HOJA DE AUTORIZACIÓN

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1 HOJA DE AUTORIZACIÓN Elaboró PATRICIA CAPETILLO SUBGERENTE DE CONVENCIONES E INCENTIVOS Revisó ELDA LAURA CERDA MARTÍNEZ COORDINACIÓN EJECUTIVA DE CONVENCIONES Y TURISMO DE NEGOCIOS Aprobó ELDA LAURA CERDA MARTÍNEZ COORDINACIÓN EJECUTIVA DE CONVENCIONES Y TURISMO DE NEGOCIOS IT-CECTN-02 Page 1 of 15 Versión 01

2 Revisión Página (s) Modificada (s) 1 SECCIÓN DE CONTROL DE CAMBIOS Descripción del Cambio Se modificaron los nombres de las persona que elaboró, revisó y aprobó el documento Fecha de Emisión 12/12/ y 6 6 y Se modificaron objetivos y alcances de la CECTN Se modificaron las responsabilidades de la. Éstas fueron revisadas anteriormente con la Subdirección General de Administración Se incluyeron las responsabilidades de la Subgerencia de Convenciones e Incentivos Se eliminaron los conceptos de Turismo Cultural y Turismo Individual por no formar parte de las atribuciones de la Coordinación Se incluyó la definición de PCMA. 12/12/06 12/12/06 12/12/06 12/12/06 IT-CECTN-02 Page 2 of 15 Versión 01

3 CONTENIDO Número Tema Página 1 Objetivo 4 2 Alcance 4 3 Referencias 4 4 Políticas 4 5 Responsabilidades 5 6 Definiciones 6 7 Método de Trabajo Diagrama de Flujo Descripción de actividades Registros Anexo 14 IT-CECTN-02 Page 3 of 15 Versión 01

4 1. Objetivo 2. Alcance Incrementar la competitividad y visibilidad del producto turístico mexicano para convenciones y viajes de incentivo a nivel internacional, a través de la promoción de la oferta y la unión de esfuerzos de los diferentes actores públicos y privados que intervienen en la cadena productiva con la finalidad de posicionar a México como destino ideal para la celebración de Convenciones y Viajes de Incentivo Esta instrucción de trabajo aplica a la subgerencia de convenciones y viajes de incentivo quien tiene la responsabilidad de promover a México en el mercado corporativo internacional y nacional para la celebración de las convenciones y viajes de incentivo en el territorio nacional, poniendo en valor los atractivos culturales, y naturales de destinos consolidados y emergentes del país. 3. Referencias 3.1. Plan Nacional de Desarrollo Programa Nacional de Turismo Ley Federal de Turismo 3.4. Ley Federal de Entidades Paraestatales 3.5. Reglamento Interno de la Secretaria de Turismo 3.6. Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios 3.7. Estatuto Orgánico del Consejo de Promoción Turística de México, S.A. de C.V Guía Electrónica de Servicios Administrativos 4. Políticas o Promover la simplificación de procesos, el desarrollo tecnológico y la eficiencia operacional. o Promover la formación, desarrollo y actualización de conocimientos y competencias de los servidores públicos adscritos a su unidad administrativa. o Participar activamente en los programas institucionales de innovación, transparencia, calidad, efectividad y prácticas organizacionales. o Participar activamente en los programas institucionales de combate a la corrupción y la impunidad, así como promover los valores organizacionales. o Fomentar un ambiente laboral de armonía, cooperación y trabajo en equipo entre el personal de la unidad administrativa a su cargo. o Proporcionar al personal a su cargo la información y documentación necesaria para el adecuado cumplimiento de los objetivos y programas institucionales. o Fomentar el uso honesto, transparente y eficiente de los recursos del Consejo asegurando las mejores condiciones de precio, calidad y oportunidad. o Difundir el marco jurídico aplicable a las operaciones de la entidad y promover su cumplimiento. o Realizar las gestiones administrativas para la contratación de servicios o adquisición de bienes indispensables para la ejecución de los programas de trabajo de su unidad administrativa y elaborar el Dictamen Técnico de las propuestas. IT-CECTN-02 Page 4 of 15 Versión 01

5 5. Responsabilidades CONVENCIONES E INCENTIVOS Subdirección General de Mercadotecnia: 5.1 Dirigir el diseño y actualización de los planes de mercadotecnia del Consejo, propiciando la mayor rentabilidad de la inversión en la promoción turística de México en los mercados nacional e internacional; 5.2 Promover la participación de los sectores público y privado en mecanismos de planeación estratégica de mercadotecnia, para el mejor cumplimiento de los objetivos del Consejo; 5.3 Coordinar el desarrollo tecnológico de la organización para aprovechar las nuevas tecnologías de información digital en apoyo a la promoción y comercialización competitiva de la oferta turística del país; 5.4 Coordinar la ejecución de campañas de relaciones públicas y mercadeo directo que realice el Consejo; 5.5 Desarrollar y actualizar lineamientos estratégicos y mecanismos de evaluación para la definición de las características de servicios a contratar por el Consejo relativos a mercadotecnia; 5.6 Difundir los planes de mercadotecnia y programas de trabajo para la promoción turística de México; 5.7 Supervisar las tareas de evaluación de las acciones de promoción del Consejo en coordinación con la Subsecretaría de Planeación Turística de la Secretaría, y 5.8 Las demás que se establezcan en el presente Estatuto o que le señale el Director General. : 5.1 Coordinar la integración del Programa Anual de Trabajo de la Subdirección General de Mercadotecnia en el ámbito de su competencia. 5.2 Proponer la estrategia y lineamientos para la integración del Plan de Mercadotecnia en el ámbito de su competencia. 5.3 Determinar las líneas estratégicas para posicionar los subsegmentos que integran el Turismo de Negocios (Congresos, Convenciones, Ferias, Exposiciones e Incentivos) en el mercado internacional). 5.4 Establecer relaciones con organizaciones internacionales en los segmentos de convenciones, congresos, viajes de incentivo, ferias y exposiciones. 5.5 Proponer alianzas estratégicas con Asociaciones nacionales e internacionales, para proponer que México sea sede de congresos, convenciones, ferias, exposiciones y viajes de incentivo. 5.6 Alinear las diferentes acciones de promoción y publicidad que realiza el Consejo a las estrategias para posicionar los subsegmentos de Turismo. 5.7 Coordinar la promoción, evaluación y difusión de los destinos de turismo de que dispone el país, así como de los eventos de promoción del segmento 5.8 Coordinar la organización de los eventos institucionales, de promoción del sector de Turismo de Negocios, en conjunto con la Secretaría de Turismo, las entidades federativas y los municipios 5.9 Validar los convenios de colaboración por suscribir, para la promoción de la oferta de turismo de negocios con organizaciones nacionales y extranjeras Coordinar la ejecución de los convenios de colaboración para la promoción de la oferta de turismo de negocios con organizaciones nacionales y extranjeras 5.11 Verificar el cumplimiento de las obligaciones contenidas en los convenios de colaboración para la promoción de la oferta de turismo de negocios con organizaciones nacionales y extranjeras IT-CECTN-02 Page 5 of 15 Versión 01

6 5.12 Verificar el avance programático y presupuestal de los convenios de colaboración e instrumentar los correctivos pertinentes que aseguren su debida ejecución Validar las comprobaciones que se generen con motivo de la prestación de servicios previstos en los convenios de colaboración para la difusión y comercialización de los productos de turismo de negocios con organizaciones nacionales y extranjeras Proponer la modificación, suspensión, terminación anticipada y rescisión de los convenios de colaboración para la difusión y comercialización de los productos de turismo de negocios con organizaciones nacionales y extranjeras Validar las cuotas de inscripción a las distintas Asociaciones a las que se afilie la Coordinación Ejecutiva de, así como las aportaciones que en su momento convengan Coordinar y validar la integración de reportes periódicos sobre la promoción de la oferta de los productos de turismo de negocios Atender las solicitudes de asistencia y colaboración que requieran la Auditoría Superior de la Federación, la Secretaría de la Función Pública y el Órgano Interno de Control, en ejercicio de sus facultades fiscalizadoras 5.18 Coordinar la integración, clasificación, custodia y respaldo del archivo del ámbito de su competencia 5.19 Coordinarse con las Direcciones del Consejo en el Exterior para el cumplimiento de sus fines en el ámbito de su competencia 5.20 Coordinar el Club de Producto de Turismo, a través de la programación bimensual de Reuniones del Consejo Asesor de la Oficina de Congresos y Convenciones del CPTM, que integra a la cadena de valor del segmento (organismos públicos, instituciones federales, destinos, recintos y Asociaciones Especializadas) 5.21 Las demás que le encomiende el Subdirector General de Mercadotecnia. Nombre del Puesto: Subgerencia de Convenciones e Incentivos Objetivo Promover a México como el destino ideal para la celebración de Convenciones y Viajes de Incentivo mediante las herramientas propias del Consejo, así como a través de Alianzas Estratégicas con Asociaciones nacionales e internacionales líderes del segmento de Convenciones y Viajes de Incentivo, Promover, operar y dar continuidad al programa de promoción internacional enfocada a la atracción de convenciones y viajes de incentivo al país apuntando a la estandarización de la oferta, prospectación de leads y medición de resultados. Operar, supervisar y dar continuidad a las alianzas estratégicas y proyectos productivos establecidos con las asociaciones internacionales de turismo de negocios relacionadas con los segmentos de convenciones y viajes de incentivos (MPI, SITE, PCMA) con el fin de promover México en sus principales foros mundiales. Coordinar la creación de una base de datos corporativos nacionales e internacionales (clientes/potenciales para México) a quienes se dirigirán mensajes claves de México como sede de convenciones y viajes de incentivo internacionales. Coordinar la promoción de la oferta nacional para Convenciones y Viajes de Incentivo en el ámbito internacional a fin de interesar a los corporativos, casas de incentivo y organizadores de eventos a realizar sus eventos en México. Establecer una red de contacto con las Oficinas de Visitantes y Convenciones de los destinos mexicanos con vocación para Convenciones y Viajes de Incentivo para asesorarlos en la atracción de eventos internacionales y promover su infraestructura, productos y servicios turísticos especializados dentro de nuestros programas y acciones promocionales. IT-CECTN-02 Page 6 of 15 Versión 01

7 Trabajar de forma activa con las directivas de los Capítulos mexicanos de las Asociaciones del segmento de convenciones y viajes de incentivo (MPI Capítulo México y SITE Capítulo México) para desarrollar tanto la estrategia de participación y promoción de México en los mercados internacionales como la capacitación y profesionalización de la industria de nuestro país. Participación en las principales ferias y eventos de los segmentos de Convenciones y Viajes de Incentivo que se lleven a cabo en el extranjero y en el territorio nacional para promover la infraestructura, servicios y productos turísticos especializados que ofrece México como sede para este tipo de eventos. Apoyar la atracción y desarrollo de programas educativos y programas de certificación para la profesionalización de los involucrados en la cadena de valor de los segmentos de Convenciones y Viajes de Incentivo. Impulsar el desarrollo, organización y coordinación de viajes educacionales para profesionales de incentivos a destinos mexicanos. Asesorar a destinos con vocación y potencial para el segmento de incentivos al desarrollo correcto de sus productos y programas de incentivo que cubran las expectativas y calidad de servicio que la demanda internacional requiere a fin de incrementar el flujo de visitantes y la consecuente derrama económica. Proponer y supervisar una pauta de medios para la promoción de los segmentos de convenciones y viajes de incentivo en los canales más adecuados en el mercado nacional e internacional. 6. Definiciones 1. Turismo de negocios.- Viajes cuyo motivo es la asistencia a eventos grupales de negocios, preferentemente con el fin de combinar un ambiente apropiado para el trabajo con flexibilidad y ambientes atractivos para el desarrollo de eventos. 1.1 Congresos.- Reunión profesional que tiene por objeto realizar una discusión y un intercambio profesional y/o académico en torno a un tema de interés. El congreso, además de informar, intercambiar experiencias y alentar la toma de decisiones, expone también ideas fundamentales de nuevas investigaciones o descubrimientos. La convocatoria es abierta y la participación voluntaria. 1.2 Convenciones.- Reunión gremial o empresarial con el objetivo de tratar asuntos comerciales entre los participantes en torno a un mercado, producto o marca. La convocatoria es cerrada (limitada a un público personalizado y relacionado con el tema) y la participación suele ser por invitación. 1.3 Exposiciones.- Eventos que se organizan con un propósito comercial o cultural para mostrar productos, servicios y/o documentos a un público objetivo. Las exposiciones pueden ser: industriales o comerciales. 1.4 Viajes de incentivo.- Es la organización de viajes turísticos de esparcimiento y de recreo basados en estrategias modernas gerenciales de motivación y estimulo, utilizadas para lograr metas empresariales fuera de lo común y como premio a los participantes a través de una experiencia de viaje. 2. ICCA.- International Congress and Convention Association. 3. ASAE.-American Society and Association Executive. 4. MPI.- Meeting Profesional international. 5. SITE.- Society and incentive Travel Executives. 6. SISO.- Society of Independence Show Organizer. 7. IAEM.- International Association of Exposition Manager. 8. PCMA.- Professional Convention Management Association 9. RFP.- Request For Proposal. Formato para participar en la Organización de Convenciones, Congresos y Ferias. 10. Brief.- Resumen de ideas para desarrollar creatividades y plan de medios. 11. Media Kit.- Descripción detallada de las características que conforma cada medio publicitario. IT-CECTN-02 Page 7 of 15 Versión 01

8 12. Reporte de comisión.- Informe ejecutivo donde presentan los resultados obtenidos después de cada evento. 1. MÉTODO DE TRABAJO Este diagrama presenta de forma general las actividades principales del procedimiento antes referido. Para mayores detalles ver el punto 7.2 de este mismo documento DIAGRAMA DE FLUJO IT-CECTN-02 Page 8 of 15 Versión 01

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11 1.2. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES. TABLA ACTIVIDADES. Responsable Paso Actividad Subdirección General de Mercadotecnia 1 Plan de Mercadotecnia 1.1 Envío del Plan de Mercadotecnia a la de Negocios. 2 Aplicación de la estrategia Se difunde la estrategia a aplicar de acuerdo al plan de mercadotecnia y con base en el programa de trabajo Se aplica la estrategia con base en el plan de mercadotecnia y el programa de trabajo Documento de trabajo Plan de Mercadotecnia Programa de trabajo 3 Investigación de Medios 3.1 Reunión con la Agencia contratada 3.2 Definición de medios a seleccionar 3.3 Se realiza una relación de los medios más adecuados a seleccionar. Media Kit s y Brief de ideas. Relación de medios y la Subdirección General de Operación Promocional Subdirección General de Operación Promocional Definición de Plan de Medios y Creatividad Acuerdo para definición del Plan de Medios y Creatividad Presentación del Plan de Medios y Creatividad a la Agencia. Creatividades y Plan de Medios 5 Selección de Medios Plan de Medios Gestión de estrategias y Acuerdo del Plan de Medios y Creatividad. Validación de estrategias y acuerdo del Plan de Medios y Creatividad. Seguimiento de contrato y recibo de testigos Plan de Medios y Creatividades Final. Aviso por parte de la Agencia al CPTM IT-CECTN-02 Page 11 of 15 Versión 01

12 Se da seguimiento al contrato con 7.1 Plan de medios base en el plan de medios final 7.2 Se contacta a la Agencia contratada para dar seguimiento con base en el contrato 8 Recibo de Facturas 8.1 Se reciben las facturas y se verifica que la información contenida sea la correcta, con base en el seguimiento del contrato 8.2 Se da el Vo Bo a las facturas Contrato Facturas VoBo por parte de la Coordinación Ejecutiva 10 Oficinas del CPTM en el exterior, OCV, Organizador, Asociaciones Mercadeo Directo a bases de datos 9.1 Análisis de diferentes bases de datos 9.2 Desarrollo del mercadeo directo Detección de oportunidad de negocio Recopilación y evaluación de los prospectos para su desarrollo. Bases de Datos IAEM, SISO Relación de prospectos. OCV, Organizador y Asociaciones 11 LEADS Oportunidad de negocio Se seleccionan los prospectos más adecuados con base en la estrategia planteada para su desarrollo 12 Análisis de viabilidad de negocio Envío por vía electrónica del RFP a los organizadores Difusión a mercados específicos (OCVs y Recintos) Envío electrónico del RFP a las OCV s y Recintos 14 Apoyos y Seguimientos Desarrollo y aplicación de logísticas 14.1 para lograr que se realicen las ferias y eventos internacionales en México. 15 Definen destino 15.1 Se define el destino turístico con base en el RFP. Archivo electrónico del RFP Archivo electrónico del RFP IT-CECTN-02 Page 12 of 15 Versión 01

13 15.2 Se notifica a la Coordinación Ejecutiva de sobre el destino definido para la realización de ferias y eventos internacionales mail de notificación OCV, Organizador y Asociaciones Postulación de México en el extranjero Gestiones administrativas ante diferentes instancias privadas como de gobierno Decisión de la postulación ganadora. Se define la postulación que más convenga para la realización del Congreso Mundial Subdirección General de Mercadotecnia 18 Promoción de la postulación 18.1 Gestiones promocionales previas al evento 18.2 Participación en eventos similares 19 Boletín de Relaciones Públicas Boletín 19.1 Envío del boletín (específico, general y periódico) Subdirección General de Mercadotecnia Dirección de Ferias y Eventos Oficinas del CPTM en el exterior Calendario de Ferias especializado. Promoción Interna Elaboración del calendario de ferias mediante la investigación de mercados y la información recibida por las asociaciones 21 Relaciones Públicas difunde el Calendario 21.1 Envío por vía electrónica 22 Envío de Calendario de Ferias especializado 22.1 Envío por vía electrónica 23 Envío de Calendario de Ferias especializado 23.1 Envío por vía electrónica 24 Genera invitación por mail 24.1 Envío de invitación por mail, la cual indica costo, imagen y la agenda del evento. Calendario de Ferias Calendario de Ferias Calendario de Ferias Calendario de Ferias Invitación electrónica IT-CECTN-02 Page 13 of 15 Versión 01

14 Dirección de Ferias y Eventos 25 Comercialización del Pabellón Oficinas del CPTM en el exterior 26 Participación de México en Ferias Oficinas del CPTM en el exterior Subdirección General de Mercadotecnia 27 Coordinación Agenda Agenda 28 Coordinación Agenda Agenda 29 Difusión de la participación de México en Ferias OCV, Organizador y Asociaciones 30 Participación en Ferias 30.1 Ejecución de la Agenda 31 Participación en Ferias Resguarda documentación desarrollada Compilación de la documentación generada para la realización del Programa Anual de Ferias Identificación de carpetas por Programa Anual de Ferias, para el resguardo de la documentación. Elaboración de la estructura de contenido de cada carpeta. Asignación de un lugar específico para el resguardo de las carpetas generadas. Actualización de la relación de carpetas bajo el resguardo de la dirección, siendo esta actividad cíclica para su manejo. Reporte de comisión Documentación generada Contenido 2. REGISTROS NO. DE CONTROL NOMBRE RESPONSABLE DE CONSERVARLO TIEMPO DE CONSERVACIÓN / DISPOSICIÓN 3 AÑOS /ARTÍCULO 56 DE LA LAASSP 3 AÑOS /ARTÍCULO 56 DE LA LAASSP IT-CECTN-02 Page 14 of 15 Versión 01

15 3. ANEXOS CONVENCIONES E INCENTIVOS ANEXO NO. NOMBRE NO. DE CONTROL IT-CECTN-02 Page 15 of 15 Versión 01