DEPENDENCIA SECRETARIA GENERAL CODIGO TABLA RETENCIÓN DOCUMENTAL 1.INFORMACIÓN GENERAL 1.1 FECHA DE PRESENTACIÓN: Febrero de 2011 1.2 NOMBRE DE PROYECTO: No aplica 1.3 CÓDIGO SSEPI: No aplica 1.4 IMPUTACIÓN PRESUPUESTAL 1.4.1 NOMBRE: IMPRESOS Y PUBLICACIONES 1.4.2 CÓDIGO: 4. ICLD. 1.4.3 FUENTE: G00402010020106 1.5 COMPONENTE(S) DEL PROYECTO: No aplica 1.6 ACTIVIDAD(ES) DEL PROYECTO: No aplica 1.7 PRODUCTO(S) DEL PROYECTO: Vigilancia Privada. 1.8 PRODUCTO(S) DEL OBJETO A CONTRATAR 1.9 POBLACIÓN BENEFICIADA CON EL OBJETO O PRODUCTO A CONTRATAR: 1.10 EMPLEOS ESTIMADOS CON LA INVERSIÓN 2.1 DESCRIPCIÓN DE LA NECESIDAD: REALIZAR LA IMPRESIÓN DE LOS DIFERENTES FORMATOS REQUERIDOS POR LA GOBERNACIÓN. 246.651 HABITANTE DIRECTO(S) 1 INDIRECTO (S) 0 2. CONVENIENCIA Y OPORTUNIDAD La Gobernación de Casanare a través de la Secretaria General tiene la función de planear, organizar y dirigir las funciones administrativas de la entidad, como apoyar y garantizar los medios para que las dependencias puedan cumplir los objetivos en materia productiva, mediante adopción de programas de suministro y entrega de elementos a las diferentes oficinas de la administración departamental. La presente contratación se justifica por la necesidad de garantizar la disponibilidad para el normal funcionamiento de la administración Departamental, porque los elementos a adquirir son necesarios para el desarrollo de los procesos y procedimientos y para el adecuado desempeño de sus funciones. Por tal motivo es necesario adquirir los formatos para los recibos de órdenes de pagos y los formularios de declaración de impuestos sobre vehículos automotores ya que estos se necesitan debido a que están por agotarse. 2.2 ANÁLISIS DE CONVENIENCIA: Con la entrega de la papelería requerida por las dependencias se busca optimizar la función pública que desarrolla la Gobernación de Casanare a través de estas oficinas, con el fin de lograr el mejoramiento continuo de las labores que se
desempeñan en la Administración Departamental, por esta razón la Secretaria General que está a cargo de optimizar esta labor debe entregar elementos necesarios para el actuación eficiente de la entidad. 2.3 ANALISIS DE OPORTUNIDAD: Es oportuno realizar la contratación para dar continuidad al servicio que presta la Gobernación de Casanare por intermedio de sus Secretarias y oficinas, como también se requiere dar el continuidad al pago de impuesto Departamental para vehículos automotor y de esta manera recoger recursos que permitan desarrollar proyectos a la Administración que beneficien a la comunidad. 2.4 INTERVENTORIA Y/O SUPERVISIÓN: La SUPERVISIÓN estará a cargo del Secretario General de la Gobernación de Casanare o quien este designe para tal fin. 3. DEFINICIÓN TÉCNICA 3.1 DESCRIPCIÓN DEL OBJETO A CONTRATAR: REALIZAR LA IMPRESIÓN DE LOS DIFERENTES FORMATOS REQUERIDOS POR LA GOBERNACIÓN DE CASANARE. 3.2 ACTIVIDADES A DESARROLLAR PARA EL LOGRO DEL OBJETO A CONTRATAR: 1. Realizar quince mil (15.000) formatos de órdenes de pago en papel químico, tamaño oficio, en tres copias, impreso a una tinta (negro) y en formas continuas, según formato (anexo 1 folio). 2. Realizar quince mil (15.000) formularios de declaración de impuestos sobre vehículos automotores, papel químico, tamaño oficio, original y tres copias, impreso a una tinta (negro) y en libretas por 50 juegos, según formato (anexo 2 folio). 3. Los formatos y formularios se deberán entregar con las características técnicas exigidas en el estudio previo. 4. Entregar los formatos y formularios en Almacén Departamental previo visto bueno del supervisor. 5. Las demás atinentes al objeto contractual. 4. SOPORTE TÉCNICO Y ECONÓMICO 4.1 ESPECIFICACIONES TÉCNICAS DEL OBJETO O PRODUCTO A CONTRATAR: Una persona natural y/o jurídica, que preste el servicio de litografía y/o artes Graficas y acredite la ejecución de contratos de igual o similar objeto por un valor igual o superior al presupuesto estimado para la celebración de contratos con entidades públicas y/o privadas durante el último año. Requisitos mínimos habilitantes: Que dentro del objeto social las personas naturales o jurídicas, acrediten la actividad económica la Servicio de litografía y/o artes Graficas. Certificado de existencia y representación legal vigente o certificado de matricula mercantil vigente, con expedición no mayor a 15 días; con una antigüedad no inferior a cinco (5) años, contados a partir de la fecha para presentar propuesta. Acredite la ejecución de contratos de igual o similar objeto por un valor igual o superior al presupuesto estimado para la celebración de contratos con entidades públicas y/o privadas durante el último año. Fotocopia de la cédula de ciudadanía del Representante Legal de la Empresa
Copia del Registro Único Tributario-RUT Copia de afiliación al sistema de salud y pensión o certificación original del pago de aportes parafiscales. Carta de presentación de la oferta. Acta de autorización de la Asamblea o Junta de Socios, si procede. Certificado de antecedentes disciplinarios. Certificado de antecedentes Fiscales del Representante legal y de la Empresa Certificado de antecedente judiciales del representante legal y de la Empresa. Los precios unitarios deben incluir el costo de los materiales, personal y demás elementos y gastos inherentes para el cumplimiento satisfactorio del Contrato, inclusive los costos indirectos y financieros. DESCRIPCIÓN TÉCNICA DEL SERVICIO: 1. Órdenes de pago: Recibos de órdenes de pago, papel químico, en tres copias, tamaño oficicio, impresos a una tinta (negra), en formas continuas. 2. Formularios: Formularios de declaración de impuestos sobre vehículos automotores, papel químico, tamaño oficio, original y tres copias de colores, impreso a una tinta, negra, en libretas por 50 juegos. Se anexan los formatos al estudio previo. 4.2 SOPORTES TECNICOS: El rubro a utilizar es el de IMPRESOS Y PUBLICACIONES (4.ICLD. G00402010020106) de la Secretaría General de la Gobernación de Casanare. 4.3 SOPORTES LEGALES: La ejecución de esta actividad se encuentra soportada legalmente así: Ley 42 de 1993. ley 45 de 1990. Ley 222 de 1983 Ley 734 de 2002. Ley 769 de 2002 Programa de Gobierno, Plan de Desarrollo Pensando en Todos 2008-2011 En cumplimiento a la Ley 598 de 2000 y Decreto 3512, el servicio a prestar se encuentra registrado en el plan de adquisición de bienes y servicios del Departamento de lo cual se anexa certificación emitida por la respectiva secretaria de la junta de compras el cual hace parte integral del estudio previo. 4.4 SOPORTES AMBIENTALES: No Aplica. 4.5 SOPORTE ECONOMICO: Se efectuó la consulta de los Precios Indicativos en el SICE y teniendo en cuenta que las propiedades y especificaciones de los bienes a contratar identificados en el CUBS por la entidad, se encontró la codificación a nivel tres: 2.35.21 (Otros servicios de publicación, imprenta, cartografía, fotografía y comunicación), por tanto se encuentra temporalmente exento
de las obligaciones frente al SICE, como lo establece el Decreto 3512 del 2003, Articulo 18 excepciones aplicables al SICE literal a) Adquisición de servicios y obra pública que no estén codificados en el CUBS., y el Acuerdo 0004 Articulo 4 literal B del comité para la operación del SICE. Por ello se tomara como base para establecer el presupuesto oficial las cotizaciones del mercado para un total de: VEINTISÉIS MILLONES CUATROCIENTOS CUARENTA Y CINCO MIL PESOS ($26.445.000,00) MLCTE, de lo cual se dejo constancia en el presente estudio de conformidad con lo establecido en el Decreto 3576 de 2009: DESCRIPCIÓN CANT. UNIT. TOTAL COT. N 1 UNIT. TOTAL COT. N 2 UNIT. TOTAL COT. N 3 Recibos de órdenes de pago 15.000,00 754,00 11.310.000,00 870,00 13.050.000,00 920,00 13.800.000,00 Formularios de declaración 15.000,00 1.009,00 15.135.000,00 1.102,00 16.530.000,00 1.150,00 17.250.000,00 TOTAL CON IVA 26.445.000,00 29.580.000,00 31.050.000,00 5. LA MODALIDAD DE SELECCIÓN 5.1 FUNDAMENTOS JURIDICOS: Con fundamento a la naturaleza del servicio a contratar se observa que la modalidad de selección objetiva será la prevista en el artículo 2, numeral 2, literal b de la Ley 1150 de 2007, que hace alusión a la Selección Abreviada, reglamentada por el artículo 1 del Decreto reglamentario 3576 de 2009, que establece el procedimiento de selección para la celebración de contratos cuyo valor no exceda el 10% de la menor cuantía de la entidad. 5.2 CRITERIOS DE SELECCION: Identificado el objeto a contratar, la naturaleza del objeto contractual y la cuantía, se determino como criterio de selección del contratista, de conformidad con la modalidad de Selección Abreviada que no excedió el 10% de la menor cuantía de la entidad y la adquisición de bienes de condiciones técnicas uniformes, se aplicara el criterio de selección para la escogencia del presente contrato, el proponente que presente el menor precio de los servicios requeridos. 6. RIESGOS DE LA CONTRATACIÓN, COBERTURAS Y JUSTIFICACIÓN DE LOS FACTORES DE SELECCIÓN Los riesgos previsibles que pueden afectar el equilibrio económico del contrato en su ejecución de acuerdo a las características del mismo son los siguientes: 6.1 DESCRIPCIÓN DE LOS POSIBLES RIESGOS: TIPIFICACIÓN DEL RIESGO Riesgo comercial y financiero: riesgos normales que deben ser previstos por el contratista al momento de presentar la oferta, tales como el incremento de precios, aumento de impuestos, desfinanciación, entre otros. Este riesgo lo debe asumir el contratista en un cien por ciento (100%). El riesgo de ejecución: se refiere al no cumplimiento durante la ejecución del contrato de las condiciones técnicas y/obligaciones establecidas el estudio previo, tales como especificaciones de los productos, obras o servicios, términos de entrega de los mismos. Este tipo de riesgo será asumido por el contratista. 7. REGIMEN DE GARANTIAS
7.1 COBERTURA DEL RIESGO COBERTURA EXIGIBLE SI NO CUANTÍA VIGENCIA Garantía de seriedad de la propuesta Diez (10%) por ciento del Tres (3) meses a partir del cierre del proceso Cumplimiento general del contrato Diez (10%) por ciento del Duración del contrato y cuatro (4) meses más Estabilidad de Obra Diez por ciento (10%) del Cinco (5) años a partir de la entrega de la obra Buen Manejo y correcta Ciento por ciento (100%) Duración del contrato y inversión del Anticipo del Valor del Anticipo cuatro (4) meses más Salarios, prestaciones e indemnizaciones Cinco por ciento (5%) del Duración del contrato y tres (3) años más Responsabilidad Civil Cinco por ciento (5%) del Duración el periodo de Extracontractual: Con los y ejecución del contrato. amparos determinados en el artículo 16 del Decreto 4828 de 2008. en ningún caso inferior a 200 SMLMV al monte de expedición de la póliza. Suministro de repuestos Diez por ciento (10%) del Duración del contrato Un (1) año más Correcto funcionamiento de Diez por ciento (10%) del Duración del contrato los equipos Calidad del bien o servicio Otras. Diez (10%) por ciento del Un (1) año más Duración del contrato y cuatro (4) meses más 6.3 JUSTIFICACIÓN DE LOS FACTORES DE SELECCIÓN Teniendo en cuenta la naturaleza jurídica del contrato que se va a celebrar y conforme a lo expresado en la Ley, los factores de selección que permiten la escogencia del ofrecimiento más favorable para la entidad son los siguientes: PROCESO FACTORES CONSECUENCIA VERIFICACIÓN CAPACIDAD DE CONTRATACIÓN EXPERIENCIA CAPACIDAD FINANCIERA CAPACIDAD TÉCNICA CAPACIDAD ORGANIZACIONAL EVALUACIÓN PRECIO CALIDAD (PROPUESTA TÉCNICA) PONDERACIÓN CALIDAD Y PRECIO RELACIÓN COSTO - BENEFICIO PUNTUACIÓN PUNTUACIÓN PUNTUACIÓN ACIÓN MONETARIA
7. CONDICIONES DEL OBJETO CONTRACTUAL 7.1 TIPO DE CONTRATACIÓN: Contrato de compraventa 7.2 OBJETO A CONTRATAR: 7.3 PLAZO: DIEZ (10) DÍAS CALENDARIO. 7.4 LUGAR DE EJECUCIÓN: DEPARTAMENTO 7.5 PRESUPUESTO OFICIAL 7.6 FORMA DE PAGO: ELABORÓ COMPONENTE TÉCNICO Y ECONOMICO: REALIZAR LA IMPRESIÓN DE LOS DIFERENTES FORMATOS REQUERIDOS POR LA GOBERNACIÓN. VEINTISÉIS MILLONES CUATROCIENTOS CUARENTA Y CINCO MIL PESOS ($26.445.000,00) MLCTE El valor del contrato se pagará el 100% a la entrega de los formatos, previo visto bueno del supervisor, entrega en Almacén Departamental y suscripción del acta de liquidación final del contrato. 8. RESPONSABLES DEL ELABORO JURÍDICO: COMPONENTE REVISÓ Y APROBÓ : JEFE DE DEPENDENCIA Nombre: WALTER FERNEY MARIÑO GOYENECHE C.C. 9.658.260 de Yopal Cargo: Director de Servicios Administrativos. FIRMA: Nombre: HEVELIN XIOMARA GIL RENDÓN C.C. 40.305.870 de Granada Cargo: Profesional Contratada FIRMA: Nombre: WALTER FERNEY MARIÑO GOYENECHE C.C. 9.658.260 de Yopal Cargo: Director de Servicios Administrativos. FIRMA: JAIRO BOSSUET PÈREZ BARRERA Secretario General de Casanare