Página 1 de 9 CONTENIDO Página 1. OBJETIVO 2 2. ALCANCE Y RESPONSABLES 2 3. DEFINICIONES 2 4. MARCO NORMATIVO 2 5. RECURSOS 3 6. GENERALIDADES 4 7. DESARROLLO DEL PROCEDIMIENTO 4 8. REGISTROS 8 9. CONTROL DE CAMBIOS 9 10. ANEXOS 9 Elaborado Revisado Aprobado ORIGINAL FIRMADO DIANA ZULAY REZA MONDRAGON DOLLY FORERO GRACIA JUAN GUILLERMO ZULUAGA C. Directora s Secretaria Hacienda Municipal Alcalde Fecha:05/11/2013 Fecha: 12/11/2013 Fecha
Página 2 de 9 1. OBJETIVO Recuperar la cartera de s y Tributos del Municipio y sanciones emitidas por diferentes dependencias de la Alcaldía de Villavicencio, una vez se encuentre agotada debidamente la vía gubernativa, para iniciar así el respectivo proceso ejecutivo de Jurisdicción coactiva. 2. ALCANCE Y RESPONSABLES Se inicia el cobro coactivo, con la entrega de Títulos Ejecutivos por parte de la Dirección de s Municipal quienes automáticamente hacen la distribución de los proceso de cobro coactivo entre los (a) profesionales universitarios (a) y termina con la obtención del pago aplicando la normatividad establecida para el cobro coactivo. En algunos casos los Títulos Ejecutivos, que no asume la firma contratista por no estar incluidos en el objeto del contrato, se distribuyen directamente entre los (a) profesionales universitarios de la Dirección de s municipal. La competencia de cobro coactivo, recae sobre la Directora de s, según Decreto 233 del 21 de diciembre de 2010. Responsable la s Municipal. 3. DEFINICIONES Y TERMINOLOGIA APLICABLE Título Ejecutivo: exigible. Es el acto administrativo en el cual consta una obligación clara, expresa y Mandamiento de Pago: Es el acto administrativo que se dicta en la Jurisdicción Coactiva y contiene la orden al deudor para que pague a favor del Municipio de Villavicencio la obligación contenida en el Título Ejecutivo, más los intereses mora. Notificaciones: Es la forma de enterar al deudor a través de la notificación personal, por correo o aviso, que tiene una obligación con el fin que proceda a su pago, o a proponer las excepciones acorde al E.T.N. Medidas cautelares: Es el mecanismo de inmovilizar comercialmente los bienes del deudor, con el objeto de someterlos a su venta o adjudicación una vez determinados, individualizados y avaluados, con el fin de asegurar el pago de la obligación. Remate de Bienes: El procedimiento por el cual se materializa el cumplimiento de la obligación no atendida oportunamente por el deudor. : Una vez cancelada la obligación a cargo del deudor por pago total, por acuerdo de pago o a través del remate de bienes, se procede al ARCHIVO DEFINTIVO del proceso 4. MARCO NORMATIVO Código de Procedimiento Civil, Art. 561 y siguientes. Estatuto Tributario Nacional Artículo 823 y siguientes.
Página 3 de 9 Estatuto Tributario del Municipio de Villavicencio, Acuerdo 030 del 4 de diciembre de 2008 en sus Arts. 295 al 298. Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo. Artículos 93 al 97, Art.297 al 299. Ley 788 de 2002, Artículo 59 Ley 383 de 1997 Artículo 66. Actas de reunión 2008 Actas de reunión de mayo 8 de 2012 Resolución 020 del 13 de febrero de 2007, Reglamento Interno del Recaudo de Cartera de las Rentas Fiscales a favor del Municipio de Villavicencio. Resolución 027 de marzo 11 de 2009. Resolución de 2013. Procedimiento establecido para la ejecución del Contrato 1115 del 24 de Septiembre de 2010. 5. RECURSOS 5.1 Talento Humano. Director de s Municipal, seis (6) profesionales s en el Área del derecho, seis (6) Técnicos judiciales y tres (3) Auxiliares Administrativos. Apoyo a la gestión en el trámite del cobro coactivo en relación con los impuestos, por parte de la firma RECAUDOS Y TRIBUTOS S.A.- R&T-, según contrato de Prestación de Servicios es y de apoyo número 1115 del 24 de Septiembre de 2010. 5.2 Maquinaria y Tecnología: equipos de cómputo completos, impresoras, estabilizadores, conexión al sistema de red y software., 5.3 Materiales o Logísticos. Dotación en general de muebles y equipos de oficina, Papelería. 5.4 Metodológicos. Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo. Constitución Política, Código de Procedimiento Civil, Estatuto Tributario Nacional, Estatuto Tributario del Municipio de Villavicencio, Acuerdo 030 del 4 de diciembre de 2008, Gacetas Judiciales, Diccionario Jurídico, Reglamento Interno del Recaudo de Cartera de las rentas fiscales a favor del Municipio de Villavicencio, Resolución 020 de 2007, capacitación y actualización de manera permanente a los funcionarios en los procedimientos de Cobro. 5.5 Medio Ambiente. Oficinas con seguridad y adecuada distribución del espacio, instalaciones adecuadas para la guarda de expedientes activos y terminados. 6. GENERALIDADES La Dirección de s a través del área de Cobro, cumple la función de ejecución coactiva de las deudas fiscales por concepto de impuestos, sanciones, contribuciones y demás documentos que presten mérito ejecutivo, siguiendo el respectivo procedimiento conforme a las normas tributarias, administrativas y civiles.
Página 4 de 9 7. DESARROLLO DEL PROCEDIMIENTO FLUJOGRAMA PARA EL DESARROLLO DEL PROCEDIMIENTO DE COBRO COACTIVO No No ACTIVIDAD DETALLE P.C RESPONSABLE 1 Se verifican los requisitos como; Dirección, nombre del Inicio contribuyente, certificado de tradición, notificación, publicación en el diario oficial en aquellos casos a que hubiere lugar, Recursos debidamente Revisión resueltos, conceptos de la s obligación y constancia de ejecutoria del Título Ejecutivo se Inicia el proceso de cobro coactivo. es s En caso en que el Titulo Ejecutivo no cumpla con los requisitos será devuelto a la dependencia de origen. 2 Se profiere Auto Mandamiento Librar Mandamiento Ejecutivo Ejecutivo de Pago. Se libra Resolución de Medidas Cautelares. 3 Se envía citación por correo Notificación certificado al Contribuyente para la notificación del mandamiento de Pago, por el término de 10 días. Art. 826 E.T.N. 4 Si el contribuyente se notifica Notificación Personal personalmente del Mandamiento Ejecutivo de Pago, puede proponer excepciones, cancelar la obligación, celebrar Acuerdo Presenta de pago. Art.826 E.T.N. Excepciones El funcionario competente para exigir el cobro coactivo, 1 Cancela obligación Acuerdo de pago producirá el mandamiento de pago ordenando la cancelación de las obligaciones más los intereses respectivos. Este mandamiento se notificara personalmente al deudor, previa citación para que comparezca en un término de diez (10) días. Si Director de s Municipal
Página 5 de 9 1 vencido el termino comparece al mandamiento se notificar por correo. En la misma forma se notificará del mandamiento ejecutivo a los herederos del deudor y a los deudores solidarios. 5 Si presenta el contribuyente Excepciones Excepciones al Mandamiento Ejecutivo, según Estatuto Tributario Nacional Art. 830. X Termino de pagar o presentar excepciones, dentro de los quince (15) días siguientes a la notificación del Mandamiento de pago, el deudor deberá cancelar el monto de la deuda con sus respectivos intereses. Dentro del mismo término, podrá proponer mediante escrito las excepciones contempladas en el Art. 831 E.T. Las excepciones propuestas se resuelven en el término de treinta (30) días. 6 Si el contribuyente solicita en el Acuerdo de Pago proceso de Cobro Acuerdo de Pago, el funcionario proyecta el Acto administrativo mediante una Resolución de Acuerdo de pago. 7 Si cancela el contribuyente la obligación se profiere auto de Cancela la obligación archivo y terminación de cobro coactivo. X Director de s Municipal Director de s 8 Se termina el expediente y se incluye los datos al sistema, para el informe mensual. 2 Fin
Página 6 de 9 9.Notificaciones. Se revisa si la 2 notificación fue personal o por publicación. Seguimiento Acuerdo de Pago 12 Recurso de Reposición se encuentre resuelto, notificado. Constancia de Ejecutoria del Acto administrativo: se revisa que los datos corresponda a titulo ejecutivo objeto del cobro Los antecedentes que se encuentren como soporte del título. 10 Si el contribuyente cancela todas las cuotas del acuerdo de pago, se profiere auto de archivo y Informe terminación del proceso de cobro coactivo y se incluye la información al sistema para el informe mensual. 11 Incumplimiento del Acuerdo de Pago Si el contribuyente incumple el Acuerdo de pago, se profiere Acto administrativo, revocando el Acuerdo de pago, y se ordena continuar con la ejecución del proceso de cobro coactivo. Técnicos Judiciales cobro 12 Se profiere Resolución ordenando seguir con el proceso Resolución ordenando continuar con la ejecución y decretar la medidas cautelares, si no se han decretado o rematar bienes, si se ha ordenado embargo. Art. 836 Estatuto Tributario. 13 En cualquier etapa del proceso se puede adelantar la investigación de bienes. Investigación de Bienes 3 Para la cual se procede a elaborar comunicaciones a otras entidades para obtener de reporte de los bienes que posee el deudor, como registro de Instrumentos públicos, Cámara de comercio, Secretaria de Movilidad, entidades Financieras, Dian y otros. cobro cobro
Página 7 de 9 3 Dejando copia de los oficios den el expediente y las respuestas dada por las otras entidades. 14 El funcionario podrá previa o simultáneamente decretar mediante auto el embargo y secuestro del bien inmueble conforme a la anotación de embargo realizada en la Oficina de Registros de Instrumentos Públicos. Auto decretando embargo y secuestro de viene inmueble Los demás embargos se tramitarán conforme al art. 881 del Código de Procedimiento Civil. 15 Para la materialización de la obligación no atendida oportunamente por el deudor se Avalúos de bienes inicia las medidas preparatorias al remate y se procede a verificar los siguientes documentos: cobro Avalúo de los bienes Que estén resueltas las oposiciones o peticiones del levantamiento de medidas cautelares. Que si han propuesto una facilidad de pago, se haya resuelto. cobro Que no obre dentro del expediente constancia de la demanda ante el Contencioso Administrativo. Posteriormente a esta revisión, se dicta auto debidamente ejecutoriado, señalando la fecha y hora que se llevara a cabo el remate, la base para la aplicación del 70% del avaluó del bien. 4 Mediante aviso y publicaciones se anuncia el remate.
Página 8 de 9 16 Se elabora el acta sobre la 4 diligencia de remate, la cual contendrá: fecha y hora en que tuvo lugar la diligencia, designación de la partes del proceso, las dos últimas ofertas Acta de remates que se hayan hecho y nombre de de Bienes los postores, la designación del rematante, la determinación de los bienes rematados y la procedencia del dominio del ejecutado si se tratare de bienes sujetos a registro. 17 Se revisa la consignación efectuada por el valor consignado, que los dineros ingresaron a la Tesorería Municipal de Villavicencio, bien sea por el remate de los bienes, por pago de la obligación, se Información al deudor procederá a dictar el auto de archivo que contendrá, la fecha, numero del proceso, el valor cancelado, el motivo del archivo y firma del Funcionario Ejecutor. El auto se fijará en Estado por un día y posteriormente se informará al Deudor y a la Oficina donde se originó el cobro, el archivo del expediente. X X cobro cobro Fin Se guarda el expediente en un espacio del archivador físico donde permanecerá la carpeta y se ingresan datos al sistema. 8. REGISTROS CODIGO NOMBRE DEL FORMATO Formulario de Liquidación Auto Mandamiento ejecutivo de pago. CARPETA RESPONSABLE ALMACENAMIENTO TIEMPO DE RETENCION DESTINO FINAL Resolución de Acuerdo de pago
Página 9 de 9 Resolución de medidas cautelares. Auto de embargo y secuestro del bien inmueble Acta de diligencia de Remate Auto de Resolución ordenando continuar con la Ejecución Officinal de Cobro Avalúo de los bienes. Officinal de Cobro 9. CONTROL DE CAMBIOS VERSION FECHA DESCRIPCION MODIFICACIONES 1 Primera versión y codificación 10. ANEXOS Se modificó Alcance y responsable, Registro, Desarrollo del Procedimiento, Registros, Control de Cambios y Anexos Anterior codificación 1840-05-V1 de fecha Noviembre 29 del 2008 Informe del perito evaluador Certificado de Registros de Instrumentos Públicos y Privados.