QUÉ ES LA SECRETARÍA VIRTUAL? La externalización de todas aquellas funciones que realizan mediante el teléfono de su empresa. Desde atender a sus clientes, gestionar una agenda, realizar llamadas a proveedores y contactos, así como mantenimiento y actualización de bases de datos y un largo etc. QUÉ POSIBILIDADES OFRECE NUESTRO SERVICIO DE RECEPCIÓN DE LLAMADAS? Una de las principales funciones de la secretaría virtual consiste en atender las llamadas telefónicas en nombre de una empresa para, posteriormente realizar las gestiones indicadas según el guión. Podemos realizar las siguientes gestiones: Notificar las llamadas por Email y/o SMS. Tomar datos del cliente o la persona que llama, siguiendo un formulario. Transferir las llamadas a fijo o móvil o incluso a varios números al mismo tiempo. Filtrar la llamada según su contenido. Proporcionar información al cliente sobre productos y servicios. Proporcionar soporte técnico de primer nivel. Guiar o asistir al cliente en procesos de compra, reservas, etc. Verificación o concertación de citas. Grabación de conversaciones para control de calidad o verificación de contratos. Realizar reservas, compras o contratación de servicios. Gestionar agenda de citas. Actualizar bases de datos. Cambiar dinámicamente el protocolo de atención en función del horario, o las indicaciones del cliente, etc. Gestiones bidireccionales: La información no solo se transmite de nosotros hacia el cliente. En función de la respuesta del cliente se pueden generar acciones posteriores. Agregar locuciones interactivas con grabaciones de audio profesionales. Consultar IVR. Menú de opciones editable: Con esta funcionalidad usted puede definir todos los pasos que sigue una llamada recibida en nuestra centralita: desde responder, poner en cola, transferir, agregar locuciones, hasta insertar sus propios scripts en ARI (Asterisk Rest Interface). En definitiva, cualquier gestión que se le pueda ocurrir. CÓMO FUNCIONA EL SERVICIO DE RECEPCIÓN DE LLAMADAS? Es muy sencillo, cada llamada puede ser atendida por uno de nuestros agentes mediante un simple desvío de su teléfono o si no dispone, mediante un nuevo número que contratemos exclusivamente para usted. No se requiere de la instalación de dispositivos y además usted puede activar o desactivarlo en cualquier momento desde su teléfono, centralita o llamando a su compañía telefónica.
Podemos atender sus llamadas cuando usted o el personal de su empresa no pueda atender, por ejemplo: En periodos vacacionales. Para cubrir bajas laborales. En periodos de incremento de trabajo. Cuando hay desbordamiento de llamadas. Más allá de su horario laboral (de lunes a viernes de 8:00 a 22:00 horas y sábados domingos y festivos de 9:00 a 19:00 horas). El desvío puede activarse o desactivarse a voluntad del cliente, en cualquier momento y en las circunstancias que quiera: bien de forma permanente, para que nosotros atendamos todas las llamadas, o circunstancialmente, cuando no contesta nadie en un plazo de X segundos o la línea está ocupada con otra llamada. QUÉ BENEFICIOS SUPONE PARA EL CLIENTE? 1 - EVITAR LLAMADAS PERDIDAS Una llamada no atendida puede suponer un cliente perdido. Nuestra máxima prioridad es evitarlo. Pero aún teniendo el personal suficiente, es inevitable que en ciertos momentos puedan solaparse más llamadas entrantes que agentes disponibles. A pesar de todo, nuestro ratio de llamadas atendidas es superior al 99% y esto lo conseguimos gracias las herramientas que nos ofrece nuestra plataforma Human VOIP y a nuestro método de trabajo. Cada llamada no atendida, queda pendiente en el registro de llamadas para que sea recuperada con la mayor brevedad posible. De esta forma, cuando un agente está disponible llama al teléfono desde el que se realizó la llamada y el cliente queda satisfecho y agradece la deferencia que hemos tenido al devolverle la llamada.
También existe la posibilidad de contratar agentes dedicados. Éstos son teleoperadores que están exclusivamente contratados para atender llamadas de una empresa, de este modo nos aseguramos prácticamente el 100% de llamadas atendidas. Esta opción aunque es más cara suele interesar a empresas que contratan agentes en periodos vacacionales o espacios cortos de tiempo. Consulte en nuestras tarifas el apartado agentes dedicados. 2 - CONTROL ABSOLUTO DE SUS LLAMADAS GRACIAS A NUESTRA PLATAFORMA HUMAN VOIP Todas sus llamadas están registradas en tiempo real y podrá conocer todos sus detalles: estado de la llamada, tiempos de espera, tiempo de conversación, si fue transferida, notificaciones, recuento por horas, informes estadísticos de cada campaña, acceso a la base de datos de llamadas y gestiones En este aspecto, ofrecemos más información que cualquier otro Call Center. Solicite una demostración de nuestro sistema. 3 - MEJORAR LA IMAGEN DE SU EMPRESA Nuestros agentes están formados para atender a sus clientes de forma correcta, amable y profesional, siguiendo en todo momento el protocolo indicado. Aún tratándose de una empresa pequeña, puede disponer de múltiples departamentos y distintos números de teléfono tanto nacionales como extranjeros y aplicar desvíos a uno o varios teléfonos, agregar locuciones profesionales, buzones de voz, e incluso enmascarar cualquier llamada realizada desde su móvil u otro teléfono fijo. De esta forma, cuando llame a un cliente desde cualquier lugar (fijo o móvil), él siempre verá el número de su empresa.
4 - ATENDER A SUS CLIENTES MÁS ALLÁ DEL HORARIO DE OFICINA Aún estando su oficina cerrada, usted puede seguir atendiendo a sus clientes o potenciales clientes, gracias a nuestro amplio horario de atención los 365 días del año. Actualmente nuestro horario de atención, sin ningún incremento de coste, es de lunes a viernes de 8:00 a 22:00 horas y sábados domingos y festivos de 9:00 a 19:00 horas. Más allá de este horario también podemos proporcionarle distintas soluciones. 5 - AHORRO EN EL COSTE DE TELEFONÍA Como particular o empresa, usted tiene contratada una compañía de telefonía que le proporcionará unas tarifas u ofertas para realizar sus llamadas basadas en el consumo de minutos según el destinatario, etc. Imagínese que en lugar de una compañía telefónica, tuviera contratadas 10 empresas distintas, y que cada llamada que realizada, se hiciera a través del operador que más le convenga, en función del coste de destino, calidad de audio, canales disponibles, etc. Pues esto es posible gracias nuestra centralita inteligente Human PBX y a la oferta de los distintos operadores virtuales. Consulte en nuestras tarifas el apartado emisión de llamadas. AGENDA Y GESTIÓN DE CITAS Una de las opciones complementarias más solicitadas por los profesionales es la gestión de una agenda de citas compartida. Nuestros operadores, no solo atenderán a sus clientes sino que podrán realizar el mantenimiento y actualización de citas en su agenda. Usted podrá acceder y modificar cualquier dato de la agenda, a través de cualquier ordenador, tablet, o smartphone. Además el propio sistema podrá enviar avisos o recordatorios de sus citas tanto por email como a su teléfono móvil. GARANTIZAMOS LA CONFIDENCIALIDAD DE SUS DATOS Y DE SUS CLIENTES Le garantizamos el uso de sus datos única y exclusivamente para los servicios profesionales contratados. Ni sus datos ni los de sus clientes, contactos o proveedores no serán cedidos ni vendidos a terceros para ningún tipo de uso o requerimiento. Nuestros ficheros de datos están inscritos y notificados en la AEPD conforme a las estipulaciones establecidas en la Ley 15/1999, de 13 de diciembre, de Protección de Datos de Carácter Personal (LOPDP).
NÚMERO DE TELÉFONO 902, GEOGRÁFICO O DE TARIFICACIÓN ESPECIAL (900) Ofrecemos alta y portabilidad de numeración geográfica (93 Barcelona o 91 Madrid), 902 o 900, gratuitos. Si no dispone de un número de teléfono para atender a sus clientes y proveedores, nosotros le ofrecemos uno a su gusto. Esto es ideal para aquellas empresas de nueva creación, o proyectos que se inician, que dispongan de una web informativa y quieran ofrecer un número de atención a sus clientes.