MÓDULO DE CONTABILIDAD Versión: 4.2.6 Última modificación: Febrero 2013
INTRODUCCIÓN El módulo de Contabilidad permite el manejo de las transacciones contables de la empresa MANTENIMIENTO PROVEEDORES Refiérase al módulo de SRI sección proveedores. Código: Seleccione el número con el que está identificado el proveedor Razón social: Nombre del proveedor Grupo: Se escoge según el proveedor Id Fiscal: Numero de Ruc, cedula o pasaporte Documento: Escoger opción si es ruc o cedula, pasaporte Nombre comercial: Escribir el nombre como se la conoce Dirección: Donde se encuentra ubicada Teléfonos: De la empresa Solo Web: Escribir en caso de tenerlo 2
CONDICIONES DE PAGO Código: Seleccionar el número con la que está identificada la Compañía Razón social: Nombre de la Empresa Grupo: Se escoge según el proveedor % Descuento: En caso de haberlo % interés o mora: Escribirlo si lo hay CONTABLES FACTURADO 3
Código: Seleccione el número con la que está identificada la Compañía Razón social: Nombre de la Empresa Grupo: Se escoge según el proveedor Señalar la opción: Si es un sociedad, lleva contabilidad, si es contribuyente especial, si retienen impuestos a la renta u honorarios Facturación: Detallar el numero de la factura, numero de autorización y fecha de vencimiento TIPOS DE IVA Permite la administración de los tipos de IVA que maneja la empresa Tipo: Código de IVA que es asignado por el sistema Descripción: La descripción del tipo de IVA Porcentaje: El porcentaje de IVA que maneja 4
SERVICIOS OFRECIDOS Permite la administración de los productos servicios que ofrece la empresa. Visualizar esto en el módulo de facturación PERÍODOS CONTABLES Permite consultar el periodo contable en el cual se encuentra la contabilidad, así como el histórico por año de los estados de los periodos 5
Datos actuales: Muestra el año y mes en el cual actualmente se encuentra la contabilidad de la empresa Históricos: Permite al usuario consultar los periodos contables y el estado de cada uno de ellos, el usuario puede cambiar el ejercicio fiscal para consultar los periodos contables FOLIOS POR COMPROBANTES Permite establecer los folios de cada uno de los comprobantes, así como los formatos que se usan en la impresión Comprobante: El comprobante del cual se desea consultar los datos, si el comprobante no se ha configurado, el título de la ventana muestra la leyenda Nuevo registro Serie: La serie del comprobante Secuencia: El secuencial actual del comprobante Autorización: Número de autorización del comprobante Dígitos en compras: cuando se carga el número de comprobante se debe complementar con la cantidad de dígitos que aquí se ingrese, si se ingresa el valor 0, no se completa automáticamente. Formato: Especifica el nombre del archivo que genera la impresión del comprobante Líneas: El número de líneas que soporta la impresión del comprobante. 6
CONCEPTOS DE ASIENTOS CONTABLES Se crea conceptos a los cuales se va a agrupar las cuentas contables Concepto: Código asignado automáticamente por el sistema Descripción: La descripción que se asigna el usuario. MANTENIMIENTO DE COMPAÑIAS Permite actualizar los datos de las compañías 7
Creando: Para Crear un nuevo mantenimiento, presione sobre el botón agregar, se muestra la siguiente pantalla: Se debe llenar todos los campos requeridos y grabar Como editar Presionando en este botón podremos modificar los datos de la compañía. Eliminando Nos permite eliminar todos los datos de la compañía. 8
CENTROS DE COSTO Permite crear, modificar o eliminar los centros de costo de la empresa. Código: Código del centro de costo que es es asignando por el sistema. Descripción: Descripción del centro de costo que es asignado por el usuario- CUENTAS CONTABLES Permite crear, modificar o eliminar las cuentas contables que forman parte del plan de cuentas con el que trabajará la empresa 9
Tipo: Si se requiere filtrar por tipo de cuenta, detalle o grupo Rubro: Permite seleccionar el rubro por el cual se desea filtrar. Creando una nueva cuenta contable: Para Crear una nueva cuenta contable, presione sobre el botón agregar, se muestra la siguiente pantalla: Cuenta: Código de cuenta contable. Descripción: Nombre con el que se va a identificar a la cuenta contable. Estado: Se debe seleccionar activo cuando se crea, cuando ya no la utiliza debe ponerla inactiva Tipo: Se determina si es una cuenta de grupo o de detalle Rubro: Se selecciona el rubro al cual va a pertenecer. Como editar una cuenta contable Para editar una cuenta contable, presione sobre el botón, se muestra la misma pantalla de creación de cuenta contable pero con los datos a editar. No se permite la edición del código de la cuenta contable 10
Eliminando una cuenta contable Para eliminar una cuenta contable, presione sobre el botón, solo se permite eliminar cuentas contables que no estén siendo usadas en asientos contables RUBROS EN CUENTAS CONTABLES Permite la edición de los rubros con los cuales se identifica a las cuentas contables, se muestra la siguiente pantalla. Rubro: Código del rubro que es asignado automáticamente por el sistema en la creación Descripción: Descripción del rubro. 11
MOVIMIENTOS En esta pantalla se muestran los movimientos contables. Un movimiento contable, es un asiento contable que aun no ha sido archivado. Detalla de opciones: Periodo Anual: El año del cual se desea consultar los movimientos Periodo: El mes del cual se desea consultar los movimientos Concepto: Filtro de los movimientos que contiene un concepto en específico. Ordenado por: Permite visualizar los movimientos ya sea por fecha o por asiento Mostrar: Permite visualizar los movimientos archivados o sin archivar según se seleccione. Como agregar un movimiento: Un movimiento puede ser cargado manualmente o generado automáticamente desde una transacción del sistema, si un movimiento es generado por una transacción del sistema se le llama de SISTEMA, se muestra con el icono en la primera columna por ejemplo los comprobantes de egreso. Para agregar un nuevo movimiento manualmente, presione sobre el botón 12, se muestra la siguiente pantalla:
Para seleccionar las cuentas contables presionamos F2 y F4 con esto se nos desplaza el plan de cuentas. Como editar un movimiento contable Para editar un asiento contable, presione sobre el botón, solo se permite la edición de asientos que fueron cargados manualmente, los movimientos que fueron cargados desde otro módulo no se podrán editar desde aquí se requiere eliminarlo y editarlo desde el módulo que se genera. Como Eliminar un movimiento contable Para eliminar un movimiento contable, presione sobre el botón Como archivar un movimiento contable. Cuando el usuario está seguro que el movimiento esta correctamente cuadrado, y quiere ya convertirlo en asiento contable, presione sobre el botón, al archivar los movimientos le permitirá visualizar estados financieros sin necesidad de cerrar el periodo. 13
Como imprimir un movimiento contable Para imprimir un movimiento contable, presione sobre el botón, seguidamente se muestra la pantalla de impresión del movimiento COMPROBANTES DE INGRESO Permite la administración de los comprobantes de ingreso de la empresa, se muestra la siguiente pantalla Periodo anual: Podemos escoger la opción que nos da el sistema o modificarla Periodo: Mes del comprobante de ingreso Como agregar un comprobante de ingreso. Para agregar un nuevo comprobante de ingreso, presione sobre el botón. Como editar un Comprobante de ingreso. Para editar un comprobante de ingreso, presione sobre el botón 14
Como Eliminar un comprobante de ingreso Para eliminar un comprobante de ingreso, presione sobre el botón COMPROBANTES DE EGRESO Permite la administración de los comprobantes de egreso de la empresa, se muestra la siguiente pantalla Periodo anual: Podemos escoger la opción que nos da el sistema o modificarla Periodo: Mes del comprobante de egreso Comprobante: Si son capturados o archivados Como agregar un comprobante de egreso. Para agregar un nuevo comprobante de egreso, presione sobre el botón, se desplaza la siguiente pantalla 15
En esta pantalla creamos la forma de pago, este movimiento va ligado a bancos sino lo ingresa no se reflejará en ese módulo. 16
Como editar un Comprobante de egreso. Para editar un comprobante de egreso, presione sobre el botón Como Eliminar un comprobante de egreso Para eliminar un comprobante de egreso, presione sobre el botón Como imprimir un comprobante de egreso. Para imprimir un comprobante de egreso, presione sobre el botón, seguidamente se muestra la pantalla de impresión del movimiento Como archivar un comprobante de egreso. Cuando el usuario registre correctamente el comprobante de egreso deberá archivarlo, presionando sobre el botón. Al archivar se pasa al módulo de contabilidad como movimiento. Luego de archivado no le permite editar. Como desarchivar un comprobante de egreso Presione sobre el botón. Esto le permite modificar el comprobante de egreso pero no significa que se le va a modificar el movimiento por lo que debe borrar el movimiento desde movimientos contables y volver a archivar. PROCESOS ARCHIVAR MOVIMIENTOS DE PERIODO Al ejecutar esta opción podemos visualizar los estados financieros 17
Ejercicio fiscal: Escribir el año del que se desea archivar el movimiento Periodo: Escoger el periodo que se va a archivar. DESARCHIVAR PERIODO Ejercicio fiscal: Escribir el año del que se va a desarchivar el periodo. Periodo: Escoger la opción que necesitemos desarchivar. Eliminar el asiento inicial: Señalar la opción si desea eliminar el asiento. 18
CERRAR PERIODO Periodo anual y periodo: El sistema le da el último periodo contable a cerrar. Opciones Tipo de cierre: Puede escoger la opción si es simulado o es real Transferir saldos al siguiente periodo: Esta opción permite transferir los saldos al siguiente periodo como asiento inicial. REABRIR PERIODO 19
Ejercicio fiscal: Escribir el año del que se va a reabrir el periodo. Periodo: Escoger la opción que necesita reabrir. Establecer como periodo actual: Al señalar esta opción nos permitirá volver a cerrar este periodo caso contrario debe modificar el periodo contable en Configuración Periodos contables. CIERRE DEL EJERCICIO Ejercicio fiscal: Año del que se va a cerrar el ejercicio. Cuenta de ingresos: Escoger la opción que nos da el sistema. Cuenta de gastos: Señalar el numero de gastos. Cuenta contable: Escoger la cuenta para realizar el cierre del ejercicio. Tipo de cierre: Escoger la opción si el cierre es simulado o real. 20
TRANSFERENCIA DE SALDOS Periodo anual: Escribir el año del periodo transferir. Periodo: Escoger la opción requerida. Periodo de transferir: Fecha a la cual se va a transferir le coloca automáticamente el periodo siguiente del escogido en las opciones anteriores. CONTABILIDAD LIBRO DIARIO Permite visualizar todos los asientos contables, editar e imprimir 21
Periodo anual: Escribir el año del cual se va a visualizar las transacciones Periodo: Escoger la opción que requiera. Concepto: Señalar la opción si son ingresos, egresos, ventas, apertura, movimientos o todos Consultar. Si desea consultar los asientos contables Editar Para editar un asiento contable, presione sobre el botón. Imprimir un asiento Si el usuario desea imprimir el asiento, se presiona el botón ASIENTOS CONTABLES POR CUENTA Permite visualizar todos los asientos contables agrupados por cuentas contables. 22
Periodo anual: Escribir el año que se requiere visualizar los asientos contables. Periodo: Escoger la opción del mes requerido. Cuenta: Cuenta contable a consultar. Consultar. Si desea consultar los asientos contables LISTADOS DE CUENTAS CONTABLES Nos desplaza el plan de cuentas para poder imprimirlo o exportarlo. RANGO DE CODIGOS Desde: Colocar el código de la cuenta inicial Hasta: Colocar el código de la cuenta final. Mostrar las cuentas que están Estado: Puede escoger el estado requerido Categoría: Puede escoger una o todas las categorías 23
LISTADO DEL LIBRO DIARIO Nos permite visualizar o imprimir todo el diario general Periodo anual: Escribir el año del listado que desea Periodo: Escoger la opción requerida. MAYOR GENERAL Permite visualizar el mayor general de una o de todas las cuentas 24
Periodo anual: Escribir el año que requiere visualizar. Periodo: Escoger la opción requerida. Centro de costo: Escoger el centro de costo que requiere. Cuenta contable: Escoger la cuenta contable o todas según requiera. Si la cuenta contable no tiene movimiento en ese periodo no se mostrará nada. RESUMEN DEL PERIODO Periodo anual: Escribir el año para obtener el resumen del periodo Periodo: Escoger la opción requerida. 25
BALANCE DECOMPOBACION: Nos permite visualizar e imprimir. Periodo anual: Escribir el año para obtener el balance de comprobación. Periodo: Escoger el periodo requerido. BALANCE GENERAL Nos permite visualizar e imprimir. 26
Periodo anual: Escribir el año requerido Periodo: Escoger el periodo requerido Opciones Escoger los códigos de las cuentas contables que requiere visualizar. ESTADO DE PERDIDAS Y GANACIAS Nos permite visualizar e imprimir. Periodo anual: Escribir el año que se quiere visualizar. Periodo: Escoger el periodo requerido. Opciones Escoger el código de las cuentas que requiere visualizar. 27
ACTIVO FIJO CATALOGO DE ACTIVO FIJO Permite crear los activos fijos de la empresa Código: Este lo genera automáticamente el sistema Descripción: Nombre del activo fijo con el que se lo identifica. GENERALES Categoría: A qué grupo pertenece el ingreso que se está realizando. Código usuario: El código con el que se identifica el activo fijo. DEPRECIACION: Fecha de adquisición: Fecha de factura en la que se compró el bien Monto: Valor del activo Última depreciación efectuada: La fecha en que se aplicó la última depreciación al activo. Depreciación acumulada: Valor acumulado de la depreciación del activo Cuenta de la depreciación: Cuenta contable a la que se liga la depreciación. BAJA: Si el activo esta dado de baja se deberá registrar la fecha y el concepto, del mismo. 28
CATEGORIAS Categoría: Este código lo crea el sistema automáticamente al momento de crear una nueva categoría. Descripción: Nombre de la categoría. Porcentaje de depreciación: Escribir el porcentaje a depreciación del activo. Años de d depreciación: Número de años en que se deprecia el activo REPORTE DE ACTIVOS FIJOS Nos permite visualizar un reporte de todos los activos fijos ingresados. 29