EJERCICIO DE PARTICIPACIÓN CIUDADANA - RESUMEN ENCUESTA VIRTUAL DIRIGIDA A LA CIUDADANÍA SOBRE LA IMPLEMENTACIÓN DE MEDIOS MAGNÉTICOS PARA LA RADICACIÓN DE TRÁMITES EN EL INVIMA 2014 El Instituto Nacional de Vigilancia de Medicamentos y Alimentos Invima, está trabajando en conjunto con la ciudadanía, para la construcción de programas, proyectos y actividades en general, que permitan tener acercamiento con la población, con el objetivo de conocer su opinión con respecto a lo que se busca implementar. Debido al compromiso que tiene la Institución en la mejora del servicio prestado, constantemente se busca generar iniciativas que permitan llegar a la excelencia. En este sentido, el Invima trabajó en conjunto con la ciudadanía para la construcción de este proyecto, por medio de la encuesta virtual, que permitió conocer opiniones, sugerencias e iniciativas para implementar el uso de medio magnético para la radicación de trámites. Objetivo Involucrar a la ciudadanía con la participación activa en la construcción de la solución a la propuesta de la implementación de medios magnéticos en la radicación de trámites en el Invima, a través de encuesta virtual. Objeticos específicos Conocer la opinión del ciudadano sobre la implementación de medios magnéticos para la radicación de trámites en el Invima. Promover la participación del ciudadano en la construcción a solución de problemáticas de la Institución. Construir la decisión de la implementación de medios magnéticos en la Institución en conjunto con el ciudadano. Identificar necesidades y recepcionar ideas. Desarrollo de la encuesta La encuesta sobre implementación de medios magnéticos para la radicación de trámites en el Invima, se realizó durante un mes (24 de febrero de 2014 al 25 de marzo de 2014) con las siguientes características: Medio por la cual fue aplicada: la encuesta fue diseñada y aplicada por Google Drive y enviada a través del correo electrónico Institucional.
Participantes: se enviaron las encuestas por medio de correo electrónico a 25 empresas que utilizan los servicios y que radican trámites en la Institución. De las 25 empresas, 20 dieron respuesta oportuna. Preguntas: la encuesta fue diseñada para conocer la opinión y percepción del ciudadano con respecto a la implantación de medios magnéticos en la radicación de trámites en la Institución, esta encuesta contó con 12 preguntas cerradas y un espacio para observaciones generales. Resultados de la encuesta análisis de respuesta A continuación se relacionan los resultados de la encuesta aplicada a 20 empresas que utilizan los servicios y radican trámites en la Institución. De un total de 20 personas encuestadas el 45% tiene entre 26 y 35 años, el 35 % entre 36 y 45 años y el 20% 46 años o más. Se identifica que menores de 25 años no respondieron la encuesta. El 75% de las personas que han realizado trámites durante el 2014, lo han hecho 5 o más veces durante el año, evidenciando la alta frecuencia de visitas de los ciudadanos a la Institución y solicitud de trámites.
Todas las personas que dieron respuestas a la encuesta tienen vínculo laboral con la empresa que realizan trámites en la Oficina de Atención al Ciudadano del Invima. El 67% de las personas que respondieron la encuesta, son titular (representante legal/directivo)
El 40% de los encuestados pertenecen a grandes empresas, el 30% a mediana empresa, el 20% a pequeña empresa y el 10% son microempresarios; estos resultados muestran que la Institución atiende trámites y presta servicios a todo tipo de empresas. El 90% de los encuestados consideran que la implementación de medios magnéticos para radicar documentos en el Invima, es una buena opción. Los encuestados evidencian que frecuentemente hacen uso de medios magnéticos para la documentación, se refleja que el 40% siempre hacen uso de este y 35% algunas veces, tan solo el 5% de los encuestados no hacen nunca uso de este.
Se puede identificar la disposición que tiene los encuestados para radicar los documentos en medio físico y en medio magnético, esto se ve reflejado en la respuesta afirmativa del 75% de los encuestados. De las personas encuestadas que respondieron que no están dispuestos a traer los documentos que va a radicar en medio físico y en medio magnético (25%),de estos el 20% creen que es más trabajo, el otro 20% dice que es por falta de tiempo y el 60% otras razones diferentes. Se puede identificar que un porcentaje representativo (55% totalmente de acuerdo y 35% de acuerdo) están de acuerdo con la implementación de medio magnéticos para la radicación de documentos y además están de acuerdo con la firma digital. Observaciones generales dada por los ciudadanos 1. Los documentos en medio magnético representa un ahorro de tiempo para el usuario, para que se elimine el tiempo del proceso actual de escaneado de documentos (que puede ser de aproximadamente de 1 mes). 2. Que se pueda pasar a sometimiento solo en medio magnético para evitar duplicidad (medio físico y magnético). De hecho, actualmente todos nuestros dosieres se construyen de manera electrónica y se imprimen para presentar al Invima ( lo que genera mayores tiempos y costos )
3. Garantizar la confidencialidad de la información 4. Considero que es un tema muy importante, lo más importante es que el Invima garantice que el trámite se radique y la disponibilidad de la página. La página presenta muchos problemas e inconvenientes, muchas veces no permite cargar los documentos y bloquea los PC, más que confianza en el uso de la documentación lo importante es que el sistema garantice que la información no se pierda y llegue a la persona respectiva, que no toque llevar otra vez los documentos, el sistema debe estar validado y comprobado de acuerdo a las normas internacionales. 5. Para que el proceso fluya mejor, deben tener mejor tiempo de respuesta en los trámites radicados por Invima Virtual, respecto al tiempo en que aparece reflejado el trámite en la página web. 6. Laboratorios La Santé S.A. está de acuerdo con la implementación de documentos digitales, siempre y cuando estos reflejen una mejora notable en los tiempos de respuesta de los diferentes trámites. 7. Es de considerar que si bien es pertinente la implantación de medios magnéticos para la radicación de trámites, es necesario capacitar al personal del Invima en las nuevas tecnologías de la información, pensaría que esta labor debería ser en cooperación con el Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones, Mintic. Conclusiones Las observaciones y opinión de los ciudadanos serán tenidas en cuenta, para mejorar cada uno de los aspectos en los que ellos describen sus inconformidades y sugerencias. Involucrar a la ciudadanía en la construcción de una decisión con respecto a cualquier proyecto de la Institución, permite identificar y entender necesidades, recepcionar y acoger propuestas. Después de revisar y analizar los resultados se concluye que los ciudadanos que respondieron las encuestas están de acuerdo con la implementación de medios magnéticos para radicar documentos en la Institución.
Por lo anterior, y después de realizar los estudios pertinentes, la Institución a partir del 1 de abril del 2014 permite que los ciudadanos radiquen los trámites de medicamentos en la Oficina de Atención al Ciudadano por medio magnético. Para tal fin, se crea la GUÍA PARA LA PRESENTACIÓN DE SOLICITUDES EN MEDIO MAGNÉTICO ANTE EL INVIMA, la cual se encuentra en el siguiente link https://www.invima.gov.co/index.php?option=com_content&view=category&layout =blog&id=256&itemid=1888&limitstart=20