PROCESO: GESTIÓN JURIDICA OBJETIVO: Elaborar, revisar y legalizar contratos, con el fin de resolver la solicitud de adquisición de bienes y/o servicios de las diferentes dependencias del Hospital REQUISITOS: Ley 100 de 1993 art 195 numeral 6, Acuerdo 005 del 27 de mayo de 2009 (Manual Interno de Contratación), Codigo Civil, Código Comercio, Ley 734 de 2002 Código Único Disciplinario, Decreto 1011 de 2006, Acuerdo 17 de 1997, Resolución 1043 de 2006 y Decreto 1599 de 2005 Recepcionar la solicitud o requerimiento con los anexos donde se 1 describen los aspectos técnicos y los estudios previos; cuando es superior a los 100 SMMLV para la elaboración de los parametros de contratación 2 Entregar el certificado de disponibilidad presupuestal Presupuesto Elaborar parametros de contratación para la invitación publica; si el 3 requerimiento supera los 500 SMLMV elabora comunicación escrita como minimo a 5 posibles proponentes Revisar los parametros de contratación, si esta de acuerdo da visto 4 Asesor Jurídico bueno 5 Entregar los parametros de contratación para firma del Gerente Revisar los parametros de contratación si está de acuerdo procede 6 Gerente a la firma del aviso Elaborado por: Carlos Martínez Cardona Revisado por: Carlos Martínez Cardona Aprobado por: Jorge Arturo Suarez Suarez Cargo: Asesor Juridico Cargo: Asesor Juridico Firma: Firma: Firma: Cargo: Gerente Fecha de elaboración 7/02/2013 Fecha de elaboración 7/02/2013 Fecha: 11/02/2013 Procesos Relacionados: todos los procesos Fecha de Aprobación: 11 de febrero de 2013 Página: 1 de 5
PROCESO: GESTIÓN ADMINISTRATIVA Publicar aviso de invitación por un término no menor a 5 días en la 7 cartelera del Hospital Chapinero y la pagina Web Diligenciar solicitud de publicación en Web y entregar al Area de Recursos Tecnológicos y Sistemas, así como a la Asesoría de Atención al 8 Usuario Publicar en Pagina Web Ingeniero de Sistemas Recepcionar y radica las propuestas presentadas por los oferentes y 9 entrega a una vez vencido el plazo establecido para la Recepcionista entrega de propuestas Elaborar acta de apertura de propuestas incluyendo el nombre del 10 oferente, valor de la propuesta y número de folios Elaborar Evaluación de las propuestas y las remite con 11 memorando a Subgerencia administrativa y Financiera, para Asesor Jurídico continuar el tramite de evaluación Auxiliar Administrativo 12 Entregar las propuestas para la evaluación financiera Contador o quien sea 13 Evaluar financieramente las propuestas designado para el efecto Profesional o equipo 13 Evaluar tecnicamente las propuestas Delegado Subgerente Adminsitrativo y Evaluar economicamente las propuestas y elabora cuadros Financiero y Profesional 14 comparativos, teniendo en cuenta para el efecto los precios del Universitario de Recursos mercado Físicos Profesional Universitario 15 Citar a comité de compras Recursos Físicos Aprobó: Jorge Arturo Suarez Suarez Fecha de Aprobación: 11 de febrero de 2013 Página: 2 de 5
PROCESO: GESTIÓN ADMINISTRATIVA Evaluar el proceso y recomienda a la Gerencia del Hospital la 17 contratación con los proveedores cuyas propuestas sean las mas Comité de Compras convenientes por calidad, precio y demas parametros establecidos Elaborar acta de comité con el concepto para contratación y el acta 18 Secretaria comité de compras de adjudicación 19 Firmar acta de adjudicación y remite a la Oficina Gerente 20 Recepcionar las propuestas junto con el acta de adjudicación Elaborar minuta del contrato con la documentación que se ha 21 allegado para tal efecto Elabora solicitud de Registro Presupuestal y carta de supervision Entregar contrato con documentación completa para revisar Asesor 22 Jurídico 23 Revisar contrato e imparte visto bueno Asesor Juridico Recoger carpeta completa del contrato y la pasa para firma del 25 Gerente Firmar contrato y carta de supervisor del contrato y devolver 26 Gerente/Secretaria Gerencia 27 Recepcionar carpeta completa del contrato firmado por el Gerente Citar telefonicamente al contratista para firma del contrato y 28 legalización 29 Hacer seguimiento Telefónico de contratos pendientes legalizar 30 Devolver el contrato firmado Contratista 31 Recepcionar contrato firmado por el Contratista 32 Firmar solicitud de registro presupuestal Asesor Juridico Aprobó: Jorge Arturo Suarez Suarez Fecha de Aprobación: 11 de febrero de 2013 Página: 3 de 5
PROCESO: GESTIÓN ADMINISTRATIVA 33 Entregar solicitud de registro presupuestal Elaborar certificado de Registro Presupuestal y envía a la Asesoría 34 Presupuesto 35 Recepcionar certificado de Registro Presupuestal 36 Requerir las polizas al contratista Contratista 37 Recepcionar las pólizas constituidas por el contratista Informar al contratista quien será el supervisor a cargo, datos, 38 ubicación y horario de atención del mismo Verificar que la póliza requeridas cumplan con los requisitos 39 Auxiliar contratación contractuales Aprobar con visto bueno la documentación anterior y entrega para 40 Asesor Juridico ser remitido al Gerente 41 Entregar poliza para aceptación del Gerente 42 Impartir aceptación de las pólizas mediante la firma del Gerente 43 Recepcionar poliza aprobada por la Gerencia Entregar Carta de Asignación al supervisor del contrato, anexando 44 Fotocopia del contrato y fotocopia de la Poliza 45 Foliar y Archivar contrato Realizar el control y seguimiento a los contratistas según los 46 criterios establecidos en el manual de contratación y resolución de Supervisor del contrato interventoría PRODUCTO FINAL: Contratos Elaborados y Legalizados FORMATOS: 1 Solicitud de contratación de Bienes y Servicios del hospital Aprobó: Jorge Arturo Suarez Suarez Fecha de Aprobación: 11 de febrero de 2013 Página: 4 de 5
PROCESO: GESTIÓN ADMINISTRATIVA 2 Adquisición de bienes y servicios con formalidades DOCUMENTOS: 1 Certificado Disponibilidad Presupuestal 2 Certificado Registro Presupuestal 3 Manual de contratación del Hospital Aprobó: Jorge Arturo Suarez Suarez Fecha de Aprobación: 11 de febrero de 2013 Página: 5 de 5