Bogotá, Marzo 18 de 2015 Buen día apreciados señores, A continuación, documento con diferentes solicitudes asociadas al proceso de Licitación Publica No. 03 de 2015 - Procuraduría General de la Nación. A. Se solicita a la Procuraduría General de la Nación, modificar los indicadores presentados en numerales 3.3 y 3.3.1, incluidos en los proyectos de Pliegos de la LICITACIÓN PÚBLICA No. 03 DE 2015, ya que según comparación con otros procesos de selección publica se encuentran demasiado elevados impidiendo que compañías interesadas en participar en este proceso, presenten oferta con el cumplimiento total de requisitos. La Procuraduría puede indagar que las entidades de gobierno han establecido indicadores muy similares que permiten ser cumplidos por empresas interesadas razón por la cual se sugiere fijar los siguientes indicadores en aras de propiciar que varios interesados podamos participar. Endeudamiento: Menor o igual a 75% (Setenta y cinco por ciento) Razón de cobertura de Intereses: Mayor o igual a 0,5 (Cero coma Cinco) Rentabilidad del Activo: Mayor o igual a 1,5 % (Uno coma Cinco por Ciento) Rentabilidad del Patrimonio: Mayor o igual a 2,5 % (Dos coma Cinco por ciento) B. Se solicita a la Procuraduría, explicar y ampliar el motivo por el cual se está exigiendo en caso de Uniones Temporales, que cada miembro debe cumplir con los indicadores mínimos requeridos, ya que a simple vista no tendría sentido el conformar este tipo de figuras jurídicas, ya
que es bien sabido que este tipo de asociación precisamente lo que persigue es la complementación de requisitos y capacidades entre las empresas para participar en procesos públicos para cumplir los requisitos exigidos en el proceso de Licitación. C. Se solicita a la Procuraduría, permitir el cumplimiento de la experiencia requerida presentada en el numeral 3.2, mediante la presentación no de hasta (4) cuatro certificaciones de contratos terminados o en ejecución sino de hasta (10) diez certificaciones de contratos terminados o en ejecución, con el resto de requisitos allí exigidos. Se hace este requerimiento, porque se considera que la Procuraduría puede evaluar la experiencia no importando el numero requerido de contratos sino el contenido de cada uno de ellos, es decir que es válida la demostración de experiencia en (4) cuatro o en (10) contratos D. Se solicita aclarar el alcance acerca de las actividades del punto 6, ya que encierra diversas actividades y resultados referentes a elaborar los inventarios documentales de la PROCURADURIA. Igualmente no es claro el contenido, normalización de la información, archivos involucrados, dependencias, sedes. La PROCURADURIA debe aclara si se deben levantar de cero los inventario documentales en toda la Entidad a nivel nacional o se trata de la implementación de los inventarios documentales existentes en el SIGDEA?
Se solicita a la PROCURADURIA, limitar el alcance de este punto a la implementación de los inventarios documentales en el SIGDEA, que entregue la PROCURADURIA, previa evaluación y diagnóstico técnico de la información contenida. El proveedor entregará el formulario de captura de los inventarios documentales para los archivos existente en la entidad, asegurar la incorporación de los registros documentales de los documentos electrónicos de archivo al inventario documental de la PROCURADURIA. E. La actualización de las Tablas de Retención Documental se considera para todas las sedes de la Procuraduría a nivel Nacional? La aceptación de este entregable está sujeta o depende de la aprobación de la PROCURADURIA o del Archivo General de la Nación? De ser afirmativo, se debe aclarar quien es la instancia de aprobación. En tal sentido, se solicita limitar el alcance de este punto a la implementación de las Tablas de Retención Documental en el SIGDEA que previamente la PROCURADURIA entregue al Proveedor, aplicado a los archivos y documentos electrónicos de archivos y no su actualización. F. Se solicita a la PROCURADURIA aclaración acerca del estado de actualización y avance en la implementación de la Tabla de Valoración Documental, así como los demás elementos relacionados en el ítem 8. Lo anterior para dimensionar las actividades
En tal sentido, se solicita limitar el alcance de este punto a la implementación de las Tablas de Valoración Documental en el SIGDEA y no su actualización e implementación. G. Se solicita aclarar de qué se trata la Relatoría en cuanto a la gestión documental? H. En el punto 12. Gestión del cambio y Cultura Organizacional. Aclarar si las 4.000 unidades son en su totalidad o son para cada elemento mencionado?
I. En el punto 14. Documentos entregables La PROCURADURIA debe especificar los procedimientos que se deben implementar en el SIGDEA, tanto los de gestión documental como los demás procedimientos del Sistema de Gestión de Calidad. Igualmente informar el nivel de complejidad de los procedimientos para dimensionar actividades y esfuerzo requerido para su implementación. J. En el literal c. Generalidades para gestión documental. Gestión de Correspondencia. Administración de repositorios de archivos e imágenes (FILE SYSTEM). El Proveedor debe entregar un ECM o repositorio documental licenciado a la PROCURADURIA o es válido entregar un ECM de software libre? K. Se solicita que la PROCURADURIA indique la siguiente información: Número de funcionarios que tendrán acceso al sistema, Cantidad de documentos recibidos y enviados según el canal de comunicación. Cantidad de consultas. L. Solicitar que el Soporte prestado para el SIGDEA es de Nivel 2 y 3. El soporte funcional será responsabilidad de la PROCURADURIA a nivel nacional. M. En el Ítem de capacitación se debe incluir formación a usuarios replicadores de la PROCURADURIA, quienes serán los responsables de
capacitar a los demás funcionarios de la PROCURADURIA y garantizar el despliegue y uso del SIGDEA en todas las dependencias de la Entidad a nivel nacional. La capacitación de los usuarios replicadores será dictada en la ciudad de Bogotá y los viáticos puestos por la PROCURADURIA. N. Se solicita a la PROCURADURIA que las capacitaciones se dicten por plataforma e-learning y no en sitio. En caso de requerir capacitaciones en sitio se dictara en las instalaciones de la PROCURADURIA. Presento agradecimientos por atender mis solicitudes, espero su favorable respuesta. Un saludo, Claudia Mosquera Sinergias Corporativas - Administraciones Públicas sinergiascorporativas@latinmail.com Bogotá