Gerencia de Orientación Legal y Derechos del Contribuyente PROCEDIMIENTO PARA LA AUTORIZACIÓN DE IMPRESIÓN DE FACTURAS Y OTROS DOCUMENTOS Estimado contribuyente, para la Superintendencia de Administración Tributaria es un gusto poder servirle y poner a su disposición este documento que esperamos sea de utilidad para facilitar la comprensión de la gestión relacionada con la solicitud de autorización de impresión de facturas, notas de crédito, notas de debito y otros documentos que autoriza la Administración Tributaria; ello con el afán de que pueda cumplir adecuada y oportunamente con esa formalidad tributaria establecida en la Ley Del Impuesto al Valor Agregado y su Reglamento.
PROCEDIMIENTO PARA SOLICITUD DE AUTORIZACIÓN DE FACTURAS, NOTAS DE CRÉDITO, NOTAS DE DÉBITO Y OTROS DOCUMENTOS CUYO SOPORTE ES PAPEL Previo a solicitar ante la SAT la impresión de documentos, es aconsejable que el contribuyente verifique que la imprenta o imprentas que prestarán el servicio, estén inscritas en el Registro Fiscal de Imprentas para que pueda acreditar ante la SAT cual o cuales imprentas prestarán el servicio al contribuyente interesado para la impresión de facturas, notas de crédito, notas de débito y otros documentos; al efecto, el contribuyente interesado puede consultar el listado actualizado que la SAT manda a publicar, por lo menos una vez al año, en el Diario de Centroamérica (Diario Oficial), o en su caso puede también consultar el mismo en el siguiente vinculo: http://portal.sat.gob.gt/portal/index.php?option=com_wrapper&wrap=rfi.coordina cionregional
Acreditada la imprenta por el solicitante, la misma le prestará el servicio de impresión, o si es auto impresor, extremos que se deben documentar ante la Superintendencia de Administración Tributaria, debiendo utilizar para este caso medios informáticos; si se encuentra el contribuyente imposibilitado para accionar por esta vía, por no contar con las herramientas necesarias, podrá hacerlo en cualquier Oficina o Agencia Tributaria del país, ya que en estas se cuenta con las herramientas correspondientes (computadoras, servicio de Internet) y con personal para prestarle la ayuda que usted requiera y necesite. Posteriormente, el contribuyente debe solicitar ante la Superintendencia de Administración Tributaria, la autorización de documentos, completando para el efecto el formulario electrónico No.159, en el cual como mínimo se deberá informar: a) Número de identificación Tributaria del contribuyente. b) Nombre, razón o denominación social c) Nombre comercial. d) Domicilio Fiscal. e) Domicilio comercial del establecimiento en donde se emitirán los documentos. f) Tipo de documento y cantidad a imprimir. g) Cantidad de documentos que hayan sido utilizados, deteriorados o extraviados designados para uso del establecimiento, y serie, cuando corresponda, según la última autorización emitida. h) Número de identificación tributaria, nombre, razón o denominación social y nombre comercial de la imprenta que imprimirá los documentos o del que preste el servicio de impresión. En el caso de auto impresores, deberán indicar el número de la resolución de la autorización de la máquina registradora o sistemas computarizados integrados de contabilidad para emitir documentos.
Es necesario tener en cuenta que la autorización de impresión de documentos procederá siempre que el contribuyente haya utilizado como mínimo el 75% de los documentos autorizados en la o las últimas resoluciones, ello de conformidad con lo establecido en el artículo 32 del Reglamento de la ley denominada Disposiciones Legales para el Fortalecimiento de la Administración Tributaria. En el caso de las imprentas deben obtener de sus clientes la información anteriormente señalada, según la ultima autorización emitida. A continuación, la Superintendencia de Administración Tributaria evaluará la solicitud que le fue presentada y si cumple con lo establecido en la ley procede a emitir la autorización de impresión de facturas y/o documentos lo cual es informado al contribuyente. Posteriormente, si la resolución le fuere favorable al solicitante, pide a la imprenta que elija, la impresión de las facturas, notas de crédito, notas de débito u otros documentos que fueron autorizados.
PROCEDIMIENTO PARA AUTORIZACIÓN DE DOCUMENTOS CUYO SOPORTE SON MEDIOS INFORMÁTICOS. Actualmente la Superintendencia de Administración Tributaria ha estado desarrollando el manejo de medios informáticos para la autorización, emisión, transmisión, conservación, almacenamiento y control de documentos con carácter tributario, ya que se ha demostrado que la utilización de estos facilita, optimiza y produce ventajas en cuanto a la reducción de costos de cumplimiento de obligaciones formales tributarias, costos administrativos, costos de almacenamiento y mejora, en cuanto al control interno y la generación de reportes de gestión y estadísticos. Cuando se aborda este tema, es necesario tener presente determinadas definiciones que ayudan a comprender de una forma práctica el presente tema, siendo dichas definiciones las siguientes: Factura Electrónica: Es una modalidad de comprobante de pago, en la que no se emplea el papel como soporte para demostrar su autenticidad. Es un archivo
electrónico que recoge la información relativa a una transacción comercial y sus obligaciones de pago y de liquidación de impuestos. Estos documentos deben de cumplir con los requisitos que establece la Ley del Impuesto al Valor Agregado, como también así su reglamento, los cuales son: a) Identificación del documento de que se trate: Factura, Nota de débito o nota de crédito. b) Numeración correlativa de cada tipo de documento de que se trate. c) Serie de documento, el cual será distinto para cada establecimiento comercial del contribuyente, en este caso, si tuviera más de un establecimiento comercial o de prestación de servicios. d) Nombres y apellidos completos y nombre comercial del contribuyente emisor, si es persona individual; razón o denominación social y nombre comercial, si es personal jurídica. e) Número de Identificación Tributaria (NIT) del emisor. f) Dirección del establecimiento y oficina en donde se emita el documento. g) Fecha de emisión del documento h) Nombres y apellidos completos del adquirente o comprador, si es persona individual; razón o denominación social, si es persona jurídica. i) NIT del adquirente o comprador. Si este no tiene o no lo proporciona, se consignaran las palabras consumidor final o las siglas C.F. j) Detalle de la venta, del servicio prestado o de los arrendamientos; y de sus respectivos valores. k) Descuentos concedidos. l) Cargos aplicados con motivo de la transacción. m) Precio total de la operación, con inclusión del impuesto. Emisor de Facturas Electrónicas o EFACE: Son las empresas que están autorizadas por la Administración Tributaria para la emisión de facturas, notas de crédito, notas de débito y otros documentos electrónicos, a través de un Generador de Facturas electrónicas. Generador de Facturas Electrónicas o GFACE: Son las empresas que están autorizadas por la Administración tributaria para generar facturas electrónicas
o Registros electrónicos de facturas, notas de crédito, notas de débito y otros documentos. Previo a solicitar autorización de documentos electrónicos ante SAT, es necesario que se acredite por medio del formulario electrónico 159 ante dicha institución, el generador de facturas previamente autorizado. La SAT publica en el Diario de Centroamérica el listado respectivo o en su caso puede también consultar esta situación en el siguiente vínculo: http://portal.sat.gob.gt/portal/content/view/7522/59/ Los contribuyentes que deseen emitir facturas electrónicas deben de cumplir los siguientes requisitos: a) Estar al día en el cumplimiento de sus obligaciones tributarias. b) Tener sus datos actualizados en el Registro Tributario Unificado de la SAT. c) No haber sido condenado por cualquier delito o falta contra el régimen tributario o aduanero en los últimos cinco años. d) Presentar a la Administración Tributaria en una Declaración Jurada que la empresa dispone y utiliza un sistema informático de facturación que permita la emisión y almacenamiento, en forma centralizada, de toda su facturación, el cual tenga como mínimo una base de datos estructurada que integre la facturación con la contabilidad de la empresa. e) Cumplir con los requisitos del Registro Fiscal de Imprentas para acreditar a una imprenta virtual (GFACE), el servicio de sus facturas electrónicas y/o Registros Electrónicos y que esta solicita en su nombre, f) autorización de documentos electrónicos de conformidad con la normativa que se emita para el efecto.
Si se cumplen los requisitos señalados anteriormente, debe solicitar ser emisor de documentos electrónicos tributarios ante la Administración Tributaria, por medio del formulario electrónico 318, esto sin perjuicio de poder emitir a la vez facturas cuyo soporte sea papel. Dentro del plazo de 20 días de recibida la solicitud, la Superintendencia de Administración Tributaria debe resolver la aceptación o el rechazo de la solicitud; también, la Administración Tributaria podrá requerir dentro de dicho plazo, información y documentación complementaria con el propósito de darle trámite a la solicitud. El medio por el cual se comunica la resolución que emite la SAT es la vía electrónica, sin embargo, también podrá enviarla en papel, al interesado; en este último caso, como una facultad que puede adoptar o no la Administración Tributaria, en base a la literal c) del artículo 8 del Acuerdo de Directorio número 024-2007.
ESQUEMA DEL PROCEDIMIENTO PARA PRESENTACIÓN DE LAS SOLICITUDES DE LOS CONTRIBUYESTES PARA EMITIR FACTURAS, NOTAS DE CRÉDITO, NOTAS DE DÉBITO Y OTROS DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS CONTRIBUYENTE SOLICITA A SAT, ACREDITAMIENTO EMPRESA GENERADORA RECEPCION Y ANALISIS DE SOLICITUD SAT RESUELVE Y NOTIFICA CONTRIBUYENTE SOLICITA A SAT EMISIÓN DE FACTURAS 20 DIAS EL SISTEMA NOTIFICA AL CONTRIBUYENTE SAT RESUELVE APRUEBA O RECHAZA LA SOLICITUD ANALIZA Y/O RECABA INFORMACIÓN SAT RECIBE Para efectuar consultas relacionadas al presente tema, usted puede contactar a la Gerencia de Orientación Legal y Derechos Del Contribuyente al siguiente vínculo: orientacionlegal@sat.gob.gt o al teléfono 2329-7070 extensiones 3205 y 3260, o si lo prefiere puede consultar en forma personal, en la 4ª calle 7-53 zona 9, 11 nivel Edificio Torre Azul.