REPUBLICA DE CHILE MINISTERIO DE DEFENSA NACIONAL CAJA DE PREVISIÓN DE LA DEFENSA NACIONAL DEPARTAMENTO DE ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS CPDN I-1054 REGLAMENTO INTERNO DE LAS INVERSIONES FINANCIERAS DE LA CAJA DE PREVISIÓN DE LA DEFENSA NACIONAL EN EL MERCADO DE CAPITALES O R D I N A R I O 2003
I N D I C E Título Materia Página I. Del Mercado de Capitales 3 II. De la Normativa Legal que autoriza a CAPREDENA a invertir en el Mercado de Capitales 4 III. De las Políticas, Normas e instrucciones específicas que regulan las colocaciones de saldos transitorios de caja realizados por CAPREDENA 5 IV. De las Principales funciones relacionadas con los excedentes transitorios de caja en el Mercado de Capitales 1. Del Jefe del Departamento de Administración y Finanzas 2. De los Operadores de la Mesa de Operaciones Financieras 3. De los Funcionarios Encargados de la Administración de los Fondos de la Institución 4. Del Jefe del Subdepartamento de Tesorería 5. Del Jefe del Departamento de Contabilidad 6. Del Jefe del Departamento de Contraloría Interna 8 8 9 10 11 11 12 2
TÍTULO I Del Mercado de Capitales Artículo 1. Para efectos del presente Reglamento se entenderá por "Mercado de Capitales", la instancia en que concurren oferentes de recursos financieros (inversionistas), dispuestos a invertir un capital a una tasa de Interés (precio) y a un período de tiempo (plazo) definido, y demandantes de recursos financieros (deudores crediticios), dispuestos a solicitar capitales a una tasa de interés y a un período de tiempo preestablecido. Artículo 2. Las entidades encargadas de llevar a cabo las operaciones anteriormente señaladas, son las Instituciones Financieras (Bancos, Financieras, Corredores de Bolsa, Agentes de Valores, etc.), las que actúan como intermediadores entre los inversionistas y los solicitantes de créditos. 3
TITULO II DE LA NORMATIVA LEGAL QUE AUTORIZA A CAPREDENA PARA INVERTIR EN EL MERCADO DE CAPITALES Artículo 3. Las inversiones que la Caja efectúe en el mercado de capitales, se ceñirán a lo dispuesto en el artículo N 55 del Decreto Ley N 670 de 1974 y sus modificaciones. Artículo 4. El Honorable Consejo de la Caja, definirá los instrumentos -de entre los autorizados previamente por el Consejo del Banco Central de Chile- e instituciones financieras en que podrá realizar inversiones en el mercado de capitales. 4
TITULO III DE LAS POLÍTICAS, NORMAS E INSTRUCCIONES ESPECIFICAS QUE REGULAN LAS COLOCACIONES DE SALDOS TRANSITORIOS DE CAJA REALIZADOS POR CAPREDENA. Artículo 5. Constituirán políticas y normas de carácter general las que se indican a continuación: a. El proceso de colocación de los excedentes transitorios de caja en el Mercado de Capitales, deberá establecer la separación de las funciones inherentes al proceso, de manera de asegurar adecuadamente el control y responsabilidad en los siguientes aspectos: Determinación de los saldos disponibles a ser invertidos en el mercado de capitales, y la autorización del giro de los fondos necesarios para la materialización de las colocaciones, por parte del funcionario responsable de administrar los recursos de un Fondo. Realizar las cotizaciones y autorizar la adjudicación de cada una de ellas. Efectuar el giro de los fondos, contra los recursos disponibles en las cuentas corrientes bancarias de cada uno de los Fondos y efectuar la custodia física de los documentos que dan cuenta de las inversiones financieras realizadas o del certificado de custodia respectivo si dichos documentos están en custodia en el Depósito Central de Valores. Emisión de los informes necesarios para dar cuenta, a las autoridades y organismos que correspondan, de la gestión realizada por la Caja respecto de las colocaciones efectuadas en el Mercado de Capitales. Las actividades de control necesarias para asegurar el cumplimiento de las normas y procedimientos. 5
b. Las colocaciones en el Mercado de Capitales no deberán entorpecer el normal funcionamiento de la Caja, y en especial, no podrán significar la postergación de los beneficios previsionales a sus imponentes, o atraso en el pago de sus obligaciones con proveedores u otros acreedores. c. Las inversiones serán realizadas sólo en los instrumentos e instituciones financieras definidos por el Honorable Consejo de la Caja, el que deberá ajustarse a las normas e instrucciones específicas que impartan los Organismos competentes que regulan el accionar de CAPREDENA en el Mercado de Capitales. d. Las inversiones serán de corto plazo, renovables si las condiciones lo permiten. e. Las cotizaciones y adjudicaciones de las colocaciones financieras serán materializadas, de preferencia, a través de un servicio de comunicaciones destinado al efecto, que cubra y relacione a los agentes económicos que intervienen en el Mercado de Capitales; y de cuya acción queden registros grabados que puedan ser auditados por los Organismos Contralores competentes. f. Se realizará el número de cotizaciones que disponga el Honorable Consejo de la Institución, por cada una de las colocaciones a efectuar en el Mercado de Capitales. Sin embargo, el mínimo de cotizaciones acordadas podrá ser menor a las dispuestas, si las condiciones del mercado no permiten su cumplimiento. Artículo 6. Los acuerdos adoptados por el Banco Central de Chile que tengan incidencia en materias relacionadas con la colocación de excedentes transitorios de caja en el mercado de capitales, así como los acuerdos que adopte el Honorable Consejo de la Caja, las resoluciones que den cuenta de la delegación de facultades del Honorable Consejo en 6
el Vicepresidente Ejecutivo de la Caja, y toda otra norma o instrucción específica impartida por organismo competente que regule la participación de la Caja en el mercado de capitales y sus modificaciones, se entenderán formar parte integrante del presente reglamento. 7
TÍTULO IV DE LAS PRINCIPALES FUNCIONES RELACIONADAS CON LOS EXCEDENTES TRANSITORIOS DE CAJA EN EL MERCADO DE CAPITALES Artículo 7. La disponibilidad de recursos financieros que la Caja de Previsión de la Defensa Nacional invertirá en el mercado de capitales provendrá de los siguientes Fondos: Fondo CAPREDENA Fondo de Medicina Curativa Fondo de Auxilio Social Fondo de Desahucio Fondo Revalorizador de Pensiones Instalaciones de Salud Bienestar del Personal Fondo Solidario. Artículo 8. Será responsabilidad del Jefe del Departamento de Administración y Finanzas, el cumplimiento de las siguientes funciones: a. Controlar y supervisar que las colocaciones de los fondos disponibles en el Mercado de Capitales se realicen conforme a la normativa legal vigente, Acuerdos del Honorable Consejo, Banco Central de Chile e instrucciones específicas impartidas por organismos competentes. b. Optimizar la coordinación con los jefes responsables de la administración de los Fondos de la Institución que requieran la colocación de sus excedentes transitorios de caja en el Mercado de Capitales, con la finalidad de lograr una adecuada programación de las inversiones dispuestas por ellos. 8
c. Controlar, supervisar y autorizar los informes de gestión que le corresponde emitir a la Unidad Mesa de Operaciones Financieras. d. Autorizar el cierre de las colocaciones conforme a instrucciones impartidas a los operadores de la Unidad Mesa de Operaciones Financieras. e. Mantener actualizada la clasificación de riesgo de las instituciones financieras. f. Mantener actualizada la normativa e instrucciones que regulan las colocaciones financieras de CAPREDENA. g. Optimizar la gestión de la Unidad Mesa de Operaciones Financieras. Artículo 9. Será responsabilidad de los funcionarios encargados de la Mesa de Operaciones Financieras, (Unidad que depende del Departamento de Administración y Finanzas), el cumplimiento de las funciones que se indican a continuación: a. Presentar Hoja de Trabajo al Jefe del Departamento de Administración y Finanzas con las inversiones solicitadas por los responsables de los distintos Fondos de la Institución y las colocaciones vigentes en cada Institución Financiera. b. Realizar el número de cotizaciones dispuestas por el Honorable Consejo en el Mercado de Capitales, para cada una de las solicitudes de inversión formuladas por los funcionarios responsables de invertir los recursos financieros de los distintos Fondos de la Institución. c. Efectuar las cotizaciones a través del servicio de comunicaciones contratado con la Empresa Comunicaciones Capítulo Ltda., o aquel medio que lo reemplace. 9
d. Dar cumplimiento a los montos máximos a invertir en una sola institución financiera, según la normativa legal vigente o instrucciones que regulen dicha materia. e. Efectuar las cotizaciones sólo en aquellas instituciones financieras autorizadas por la normativa legal vigente e instrucciones recibidas de organismos competentes. f. Mantener diariamente actualizada la información de la Cartera o Portafolio de inversiones de CAPREDENA. g. Elaborar los informes que den cuenta de la gestión realizada por la Mesa de Operaciones Financieras. h. Realizar estudios del comportamiento de los parámetros que puedan afectar al Mercado de Capitales ( políticas económicas y monetarias del Banco Central de Chile, etc.). i. Realizar todas aquellas labores que le encomiende el Jefe del Departamento de Administración y Finanzas. Artículo 10. Será responsabilidad de los funcionarios encargados de la Administración de los Fondos que solicitan invertir en el Mercado de Capitales, el cumplimiento de las funciones que se indican a continuación: a. Determinar los excedentes transitorios de caja que serán invertidos en el mercado de capitales, y los plazos respectivos, sobre la base de una adecuada programación de caja mensual que cada uno de ellos deberá elaborar. 10
b. Efectuar los requerimientos de inversiones al Departamento de Administración y Finanzas, antes de las 13:00 horas del día hábil anterior al que corresponda materializar la colocación. c. Emitir y autorizar los documentos y comprobantes contables que den cuenta de una colocación, o del rescate de una inversión en el mercado de capitales; enviando dichos antecedentes al Subdepartamento de Tesorería hasta las 14:00 hrs. del día que se realice la operación. Artículo 11. Será responsabilidad del Jefe del Subdepartamento Tesorería el cumplimiento de las funciones que se indican a continuación: a. Emitir los documentos de pago que respalden la inversión realizada, sobre la base de las Órdenes de Pago validamente emitidas por cada uno de los Fondos Institucionales. b. Verificar que los documentos recibidos, en respaldo de las colocaciones efectuadas, estén conformes con los montos, plazos e instituciones informados por la Mesa de Operaciones Financieras; y en los casos que corresponda, verificar la recepción del contrato y certificado de custodia del documento que de cuenta de la inversión realizada. c. Mantener en custodia la documentación original que de cuenta de las colocaciones vigentes en el Mercado de Capitales. Artículo 12. Será responsabilidad del Jefe del Departamento de Contabilidad el cumplimiento de las funciones que se indican a continuación: a. Efectuar diariamente las contabilizaciones que den cuenta de la inversión y rescate de las colocaciones realizadas por CAPREDENA. 11
b. Documentar los estados financieros, y análisis mensual de la cuenta contable en que son registradas las inversiones en el Mercado de Capitales, con la copia de los antecedentes que respaldan las colocaciones vigentes realizadas por CAPREDENA. Artículo 13. Será responsabilidad del Jefe del Departamento de Contraloría el cumplimiento de las funciones que se indican a continuación: a. Examinar periódicamente la pertinencia y seguridad de los procedimientos aplicados en la gestión de la Mesa de Operaciones Financieras. b. Certificar el cumplimiento de las normas y procedimientos vigentes en las colocaciones efectuadas por la Mesa de Operaciones Financieras, mediante la emisión de una certificación mensual en la que conste que las inversiones en el Mercado de Capitales se realizaron con sujeción o no a las normas y procedimientos vigentes, remitiéndose a los anexos operativos. c. Revisar diariamente las grabaciones que den cuenta de las comunicaciones y conversaciones sostenidas por los operadores de CAPREDENA a través del sistema comunicaciones dedicado o el que lo reemplace. d. Realizar semanalmente un arqueo de los documentos y certificados de custodia, que para tal efecto deben mantenerse en la Tesorería de la Institución. 12