29-5-2012 1. VERSION 1.1 2. MANUAL DE USUARIO PARA DESARROLLAR EL PRESUPUESTO DE PROYECTOS DE CONSTRUCCIÓN EN EL SECTOR METALMECANICO 3. 0
HERRAMIENTA DE PRESUPUESTO DE PROYECTOS EN UNA PYME DEL SECTOR METALMECÁNICO DE LA CIUDAD DE CALI MANUAL DE USUARIO PARA DESARROLLAR EL PRESUPUESTO DE PROYECTOS DE CONSTRUCCIÓN EN EL SECTOR METALMECANICO Santiag de Cali, May de 2012 Versión 1.1
CONTENIDO INTRODUCCIÓN... 3 1. INICIO... 4 1.1 Hme... 5 1.1.1 Infrmación básica... 6 2.1.1 Ingress de trabajadres... 7 3.1.1 Ingres de materiales... 10 4.1.1 Cnsumibles... 12 5.1.1 Herramienta y equip... 14 6.1.1 Transprte... 15 7.1.1 Prcess... 17 2. requerimients... 25 2
INTRODUCCIÓN La siguiente herramienta esta rientada a brindarle a las empresas del sectr metalmecánic un apy para elabrar sus presupuests de pryects de cnstrucción. L anterir es cn el fin de frecer mejres resultads al mment de realizar el análisis de cada pryect. Es imprtante que las rganizacines se encuentren cn ayudas, las cuales sn sencillas, cnfiables, flexibles y que permitan una interacción cn las persnas invlucradas en el prces de presupuestar un pryect.
1. INICIO Para iniciar el prces del cálcul de un presupuest de pryects de cnstrucción en metal, se hace necesari realizar ls siguientes pass: Abrir el archiv de Micrsft Excel, llamad Herramienta metalmecánica, en ella encntrara 5 pestañas llamadas: SALARIOS, APU, DB, AIU y Resumen. habilitar las macrs e inmediatamente aparecerá un frmulari llamad HOME, el cual debe de ser cerrad en ese instante, para seguir cn ls siguientes pass. Ahra se prcede cm primera medida a abrir la pestaña llamada Resumen, una vez hech este pas se diligencia el frmat de fecha de inici del pryect a presupuestar. Siend la primera vez al usar la herramienta se prcede a ingresar en la pestaña AIU, en la cual se diligenciara el camp de ls tiemps en que tarda cada actividad en ls prcess de la empresa (este pas sl es necesari realizarl pr primera vez). 4
1.1 Hme En este ítem, ubicad en la pestaña Resumen, encntrara una lista de pcines las cuales debe de diligenciar cn el fin de ingresar ls dats requerids para hacer el presupuest del pryect de cnstrucción en metal. Se hace click en btón Iniciar, para que la herramienta empiece a crrer. Una vez realizad este prcedimient, saldrá una ventana llamada Hme, en la cual encntrara ls elements que se requieren para iniciar el presupuest de cnstrucción en metal, en ella están ls siguientes ítems: Infrmación básica. Trabajadres. Perfilería. Cnsumible Herramientas Transprte 5
Prcess Resumen 1.1.1 Infrmación básica Una vez se ha ingresad al menú inicial y se ha seleccinad la pción Infrmación básica, se prcede a diligenciar cada un de ls ítems ls cuales se muestran en la siguiente figura, esta pción requiere ls dats generales cn ls que cntara el pryect, dats cm: Duración del pryect en prducción y mntaje (días) Duración ttal del pryect (días). Cantidad de prveedres internacinales ( si es necesari) Numer de pags (cutas) al cliente Prcentaje de devlución. 6
Una vez ingresads ls anterires dats se seleccina: Guardar, este icn permite que la herramienta cm su nmbre indica guarde ls cambis en ls camps diligenciads. El icn regresar, cm su nmbre indica permite vlver a la pantalla anterir en este cas al inici. 2.1.1 Ingress de trabajadres 7
Esta pción cntiene camps cm l sn el ingres de man de bra directa en la cual interactúan prcess, salaris y el númer de trabajadres requerids en el pryect de cnstrucción. Prcess, se seleccinan ls prcess invlucrads en ls pryects de cnstrucción. Ests prcess hacen parte del sistema prductiv. La herramienta calculara dependiend del tiemp ingresad de prducción en infrmación básic el cst ttal pr cada prces. Este cst incluye las prestacines sciales que están descritas en la hja SALARIOS. 8
Salari, se diligencia seleccinand la cantidad de salaris mínims mensual vigente que tiene cada emplead referente al prces seleccinad. Cantidad de trabajadres, se seleccinan el númer de trabajadres requerids pr cada prces. Días a trabajar pr el ls trabajadres que se están ingresand. Seleccinar el btón Guardar si es necesari. Seleccinar el btón de Regres si es necesari Una vez ingresads ls anterires dats se seleccina: 9
3.1.1 Ingres de materiales Element, se seleccinan ls elements requerids para el pryect, elements cm: Agua negra, Canal, Cerramient, entre trs. Tip de perfil, en este cuadr se seleccinará el tip de perfil requerid según el element seleccinad. 10
Se seleccina, td l relacinad cn ls materiales directs del pryect, en el diligenciams ls camps cm ls sn: Cantidad Lngitud (mm) Anch (mm) Pes unitari (kg): L entrega la Herramienta Área de pintura: L entrega la Herramienta 11
Es indispensable que el usuari llene tds ls camps, el únic camp pcinal es el de anch. De l cntrari la herramienta emitirá un mensaje y n l dejará guardar la infrmación. Una vez ingresads ls anterires dats se seleccina: Guardar, este icn permite que la herramienta cm su nmbre indica guarde ls cambis en ls camps diligenciads. El icn regresar, cm su nmbre indica permite vlver a la pantalla anterir en este cas al inici. 4.1.1 Cnsumibles Una vez se hace click en el btón cnsumible, aparece una ventana la cual indica las pcines cn las que cuenta, llamada materiales cnsumibles. En ella están las pcines cm: Sldadura Trnillería Acer Pintura acabad Pintura anticrrsiva Oxicrte 12
La presentación cmercial es aquella en la cual le venden el material a la empresa. Esta presentación puede ser kg de material para sldadura cantidad de trnills pr caja. Etc. El rendimient para la pintura hace referencia a la cantidad de área que se puede pintar cn la cantidad de pintura. Así mism para el xicrte. Es imprtante mencinar que este frmulari quede diligenciad en su ttalidad así alguns de ls valres sean iguales a cer, ya que de l cntrari la herramienta n l dejará seguir. Una vez ingresads ls anterires dats se seleccina: 13
Guardar, este icn permite que la herramienta cm su nmbre indica guarde ls cambis en ls camps diligenciads. El icn regresar, cm su nmbre indica permite vlver a la pantalla anterir en este cas al inici. 5.1.1 Herramienta y equip En este ítem encntrara td l relacinad para ingresar ls dats requerids en el pryect de cnstrucción, ls cuales deberá diligenciar según se requiera, cm: Descripción: Indicar que Equip herramienta es Unidad: Baj que unidad de medida trabaja el equip/herramienta Tarifa: Cuant se cbra pr cada unidad. Rendimient: Cuant es l necesari para realizar el trabaj, Que us se requiere. Valr unitari: Este valr l entrega la herramienta. 14
Una vez ingresads ls anterires dats se seleccina: Guardar, este icn permite que la herramienta cm su nmbre indica ingrese ls cambis en ls camps diligenciads. El icn regresar, cm su nmbre indica permite vlver a la pantalla anterir en este cas al inici. 6.1.1 Transprte En este ítem encntrara td l relacinad para ingresar ls dats requerids en el pryect de cnstrucción, ls cuales deberá diligenciar según se requiera, cm: Material 15
Distancia Kg Tarifa Valr unitari Una vez ingresads ls anterires dats se seleccina: Guardar, este icn permite que la herramienta cm su nmbre indica ingrese ls cambis en ls camps diligenciads. El icn regresar, cm su nmbre indica permite vlver a la pantalla anterir en este cas al inici. 16
7.1.1 Prcess En este ítem se encntrara tdas las actividades referente a ls prces de apy en el área de administración cn ls que cuenta la empresa, la herramienta es flexible, ya que si se requiere adicinar eliminar una actividad en la ventana AIU, se puede mdificar. En la herramienta encntrara ls siguientes prcess: P1: Prcess de apy y almacenaje. En él se seleccinas las actividades que requiere el pryect referente a este prces. Verificar materiales Realizar cmpra Recibir y verificar Separar y almacenar Ingresar factura Devlver materiales Realizar ctización Realizar cmpra Supervisar prces de imprtación Crdinar cn agente de aduanas Crdinar transprte L anterir sn las actividades que cuenta la herramienta las cuales pdrán ser seleccinadas, según sea ls requerimients del pryect. Dand click en cada una de las actividades que el usuari cnsidere que el pryect va a incurrir. 17
Una vez ingresads ls anterires dats se seleccina: El icn regresar, cm su nmbre indica permite vlver a la pantalla anterir en este cas al inici. P2: Prces de herramientas y materiales. En él se seleccinas las actividades que requiere el pryect referente a este prces. Buscar herramientas y/ material Pasar ntificación Entregar materiales Hacer registr de entrega Verificar estad de herramientas y/ material Regresar herramienta a su lugar Registrar el ingres 18
Una vez ingresads ls anterires dats se seleccina: El icn regresar, cm su nmbre indica permite vlver a la pantalla anterir en este cas al inici. P3: Prces de diseñ y requerimient. En él se seleccinas las actividades que requiere el pryect referente a este prces. Recibir bsquej Hacer trabaj de camp Dibujar plans Revisión de plans Hacer mdificacines Diseñ de estructura Definir/btener cantidad Archivar pryect Actualizar bibliteca Mnitre y autmatización Enviar a cmpras 19
Una vez ingresads ls anterires dats se seleccina: El icn regresar, cm su nmbre indica permite vlver a la pantalla anterir en este cas al inici. P4: Prces de pag a prveedr. En él se seleccinas las actividades que requiere el pryect referente a este prces. Recibir facturas y cmprbantes Crdinar el pag Realizar depsit / cheque Manejar papeletas y cnciliacines Realizar pag Manej de librs Archiv de facturas Mantener archiv de prveedres Elabrar reprte de egress Crdinar entrega de infrme 20
Una vez ingresads ls anterires dats se seleccina: El icn regresar, cm su nmbre indica permite vlver a la pantalla anterir en este cas al inici. P5: Prces de cbr a cliente. En él se seleccinas las actividades que requiere el pryect referente a este prces. Cmunicar cn el cliente Recger pag Recibir cheque/ cnsignación Verificar cheque/ cnsignación Recibir fax Entrega pags al gerente financier Archivar facturas Elabrar reprtes de ingress Crdinar la entrega de infrmación 21
Una vez ingresads ls anterires dats se seleccina: El icn regresar, cm su nmbre indica permite vlver a la pantalla anterir en este cas al inici. P6: Prces de cbr a cliente. En él se seleccinas las actividades que requiere el pryect referente a este prces. Recibir petición/reclam Dcumentar slicitud Pasar al persnal encargad Buscar slución / brindar servici Aplicar slución Cmunicar cn el cliente 22
Una vez ingresads ls anterires dats se seleccina: El icn regresar, cm su nmbre indica permite vlver a la pantalla anterir en este cas al inici. P7: Prces de nmina. En él se seleccinas las actividades que requiere el pryect referente a este prces. Registrar nvedades Manej de facturas y viátics Calcular valr Pag de salari/nmina Cntrlar el respald de pag Archivar en carpetas liquidar 23
Una vez ingresads ls anterires dats se seleccina: El icn regresar, cm su nmbre indica permite vlver a la pantalla anterir en este cas al inici. 24
2. REQUERIMIENTOS Y ADVERTENCIAS Para ejecutar crrectamente esta herramienta es necesaria: Pc cn prcesadr adecuad que permita ejecutar la herramienta, sin que esta haga que el sistema se pnga lent. Tener ls dats adecuads para el ingres en ls ítems. N se puede escribir nada en la clumna I de la pestaña APU. N se debe cambiar ningún códig existente en las celdas. Sól se pueden mdificar las celdas cn clr amarill. Hay unas celdas cultas las cuales n pueden ser utilizadas para ninguna tra actividad. Pr tal mtiv se recmienda dejarlas en este estad. 25