Título documento Planifica el talento humano al crear tu empresa Nombre documento Documento de preguntas y respuestas 2010. Bogotá Emprende. P rohibida la reproducción total o parcial bajo cualquier forma. 1
Planifica el talento humano al crear tu empresa 1. Qué significa alinear la planificación del recurso humano a los objetivos y planes estratégicos de la empresa? Significa que los planes de recursos humanos deben basarse en los planes estratégicos de la empresa, que los objetivos de recursos humanos se deben derivar de los objetivos de la empresa; y para ello, las necesidades presentes y futuras de personal, sus características en calidad y cantidad deben salir de los objetivos de la empresa1. 2. Cómo relaciono la planeación estratégica del RH a los objetivos y plan de empresa? A través del método en cascada, que consiste en la intervención de todos lo niveles de gestión en el proceso, genera durante la planeación un flujo ascendente y descendente de información para garantizar la comunicación y coordinación de los objetivos a todos los niveles de la empresa. Genera la intervención de directivos de producción y recursos humanos, lo que permite la orientación de objetivos en recursos humanos a partir de los aportes que producción realiza en relación con las características, fortalezas y debilidades del personal, lo que influye considerablemente en la orientación general de la organización (ver gráfico) 2. 1 CALDERA, Rodolfo. Planeación estratégica de recursos humanos. Universidad politécnica de Nicaragua. 2004. consultado en: www.gestiopolis.com 2 Tomado de CALDERA, Rodolfo, Op.cit, pág. 19. 2010. Bogotá Emprende. P rohibida la reproducción total o parcial bajo cualquier forma. 2
Elaboración del plan de empresa, misión, visión. general Planteamiento de objetivos a y plan estratégico. Subdirector Buscan lograr los objetivos de actuación y ponen en marcha el plan estratégico Producción RRHH Logro de objetivos de divisiones o departamentos Empleado Empleado Empleado Empleado Búsqueda de objetivos de las subunidades. 3. Qué tipo de relaciones tienen lugar en la estructura organizativa 3? a. Formales: definidas previamente por la dirección y comunicadas al resto del personal; este tipo de relación configuran la organización formal. Existen dos tipos, la lineal (relaciones de autoridad o jerarquía entre jefe y subordinado), y de staff (relaciones de asesoramiento entre especialistas y directivos). b. Informales: son las relaciones que surgen espontáneamente como consecuencia de la comunicación interpersonal entre el personal; está fuera del control de la dirección, surgen como producto de la amistad, proximidad laboral o intereses personales. 3 DELGADO, S y VENTURA, B. Recursos Humanos, administración y finanzas. España: Cengage learning Editores. 2005. 2010. Bogotá Emprende. P rohibida la reproducción total o parcial bajo cualquier forma. 3
4. Los organigramas además de clasificarse por su forma, que otro tipo de clasificación tienen? Según su amplitud: Generales: abarca el conjunto completo de la estructura de la empresa para proporcionar una visión general de la empresa sin especificar sus partes. Asesor finanzas general Asesor fiscal Asesor laboral jurídico comercial producció financiero RRHH Parciales: refleja una parte de la empresa en la cual se centra y detalla su composición interna. de recursos humanos Asesor en derecho laboral Asistente director del Psicóloga de selección Jefe de nómina Jefe de desarrollo profesional y capacitación 5. Qué es un área funcional? Agrupación de personas que tienen en común una serie de objetivos. Las áreas funcionales de una empresa son 4 : Producción Comercial Económica financiera Recursos humanos 4 DELGADO, S. y VENTURA, B. Op. cit, sección 1. 2010. Bogotá Emprende. P rohibida la reproducción total o parcial bajo cualquier forma. 4
6. Qué sucede cuando no se planea el RH de la empresa? Los empresarios en etapa de creación de empresa corren el riesgo de contratar personal sin tener en cuenta las reales necesidades de la empresa, y muchas veces sin que estos cumplan con los requerimientos de habilidades y competencias que realmente necesitan, lo cual genera pérdidas de dinero y tiempo empleando personal que no aporta mucho al logro de los objetivos de la empresa. 7. Cuáles deben ser los ejes de una buena política de RRHH? Una buena política de RRHH debe contemplar 5 : a. Criterios claros de reclutamiento, selección e inducción; ejemplo, especificar que etapas tendrá el proceso de reclutamiento y selección, que pruebas se aplicarán y que valor tienen en el puntaje final de los evaluados. b. Criterios claros de evaluación o determinación de necesidades de capacitación, promoción y desarrollo profesional, oportunidades de ascenso y demás movimientos internos y de adecuación y mejoramiento de la fuerza de trabajo; ejemplo, determinar quienes pueden ser ascendidos, bajo que criterios, si por evaluación de desempeño, capacitación, años de antigüedad, entre otros. c. Criterios claros de remuneración salarial según el contexto laboral externo, profesiones, necesidades del empleado y bienestar social. ejemplo, especificar en las políticas de la empresa, que aspectos se tienen en cuenta para la asignación salarial, si es importante el nivel académico logrado, años de experiencia, la asignación salarial de acuerdo a cómo pagan en otras empresas a profesionales del área, entre otros aspectos. d. Criterios claros sobre el desarrollo de la fuerza de trabajo, en cuanto a salud, seguridad e higiene; ejemplo, establecer en las políticas de la empresa normas y reglas de seguridad, utilización de herramientas como guantes, cascos de seguridad, normas de salud ocupacional, seguimiento de salud en cuanto a revisión de órganos y sentidos expuestos a las condiciones de trabajo, revisión auditiva en empresas donde se expone al los trabajadores a ruidos de maquinaria, entre otros. 5 Curso virtual Administración del recurso humano. Portal virtual SENA 2008. Consultado en: http://www.senavirtual.edu.co/ 2010. Bogotá Emprende. P rohibida la reproducción total o parcial bajo cualquier forma. 5
e. Criterios claros en cuanto al cumplimiento de los requisitos anteriores, control por medio de auditorías y contar con una base de datos de la oferta laboral actual de la organización, sobre la cual planificar y administrar el recurso humano. Ejemplo, cumplimiento de los requerimientos de ley en cuanto a bienestar, salud, seguridad, entre otros. f. 8. Qué aspectos debe contemplar la política de planeación de recursos humanos? Establecer un período de realización de los planes de recursos humanos, los cuales pueden ser cada mes, cada año, máximo cada cinco años. Ejemplo, cuantas veces al año o cada cuantos años se capacitará al personal, en que áreas, cada cuanto tiempo se planea evaluar el desempeño de los empleados, los asensos se realizarán cumpliendo que requerimientos y cada cuanto tiempo, entre otros aspectos. Seguir los lineamientos del plan estratégico de la empresa; ejemplo, si dentro de las estrategias se contempla tener los mejores vendedores, la política de planeación del recurso humano debe incluir planes de capacitación para los vendedores y requisitos específicos de formación y experiencia para seleccionarlos. C ontar con un presupuesto de realización que no debe superarse; ejemplo, ajustar los planes del departamento de recursos humanos al presupuesto asignado. Establecer objetivos claros, medibles, cuantificables y basados en la realidad; ejemplo, redactar objetivos realistas de acuerdo al tiempo, dinero y capacidades de las personas, susceptibles a realizarse. Medir el avance en el logro de actividades del plan de recursos humanos, en relación al cronograma establecido; ejemplo, establecer para cada objetivo un tiempo de realización y hacerle seguimiento a la actividad para verificar si los plazos se están cumpliendo. Adecuar la planeación del recurso humano (sus actividades) a la cultura organizacional y ambiente de la empresa, ajustándolo a las necesidades y problemáticas. Ejemplo, en la política de recursos humanos y actividades a realizar en torno al personal debe ser de acuerdo a los objetivos y planes de la empresa, a su filosofía y a las prioridades por resolver; es decir, si es prioritario mejorar la calidad de un producto, el departamento de recursos humanos debe contemplar entre sus objetivos, capacitar al personal para mejorar la 2010. Bogotá Emprende. P rohibida la reproducción total o parcial bajo cualquier forma. 6
producción, contratar expertos en el área, diseñar planes de incentivos o premios para aquellos grupos que mejor realicen su trabajo productivo, entre otros. 9. Cuáles son las variables que afectan la planeación del recurso humano? Entre las variables internas y externas que afectan a la planeación del recurso humano encontramos: Cambios en la estructura organizativa de la empresa; ejemplo, creación de nuevos cargos y nuevos departamentos. La planeación de nuevos negocios; ejemplo, crear nuevas líneas de productos, exportar, entre otros. Proyección de crecimiento, nuevas sucursales, o líneas de productos; ejemplo, abrir una nueva planta u oficina en otra ciudad. Reglamentaciones de ley y del Estado (pactos, decretos, papel del Gobierno); ejemplo, una nueva ley que disminuya los turnos de trabajo a la mitad, genera requerimientos de nuevo personal para cubrir el tiempo de trabajo que antes se cubría con menos empleados. Relaciones sindicales; ejemplo, la creación de sindicatos con exigencias laborales, afecta al recurso humano, por los paros, huelgas, entre otros aspectos. Competencias y habilidades de los empleados en relación con la producción; ejemplo, empleados que no saben realizar su trabajo con eficiencia, generan necesidades de capacitación, reemplazos o despidos. Competencia entre empresas nacional e internacional. Ejemplo, importación o mucha competencia generan necesidades de personal para alcanzar los estándares de calidad o producción para hacerles frente. 2010. Bogotá Emprende. P rohibida la reproducción total o parcial bajo cualquier forma. 7
10. Cuáles son los enfoques para pronosticar las necesidades de recursos humanos en la empresa? Existen dos tipos de enfoques: cualitativo y cuantitativo 6. El enfoque cuantitativo, es realizado por expertos que utilizan análisis estadístico o matemático, siguiendo varios pasos: 1) se elige un factor adecuado de negocio, 2) se traza la tendencia histórica del negocio en relación con el número de empleados para realizarlo, 3) se calcula la relación de productividad en los últimos 5 años mínimo, 4) se calcula la demanda de recursos humanos dividiendo el factor de negocio entre la relación de productividad. Ejemplo del calculo de necesidad de personal futura para mantener la producción en una empresa productora de zapatos. Productividad = unidades producidas /insumos utilizados Productividad mano de obra = unidades producidas /recurso humano Años de producción a relacionar Pares de zapatos producidos por año Número de empleados que trabajan en la producción Relación de productividad (pares de zapatos producidos por cada empleados durante 5 años) Producción de 24.000 120 24.000/120=200 zapatos en el año 2003. Producción año 2004. 28.000 160 28.000/160=175 Producción año 2005. 36.000 200 36.000/200=180 Producción año 2006. 42.000 210 42.000/210=200 Producción año 2007. 48.000 250 48.000/250=192 Relación de productividad e n lo s últimos 5 años. 178.000/5=35.600 Se han producido en promedio 35.600 pares de zapatos al año, en los cinco años. 940/5 años =188 Se recitan 188 empleados en promedio para mantener la producción actual. 178.000/940=189.4 Durante 5 años, los empleados produjeron en promedio, 189.4 pares de zapatos anuales. Para cumplir con la meta de aumentar la producción anual al doble de lo producido, es decir, pasar de 35.600 pares de zapatos al año, a 71.200, se 6 Tomado de CALDERA, Rodolfo, Op. Cit, pág. 32. 2010. Bogotá Emprende. P rohibida la reproducción total o parcial bajo cualquier forma. 8
necesitarán aproximadamente 376 empleados, teniendo en cuenta que los insumos utilizados, procesos productivo y tiempo son óptimos. Los enfoques cualitativos son menos estadísticos tratan de relacionar los intereses de los empleados, capacidades y aspiraciones individuales, con las necesidades actuales y futuras de recursos humanos de la empresa; se basan en los pronósticos ejecutivos o de superiores, jefes de departamento, expertos y otro personal, respecto a las necesidades futuras de personal, para ello se utilizan la técnica Delphi, técnica nominal, análisis de capacidades/experiencia, investigación formal a cargo de expertos. Ejemplo: para realizar la técnica Delphi, se reúnen los jefes de departamento con el gerente y realizan estimaciones de las necesidades de personal que cada uno tiene en su área, un funcionario del departamento de recursos humanos hace de mediador y socializa las estimaciones de cada jefe de área, los demás exponen su punto de vista de acuerdo a tales estimaciones; el ejercicio se repite tres veces o más, hasta que cada jefe realice estimaciones más realistas de acuerdo con sus necesidades de recurso humano y el presupuesto disponible. 2010. Bogotá Emprende. P rohibida la reproducción total o parcial bajo cualquier forma. 9