DESCRIPCIÓN DE LOS PUESTOS FUNCIONES DEL JEFE DE FINANZAS DESCRIPCIÓN SUMARIA Planificar, dirigir, supervisar, coordinar y controlar las actividades administrativofinancieras que se realizan en el Programa de Asignación Familiar (PRAF). DESCRIPCIÓN DETALLADA 1. Administrar responsablemente los recursos financieros del PRAF 2. Ser responsable de la gestión diaria de asuntos financieros de los departamentos de Presupuesto, Tesorería y Contabilidad que dependen de la Gerencia Financiera. 3. Ser responsable de la ejecución presupuestaria del PRAF y del uso transparente y adecuado del Sistema SIAFI. 4. Ejecutar las resoluciones emanadas de la Dirección Ejecutiva 5. Ser representante del PRAF por delegación de la Dirección Ejecutiva 6. Ser responsable de la gestión del PRAF ante diferentes entidades del Sector Publico (Ministerio de Finanzas, UNAT, etc.). 7. Resolver, apoyar, gestionar, consultas, requerimientos, solicitudes u otros ante los diferentes programas y proyectos del PRAF. 8. Informar y mantener actualizada a la Dirección Ejecutiva sobre los aspectos financieros de la Institución 9. Dar fiel cumplimiento a los acuerdos y resoluciones emanadas por el Ministerio de Finanzas y el Tribunal Superior de Cuentas. 10. Participar con voz y voto en el Comité de Crédito del Subprograma DI- MUJER 11. Participar con voz y voto en el Comité de Compras, de bienes y servicios y adjudicaciones. 12. Responsable de la Elaboración del Presupuesto anual 13. Dar seguimiento a través del comité de Planificación de Presupuesto a la ejecución de metas físicas y financieras 14. Responsable de realizar transferencias monetarias y de la ejecución presupuestaria. 15. Responsable de elaborar Estados Financieros 16. Realizar las tareas afines que se le asignen.
COMPLEJIDAD/INICIATIVA Trabajo de considerable complejidad y responsabilidad que se realiza de acuerdo a procedimientos establecidos en instrucciones generales. Requiere de juicio y discernimiento para planificar, dirigir y controlar el trabajo y tomar decisiones. El trabajo es supervisado a través de informes y resultados obtenidos. CONDICIONES ESPECIALES DEL PUESTO Habilidad para preparar informes financieros, para realizar negociaciones con el Ministerio de Finazas, Habilidad para mantener buenas relaciones interpersonales. Don de mando. Confiabilidad es requerida en cuanto al manejo de documentación de uso reservado propio de su área de trabajo. Habilidad para supervisar personal. Esta descripción incluye la naturaleza básica de los puestos asignados a la clase y ejemplos de tareas típicas que pueden ser asignadas. No implica que todos los puestos dentro de la clase, realicen todas las tareas enumeradas, ni necesariamente incluye absolutamente todas las tareas que pueden ser asignadas.
SUB-JEFE DE FINANZAS Y PRESUPUESTO Preparar y analiza la ejecución presupuestaria mensual, trimestral y anual, supervisa la distribución de los pagos de acuerdo al disponible en cada asignación presupuestaria, revisa el renglón presupuestario para la ejecución del gasto y analiza los Estados Financieros. DESCRIPCIÓN DETALLADA 1. Revisa disponibilidades en Bancos 2. Revisa la distribución de los pagos de acuerdo al disponible en cada asignación presupuestaria, omite opinión sobre consultas relativas al renglón presupuestario para la ejecución del gasto. 3. Analiza los documentos para autorizar el pago 4. Gestiona ante la SEFIN los pagos del mes 5. Solicitar información a los programas / proyectos sobre la cuota de compromiso ante el Ministerio de Finanzas 6. Analizar las cuentas contables a efectuar en casos especiales 7. Analizar los estados financieros 8. Participar en la elaboración del anteproyecto de Presupuesto 9. Preparar y analizar la ejecución presupuestaria por mes, trimestre y año 10. Apoyo en reunión que por delegación se le requiera 11. Asistir al Jefe del departamento de Presupuesto y Finanzas 12. Apoyo a las Unidades Ejecutoras o Programas 13. Analizar la ejecución presupuestaria 14. Revisar y analizar los gasto de inversión 15. Apoyar la programación Financiera trimestral y anual 16. Velar porque el presupuesto de la institución se ejecute de acuerdo a lo programado 17. Realizar las tareas afines que se le asignen. COMPLEJIDAD Este trabajo es de considerable responsabilidad, complejidad e iniciativa en la planificación y seguimiento de los procesos de ejecución presupuestaria. Actuad con relativa independencia de criterio en la toma de decisiones para la solución de problemas propios de su campo de trabajo. Es supervisado y evaluado a través de los informes que presenta con respecto a ejecuciones presupuestarias, estados financieros y por los resultados obtenidos.
RESPONSABILIDAD Supervisar directamente el trabajo de: Enlace con Finanzas-SIAFI, 1(uno), Analista de Presupuesto (uno), Auxiliar de Presupuesto (dos). Acceso a información total y absolutamente confidencial relacionada con la situación financiera institucional. Otras que surgen en la sección y las que mande el Jefe Inmediato FUNCIONES GESTOR DEL SIAFI 1. Solicitud de fondos mediante una cuota trimestral llamada cuota de compromiso asignada a cada unidad ejecutora según el su Presupuesto la cual se solicita según la ejecución de sus proyectos establecidos en el POA de la Institución. 2. Esta cuota se ingresa con documento de verificado en el SIAFI por cada unidad ejecutora y luego se hace un documento que captura toda la información en un documento de aprobado, para ser luego ser firmado por el gerente Administrativo para su Solicitud ante Finanzas. 3. Luego que este documento es enviado, Finanzas autoriza la cuota según sus disponibilidades para luego remitirlas a la Institución para su distribución 4. En este proceso se elabora un documento de distribución de cuota por unidad ejecutora para que puedan elaborar la ejecución del gasto mediante los F-01. 5. Elaboración de los F-01, Este documento se elabora por cada unidad ejecutora mediante la afectación de los objetos del gasto 100, 200,300 y 700 del gasto operativo y de transferencias de inversión. 6. La elaboración de F-01, con imputación presupuestaria, este afecta la parte presupuestada del gasto operativo y de inversión lo que se carga con la orden de pago emitida por la Institución. 7. Este documento tiene tres paso; Primer paso; Ingresar la información de la orden de pago en la diferentes casillas del F-01/07,7 tipo de documento, con imputación o sin imputación Presupuestaria, moneda, afectación del renglón presupuestario, retenciones y deducciones si lo tuviesen, se elige el banco emisor, la cuenta bancaria de la Tesorería General de la Republica, la libreta operativa de la Institución y luego se registra el beneficiario mencionado en la orden de pago. 8. Cuando el documento Esta completo se con sus casillas llenas correctamente se hace la verificación del mismo.
9. Cuando el documento esta verificado se hace el Segundo paso que es la aprobación del F-01/07, Cuando el encargado de presupuesto captura todos los documentos verificados para hacer la aprobación por cada uno de ellos. 10. Tercer paso; al estar el documento en aprobado este viaja a la bandeja del Gerente administrativo para ser firmado, el gerente hace una revisión de cada documento para luego hacer la firma del lote enviado a su bandeja. 11. Cuando se cumple este paso es cuando el lote firmado por el Gerente Administrativo es enviado a Finanzas para su respectivo pago según las fachas establecidas en la elaboración del F-01/07. 12. Cumplir con las horas establecidas por la Tesorería en la priorizaciòn de pago que se efectúa antes de las 3:00 PM para que puedan ser ingresada en los lotes enviados al Banco Central para sus respectivos pagos a los beneficiarios de los F-01/07. MODIFICACIONES PRESUPUESTARIAS 1. Solicitud de modificaciones mediante un F-05en el sistema para los objetos del gasto 2,3 y 7 del gasto operativo y de transferencia estas solicitudes se hacen cuando el renglón presupuestado es ejecutado y se debe hacer transferencia de presupuesto interno mediante esta opción. 2. Solicitud de traslado de presupuesto entre proyectos mediante un aumento de egresos y una disminución de ingresos. 3. Afectación de la fuente, organismo financiado y la estructura programática de la unidad ejecutora a afectar para su respectiva modificación ya se de aumento o de disminución. 4. Solicitud de Gerencia administrativa para las unidades administradora de proyectos UAP, se hace un documento de creación de unidades ejecutoras en el sistema con número de gerencia y numero de unidad ejecutora. 5. Hacer la creación del documento de estructura programática con el objeto del gasto, programa, sub.-programa, proyecto, actividad / obra de cada uno de las unidades con proyección y descripción del proyecto con asignación presupuestaria y fuente, organismo y finalidad. 6. Impresión de transferencia para remitirlas a la administración y recursos humanos para sus respectivos descargos ya se de colaterales o de proveedores del PRAF. 7. Solicitud de TEC, Traslado entre cuentas para afectar los F-01 con imputación a las unidades administradoras de proyectos de la unidad ejecutora Empresas Autogestionarias del Proyecto Di-Mujer 8. Hacer la solicitud de traspaso de presupuesto cuando se requiere para un proyecto ya se de creación o de modificación del objeto del gasto 9. Elaborar la una vez al año el ingreso del la Estructura Presupuestaria por cada objeto del gasto incorporando las modificaciones enviadas por la
Dirección General de Presupuesto ya se incremento o de disminución, Incorporar la visión, misión y la descripción de las actividades u obras por cada programa, sub. programa, proyecto para poder afectar la estructura presupuestaria al elaborar el F-01 por cada unidad ejecutora junto con su asignación pre4supuestaria debidamente estructurada por cada objeto. 10. Gestionar ante la secretaria de Finanzas las liquidaciones de los proyectos mediante F-07, y F-02 de ingresos. 11. Solucionar problemas de ingreso de información en los proyectos ya sea por modificación, o creación de sus estructuras y gestionar ante la Tesorería el pago de los F-01. SOLICITUD DE CAMBIO ADICION UEPEX Y TEC 1. Solicitud de modificaciones en Sistema UEPEX, en documentos de adición para cambio de gestión de todo lo relacionado con el convenio de la UAP Fomento de empresas autogestionarias para poder ejecutar los fondos BCIE 2. Luego enviar notas de relación de libreta operativa con el convenio, la cuenta Especial con el convenio y libreta operativa respectivamente. 3. Ingresar la solicitud de Traslados entre Cuentas TEC, ingresando el convenio con la respectiva cuenta especial montos en dólares haciendo la conversión al factor de ese día. 4. Ingresar monto en lempiras ingresando la cantidad en la libreta operativa para respectivamente afectar el f-01 correspondiente a los fondos BCIE para el otorgamiento de créditos solidarios. FORMULACION PRESUPUESTARIA. 1. Distribución de techos presupuestarios de la información enviado por la Dirección General de Presupuesto por unidad ejecutora. 2. Ingreso del POA en el sistema mediante la información Generada por el Departamento de Planificación para ser posteada al sistema Trimestralmente con sus respectiva distribución de beneficiarios y cantidades presupuestarias por actividad y obra. 3. Verificación de documentos por unidad ejecutora, Ingreso y aprobación de los documentos ya verificados para ser firmados por la gerencia. 4. Modificación al POA, ingreso de nuevas Unidades Ejecutoras con sus respectivas Incorporación Presupuestaria montos Banco de Proyecto y códigos BIP.
5. Ingreso de la distribución Geográfica de los Programas 11 y 12 del Programa de Asignación Familiar. 6. Creación de UAP, Unidades Ejecutoras creación de categorías programáticas y relación de las mismas con la gerencia y unidad y programa respectivamente con su presupuesto asignado. 7. Ingreso de Misión, Visión del PRAF, al sistema para el respectivo aprobado del Dirección Ejecutiva. 8. Ingresos de los beneficiarios de cada proyecto del Programa de Asignación por programa 11 y 12, a nivel Institucional e individual trimestralmente y con sus respectivas proyecciones. FUNCIONES : AUXILIAR DE PRESUPUESTO Actividades diarias, semanal y mensual 1. Revisión de los documentos de soporte de las ordenes de pago, en aspectos legales, administrativos y contables. 2. Registrar las ordenes de pago de las distintas dependencias del programa y su distribución en Contabilidad y Tesorería. 3. Ingresar al sistema las ordenes de pago y compromisos de gasto efectuado diariamente. 4. Revisión del gasto presupuestario diario, tomando en consideración la emisión de órdenes de pago contra los renglones del gasto efectuados en el sistema de presupuesto para efecto de su regularización. 5. Elaboración del reporte presupuestario diario, con sus respectivos análisis de acuerdo a las necesidades diarias del programa. 6. Preparación del soporte de las transferencias diarias afectadas en los fondos de acuerdo a las políticas de la estrategia de la reducción de la pobreza. Ya sea semanal o mensual. 7. Ingresar ordenes de pago en sistema SIAFI para su pago. 8. Solicitud nota de compromiso. 9. Otras que surgen en la sección y las que mande el Jefe Inmediato.
Auxiliar de Presupuesto 1. Revisar los formularios para emisión de orden de pago, que venga con toda su documentación respectiva. 2. Ingresar al sistema las órdenes de pago y compromiso de gasto efectuados diariamente. 3. Revisar los gastos presupuestarios diarios tomando en consideración la emisión de los F 01 contra los renglones del gasto para efecto de regularización. 4. Crear los documentos de soporte de las diferentes cuentas para su legalización. 5. Ingresar planilla de sueldos y salarios en el sistema presupuestario para registro de gastos ejecutados. 6. Llevar el control de lo comprometido del gasto de los diferentes proyectos y gastos administrativos. 7. Realizar informe trimestral de los gastos ejecutados según su fuente de financiamiento 8. Enviar la documentación recibida a los diferentes departamentos (contabilidad y Pre intervención) para su debido proceso hasta su finalización.