorizado (12) COMENTARIOS: 20