Manual de la Dirección de Enlace con la Industria de Reuniones CONTENIDO Número Tema Página 1 Objetivo 1 2 Alcance 1 3 Marco Jurídico 1 4 Políticas 2 5 Responsabilidades 3 6 Definiciones 8 7 Descripción de Actividades 11 8 Anexos 15 0
DIRECCIÓN DE ENLACE CON LA INDUSTRIA DE REUNIONES 1 OBJETIVO GENERAL Incrementar la visibilidad y competitividad de la oferta especializada de turismo de reuniones en los mercados internacionales, con base en la promoción y vinculación empresarial a fin de aumentar la demanda, apoyados en las herramientas con las que cuenta el CPTM. OBJETIVOS PARTICULARES Promover la oferta de turismo de reuniones en los mercados especializados Impulsar la atracción de congresos internacionales a México Alinear esfuerzos con los diferentes niveles de gobierno, sectores privado y social de los destinos para impulsar el desarrollo de la industria de reuniones Asesorar y apoyar a destinos y prestadores de servicios especializados para su participación competitiva en el mercado nacional e internacional. Desarrollar alianzas con asociaciones, empresas y organismos especializados, para promover la oferta de turismo de reuniones. Apoyar en la generación de información especializada y su difusión Servir como enlace con las oficinas de representación en el extranjero para el seguimiento de proyectos relacionados con turismo de reuniones 2 ALCANCE Este procedimiento aplica a la Dirección de Enlace con la Industria de Reuniones, como área especializada y técnica, para realizar las acciones de vinculación de la oferta con la demanda y apoyo en promoción de la marca México en el mercado de turismo de reuniones tanto a nivel nacional como internacional. 3 MARCO JURIDICO Plan Nacional de Desarrollo 2013-2018 Programa Sectorial de Turismo 2013-2018 Ley General de Turismo Ley Federal de Entidades Paraestatales Reglamento Interno de la Secretaría de Turismo Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Sector Público y su Reglamento Políticas, Bases y Lineamientos en Materia de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Consejo de Promoción Turística de México, S.A. de C.V. 1
Ley Federal de Responsabilidades Administrativas de los Servidores Públicos Estatuto Orgánico del Consejo de Promoción Turística de México, S.A. de C.V. Programa Institucional 2014 2018 Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información Pública Guía Electrónica de Servicios Administrativos 4 POLÍTICAS DE OPERACIÓN Promover la simplificación de procesos, el desarrollo tecnológico y la eficiencia operacional. Promover la formación, desarrollo y actualización de conocimientos y competencias de los servidores públicos adscritos a la unidad administrativa Participar activamente en los programas institucionales de innovación, transparencia, calidad, efectividad y prácticas organizaciones. Participar activamente en los programas institucionales de combate a la corrupción y la impunidad, así como promover los valores organizacionales. Fomentar un ambiente laboral de armonía, cooperación y trabajo en equipo entre el personal de la unidad administrativa a cargo. Proporcionar al personal a su cargo la información y documentación necesarias para el adecuado cumplimiento de los objetivos y programas institucionales. Fomentar el uso honesto, transparente y eficiente de los recursos del Consejo asegurando las mejores condiciones de precio, calidad y oportunidad. Difundir el marco jurídico aplicable a las operaciones de la entidad y promover su cumplimiento Realizar las gestiones administrativas para la contratación de servicios o adquisición de bienes indispensables para la ejecución de los programas de trabajo de su unidad administrativa y elaborar la justificación de las propuestas. 2
5 RESPONSABILIDADES 5.1 DIRECCIÓN DE ENLACE CON LA INDUSTRIA DE REUNIONES 1. Diseñar la política, estrategias, líneas de acción, programas y proyectos sobre turismo de reuniones para la integración en el Plan de Mercadotecnia del Consejo. 2. Presentar a la industria especializada de turismo de reuniones las estrategias, acciones y proyectos a realizar anualmente a través del programa de trabajo del área, para impulsar el desarrollo de esta industria. 3. Proponer y dar seguimiento a los proyectos para aplicar de manera efectiva y eficiente los recursos financieros autorizados, para cumplir con las alianzas estratégicas con asociaciones, empresas y organismos especializados de turismo de reuniones nacionales e internacionales. 4. Apoyar en el desarrollo de la campaña institucional que permita posicionar a México en los mercados de turismo de reuniones, con la asistencia de la Dirección de Mercadotecnia. 5. Promover la oferta turística especializada en materia de reuniones en los mercados internacionales, con el apoyo de las herramientas con que cuenta el CPTM. 6. Apoyar las candidaturas de México para atraer mayor número de congresos internacionales al país. 7. Hacer que la marca MÉXICO tenga mayor presencia en los principales eventos especializados de la industria, para promover la generación de más visitantes al país por congresos, eventos corporativos, viajes de incentivos, ferias y expos. 8. Otorgar asesoría a toda la cadena productiva de la industria de reuniones para su participación competitiva en el mercado nacional e internacional. 9. Generar y difundir información especializada sobre turismo de reuniones. 10. Participar en el Consejo Consultivo de Turismo de Reuniones a cargo de Sectur y dar seguimiento a los proyectos relacionados con los objetivos del CPTM que del Consejo se generen. 11. Aquellas establecidas por el área superior para el cumplimiento de las metas del Consejo de Promoción Turística de México en materia de reuniones. FUNCIONES 1. Integrar el Programa Anual de Trabajo de Turismo de Reuniones del CPTM 2. Diseñar las estrategias y lineamientos para promover la participación competitiva de la oferta de turismo de reuniones en ferias y eventos especializados 3. Impulsar y promover acciones que apoyen la atracción y generación de grandes congresos internacionales, convenciones, incentivos, ferias y expos hacia México. 3
4. Apoyar proyectos que den a conocer los productos turísticos y destinos de México, y ayuden a vincular la oferta con la demanda especializada a través de plataformas de promoción y comercialización. 5. Asesorar y apoyar a destinos y prestadores de servicios especializados para su participación competitiva en el mercado nacional e internacional. 6. Apoyar en la generación y difusión de información especializada para impulsar acciones estratégicas de promoción y comercialización de destinos y prestadores de servicios. 7. Participar en el Consejo Consultivo de Turismo de Reuniones y en ese contexto, dar seguimiento a los proyectos relacionados con las acciones del CPTM en el marco del mismo. 8. Promover y dirigir la participación de las Asociaciones de Turismo de Reuniones nacionales e internacionales, mediante programas estratégicos de colaboración para posicionar la oferta de reuniones en los mercados especializados y el desarrollo de alianzas de negocios. 9. Coordinar esfuerzos con las diferentes áreas del CPTM y con las Oficinas de Representación en el Extranjero para impulsar el desarrollo y posicionamiento de México en el mercado de turismo de reuniones. 10. Alinear esfuerzos con los diferentes niveles de gobierno, sectores privado y social para impulsar el desarrollo de la industria de reuniones 11. Promover la realización de webinars de promoción de la marca México y de la oferta de turismo de reuniones, dirigidos a la demanda internacional. 12. Proponer el Programa Anual de Alianzas estratégicas nacionales e internacionales y evaluar las propuestas de alianzas realizadas por organismos nacionales e internacionales 13. Gestionar el armado de las alianzas nacionales e internacionales con asociaciones, empresas y organismos especializados, para promover la oferta de turismo de reuniones. 14. Supervisar el seguimiento de contratos y/o convenios nacionales e internacionales 15. Procurar el posicionamiento de México como destino ideal para la organización de congresos, convenciones corporativas, viajes de incentivos y ferias o expos, a través de las alianzas estratégicas. 16. Coordinar proyectos que den a conocer los productos turísticos y destinos de México, y ayuden a vincular la oferta con la demanda especializada a través de plataformas de promoción y comercialización. 17. Coordinar las acciones de la gerencia de postulaciones y participación en eventos especializados; de la gerencia de difusión de información especializada en medios y de la subgerencia de alianzas internacionales. 18. Proponer el desarrollo de herramientas promocionales de México como destino ideal de turismo de reuniones. 19. Aquellas que no estén consideradas, pero que apoyen en el cumplimiento de las metas de la Dirección Ejecutiva de Oficinas de Representación 4
5.2 GERENCIA DE POSTULACIONES Y PARTICIPACIÓN EN EVENTOS ESPECIALIZADOS OBJETIVO Apoyar a la oferta especializada de turismo de reuniones del país, para que con el soporte de la marca México, generen más eventos internacionales y llegadas de turistas extranjeros por congresos o convenciones. Coordinar acciones para la participación efectiva de la oferta en los eventos nacionales e internacionales a fin de aumentar la demanda, apoyados en las herramientas con las que cuenta el CPTM. FUNCIONES 1. Proponer la estrategia de atracción de congresos internacionales a México 2. Ejecutar acciones que apoyen la generación de grandes congresos internacionales, convenciones, incentivos, ferias y expos hacia México. 3. Integrar la información sobre los eventos internacionales que se realicen en México para identificar la posición del país en el ranking mundial de congresos de ICCA. 4. Desarrollar acciones que permitan hacer más competitiva la oferta de los destinos para la competición de candidaturas internacionales. 5. Promover entre los organismos públicos, privados y sociales las acciones de presencia de marca México para impulsar candidaturas de eventos. 6. Promover proyectos que den a conocer los productos turísticos y destinos de México, y ayuden a vincular la oferta con la demanda a través de ferias y expos especializadas. 7. Asesorar a destinos y prestadores de servicios especializados para su participación competitiva en candidaturas de eventos. 8. Gestionar apoyos con dependencias de los tres órdenes de gobierno, sector privado y social para impulsar las candidaturas de eventos internacionales. 9. Coordinar los proyectos relacionados con candidaturas de eventos en el marco del Consejo Consultivo de Turismo de Reuniones. 10. Colaborar con proyectos que impulsen la integración de información sobre productos turísticos y destinos de México en las propuestas de candidaturas de eventos internacionales. 11. Proponer las estrategias y lineamientos para promover la participación competitiva de la oferta de turismo de reuniones en ferias y eventos especializados. 12. Procurar la promoción de la oferta de turismo de reuniones en los mercados especializados 13. Diseñar el calendario de ferias y eventos especializados y difundirlo con la oferta 14. Proponer las metas de apoyo a candidaturas y ferias internacionales 15. Dar seguimiento a las metas establecidas para el área. 16. Coordinar con las oficinas de representación en el extranjero del CPTM los apoyos a candidaturas de eventos internacionales. 17. Conformar el portafolio anual de postulaciones por destinos y/o recintos 5
18. Elaboración, seguimiento y control de expedientes de postulaciones 19. Preparar los informes de avances en la materia 20. Proporcionar la información necesaria a la gerencia de relaciones empresariales especializada en medios para su publicación y difusión. 21. Aquellas que no estén consideradas, pero que apoyen en el cumplimiento de las metas del área. 5.3. GERENCIA DE RELACIONES EMPRESARIALES (ANEXO 1) OBJETIVO Impulsar, promover y darle mayor visibilidad a la oferta especializada de turismo de reuniones del país, con el soporte de la marca México, a través de la generación de información especializada y su difusión para el mercado nacional e internacional en medios impresos y digitales. FUNCIONES 1 Procurar el posicionamiento de México como destino ideal para la organización de congresos, convenciones corporativas, viajes de incentivos y ferias o expos, a través de generación de información especializada. 2 Proponer el programa de difusión y generación de información especializada de Turismo de Reuniones del CPTM 3 Proponer y diseñar la propuesta de pauta anual para turismo de reuniones para medios impresos y electrónicos y coordinarse con las áreas de medios internacionales y mercadotecnia para este fin. 4 Ejecutar proyectos que den a conocer los productos turísticos y destinos de México, y ayuden a vincular la oferta con la demanda especializada a través de plataformas de promoción y comercialización. 5 Promover la vinculación de la oferta de reuniones con la demanda a través de herramientas digitales e impresas 6 Apoyar los esfuerzos de las oficinas de representación en el extranjero del CPTM para difundir información especializada e impulsar el posicionamiento de la oferta de México en el mercado de turismo de reuniones internacional. 7 Apoyar los esfuerzos de las oficinas de representación en el extranjero del CPTM para supervisar el seguimiento a contratos y/o convenios internacionales con asociaciones, empresas y organismos especializados, en los que se desarrollen acciones de promoción en medios impresos o digitales para promover la oferta de turismo de reuniones del país. 8 Dar seguimiento al diseño, creación y difusión de pautas para medios impresos y electrónicos especializadas para turismo de reuniones. 9 Asesorar a destinos, prestadores de servicios y organismos especializados en la generación y difusión de información estratégica de turismo de reuniones. 6
10 Dar seguimiento a la actualización de la información sobre turismo de reuniones que se publique en los medios especializados electrónicos e impresos del CPTM 11 Procurar la difusión de proyectos, información, eventos y actividades que realicen las Asociaciones de Turismo de Reuniones nacionales e internacionales. 12 Apoyar en los esfuerzos de las diferentes áreas del CPTM para impulsar la difusión de información especializada en turismo de reuniones. 13 Promover y difundir en las redes sociales oficiales información especializada sobre turismo de reuniones. 14 Mantener actualizada la información en la sección de turismo de reuniones en la página web del Consejo. 15 Preparar los informes de avances en la materia. 16 Aquellas que no estén consideradas, pero que apoyen en el cumplimiento de las metas del área. 5.4. SUBGERENCIA DE ALIANZAS INTERNACIONALES OBJETIVO Impulsar, promover y darle mayor visibilidad a la oferta especializada de turismo de reuniones del país, con el soporte de la marca México, a través de la generación de alianzas estratégicas con los principales actores de la industria de reuniones extranjeros. FUNCIONES 1. Coordinar el desarrollo de alianzas con asociaciones, empresas y organismos especializados internacionales, para promover la oferta nacional de turismo de reuniones. 2. Integrar la propuesta del Programa Anual de Alianzas estratégicas internacionales 3. Apoyar en el diseño de las estrategias, lineamientos y políticas para la operación y armado de las alianzas 4. Evaluar, complementar y presentar a la autoridad superior las propuestas de alianzas realizadas por organismos internacionales 5. Dar seguimiento a contratos y/o convenios internacionales con asociaciones, empresas y organismos especializados, para promover y desarrollar la oferta de turismo de reuniones del país. 6. Promover a México como destino ideal para la organización de congresos, convenciones corporativas, viajes de incentivos y ferias o expos, a través de las alianzas estratégicas. 7. Seguimiento a la participación de las Asociaciones de Turismo de Reuniones internacionales en proyectos realizados en Mexico y en el extranjero para vinculación de la oferta y la demanda 7
8. Coordinar esfuerzos con las Oficinas de Representación en el extranjero del CPTM para el desarrollo y posicionamiento de México en el mercado de turismo de reuniones a través de las alianzas estratégicas. 9. Supervisar y dar seguimiento a las alianzas con Asociaciones internacionales y con las Oficinas de Representación en el extranjero del CPTM. 10. Integrar los expedientes administrativos de las alianzas con asociaciones, empresas y organismos especializados internacionales. 11. Solicitar a los destinos turísticos de reuniones y recintos información especializada para difundirla mensualmente en la pág. web del Consejo. 12. Realizar las convocatorias y gestiones necesarias para la organización de los eventos como el Congreso Nacional de Turismo de Reuniones y el PCMA NAAS. 13. Evaluar las propuestas de alianzas realizadas por organismos internacionales 14. Proponer la participación de las Asociaciones de Turismo de Reuniones nacionales en las acciones realizadas a través de las alianzas internacionales. 15. Preparar los informes de avances en la materia 16. Proporcionar la información necesaria a la gerencia de difusión de información especializada en medios para su publicación y difusión. 17. Aquéllas que no estén consideradas, pero que apoyen en el cumplimiento de las metas del área. 6 DEFINICIONES Turismo de Reuniones: Conjunto de corrientes turísticas cuyo motivo de viaje está vinculado con la realización de actividades laborales y profesionales. Este mercado, en su variante grupal, incluye numerosos segmentos y productos relacionados con la organización de reuniones de negocios con diferentes propósitos y magnitudes, a saber: Convenciones: Congresos Exposiciones Ferias Viajes de incentivos Industria de Reuniones: Es el término preferido por la Asociación Internacional de Congresos y Convenciones (ICCA), por Meeting Professional International (MPI) y por Reed Travel en lugar del acrónimo MICE (Meetings, Incentives, Conferences and Exhibitions) que no reconoce el carácter industrial de las mismas. Congreso: Se aplica a toda reunión que se realiza con el objeto de encontrar, entre todos los asistentes, caminos comunes de acción en lo que se refiere a un tema u objeto de discusión. 8
Se define como congreso toda reunión profesional que tiene por objeto realizar una discusión y un intercambio profesional y/o académico en torno a un tema de interés. La iniciativa de realizar el congreso puede ser gremial o institucional, la convocatoria es abierta y la participación es voluntaria. Dentro de esta categoría pueden incluirse los seminarios y juntas de negocios que tienen objetivos de intercambio profesional y académico, aún en el caso de que el patrocinio fuese hecho por una entidad privada o pública. Se considera el evento más complicado desde un punto de vista organizativo. El congreso, además de informar, intercambiar experiencias y alentar la toma de decisiones, también expone ideas fundamentales de nuevas investigaciones o descubrimientos. El programa profesional de los congresos incluye la celebración de simposios, mesas redondas, paneles, talleres, seminarios, coloquios, conferencias, presentación de ponencias o temas libres, cursos y exposiciones asociadas. Por su dimensión geográfica, los congresos pueden ser: Local Regional Nacional Internacional Continental Mundial La mayor parte de los congresos incluye exposiciones entre sus actividades pero suele restringir sus exhibiciones al público participante. Convención: Se aplica a toda reunión que se realiza en torno a un tema u objeto para la difusión y conocimiento del mismo entre todos los participantes. Se define como convención toda reunión gremial o empresarial cuyo objetivo es el tratar asuntos comerciales entre los participantes en torno a un mercado, producto o marca. La iniciativa suele ser empresarial, la convocatoria es cerrada (limitada a un público personalizado y relacionado con el tema) y la participación suele ser por invitación. Las convenciones incluyen, a diferencia de los viajes de incentivo, un programa técnico en el que los participantes se familiarizan y entablan negociaciones respecto a un campo de negocio específico. 9
En México se utiliza frecuentemente el término convención para denominar a los viajes de incentivo. No obstante esto es erróneo ya que ni los objetivos ni la forma de patrocinar y operar estos eventos es la misma. Algunas convenciones incluyen exposiciones en sus actividades pero suelen restringirlas al público participante. Viaje de Incentivos: El viaje de incentivo es una estrategia moderna gerencial utilizada para lograr metas empresariales fuera de lo común al premiar a los participantes con una experiencia extraordinaria de viaje, una vez lograda la parte que les corresponde de estas metas fuera de lo común. El viaje de incentivo es un premio que alcanzan las personas que demuestran un mejor desempeño en su trabajo. El número de posibles ganadores está limitado a una cantidad predeterminada. Eventos corporativos: Se define como toda reunión corporativa o empresarial cuyo objetivo es el tratar asuntos de profesionalización o comerciales en torno a un mercado, producto o marca. Algunos incluyen exposiciones en sus actividades pero suelen restringirlas al público participante. Ferias y Exposiciones: Tienen dos acepciones, disertación o conferencia. Se define como el evento que se organiza con un propósito comercial o cultural para mostrar productos, servicios y/o documentos a un público objetivo. Las exposiciones pueden ser de varios tipos: Industriales: Son aquellas muestras o exhibiciones, de carácter privado o semiprivado, que reúnen a los miembros de un sector empresarial, profesional o comercial con el fin de mostrar adelantos tecnológicos y estimular la venta de productos entre miembros de un sector profesional. Generalmente, la venta en estas exposiciones es al mayoreo y con base en pedidos. Comerciales: Son aquellas muestras o exhibiciones, de carácter semi-privado o público, que reúnen a miembros de un sector comercial, empresarial, profesional o social con el fin de promover la venta de productos o servicios al público objetivo. A estas exposiciones, aun siendo profesionales, se les suele denominar ferias especializadas. 1/ Glosario de Turismo de Negocios: Terminología, Medidas y Capacidades. Secretaría de Turismo 2014 10
Consejo Consultivo de Turismo de Reuniones: Organismo que integra a los actores de la industria, a las distintas instancias y órdenes de gobierno vinculadas a su desarrollo y a instituciones de educación superior e investigación, con la finalidad de brindar asesoría para la generación de políticas públicas que impulsen el desarrollo y la competitividad de la industria. 7 DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES ALIANZAS NACIONALES Con el fin de promover la presencia de la marca México en el mercado de reuniones, a través de las alianzas nacionales, los organismos públicos o privados de la industria de reuniones deberán solicitar con mínimo 30 días de anticipación por correo electrónico o por escrito a la Dirección de Enlace de la Industria de Reuniones, carta con propuesta técnica-económica de servicios a prestar para incluir la presencia de la marca México en sus eventos de promoción turística de la industria de reuniones que muestre la siguiente información: 1. Fecha de la propuesta 2. Nombre del destinatario en el CPTM 3. Nombre y perfil del organismo solicitante 4. Nombre del evento o actividad para la cual se propone la presencia de marca México 5. Características y antecedentes del evento 6. Fecha de inicio y de terminación de cada una de las actividades propuestas 7. Impacto en el mercado de reuniones 8. Listado de servicios ofrecidos al CPTM para el evento 9. Monto estimado del servicio por actividad o evento 10. Beneficios que este servicio otorga al CPTM 11. El organismo deberá describir claramente los compromisos y actividades a los que se compromete para cada acción específica. 12. Valores agregados ofrecidos 13. Incluir las características de los entregables o testigos para el CPTM por cada proyecto. Posterior a la recepción de la solicitud, la DEIR deberá poner a consideración ante la DEOR la propuesta de alianza o participación conjunta en el evento o proyecto en cuestión, si el proyecto está orientado a cumplir con las metas y objetivos de impulso a la promoción de la industria de reuniones y la DEOR lo valida, la DEIR podrá continuar o cancelar el proceso administrativo correspondiente para realizar 11
el contrato de servicios y participar en el proyecto. En caso afirmativo de la propuesta, el organismo deberá presentar ante la DEIR la siguiente documentación debidamente requisitada para solicitar la presencia de marca: 1. Propuesta técnica económica 2. Acta constitutiva del organismo postulante 3. Poder notarial del representante legal 4. RFC 5. Carta de Exclusividad del evento 6. Identificación oficial del representante legal 7. Anexo uno (formato Mipymes) 8. Anexo dos (información legal de la empresa) 9. Anexo tres ( carta de los artículos 50 y 60 de la LAASSP) 10. Comprobante de domicilio actual 11. Caratula de estado de cuenta bancario 12. Carta artículo 32-D 13. Carta de autorización de pago por transferencia bancaria 14. Carta de mejor precio 15. En montos mayores a $300 mil pesos, garantía en apego a la LAASSP. ALIANZAS INTERNACIONALES (ANEXO 2) Con el fin de promover la presencia de la marca México en el mercado de reuniones, a través de las alianzas internacionales, los organismos privados de la industria de reuniones de otros países deberán solicitar con mínimo un mes de anticipación por correo electrónico o por escrito a la DEOR o a la Oficina de Representación en el Extranjero, carta con propuesta técnica-económica de servicios a prestar para incluir la presencia de la marca México en sus proyectos o eventos de promoción turística especializados, relacionados con la industria de reuniones, que muestre la siguiente información: 1. Fecha de la propuesta 2. Nombre del destinatario en el CPTM 3. Nombre y perfil del organismo solicitante 4. Nombre del evento 5. Descripción muy clara de cada una de las actividades para las cuales se propone la presencia de marca México 6. Fecha de inicio y de terminación de cada una de las actividades propuestas 7. Impacto para el mercado de México en la industria de reuniones y beneficios para el CPTM en cada proyecto 8. Listado específico de servicios ofrecidos al CPTM para cada actividad 9. Monto estimado por cada servicio, actividad o evento 10. Beneficios específicos de cada servicio a otorgar al CPTM 11. El organismo deberá describir claramente los compromisos y actividades a los que se compromete para cada acción específica. 12
12. Señalar claramente los valores agregados ofrecidos 13. Incluir las características de los entregables o testigos para el CPTM por cada actividad o proyecto. 14. Entrega de informes, comprobaciones y testigos de servicios Posterior a la recepción de la solicitud, la ORE deberá poner a consideración ante la DEOR y a revisión de la DEIR la propuesta de alianza para el proyecto en cuestión. Si el proyecto está orientado a cumplir con las metas y objetivos de impulso a la promoción de la industria de reuniones y la DEOR da la instrucción, el proyecto se turnará a la DEIR para continuar con el proceso administrativo correspondiente para realizar el contrato de servicios. Con el apoyo de las Oficinas de Representación en el Extranjero, la DEIR deberá darle seguimiento a los avances y compromisos señalados en cada alianza. Las OREs deberán proporcionar reportes e informes de avances a la DEOR del seguimiento y participación en las actividades de cada alianza. POSTULACIONES DE CONGRESOS Con el fin de atraer mayor número de congresos y turistas internacionales a México, a través de la presencia de la marca México en el mercado internacional de reuniones, se impulsarán aquellos proyectos de postulación de sede que los destinos turísticos, OCVs, organizadores profesionales de eventos o recintos de congresos, presenten ante el CPTM, bajo las siguientes premisas: Solicitud de Cartas de Respaldo de Postulación (ANEXO 3) El organismo postulante deberá presentar la propuesta de apoyo a la DEIR con al menos 15 días de anticipación, o en casos específicos hasta 8 días de anticipación, cuando deba ser firmada por un funcionario del CPTM. En los casos que la solicitud de apoyo sea de cartas de la Sectur o de otro organismo, se deberán considerar hasta al menos 30 días para la solicitud. La solicitud de apoyo deberá ser propuesta por un organismo que cuente con la exclusividad por escrito para postular el evento (un mismo evento no puede ser apoyado para más de un organismo o destino). Llenar los siguientes formatos con la información general del evento a postular: 1. Carta o correo electrónico de solicitud formal de impulso a la postulación de la candidatura 2. Ficha técnica del Congreso Internacional (anexo) 3. Formato de Evaluación de Riesgo del Congreso (anexo) 13
De ser aceptada la propuesta de candidatura o postulación, se procederá a preparar la carta (s) de apoyo para firma del funcionario correspondiente. Presencia de la marca México en Postulaciones de Congresos Internacionales (ANEXO 4) El organismo postulante deberá presentar la propuesta a la DEIR con al menos 30 días de anticipación. La propuesta debe ser realizada por un organismo público o privado que cuente con la exclusividad por escrito para postular el evento (un mismo evento no puede ser postulado por más de un organismo o destino y debe mencionarse claramente el nombre completo del evento en inglés y español). La propuesta será puesta a consideración de la DEOR y en caso que cumpla con los objetivos y metas del CPTM, la DEOR dará la instrucción a la DEIR para proseguir con el proceso para que se tenga la presencia de la marca Mexico durante la postulación. El organismo postulante deberá presentar ante la DEIR la siguiente documentación debidamente requisitada para solicitar la presencia de marca: 16. Propuesta técnica económica 17. Acta constitutiva del organismo postulante 18. Poder notarial del representante legal 19. RFC 20. Carta de Exclusividad del evento 21. Identificación oficial del representante legal 22. Anexo uno (formato Mipymes) 23. Anexo dos (información legal de la empresa) 24. Anexo tres ( carta de los artículos 50 y 60 de la LAASSP) 25. Comprobante de domicilio actual 26. Carátula de estado de cuenta bancario 27. Carta artículo 32-D 28. Carta de autorización de pago por transferencia bancaria 29. Carta de mejor precio 30. En montos mayores a $300 mil pesos, garantía en apego a la LAASSP. Ya que fue validada la información, la DEIR deberá realizar los trámites ante las áreas de Recursos Financieros, Recursos Materiales y Asuntos Jurídico para continuar con el trámite correspondiente para el contrato de servicios. 14
ANEXO 1 GERENCIA DE RELACIONES EMPRESARIALES 15
ANEXO 2 PROCESO ALIANZAS INTERNACIONALES Diagrama de Flujo 16
ANEXO 3 PROCESO: CARTAS DE APOYO A POSTULACIONES DE EVENTOS INTERNACIONALES 17
ANEXO 4 PRESENCIA DE MARCA PARA POSTULACIONES DE EVENTOS INTERNACIONALES 18
EVALUACIÓN DE RIESGO POSTULACION DE SEDE EVENTOS INTERNACIONALES. Nombre oficial del evento: Nombre de Organismo: Asociación: Institución o empresa: Contacto 1 Contacto 2 Contacto 3 Líder de la candidatura: Contacto 1 Contacto 2 Contacto 3 Datos a quien debe dirigirse las cartas de apoyo: Nombre: Título: Cargo: Institución: Idioma en que se requiere la carta: Fecha límite para entregar la carta: Posición de la contraparte: Número de Edición de evento a compartir: Número de participantes: Porcentaje de visitantes Internacionales 19
y Nacionales: Cuartos noche estimados: Derrama económica estimada en USD: Destinos competencia (Internacional): Frecuencia del evento: Anual ( ) Bianual ( ) Trianual ( ) Cuatrienal ( ) Lugar sede del organismo internacional: Fecha de entrega de Bidding/Postulación de sede: Fecha para presentar la postulación de sede: Fecha y lugar de evento más próximo: Fecha y lugar de los tres eventos inmediato al Mes anteriores: Lugar: Día: Mes: Año: Lugar: Día: Mes: Año: Lugar: Día: Mes: Año: Lugar: Día: Mes: Año: Lugar: Día: Mes: Año: Lugar: Día: Mes: Año: El evento se ha realizado en México: Si ( ) No ( ) Lugar: Día: Mes: Año: Rotación establecida: Personas clave que acuden a la postulación: 20
El proceso de selección: Requiere exposición: Presentación ante: ( ) Board of Directors ( ) Board ( ) Asamblea General Otro: Cómo se fondeará el evento: Hay patrocinadores: El evento se desarrolla en: Apoyos que se solicitan al CPTM ( ) Cartas ( ) Vinculación con PCO ( ) Cabildeo ( ) Vinculación con recinto ( ) Económico ( ) Vinculación con OCV ( ) Material Promocional ( ) Vinculación con representaciones del CPTM en el extranjero FASE A DE EVALUACIÓN Evaluación: A) Es una candidatura con altas probabilidades de ganarse. B) Es una candidatura con medianas probabilidades de ganarse. C) Es una candidatura con bajas probabilidades de ganarse. D) No califica. FASE B DE EVALUACIÓN 21
EL ORGANIZADOR / PCO DESTINO. Evaluación: A) Es una candidatura con altas probabilidades de ganarse. B) Es una candidatura con medianas probabilidades de ganarse. C) Es una candidatura con bajas probabilidades de ganarse. D) No califica. 22
FICHA TECNICA CONGRESOS INTERNACIONALES Nombre del congreso: Fecha y lugar del evento: Status: Destino sede para el evento: Organización líder de la postulación: Antecedentes del evento: (síntesis de historia del gremio y del evento) Personas que contactaron al CPTM para solicitar apoyo para la postulación: Beneficiarios de la postulación: Razón por la que el CPTM apoya la postulación: Año en la que se celebraría en México: Frecuencia / Periodicidad: Número estimado de congresistas: Número estimado de acompañantes: Porcentaje estimado de Extranjeros: Porcentaje estimado de Nacionales o residentes: No. de países participantes: Objetivo: Rama: Derrama económica estimada: Fecha de envío del Bidding book: Fecha de postulación: 23
Lugar de postulación: Página Web del Congreso: E-mail para información del congreso: Historial del evento: (sedes de los 3 años anteriores) Lic. José Luis Rangel Esquivel Director Ejecutiva de Oficinas de Representación 24