INSTRUCTIVO PARA LA APLICACIÓN DE RECIBOS DE CAJA PARA PAGOS CON RECAUDOS Código Página IT-DFC-005 1 de 6 1. OBJETIVOS - Definir la información necesaria para realizar los descargos de los pagos con recaudos empresariales, el diligenciamiento del cuadro control de pagos referenciados, el control y aplicación oportuna en el sistema de los recibos y consignaciones de cada pago. - Hacer el respectivo seguimiento de los pagos que queden pendientes por descargar, para bajar la cartera. 2. CONTENIDO DE INFORMACIÓN Instrucciones para Descargar los Recibos de Caja por Recaudo empresarial Instrucciones para Descargar los Recibos de Caja en Cheques Horarios del diligenciamiento para el descargo de Recibos de Caja Elaboración de la consignación 2.1. INSTRUCCIONES PARA DESCARGAR LOS RECIBOS DE CAJA POR RECAUDO EMPRESARIAL Para el diligenciamiento para el descargo de los Recibos de Caja se debe tener en cuenta: 1. Soportes vía Email de los bancos con recaudo empresarial: Colmena y Banco Av villas. 2. Soportes impresos por el área de tesorería de Bancolombia y Bogotá. 3. Ordenar, clasificar y descargar los pagos de acuerdo al tipo de sistema que tenga, ya sea Skytrack, como los de Cazador. 4. Identificar los pagos de los Skytrack, separados de los de Cazador. Y enviarlos respectivamente a las ciudades donde correspondan y los pagos de los Skytrack enviarlos al piloto de cartera e identificar las facturas de cada pago. 5. Los pagos que queden pendientes, clasificarlos en una hoja por aparte de los pates que sean descargados y estos pagos pendientes cada mes se verifican con los archivos físicos de los soportes de los bancos en los casos de Banco Colmena y Av villas. 6. Los pagos de Skytrack se envían al departamento del Contact center para que se tengan en cuenta en las campañas y se llamen a los clientes que tengan pagos pendientes para poderse descargan. Aprobado por: Vicepresidente Administrativo y Financiero Fecha: 04/11/2011 Revisión No.: 7 Para utilizar este documento siempre se debe consultar el documento en el aplicativo Q-Net.
Página 2 de 2 7. Vía email, se envía toda la información organizada de los pagos a las ciudades de los pagos cazadores y de los Skytrack al dpto. de Contact center. 8. Los recibos de caja se descargan de los pagos que se puedan identificar, en el caso de los Skytrack. Y de los pagos de los cazadores que sean de Bogotá se les realizara los recibos de caja y los pagos de las demás ciudades se le hará su respectivo recibo de caja. 9. Cada recibo de caja llevará un consecutivo de consignación. 10. Las ciudades tienen que reportar vía email, la confirmación de los recibos y consignaciones de los pagos de los cazadores. 11. Se archiva en físico los soportes de los recaudos de los bancos. 2.2. INSTRUCCIONES PARA DESCARGAR LOS RECIBOS DE CAJA EN CHEQUES 1. Confirmación de los datos de la empresa o persona a quien se le recoja el cheque, estos datos deben estar completos e informados al área administrativa y el auxiliar de servicios administrativos se encargara de recoger las consignaciones de los cheques según las solicitudes. 2. Después de recoger las consignaciones de los cheques, se verifica la información como: valores, que tenga el comprobante de egreso del cheque y correo electrónico que le solicitaron al auxiliar de servicios administrativos. 3. Se verifica la consignación de los cheques y se procede a descargar el pago. La confirmación y aprobación se realiza por medio de correo electrónico en donde: Se informa el envió de los pagos de los cazadores, para los casos de las ciudades y ellos a su vez tienen que enviar la confirmación con la respuesta de los recibos y consignaciones de los pagos. En caso de los pagos por consignación de cheques, se procederá a informar al solicitante el descargo del recibo de caja.
Página 3 de 3 2.3. HORARIOS DEL DILIGENCIAMIENTO PARA EL DESCARGO DE RECIBOS DE CAJA TRÁMITE ÁREA SOLICITANTE TIEMPO Recepción de los soportes de los bancos Conavi, Av Villas, Colmena y Banco de Bogotá, vía Email por parte de Tesorería Facturación y Cartera Diario Envío de pagos por recaudo a servicio al cliente a nivel nacional y a Dpto. de Contact Center. Confirmación de los pagos de servicio al cliente Servicio cliente Ventas Asesores corporativos Contact center Facturación. Cartera. Servicio cliente Ventas Asesores corporativos Contact center - Facturación y Cartera. Diario Diario En el caso que se omita algún dato, documento y/o información, será devuelta la solicitud sin realizar el trámite, afectando la efectividad de la respuesta de la solicitud. Para el descargo de los pagos con recaudo empresarial y consignaciones Esto le proporcionará ingreso al modulo. Al lado izquierdo de la pantalla, encontrara una hoja en blanco por donde logrará adicionar el recibo. 1. Se digita el número de identificación del cliente y se oprime ENTER. 2. El campo de efectivo se utiliza, cuando el cliente paga como su nombre lo indica en efectivo. Se oprime ENTER. 3. En la opción de cheques y documentos se utiliza cuando el cliente cancela con cheque, pate o transferencia se oprime F1 y se encontrara un cuadro llamado Garantías donde existen los siguientes campos.
Página 4 de 4 4. Tipo: Se digita la abreviatura CH (Cheque), TRF (Transferencia), PAT (Cuando el cliente trae consignación con código de referencia y en el caso de los recibos que se hacen en la caja del área de Cartera) TC (Tarjeta de crédito), TD (tarjeta Debito) Se debe digitar en letras mayúsculas. Número: Se digita el número del cheque, transferencia y pate. Banco: El nombre del banco. (Primeras cuatro letras) Ej. BCAHO (BANCOLOMBIA CTA AHORROS) BCCTE (BANCOLOMBIA CTA CTE) BTA (BCO BOGOTA) COLM (COLMENA AHORROS) AV V (AV VILLAS CTA AHORROS) (AVI VILLAS AHORROS) GANA (GANADERO CUENTA CTE 491-.5427 CODIGO CONTABLE 111005001002) Se debe digitar en letras mayúsculas. Vencimiento: Se digita fecha actual del recibo o en su defecto la fecha de la consignación que trae el cliente. Valor. Se digita el valor que pago el cliente. Se graba con F9. Al digitar el concepto 1010, se oprime ENTER. Doc.: En este campo se oprime F1 y el sistema mostrara las facturas que tienen pendientes por cancelar en este momento, se debe ubicar en la factura que el cliente esta cancelando y se oprimirá ESC (escape) para poder cancelarla, el sistema automáticamente lo colocará en el campo de valor pagado con el valor de la factura. Oprimir ENTER. El lo ubicará en el campo de Valor del pago y automáticamente el sistema trae el valor a cancelar. Si el pago corresponde a un abono a la factura se digita el valor correspondiente En estos casos las retenciones son aplicadas al momento de cancelar el saldo final de la factura. Oprimir ENTER. Este es el final del registro y se graba con F9. 2.4. ELABORACIÓN DE CONSIGNACIÓN Se procede a efectuar el comprobante de consignación (CONSIGNA) para descargar la caja:
Página 5 de 5 Ingresar por el modulo de Tesorería y Cartera Transacciones cobranza y tesorería Se ingresa el código del comprobante, así: C01 Área Cartera Posterior al código se deben digitar los centros de costos respectivos T0101240 área cartera El sistema automáticamente lo ubica en el aplicativo CONSIGNA, donde según la forma de pago (TC, CONSIGNACIONES ETC.) se ingresaran por la opción correspondiente para realizar el registro de consignación: 1. Si el pago a registrar, es con tarjeta de crédito se debe ingresar a la pestaña TARJETAS- ADICIONAR, en esa ventana, se digitara la cuenta caja correspondiente: 110505006001 CAJA AREA CARTERA Se digita el centro de costo correspondiente. T0101240 área Cartera En el soporte de consignación se colocara en letra imprenta los números de los recibos y el número de consignación que el sistema otorga consecutivamente según la caja afectada. Se verifica que los datos estén correctos, se oprime ENTER y se graba con F9. El sistema arroja un número consecutivo, el cual se colocara en letra imprenta junto con los números de los recibos de caja en el soporte de la consignación. Para la verificación de los pagos: Ingresar a Informar por el módulo de contabilidad y presupuestos. Se da ENTER y se entra al modulo de consultas y reportes de comprobación. Se da ENTER y toma la opción LISAUX, listado auxiliares contables. Se da ENTER y el cursor da la opción de fecha inicial, en donde se ingresa el mes-día-año y la fecha final, en donde se digita mes-día-año. El cursor da la opción de cuenta inicial donde se digita la cuenta contable 130500 y la cuenta final 130599. El sistema pide digitar el Nit inicial del suscriptor y el final que debe ser el mismo. Se pulsa F2 hasta que el cursor quede en el nivel de detalle y se digita el numero 3. Se pulsa ENTER en papel ancho y se digita la letra N.
Página 6 de 6 Se pulsa ENTER en moneda local y se digita la letra S. Se pulsa ENTER en la opción de su informe a impresora o archivo (I, A) y se digita la letra A de archivo. Se pulsa ENTER y el sistema pregunta a que archivo y se digita un nombre de archivo cualquiera. El sistema muestra el estado de cartera del cliente con las facturas, fechas de pago y numero de recibo, para poder verificar el pago de los compromisos de pago. Otra forma de verificar los compromisos de pago, consiste en confirmar los pagos de los cheques posfechados en informa en donde se debe: Ingresar a Informa por el módulo de contabilidad y presupuestos. Se pulsa ENTER y se ingresa al modulo de consultas y reportes de comprobación. Se pulsa ENTER y toma la opción LASAUX, listado auxiliares contables. Se pulsa ENTER y el cursor muestra la opción de fecha inicial, en donde se ingresa el mes-díaaño, y la fecha final en donde se digita mes-día-año. El cursor da la opción de cuenta inicial, donde se digita la cuenta contable 110500 y la cuenta final 130599. El sistema pide digitar el Nit inicial del suscriptor y el final que debe ser el mismo. Se pulsa F2 hasta que el cursor quede en el nivel de detalle y se digita el numero 3. Se pulsa ENTER en papel ancho y se digita la letra N. Se pulsa ENTER en moneda local y se digita la letra S. Se pulsa ENTER en la opción de su informe a impresora o archivo (I, A) y se digita la letra A de archivo. Se pulsa ENTER y el sistema pregunta a que archivo y se digita un nombre de archivo cualquiera. El sistema muestra el estado de cartera del cliente con los pagos de los cheques posfechados y de todos los recibos de caja.