DESCRIPCIÓN DE CARGO O PUESTO DE TRABAJO 1 La descripción de cargo es una de las principales áreas de aplicación de un sistema por competencias. La descripción de puestos de trabajo tiene por objeto el conocimiento exacto de la estructura de la organización, de su organización jerárquica con las consiguientes responsabilidades y dependencias, de los cometidos que se abordan en los diferentes elementos que la componen y de los requisitos necesarios para el adecuado desempeño de tales tareas y responsabilidades. La descripción de puestos hace referencia a las tareas, deberes y responsabilidades del cargo, es el proceso de estructuración del trabajo y de designación de las actividades de trabajo concretas de un individuo. RECOGIDA DE LA INFORMACIÓN: Entrevista (+ fiable) La toma de información se hace a partir de una entrevista con el titular del puesto. Esta entrevista puede ser individual o colectiva (reunión con un grupo de trabajo). La persona debe definir su puesto, no lo que hace. Su superior anteriormente ya lo ha descrito. Entrevistas al superior jerárquico En esta técnica la entrevista no se realiza con el ocupante del puesto sino con un superior jerárquico de éste, que es quién aporta los datos requeridos. Cuestionario (+ rápido) Mucho más económico en lo relativo al tiempo de dedicación que requiere, este método pasa por elaborar un documento o formulario de toma de datos, que debe ser remitido y completado por el ocupante del puesto. A mayor complejidad mayor apertura de las preguntas. Comités de expertos Aunque costoso y lento, el método de recabar la opinión de un grupo de expertos reunidos ex profeso para analizar un puesto permite un alto grado de seguridad en el resultado obtenido. Es especialmente útil cuando el puesto evaluado es de 1 Magister RRHH mod III capt 2 1
importancia vital. También puede ser de aplicación cuando el puesto es importante en la organización y es desempeñado por numerosas personas. Observación directa Un método más lento y no necesariamente muy eficaz pues labores de relevancia pueden hacerse de forma puntual. Útil para puestos de poca complejidad y cualificación normalmente para cargos de actividad física o de ejecución observable (puestos de producción en línea) Cuaderno de bitácoras EL trabajador describe su actividad diaria y se contrasta con la de los compañeros. Esta herramienta debe ser acompañada de alguna de las anteriores. Util para cargos ocupados por varios trabajadores. En una organización, La dirección responde a funciones vinculadas a la gestión del departamento Las jefaturas responden a funciones vinculadas a la gestión de equipos Los técnicos responden a funciones vinculadas a la ejecución. MISIÓN La esencia misma del cargo FUNCIÓN Áreas de desempeño, cómo logro la misión del cargo TAREAS Que hago para cumplir las diferentes funciones del cargo. 2
APLICACIONES DEL ANALISIS Y DESCRIPCIÓN DE PUESTOS DE TRABAJO FASES DE REALIZACIÓN DE LAS DPTs 1. Revisión del organigrama, determinación de número de puestos tipo. 2. Implementación de la metodología de recogida de información incluida su previsión de validación. (se realiza desde los puestos más bajos validados por el superior v/s la comunicación del proceso. 3. Plan de comunicación para todos aquellos cargos procedimentados. 3
UTILIDAD DE LA REALIZACIÓN Y ANÁLISIS DE LAS DPTs Dirección RRHH Trabajadores Dtivos de línea/resp. de área BENEFICIO S PARA RRHH 1. Define funciones 2. Reconoce estructura y jerarquía de deptos 3. Equidad salarial funcional 4. Facilita la función del depto de selección 5. Detecta necesidades de formación de cada puesto 6. Claridad en promociones o cambios internos 7. Optimización de productividad 8. Desarrollos de planes de carrera (preparación y creación de puestos) BENEFICIOS PARA EL TRABAJADOR 1. Claridad de funciones 2. Organización del tiempo y trabajo 3. Reducción de efectos negativos psicológicos clima 4. Desarrollo de carrera 5. Reconocimiento 6. Conocimiento de los recursos que se dispone 7. Guia para el auto desarrollo y trabajo en base a objetivos para posterior evaluación de desempeño BENEFICIOS PARA RESPONSABLES DE ÁREA O LÍNEA 1. Define la estructura y distribuye las tareas 2. Establece los recursos materiales necesarios 3. Identificar el rendimiento e identificar carencias determinando planes de formación o estableciendo planes de desarrollo 4
4. Estructura asalarial jerárquico sin descompensaciones (que crean desmotivación y mal clima laboral) 5. Permite evaluación objetiva 6. Permite la selección de la persona idónea a las funciones y descripción del puesto 7. Descentraliza el control 8. Identifica personas para puestos estratégicos 9. Facilita la retroalimentación 5
DESARROLLO DE UNA DESCRIPCIÓN: Desde una perspectiva eminentemente práctica conviene ser más precisos, y, atendiendo a este objetivo, podemos decir que la descripción del puesto debe extenderse a los siguientes aspectos: - Denominación del puesto La denominación del puesto conlleva connotaciones de status dentro de la organización. En cualquier caso es deseable que la denominación del puesto ofrezca alguna indicación de las principales obligaciones que el puesto conlleva y que indique el nivel jerárquico relativo ocupado por su ocupante (por ejemplo, Jefe de Recepción) - Datos de identificación / Sección Departamento, sección, etc en donde se encuentra - Ubicación en la estructura Situación jerárquica en el organigrama Dependencia Pertenencia a Comités, Comisiones, Otras relaciones internas Relaciones externas - Reseña breve Misión del cargo y/u objetivos. Resumen del contenido del puesto en muy pocas líneas. Viene a ser la razón por la que el puesto existe en la organización. - Tareas y funciones principales Indudablemente, se trata de lo esencial de la descripción del puesto de trabajo. Normalmente es una lista de funciones y tareas asociadas. Normalmente se acompaña del porcentaje de tiempo que ello representa en el total del puesto, lo cual 6
aporta utilidad a varios de los efectos que persigue la Descripción de Puestos de Trabajo. - Condiciones de trabajo Útil a varios efectos: desde cuestiones de valoración de puestos y retribución hasta aspectos de prevención de riesgos laborales. Condiciones ambientales tales como iluminación, temperatura, ruidos, exposición a polvo, humos u otros contaminantes, trabajo al aire libre, Aquí debe incluirse también la mención a esfuerzo que requiere el puesto tanto físico como mental. Puede hacerse mención a los riesgos asociados al puesto, aunque éstos en todo caso estarán reflejados en la evaluación de riesgos laborales. - Perfil del puesto 2 Tarea importante del análisis del puesto es establecer el perfil del ocupante: estudios, experiencia y competencias que son requeridas para el desempeño adecuado. No se debe olvidar otros requisitos complementarios: idiomas, disponibilidad para viajar, poseer determinado carnet o permiso, Esta información puede resultar interesante que se complete con otros aspectos adicionales: información que tiene derecho a recibir el puesto, informes que genera, Para puestos de operación también puede acompañarse de la ubicación dentro del proceso productivo (por ejemplo: Aclara los vasos que previamente ha enjabonado el puesto XX y los deposita en el espacio a su derecha para que los seque el puesto YY). En cada caso concreto debe determinarse la información que se desee obtener. Una finalidad inespecífica o general se contentará con los datos mencionados mientras que la realización de la descripción de puestos en la que se incorpore alguna finalidad determinada puede requerir hacer cierto énfasis en algún aspecto concreto (por ejemplo en los flujos de información, en el detalle de la relación con clientes, ). 2 Se dedica un apartado a este ítem. 7
PERFIL DE CARGO POR COMPETENCIAS El Perfil de Competencias para un puesto se define como: listado de las competencias esenciales para un puesto, así como los niveles de exigencia de cada una de ellas, para alcanzar un rendimiento óptimo de un trabajador o un profesional en concreto Estas se extraen de las competencias que requiere un puesto de trabajo que previamente está descrito y a partir de ella se definen cual es el perfil de un trabajadores respecto a los conocimientos que deberá poseer, habilidades y actitud para el correcto desempeño. Es aquí donde se definirá su profesión, edad, experiencia y además orientará en el proceso de selección para guiar las entrevistas de selección y test con el fin de conocer del candidato, las habilidades que posee, sus rasgos personales, sus motivaciones y conocimientos. De esta manera se contrastará al postulante con las competencias del cargo. Aunque siempre se menciona el término puesto en concreto, en realidad, para simplificar lo más posible el diseño de la Gestión por Competencias, lo que se utiliza habitualmente es el concepto de puesto tipo que se define como la agrupación de puestos de una determinada familia funcional con tareas y responsabilidades similares. De esta forma, cada vez que se crea un puesto, es suficiente comprobar a qué puesto tipo pertenece y así se sabrán sus competencias y niveles. Diseño de perfiles profesionales Se pueden definir los perfiles profesionales como el conjunto de conocimientos, habilidades y actitudes para desempeñar con eficacia un puesto. Esto permite identificar y difundir en qué consiste el trabajo de cada persona y qué se espera de ella dentro de la organizacional. Se analiza el puesto en términos de competencias necesarias para garantizar el éxito en el desempeño del puesto de trabajo. 8
Es en este punto en donde se desarrollan criterios de desempeño 3 asociados a las competencias y funciones que permitan a una persona desenvolverse adecuadamente en el puesto de trabajo. Los procedimientos para diseñar perfiles se pueden resumir en dos tipos, de acuerdo con el grado en que se desee profundizar: Ø Perfil desarrollado Ø Perfil simplificado A) Perfil desarrollado. A través de este proceso, se describe el perfil del puesto según la situación actual en distintos apartados. La recolección de la información se realiza mediante entrevista con directivos y personas de la organización. Se describen y analizan los siguientes aspectos: Ø Actividades o funciones Ø Formación necesaria: básica, específica, idiomas, experiencia... Ø Competencias: conocimientos específicos, aptitudes, habilidades / actitudes. Este proceso tiene la característica de no requerir necesariamente la definición previa del mapa de competencias, ya que en las entrevistas se puede recabar esta información, al mismo tiempo que se diseñan los perfiles profesionales. B) Perfil Simplificado. Consiste en definir y valorar las diferentes competencias tanto engrandes apartados (comunicación, conocimientos básicos,...) como recogiendo y definiendo únicamente aquellos elementos imprescindibles para el éxito en el puesto. Suele ser una evolución del perfil desarrollado y permite una mayor eficacia en la administración del sistema. 3 Definen que tan bien deben desempeñarse las competencias (específicas o genéricas) asociadas al cargo 9
Los factores que influyen en la definición de los perfiles profesionales son los aplicables también para el análisis y establecimiento de los baremos de las competencias de la persona, pero con la diferencia que lo que para un puesto de trabajo son requerimientos derivados de la complejidad y responsabilidad exigida, en las personas hay que tener en cuenta el aprendizaje o las capacidades ya desarrolladas. SELECCIÓN DE PERSONAL 1. Pruebas profesionales Consiste en realizar pruebas dirigidas a conocer en qué medida la persona tiene y desarrollada la competencia exigida para el puesto. Generalmente son un complemento a otros sistemas y no son imprescindibles para realizar la evaluación. 2. Adecuación persona /puesto Una vez definidos los perfiles profesionales y los de la persona, siguiendo las mismas especificaciones técnicas, se identifica el nivel de ajuste de a persona al puesto que ocupa, comparando las competencias, identificando los puntos fuertes y débiles de la persona respecto al puesto. 10