GUÍA DE COBRO EN CAJA POR STUDENT PAYMENT Descripción Esta guía proporciona una descripción detallada del proceso de cobro de cuotas y colegiaturas que se debe seguir en la Caja de UPsite. Objetivos Al terminar esta guía usted será capaz de: - Abrir, cerrar y reabir la caja. - Cobrar en la caja de UPsite cualquier concepto que signifique uno o más cargos para los alumnos de la Universidad. - Consultar el estado de cuenta, así como la información académica del alumno. 1
Índice Descripción 1 Abrir Caja 3 Student Payments 7 Información Académica 12 Resumen Adscripción 13 Estado de Cuenta 14 Detalles de Pago 15 Cerrar la caja 17 Reabrir caja 20 Reportes Corte de caja 23 Impresión de recibos 28 2
Open Cashiers Offices (Abrir Caja General) Utilice esta página para abrir la Caja General de su Campus, así como los Registers o Cajas Individuales y los cajeros que tendrán acceso a dichas cajas. Este proceso se hace todos los días hábiles en la mañana, ya que las cajas se cierran al terminar las labores del día. Pasos Home Mange Student Financials Run Cashiering Use Open Cashier Offices Después de seguir los pasos de la izquierda aparece la página secundaria Find an Existing Value. Business Unit (Unidad de Negocio) Cashier s Office (Caja) Registre el valor correspondiente a su Campus: UPANA para México y UPGDL para Guadalajara. Registre el valor correspondiente a la clave de la caja del Campus en que se encuentre: UPMEX para la Caja de México y UPGDL para la Caja de Guadalajara. Haga clic en el botón Search, el sistema presentará la página Open Cahiers Offices. 3
Current Business Date (Fecha de operación) Registre la fecha en que se abre la caja general. De manera predeterminada el sistema muestra la fecha actual, sin embargo puede registrar cualquier otra fecha que no haya sido utilizada anteriormente. (Abrir Caja General) Haga clic en el botón, el sistema abrirá la caja para poder cobrar. El campo Current Business Date ya no podrá ser modificado después de esta acción. (Copiar cajas individuales y cajeros) Haga clic en el botón, el sistema copiará los registros de la misma manera en que se abrieron en una fecha anterior. Haga clic en la siguiente pestaña, el sistema mostrará la página Open Registers (Abrir Cajas Individuales). 4
Open Registers (Abrir Cajas Individuales) Utilice esta página para abrir las cajas individuales que existan en su Campus, así como los tipos de cobro (Tender Keys) que se podrán utilizar. Pasos Home Mange Student Financials Run Cashiering Use Open Cashier Offices Después de seguir los pasos de la izquierda aparece la página secundaria Find an Existing Value. Register (Caja individual) Open (Abrir) Ternder Key (Tipo de transacción) Seleccione la caja que desee abrir. Active esta casilla para indicar al sistema que abra la caja que registró en el campo anterior; una vez activada, la casilla aparecerá en color gris y ya no podrá modificarse. Seleccione el valor que corresponda al tipo de cobro que podrá efectuar la caja individual que está abriendo. Los valores permitidos para este campo son: Deposit ID Opening Balance Para poder recibir otros tipos de transacción en esa caja, inserte registros haciendo clic en el botón y seleccione el nuevo Tender Key que requiera. Repita el proceso hasta asignar todos los tipos de transacción que se podrán recibir en esa caja. Este campo no se utilizará. Este campo no se utilizará. Haga clic en la siguiente pestaña, el sistema mostrará la página Open Cashiers (Abrir cajeros). 5
Página Open Cashiers (Abrir Cajeros) Utilice esta página para asignar a el o los cajeros que tendrán acceso a la caja individual, abierta en la página anterior, y asignarles los tipos de transacción que podrán recibir. Pasos Home Mange Student Financials Run Cashiering Use Open Cashier Offices Después de seguir los pasos de la izquierda aparece la página secundaria Find an Existing Value. Cashier (Cajero) Register (Caja individual) Tender Key (Tipo de transacción) Deposit ID Opening Balance Seleccione el cajero que podrá cobrar en la caja abierta en la página anterior. Seleccione la caja en la que el cajero podrá cobrar. Para poder registrar una caja en este campo ésta deberá estar abierta en la página anterior. Registre los tipos de transacción que el cajero podrá recibir en la caja registrada. Si utiliza códigos de bancos registre aquí el que use actualmente, este campo es opcional. Registre, si aplica, el monto con que inicia operaciones el cajero. Guarde la información registrada. 6
Student Payments (Pagos de Estudiantes) Utilice esta página para cobrar a los alumnos en la Caja de UPsite. Pasos Después de seguir los pasos de la izquierda aparece la página secundaria Find an Existing Value. Home Mange Student Financials Run Cashiering Use Student Payments Business Unit (Unidad de Negocio) Cashier s Office (Caja) Receipt Number (Número de recibo) ID (Clave del Alumno) Registre el valor correspondiente a su Campus: UPANA para México y UPGDL para Guadalajara. Registre el valor correspondiente a la clave de la caja correspondiente al Campus en que se encuentre: UPMEX para la Caja de México y UPGDL para la Caja de Guadalajara. Este campo aparece lleno con nueves, no cambie este valor. Registre la clave del alumno que efectuará un pago. Haga clic en el botón, el sistema mostrará la página Student Payments (Pagos de estudiantes). 7
Ref Nbr (Número de referencia) Term Target Este campo es libre, se puede registrar un número de referencia para llevar un orden en los pagos, por ejemplo si el pago es por una conferencia o un concierto únicos puede registrar la clave del evento. Registre el Term en el cual se efectúa el pago. Registre el valor PAGOS, cuando el alumno hace un pago de una cuota normal. Si son pagos específicos como el pago de la credencial, se debe buscar un Target específico. Amount (Monto) Nota: Existe la opción de registrar otros valores, pero no son de uso general de cobro a alumnos, solamente se utilizan para efectuar ajustes. Registre el monto del pago total que está recibiendo. 8
Tender (Tipo de transacción) Seleccione el valor correspondiente según la forma de pago que está recibiendo. En esta sección de la página es posible registrar diferentes formas de pago, si es el caso, inserte renglones con el botón y registre las diferentes formas en que se completará todo el pago. Es importante que la cantidad registrada en el área de Target Detail sea igual a la suma cada una de las cantidades registradas en la sección Tender Detail. Nota: Para el cobro con tarjeta de crédito o débito el sistema solicita la información de la tarjeta, nombre, fecha de vencimiento, como se muestra a continuación: Tender Al registrar el Tender: TCREDITO, teclee el tabulador y el sistema presentará la página Credit Card Information. Registre la información requerida como se indica a continuación: 9
Card Type Card Number Expiration First Name, Last Name Bank Tracer Nbr Country Email Adresss Telephone Seleccione el valor correspondiente a la tarjeta con que el alumno está pagando. Registre el número de la tarjeta. Registre la fecha de expiración, según lo pida el formato, puede variar según las diferentes tarjetas, en este ejemplo es mes y año. Registre nombre y apellido respectivamente en estos campos. Este campo no se utiliza. Registre la clave del el país de origen, para México la clave es MEX, al salir de este campo con el tabulador aparecen los campos para registrar la dirección según la nomenclatura del país seleccionado. Para México es Calle y número, Colonia, Delegación, Ciudad, Código Postal y Estado. Registre la dirección de correo electrónico. Este campo no es requerido, puede permanecer en blanco. Registre el número telefónico. Haga clic en el botón Payments., el sistema regresará a la página Student 10
Una vez completada toda la información del pago haga clic en el botón, el sistema posteará el pago y lo descontará de la cuenta del alumno, después quedará la página en gris y ya no se podrá modificar información, como se muestra a continuación. Haga clic en el botón para recibir un nuevo pago, el sistema volverá a mostrar la página con los criterios de búsqueda. Registre el ID del alumno que viene a pagar y repita el procedimiento anterior. 11
Información Académica del alumno Academic Information Haga clic en este vínculo, para ver la información académica del alumno. Term Career Prim Prog Group Units Academic Plan Muestra los periodos en que el alumno ha estado activo. Muestra el o los niveles académicos del alumno. Muestra el o los programas que el alumno ha cursado. Corresponde al grupo al que pertenece el programa académico. Son las unidades que cursó o está cursando el alumno. No se utiliza. 12
Resumen de Adscripción Enrollment Haga clic en este vínculo, para ver las materias a las que está o estuvo enrolado el alumno en el ciclo escolar que está corriendo; aparecerá la página Erollment Summary. Haga clic sobre este vínculo para ver todos los registros de la página. Muestra el class number, subject, y el catálogo de las materias en las que está enrolado el alumno, así como la session y la sección o grupo. Se muestra el estado del alumno: si el alumno está enrolado, aparecerá con Status: Enrolled; y si está dado de baja aparecerá con Status: Drop. En la columna Add Date / Drop Date, el sistema muestra la fecha en que el alumno fue enrolado, así como la fecha en que fue dado de baja. Esta fecha es importante porque si la baja ocurrió dentro de determinados límites, el sistema regresa al alumno un porcentaje de colegiaturas que deben aparecer descontadas en su estado de cuenta. Haga clic en este vínculo para regresar a la página anterior, y vuelva a hacer clic en el mismo vínculo para volver a la página Student Payments. 13
Estado de Cuenta Student Accounts Haga clic en este vínculo para consultar el estado de cuenta del alumno, el sistema mostrará la página Student Accounts. Account Details Aparece la información correspondiente al balance de las cuentas del alumno mostrando totales por ciclo escolar. Haga clic en este vínculo para ver el detalle de la cuenta del alumno, aparecerá la página Account Details. En esta página aparecen los cargos (por ejemplo, Cargo 1 Colegiatura POSG) que se saldaron al procesar el abono que hizo el alumno a su cuenta (por ejemplo, Gracias por su pago en HSBC). También se muestran las becas o créditos con los que cuenta el alumno (Beca FP Colegiatura 1 POS). 14
Detalles del Pago Item Details Haga clic en el vínculo Item Details para ver el detalle de cómo afectó el pago, en la cuenta del alumno. Aparecerá la página Payment Line Details. En esta sección de la página aparece la cuenta o cuentas que afectó el pago. Return Receipt Details, En esta sección aparece la fecha en que se posteó y procesó el movimiento y el monto total. En esta sección aparece el detalle de los cargos que se saldaron o afectaron con el pago procesado. Nota: Todos los datos que aparecen en esta página son solamente informativos y no se pueden modificar, ya que el sistema, al recibir un pago y procesarlo, salda el cargo más antiguo del estudiante y no hay forma de direccionar los pagos a un cargo específico. Haga clic en el vínculo Return, para regresar a la página Account Details. Haga clic en el vínculo Receipt Details, se mostrará la página Student Receipt Details. 15
Utilice esta página para consultar los detalles del pago que realizó el alumno: forma de pago, cantidad total, fecha en que se efectuó el pago. 16
Cerrar la caja (Close Cashier Offices) Utilice esta página para cerrar la Caja General de su Campus, así como los Registers o Cajas Individuales y los cajeros que han recibido pagos en dichas cajas. Este proceso se debe hacer diariamente al terminar las labores del día. Pasos Home Mange Student Financials Run Cashiering Use Close Cashier Offices Después de seguir los pasos de la izquierda aparece la página secundaria Find an Existing Value. Business Unit (Unidad de Negocio) Registre el valor correspondiente a su Campus: UPANA para México y UPGDL para Guadalajara. Cashier s Office (Caja) Registre el valor correspondiente a la clave de la caja correspondiente al Campus en que se encuentre. UPMEX para la Caja de México y UPGDL para la Caja de Guadalajara. Haga clic en el botón (Cerrar cajas individuales)., el sistema mostrará la página Close Registers Close (Cerrar) Active esta casilla para cerrar la caja cuya identificación aparece a la derecha del campo Register. Haga clic en la siguiente pestaña, el sistema mostrará la página Close Cashier. 17
Close Cashier (Cerrar cajero) Utilice esta página para cerrar el acceso de los cajeros que haya dado de alta en la página Open Cashiers. Pasos Home Mange Student Financials Run Cashiering Use Close Cashier Offices Después de seguir los pasos de la izquierda aparece la página secundaria Find an Existing Value. Close (Cerrar) Active esta casilla para cerrar al cajero cuya identificación aparece a la derecha del campo Cashier. Si en recuadro derecho el sistema indica que hay más cajeros registrados, como se ve en el ejemplo anterior 1 of 5 (1 de 5), haga clic en la flecha de desplazamiento para ir al siguiente cajero y activar la casilla Close. Otra forma de cerrar los cajeros es haciendo clic en el texto View All del recuadro azul, el sistema presentará en una sola página todos los cajeros activos en la fecha Business Date. Close Active las casillas que aparezcan en blanco para asegurarse que cerró todos los cajeros. Haga clic en la siguiente pestaña, aparecerá la página Close Offices. 18
Close Offices (Cerrar caja general) Utilice esta página para completar el cierre de la caja general. Haga clic en el botón para completar el proceso de cierre. El sistema mostrará la clave de quien cerró la Caja General, así como la fecha y la hora en que lo efectuó. 19
Reopen Cashiers Offices (Abrir Caja General) Utilice esta página para reabrir la Caja General de su Campus, así como los Registers o Cajas Individuales y los cajeros que reciben pagos en dichas cajas. Este proceso es muy útil para el caso de hacer corte del primer turno del cajero, y para poder hacer el del siguiente no es necesario volver a repetir todo el proceso de abrir, sólo se utiliza esta funcionalidad. Pasos Home Mange Student Financials Run Cashiering Use Reopen Cashier Offices Después de seguir los pasos de la izquierda aparece la página secundaria Find an Existing Value. Business Unit (Unidad de Negocio) Cashier s Office (Caja) Registre el valor correspondiente a su Campus: UPANA para México y UPGDL para Guadalajara. Registre el valor correspondiente a la clave de la caja correspondiente al Campus en que se encuentre: UPMEX para la Caja de México y UPGDL para la Caja de Guadalajara. Haga clic en el botón (Reabrir Caja General)., el sistema mostrará la página Reopen Office 20
Current Business Date (Día activo de operación) Asegúrese que la fecha que aparece en este campo corresponda a la del día en que desea reabrir la caja, si no corresponde debe modificarla antes de hacer clic en el botón Reopen Cashier Office, después ya no podrá modificar la información. Haga clic en el botón, para reabrir la caja. Automáticamente el sistema bloqueará la fecha. Haga clic en la siguiente pestaña, aparecerá la página Reopen Register (reabrir caja individual). Register Open En este campo aparece la clave de la caja que va a abrir. Active esta casilla para reabrir la caja. Tender Key Asegúrese que los Tenders que utilizará el cajero estén comple tos y que no h aya de más, puede quitar o poner utilizando los botones. Haga clic en la siguiente pestaña, el sistema mostrará la página Reopen Cashier (reabrir cajero). 21
Register En este campo aparece el nombre del cajero, si no desea abrir todos los cajeros, desplácese con las fechas del extremo superior del recuadro hasta encontrar al cajero o cajeros que vaya a abrir. Una vez posicionado en el cajero que busca active esta casilla para que el éste pueda operar la Caja Upsite. Nota: No olvide volver a cerrar la caja al término de las operaciones del cajero. 22
Reportes Corte de Caja Corte de caja es el proceso mediante el cual Tesorería obtiene un resumen de los conceptos y montos cobrados en la caja. Utilice este reporte para consultar cada uno de los pagos recibidos a través de Student Payment y Student Post para su Unidad de negocio (Business Unit). Pasos Home Mange Student Financials Run Cashiering UP Report Corte de Caja Después de seguir los pasos de la izquierda aparece la página secundaria Find an Existing Value. El sistema le pide un Run Control ID, si es la primera vez que corre este reporte, haga clic en el vínculo Add a new value, el sistema mostrará la página Add a new value. Registre un Run Control ID o identificador de proceso, con el cual quedarán grabadas las variables con que se generará el reporte y enseguida haga clic en el botón. Si ya tiene un Run Control ID, regístrelo o haga clic en el botón desplegará un listado con los Run Control ID existentes., se 23
Business Unit From Date To Date Registre la unidad de negocio correspondiente al Campus en que se encuentre la caja. Registre la fecha inicial a partir de la cual desea que abarque el proceso. Registre la fecha final, que incluirá el sistema para la corrida del proceso. Nota: Cada vez que cree un nuevo Run Control ID las fechas que aparecerán en estos dos campos corresponderán a la fecha actual. Haga clic en este botón para correr el proceso, el sistema mostrará la página Process Scheduler Request. 24
Nombre del Reporte Type Notas : Todos los registros que aparezcan en la Carátula del Corte de Caja corresponderán a los pagos recibidos por Student Payment, exceptuando el renglón pago de contrarecibos, el cual se recibe por Student Post, debido a que el recibo ya fue emitido por Sudent Payment para su cobro. Así mismo, todos los reportes del Corte de Caja se dividirán y totalizarán en dos partes o dos hojas por cada fuente: lo recibido por Student Payment y lo recibido por Student Post, de tal manera que se puedan identificar los totales de la Carátula del Corte de Caja con los reportes de la fuente Student Payment y pago de contrarecibos, es el único que se recibirá por Quick Post y se procesará mediante estos mismos reportes. Si se recibieran o hicieran otros tipos de movimientos por Student Post diferentes al pago de contrarecibos, se podrán identificar por medio de estos reportes. Seleccione el reporte que desea correr. En caso de que requiera correr todos los reportes puede seleccionar la última opción (Corte de Caja) y el sistema generará los 8 reportes de manera automática. Seleccione el valor Web, excepto para Corte de Caja, en este último debe ser (None). Format Seleccione el valor PDF, excepto para Corte de Caja, en este último debe ser (None). Por último haga clic en el botón OK; el sistema volverá a la página Corte de Caja. En el área superior derecha se registran los números de instancia que asignó el sistema a cada proceso solicitado. Report Manager Haga clic en el vínculo Report Manager para acceder al grupo de páginas de monitoreo de reportes, el sistema mostrará activa la página Report List. 25
Prcs Instance Bajo esta columna aparecerá el número de instancia de su proceso y, a la derecha, su tipo, nombre, fecha y hora en que se corrió, así como su estado de avance o Status. Haga clic en el botón para actualizar la página, hasta que el estado de avance, es decir su Status sea Posted. View Haga clic en este vínculo, aparecerá la página View / Log Trace. UP0374_245225.PDF Haga clic en este vínculo para ver el reporte, el sistema iniciará la aplicación Acrobat Reader y enseguida mostrará la secuencia de reportes del Corte de Caja, similar al que aparece en la siguiente página. 26
Corte de Caja 27
Impresión de recibos Es el proceso mediante el cual podrá imprimir el recibo del pago en la Caja Upsite. Pasos Home Mange Student Financials Run Cashiering UP Report Recibo por número Después de seguir los pasos de la izquierda aparece la página secundaria Find an Existing Value. El sistema le pide un Run Control ID, si es la primera vez que corre este reporte, haga clic en el vínculo Add a new value, el sistema mostrará la página Add a new value. Registre un Run Control ID o identificador de proceso, con el cual quedarán grabadas las variables con que se generará el reporte y enseguida haga clic en el botón. Si ya tiene un Run Control ID, regístrelo o haga clic en el botón desplegará un listado con los Run Control ID existentes., se 28
Business Unit Cashiers Office Receipt Nuber Input File Layout ID Registre la unidad de negocio correspondiente al Campus en que se encuentre la caja, para México es UPANA y para Guadalajara UPGDL. Registre la clave de la Caja General, para México es UPMEX y para Guadalajara UPGDL. Registre el número del recibo que desea imprimir. En este campo siempre registre el valor RECIBO. Haga clic en este botón para correr el proceso, el sistema mostrará la página Process Scheduler Request. Recibo General Type Format Asegúrese que esta casilla se encuentre activada. Seleccione el valor Web. Seleccione el valor PDF. Por último haga clic en el botón OK; el sistema volverá a la página Receipt By Number. 29
En el área superior derecha se registran los números de instancia que asignó el sistema a cada proceso solicitado. Report Manager Haga clic en el vínculo Report Manager para acceder al grupo de páginas de monitoreo de reportes, el sistema mostrará activa la página Report List. Prcs Instance Bajo esta columna aparecerá el número de instancia de su proceso y, a la derecha, su tipo, nombre, fecha y hora en que se corrió, así como su estado de avance o Status. Haga clic en el botón para actualizar la página, hasta que el estado de avance, es decir su Status sea Posted. View Haga clic en este vínculo, aparecerá la página View / Log Trace. 30
UP0306_245238.PDF Haga clic en este vínculo para ver el reporte, el sistema iniciará la aplicación Acrobat Reader y enseguida mostrará la secuencia de reportes del Recibo general similar al que aparece en la siguiente página. Recibo general 31