UNIVERSIDAD TÉCNICA DE AMBATO

UNIVERSIDAD TÉCNICA DE AMBATO FACULTAD DE CONTABILIDAD Y AUDITORIA FACULTAD DE CONTABILIDAD Y AUDITORIA DÉCIMO SEMESTRE PROFESOR LENYN G. VASCONEZ A. SEMESTRE MARZO AGOSTO 2010 1

CAJA ARQUEO DE CAJA Principales fuentes de ingreso y egreso del efectivo Los conceptos más comunes por los cuales se debita o ingresa la cuenta Caja, son: Venta de mercaderías y/o servicios al contado Cobro o efectivización de cuentas pendientes Ventas de activos al contado Recepción de rentas (donaciones, arriendos, etc.) al contado Otras que denoten ingreso de fondos El concepto más común por el cual se acredita o egresa esta cuenta es el depósito bancario. Control interno sobre el efectivo Los objetivos de un eficaz sistema de control interno sobre el efectivo se pueden resumir en dos: 1. Salvaguardar el efectivo 2. Lograr una contabilidad más precisa Para alcanzar estos objetivos, se deben dictar políticas empresariales que determinen por escrito los procedimientos de recaudación, custodia y desembolsos del efectivo, así: Segregar las funciones financieras, especialmente las que se refieren a la recaudación del efectivo y al registro contable. Conseguir que el efectivo recaudado durante el día sea depositado, a más tardar, el siguiente día, en forma intacta. Exigir que todo desembolso se haga a través de cheque girado a nombre del beneficiario, y para el libramiento, consten por lo menos la firma de dos funcionarios autorizados. Arqueo de Caja.- Es un examen especial que se hace con el fin de: Verificar la idoneidad de los registros contables. 2

Constatar que los valores monetarios físicos en poder del encargado de la caja estén en la cantidad exacta. Este examen puede ser realizado íntegramente para Caja y Caja chica; sin embargo, se puede particularizar el arqueo para cada rubro. Para poder efectuar el arqueo, se deben observar las normas y procedimientos utilizados en prácticas de auditoria y, por lo tanto, será realizado por un funcionario contable o por otro con suficientes conocimientos de la materia. Cualquier diferencia encontrada en este examen deberá ser justificada o cubierta de inmediato, sin perjuicio de aplicar sanciones administrativas y/o civiles. Las condiciones para que este examen sea idóneo son: Se debe hacer en cualquier momento y sin previo aviso El delegado debe tener la suficiente capacidad profesional y moral El delegado debe estar desprovisto de prejuicios y poseer suficiente independencia Procedimiento para efectuar el arqueo de Caja 1. Recibir delegación de la autoridad competente para efectuar el arqueo respectivo. 2. Solicitar la presencia del custodio de la caja y del delegado contable y/o de auditoria. 3. Clasificar el dinero en monedas, billetes y cheques. 4. Desglosar los comprobantes de pago, si hubiesen, incluidos la fecha de pago, el concepto, la autorización y el valor correspondiente. 5. Realizar una suma total de estos valores (efectivos y comprobantes). 6. Efectuar una comparación entre el saldo verificado y el saldo registrado por contabilidad; establecer diferencias en más o en menos, si las hubiese. 7. Preparar el Acta de arqueo, en donde se dejará constancia de las novedades presentadas. Esta será de conocimiento de las autoridades de la empresa, quienes dispondrán las medidas correctivas del caso, en el supuesto de que no se hubiesen manejado y utilizado convenientemente los recursos monetarios. El acta deberá contener al menos los siguientes datos: Fecha y hora en que se inicia y termina el arqueo 3

Determinación del alcance del examen Detalle de los documentos y valores encontrados o presentados Establecimiento de cualquier diferencia, si la hubiese Declaración de conformidad y firmas de legalización Ejemplo: 1.- El 22 de mayo de 2006 se decide realizar el arqueo de caja en la empresa Éxito Total. Los resultados y novedades son: Dinero encontrado MO EDA FRACCIO ARIA 80 de $0,25 $20,00 53 de $0,50 $26,50 CHEQUES 1 Bco. Pichincha 1 Bco. Pacífico $148,00 $250,00 BILLETES 4 de $100,00 $400,00 50 de $5,00 $250,00 Saldo contable y ventas del día, no contabilizadas aún: Saldo, según certificación adjunta $610,00 Ventas entre 8h00 y 12h00 del 22 mayo/06 490.00 Saldo contable actual 1.100.00 Novedades comunicadas a la Gerencia, que afectarán los registros contables: 1 billete de $5.00 falsificado. 1 cheque de $250.00 del Banco del Pacífico posfechado para ser cobrado el 30 de junio/2006 4

Faltante establecido, así: U.T.A. FACULTAD DE CO TABILIDAD Y AUDITORÍA Valores encontrados 1.094,50 Saldo contable actual 1.100,00 Faltante 5.50 EFECTIVO EMPRESA ÉXITO TOTAL ACTA DE ARQUEO DE CAJA FECHA: Mayo 22 de 2006 HORA: 12h00 CUSTODIO: Jorge Naranjo DELEGADO: Juan Pérez CANTIDAD DENOMINACIÓN/DETALLE IMPORTE NÍQUEL 80 53 BILLETES 4 50 CHEQUES 1 a la vista 1 posfechado Monedas de $0,25 Monedas de $0,50 Billetes de $100,00 Billetes de $ 5,00 Banco Filanbanco, Cta. 201042 Banco del Pacífico, Cía. 16207 Suman Suman Suman 20,00 26.50 46,50 400,00 250.00 650,00 148,00 250.00 398,00 COMPROBANTES FECHA CONCEPTO IMPORTE Suman Total presentado Saldo contable Diferencia - Faltante El efectivo y comprobantes, cuyos valores ascienden a $1.094,50, fueron contados en mi presencia y devueltos a entera satisfacción. 1.094,50 1.100.00 (5.50) (Firma) Cajero (Firma) Contador 5

Registro en el Libro diario de las novedades encontradas: FECHA DETALLE DEBE HABER 2001-1 - Mayo 22 PÉRDIDAS FORTUITAS 5,00 CAJA 5,00 Ref. Por billete falsificado -2- Mayo 22 FONDOS RESTRINGIDOS 250,00 CAJA 250,00 Ref. Para registrar cheque posfechado -3- Mayo 22 ANTICIPO SUELDOS 5,50 CAJA 5,50 Ref. Para registro del faltante ============================================================== Arqueo de Caja 2.- Los siguientes datos corresponden a los valores encontrados en la caja de la empresa XXX manejada por el cajero señor Patricio López. Rubro examinado: Custodio: Día y hora: Caja Patricio López junio 8 del 200X a las 17h30 Valores encontrados Cantidad Denominación Total Fraccionario 70 monedas 25 ctvs. 25 monedas 50 ctvs. Billetes 35 billetes 100,00 16 billetes 50,00 20 billetes 10,00 6 billetes 5,00 5 billetes 1,00 6

Cheques: Banco del Pichincha Cta. 2032 215,00 Banco del Austro Cta. 2045 435,00 Comprobantes: Pago luz 35,00 Pago IESS 15,00 Saldo contabilizado al terminar el 7-06-200X 300,00 Recaudaciones del día no contabilizadas: Por ventas 4.550,00 Por cobranzas a clientes 345,00 Otras recaudaciones: servicios prestados 120,00 otas: Entre los billetes de 5,00 se encontró un billete falso. Puesto que éste fue recibido por probada negligencia del custodio se le cargará a su cuenta y será deducido de su próxima remuneración. Entre los billetes de 1,00 se encontró uno destruido, la empresa asume esta pérdida. La política interna sobre faltantes establece una multa al custodio por un equivalente al 10% sobre el valor total del faltante, el cual será descontado en la quincena inmediata. En caso de sobrantes, se registrará provisionalmente como ingresos por aclarar hasta detectar la razón del excedente. El cheque del Banco del Austro por $435,00 está posfechado, por tanto será reclasificado. Se requiere: Elaborar el acta de arqueo de caja. Registrar los ingresos y pagos del día y las novedades según acta de arqueo hasta determinar el nuevo saldo contable de caja. Determinar las diferencias existentes (si hubiera), y aplicar las políticas de la empresa. ============================================================== Arqueo de Caja 7

3.- Con los siguientes datos, elabore el Libro de Caja para el día 2 de septiembre del 2006 y su respectivo Arqueo de Caja, para la Empresa Precio Justo. Saldo anterior 50 Sr. Juan Zambrano, abona a la factura # 715 300 Srta. Luisa Guerrero, abona a la factura # 697 200 Almacén El Regalón, cancela la factura # 648 450 Comercial Arenas S.A., abona a la factura # 48 700 Ventas del día, según facturas No. 821 a la 837 5.080 Distribuidora Granizo, se cancela la factura # 694 1.000 Banco Bolivariano, depósito # 172348 en nuestra Cta. Cte. 600 Banco Pichincha, depósito # 172348 en nuestra Cta. Cte. 500 EEASA, pago consumo de luz por agosto/2006 40 Papelería Paco, compra de papel, marcadores, etc. Según F/17 60 Al cierre del día, se verifica el saldo de Caja, dando los siguientes valores: En dinero efectivo el 50%, compuesto de la siguiente manera: en billetes de $100 el 60% en billetes de $50 el 20% en billetes de $5 el 15% en monedas de $0,50 el saldo En cheques y documentos, el restante 50% compuesto de la siguiente manera: en cheque local del Produbanco No. 27387 el 5%, del Sr. Pablo Pástor en cheque local del Produbanco No. 394718 el 15%, de la Srta. Ximena Moncayo el cheque local del Banco del Pacífico No. 937516 el 25%, del Sr. Cristian Rivadeneira el saldo un recibo entregado y autorizado por la gerencia Además, contabilice con sobrante de caja de $2 y con faltante de caja de $1, respectivamente. ============================================================== Arqueo de Caja 4.- Los siguientes datos corresponden a los valores presentados en arqueo de caja de la empresa CASH manejada por el cajero señor Iván Donoso, el 31 de agosto del 2006 siendo las 15h30, al señor Rodrigo Sunta delegado de la gerencia: 8

Dinero: 55 monedas de 25 ctvs., 25 monedas de 50 ctvs., 43 billetes de $ 100, 16 billetes de $ 50, 20 billetes de $ 10, 16 billetes de $ 5, 25 billetes $ 1 Cheque # 45763 del Banco de Guayaquil por $ 852,00 para el 31 de agosto/2006; cheque del Banco MM Jaramillo # 004589 por $ 143,00 para el 31 de octubre/2006; cheque del Banco Sudamericano # 000012 por $ 323,00 para el 26 de agosto/2006 Recibo por pago de movilización del gerente por $ 25,00; factura # 455 por pago de combustible del camión de la empresa por $ 100,00; recibo de pago por donación a Casa de Oración por $ 50,00; vale de caja por anticipo a sueldo del bodeguero por $ 150,00. Todos los egresos han sido autorizados por el gerente, a excepción del anticipo a sueldo. otas: Entre los billetes de 5,00 se encontraron un billete falso y uno deteriorado. La empresa asume el un billete. La política interna sobre faltantes establece una multa al custodio por un equivalente al 10% sobre el valor total del faltante, el cual será descontado en la quincena inmediata. En caso de sobrantes, se registrará provisionalmente como ingresos por aclarar hasta detectar la razón del excedente. Se requiere: Elaborar el acta de arqueo de caja finalizado a las 16h15 y tomando en consideración que el saldo contable anterior fue de $ 3.421,45 y las ventas del día fueron de $ 5.425,80 Registrar contablemente los ingresos y pagos del día y las novedades según acta de arqueo hasta determinar el nuevo saldo contable de caja. Determinar las diferencias existentes (si hubiera), y aplicar las políticas de la empresa. 9

BA COS CO CILIACIÓ BA CARIA La conciliación bancaria.- Mensualmente, el banco depositario envía a sus clientes el reporte del movimiento de las cuentas corrientes, con el fin de mantenerlos informados sobre sus saldos. Por otra parte, es una forma de autocontrol del banco, pues de no recibir ningún tipo de reclamo, se entenderá por aceptado y conforme. La intención del banco, desde el punto de vista del control, es perfectamente compatible con el control interno que se deberá observar dentro de la empresa depositante. Por tal razón, el proceso contable, además del registro común, debe comprender la elaboración mensual de la conciliación bancaria. Por tanto, el saldo de libros debería coincidir con el estado de la cuenta del banco. Sin embargo, es muy común observar que dichos saldos no concuerdan, debido a las siguientes razones: 1. Error en las anotaciones en la institución bancaria 2. Error en los libros de la empresa 3. Registro unilateral, por algunos de los siguientes conceptos: Cheques girados por la empresa, no pagados aún por el banco Notas de depósito enviadas y no registradas por el banco Notas de crédito emitidas por el banco y no registradas por la empresa Notas de débito emitidas y no registradas por la empresa Identificado el tipo de error se procederá así: 1. Cuando es un error del banco, se procede al reclamo y hasta cuando se solucione debe asentarse el valor en una cuenta transitoria para que no distorsione el saldo real del banco. 2. En el segundo caso solamente se debe rectificar el asiento erróneo. 10

3. En el caso de cheques girados y no cobrados y de los depósitos aún no registrados, no ameritan ningún asiento, sólo es cuestión de esperar unos días hasta que los beneficiarios hagan efectivos sus cheques o que el banco registre el depósito (seguramente hecho en horario diferido). Ventajas de las conciliaciones bancarias.- La entrega del efectivo a los bancos constituye una sana y eficaz costumbre, puesto que éstos disponen de sofisticados medios de seguridad y, sobre todo, garantizan la integridad del depósito. Al tomar la decisión de abrir una cuenta bancaria, se deben considerar las siguientes ventajas: Sirve como medio de control interno. Evita la posible sustracción de dinero. Mantiene saldos en ahorros o cuentas corrientes que generan una renta financiera Tiene acceso a servicios bancarios, como pago de servicios básicos, impuestos, aportes al IESS, uso de tarjetas de crédito, cajeros automáticos, etc. Brinda la posibilidad de contratar préstamos bancarios. Ejemplo: 1.- El 5 de febrero del 200X, la empresa Éxito Total recibió del Banco del Pichincha el estado de cuenta corriente No. 05429-2, con la siguiente información del movimiento del mes de enero del 200X. (Por lo general, los bancos entregan a los clientes el estado de cuenta dentro de los primeros días del mes, con el propósito de buscar una respuesta, en conformidad con los datos que ahí se presentan). CUENTA No. 05429-2 BANCO DEL PICHINCHA Saldo al 31-12-200X EMPRESA: ÉXITO TOTAL ESTADO DE CUENTA 0.00 Bolivia No. 185 Fecha de corte: 31-01-200X FECHA COMP. No. DÉBITOS CRÉDITOS SALDOS 200X Ene. 2 DP-01 5,000.00 5,000.00 3 CH-001 200.00 4,800.00 4 ND-042 5.00 4,795.00 7 CH-002 20.00 4,775.00 11 DP-02 50.00 4,825.00 11

15 NC-024 10,00 * 4,835.00 22 CH-003 492.00 4,343.00 30 CH-004 500.00 3,843.00 31 DP-03 100.00 3,943.00 31 ND-058 143,00 * 3,800.00 * Valores que no constan en el auxiliar de bancos, por lo cual deben escribirse en la cédula de conciliación. Su libro auxiliar de bancos, cuenta No. 05429-2 cortado al 31 de enero del 200X, presenta el siguiente movimiento: EMPRESA ÉXITO TOTAL LIBRO AUXILIAR DE BANCOS Bco. PICHINCHA No. 05429-2 FECHA DETALLE COMP. DÉBITO CRÉDITO SALDO 200X Apertura de cuenta DP-01 5,000.00 5,000.00 04 Compra de muebles de ofic. CH-001 200.00 4,800.00 05 Nota de débito por chequera ND-042 5.00 4,795.00 06 Pago deuda CH-002 20.00 4,775.00 10 Recaudación del día DP-02 50.00 4,825.00 20 Compra mercaderías CH-003 492.00 4,333.00 28 Pago deuda CH-004 500.00 3,833.00 30 Adquisición de mercaderías CH-005 250,00 * 3,583.00 31 Recaudación del día DP-03 100.00 3,683.00 * Valor que no consta en el estado de cuenta, por lo cual debe escribirse en la cédula de conciliación. ============================================================== Conciliación bancaria y registro de ajustes por conciliación 2.- Los siguientes datos corresponden al libro auxiliar de bancos y al estado bancario del mes de enero del 200X de la cuenta No. 2001610-7 del Banco del Pichincha. EMPRESA COMERCIAL KARMA LIBRO AUXILIAR DE BANCOS Bco. PICHINCHA No. 2001610-7 FECHA DETALLE COMP. DÉBITO CRÉDITO SALDO 12

1-01 Apertura de cuenta DP-1025 12,000.00 12,000.00 5-01 Pago arriendo CH-001 1,200.00 10,800.00 8-01 Depósito por ventas DP-1234 9,500.00 20,300.00 15-01 Pago publicidad CH-002 950.00 19,350.00 16-01 Pago honorarios CH-03 125,00 19,225.00 19-01 Depósito por cobro clientes DP-2345 1,300.00 20,525.00 20-01 Pago compra mercaderías CH-004 14,500.00 6,025.00 31-01 Pago sueldos CH-005 1,200.00 4,825.00 CUENTA No. 2001610-7 BANCO DEL PICHINCHA Saldo al 31-12-200X EMPRESA: KARMA ESTADO DE CUENTA 0.00 Mariano Eguez No. 06-30 Fecha de corte: 31-01-2001 FECHA COMP. No. DÉBITOS CRÉDITOS SALDOS 2001 Ene. 1 DP-10251 12,000.00 12,000.00 Ene. 2 N/D por chequera 30.00 11,970.00 Ene. 5 Cheque No. 01 1,200.00 10,770.00 Ene. 8 Depósito No. 1234 9,500.00 20,270.00 Ene. 16 Cheque No. 03 125.00 20,145.00 Ene. 19 Depósito No. 2345 1,300,00 21,445.00 Ene. 20 Cheque No. 04 14,500.00 6,945.00 N/D servicios bancarios No. Ene. 30 456 50.00 6,895.00 N/C No. 244 intereses del Ene. 30 mes 120.00 7,015.00 N/D No. 559 correo Ene. 30 electrónico 500,00 6,515.00 Se pide: 1. Preparar el informe de conciliación bancaria para el mes de enero del 2001 2. Registrar en el libro diario las novedades encontradas en el estado de cuenta, suponiendo que ya llegaron los documentos bancarios a la empresa. ============================================================== Empresa La Bujía 3.- El saldo al 31-12-200X según el estado bancario de la cuenta corriente No. 5679-0 del Banco del Pacífico, es de $ 25.120,00 Según los registros del libro auxiliar de bancos se conoce que: 13

El banco aún no ha pagado los cheques No. 003 por $ 500,00 y No. 004 por $95,00 El banco no ha registrado el depósito No. 1209 por $ 765,00 Según el informe del estado bancario se conoce que: El banco ha acreditado interés por un valor neto de $ 120,00 El banco ha debitado por pago de servicios básicos $300,00 y por servicios bancarios $32,00 Se solicita: Preparar el informe de conciliación bancaria para el mes de diciembre de 200X Registrar en el libro diario los asientos de ajuste y actualizar el saldo del auxiliar de bancos. ============================================================== Empresa la Ganga 4.- Presenta en su libro auxiliar del Banco del Pichincha, cuenta corriente No. 50076-9, un saldo al final del año 200X por $ 15.384,00 Se conoce según el estado bancario que: Todos los cheques girados han sido cobrados Todos los depósitos se han registrado normalmente El estado bancario del mes informa que: El banco ha devuelto un cheque depositado en la cuenta del cliente X por $ 1.290,00 más una comisión del 2% sobre este valor (la empresa no tenía conocimiento de este hecho). El banco ha acreditado por interés $ 138,00. El cliente, señor M, depositó en nuestra cuenta $ 245,00 sin que la empresa haya conocido esta operación. El banco debitó por costo de chequera $ 50,00 y certificaciones de cheques $ 13,00 Se pide: 14

- Preparar el informe de conciliación bancaria para el mes de diciembre del 200X - Registrar en el libro diario los asientos de ajuste y actualizar el libro auxiliar de bancos. MERCADERÍAS VALUACIÓ DE I VE TARIOS Se consideran mercaderías aquellos artículos de comercio adquiridos que se disponen para la venta. Sistemas de registro y control de inventarios.- Los sistemas de control del inventario para la venta (mercaderías) reconocidos por la Ley de régimen tributario interno, y avalados por las normas contables, son: - Sistema de cuenta múltiple o inventario periódico - Sistema de cuenta permanente o inventario perpetuo Sistema de Cuenta múltiple o Inventario Periódico Las características de este sistema son: a) El inventario final se obtendrá de la bodega, tomando físicamente el inventario (pesando, midiendo) y valorando al último precio de costo. b) Es necesario realizar asientos de regulación para poder determinar el valor de la utilidad en ventas e introducir en los registros contables el valor del inventario final. c) Utiliza varias cuentas, entre otras: ventas, compras, inventario de mercaderías, devoluciones en ventas, descuentos en ventas, devoluciones en compras, descuentos en compras, transporte (compras y ventas), seguros (compras y ventas) costo de ventas y ganancia bruta en ventas. 15

Asiento tipo que registra las Ventas: U.T.A. FACULTAD DE CO TABILIDAD Y AUDITORÍA FECHA DETALLE DEBE HABER 200X -1- Enero 1 CAJA ó CLIENTES 1.789,00 VENTAS 1.789,00 Ref. Para registrar las ventas según factura Asiento tipo que registra Devoluciones en Ventas: FECHA DETALLE DEBE HABER 200X -1 - Enero 1 DEVOLUCIÓN EN VENTAS 153,00 BANCOS ó CLIENTES 153,00 Ref. Para registrar devolución en ventas, según factura. Costo de Ventas: el valor de las ventas registradas al costo se conoce como Costo de ventas. Es una cuenta de resultados en la cual se anotan los valores de adquisición de las mercaderías vendidas en un periodo determinado. El Costo de ventas se obtiene aplicando la siguiente fórmula: Mercaderías (Inventario inicial) + Compras netas = Compras brutas - Devolución en compra + Transporte en compras = Disponible para la venta - Mercaderías (inventario final) = Costo de ventas 9.580,00 (349,00) 265.00 12.320,00 9.496,00 21.816,00 (7.655,00) $14.161,00 Transporte.- Llevar personas o cosas de un lugar a otro, utilizando la vía terrestre Flete.- Se diferencia del transporte porque es realizado por mar o por aire 16

El contrato de transporte, denominado Guía o Fletamento, debe ser escrito y, además, tener las mismas características de una factura. Ejemplo Enero 1. Se pagan $238,00 con cheque por transporte de mercaderías compradas. FECHA DETALLE DEBE HABER 200X -1- Enero 1 TRANSPORTE EN COMPRAS 238,00 BANCOS 238,00 Ref. Para registrar pago de transporte en compras, según nota crédito Regulación de la cuenta Mercaderías.- El proceso de regulación forma parte del funcionamiento del sistema cuenta múltiple; se efectúa indispensablemente al finalizar el ejercicio económico. Objetivos de la regulación: - Cerrar paulatinamente las cuentas de apoyo - Introducir en los registros contables el valor del inventario físico que se obtiene extra contablemente - Determinar el valor del costo de ventas y la utilidad bruta en ventas Métodos de regulación: Los métodos usuales para regular las cuentas relacionadas con Mercaderías son: - Método del costo de ventas - Método por diferencia de inventarios 17

MÉTODO DEL COSTO DE VENTAS FECHA DETALLE DEBE HABER 200X -1 - Dic. 31 DEVOL. COMPRAS XXX TRANSP. COMPRAS SEGUROS COMPRAS EMBALAJES EN COMPRAS COMPRAS Ref. Para cerrar transporte/seguros/embalajes devolución, y determinar compras netas. XXX XXX XXX XXX -2- Dic. 31 VENTAS XXX DEVOL. VENTAS Ref. Para cerrar devolución y determinar las ventas netas -3- Dic. 31 COSTO DE VENTAS XXX MERCADERÍAS (INICIAL) COMPRAS Ref. Para cerrar compras e Inv. Inicial y determinar el disponible de inventarios. -4- Dic. 31 MERCADERÍAS (FINAL) XXX COSTO DE VENTAS Ref. Para introducir en libros el Inv. Final y determinar el costo de ventas. -5- XXX XXX XXX XXX 18

Dic. 31 VENTAS XXX COSTO DE VENTAS UTILIDAD BRUTA EN VENTAS Ref. Para cerrar ventas y costo de ventas y determinar la utilidad. XXX XXX MÉTODO POR DIFERENCIA DE INVENTARIOS FECHA DETALLE DEBE HABER 200X -1 - Dic. 31 DEVOL. COMPRAS XXX TRANSP. COMPRAS SEGUROS COMPRAS EMBALAJES EN COMPRAS COMPRAS Ref. Para cerrar transporte, seguros, embalajes y determinar compras netas. -2- Dic. 31 VENTAS XXX DEVOL. VENTAS Ref. Para cerrar devoluciones y determinar las ventas netas. -3- Dic. 31 MERCADERÍAS XXX COMPRAS Ref. Para cerrar compras y determinar el disponible de inventarios. -4- Dic. 31 COSTO DE VENTAS XXX MERCADERÍAS P/R el costo de ventas y por difer. el I. F. XXX XXX XXX XXX XXX XXX XXX Dic. 31 VENTAS XXX COSTO DE VENTAS UTILIDAD BRUTA EN VENTAS Ref. Para cerrar ventas y costo de ventas y determinar la utilidad. -5- Sistema de cuenta permanente o inventarío perpetuo XXX XXX Las características de este sistema son: Utiliza tres cuentas: Inventario de mercaderías, Ventas y Costo de ventas. Es necesario contar con un auxiliar para cada tipo de artículo (kárdex). Por lo tanto, el inventario se puede determinar en cualquier momento. Sólo por control, se deberán efectuar constataciones físicas periódicas sobre bases de rotación (muestreo). 19

Por cada asiento de venta o devolución en venta, es necesario realizar otro que registre dicho movimiento al precio de costo. Debido a la dificultad inicial, su aplicación obliga a contar con personal contable idóneo, capacitado y entrenado adecuadamente. Cuenta Inventario de Mercaderías: llamada también Almacén o Inventarios.- Esta cuenta estará en constante actividad, ya que cada instante mostrará el valor del inventario final. Registra en el Debe por el valor del inventario inicial, las compras brutas, más el valor de los fletes y transportes, seguros y embalajes en compras que se paguen para hacer efectiva la transacción. Registra en el Haber por las ventas de mercaderías al precio de costo, por las devoluciones en compras (al costo), y por errores en facturación. El saldo denota el valor del inventario final en un momento dado. Si funciona adecuadamente el sistema de control interno, este saldo deberá coincidir con la presencia física de artículos en bodega y con la sumatoria de los saldos de las tarjetas auxiliares kárdex. Requiere indispensablemente de kárdex o tarjetas de control de inventarios. Ejemplo Enero 1. Se venden 80 unidades del artículo "X" a $48,00 c/u en efectivo; el precio de costo de cada unidad es de $24,50 FECHA DETALLE DEBE HABER 200X -1 - Enero 1 CAJA 3.840,00 VENTAS 3.840,00 Ref. Para registrar venta al precio de venta, según factura No. -2- Enero 1 COSTO DE VENTAS 1.960,00 INVENT. DE MERCADERÍAS 1.960,00 P/R venta al precio de costo. MÉTODOS DE VALORACIÓ DE SALIDAS.- Los métodos de valoración más usados son: método FIFO o PEPS, método LIFO o UEPS, método de Promedio Ponderado y método de Valor de Última Compra (o actual). PRACTICA 20

Registro contable en una empresa que controla sus mercaderías bajo Sistema de Cuenta Múltiple Registre las operaciones de la empresa comercial El Regalón S.A bajo el sistema de cuenta múltiple para control de las mercaderías, que reinicia sus actividades el 1º. de Junio del 2004 Datos al 31 de mayo del 200X Caja 3.985,00 Inventario de Mercaderías 2.365,00 Bancos 4.235,00 Muebles de Oficina 3.500,00 Dep.acum..Mueb.Ofic. 720,00 Proveedores 2.250,00 Capital Social determinar Operaciones del mes de junio Junio 1, se paga arriendo del mes con cheque por $ 230,00 Junio 5, se venden mercaderías en efectivo por $ 2.450,00; se concede el 5% de descuento. Junio 10, se compran mercaderías por $ 1.500,00; se paga el 50% con cheque y el saldo a crédito documentado. Junio 12, se paga con cheque $ 125,00 por transporte, y $ 150,00 por seguro contratado para la compra de mercaderías del día 10. Junio 13, de la compra anterior se devuelven $ 25,00; la devolución afecta al crédito. Junio 15, se venden mercaderías por $ 1.370,00 en efectivo con el 4% de descuento. Junio 29, de la venta anterior, el cliente devuelve $ 140,00 de mercaderías en mal estado. Junio 30, se pagan sueldos a empleados por $ 236,00; la empresa retiene el 9,35% de aporte al IESS y realiza la provisión para el gasto del aporte patronal al IESS (12,15% del sueldo). Se emite un cheque por el valor neto. Junio 30, se pagan servicios básicos del mes por $ 123,00 en efectivo. Junio 30, se adquieren mercaderías a crédito documentado por $ 2.015,00 y se paga $200,00 con cheque en efectivo por el transporte de la mercadería comprada. Datos adicionales: 21

Según constatación física, se determina que el saldo final de mercaderías es de $850,00 Las mercaderías están gravadas con el 12% del IVA Todas las compras y ventas de bienes y/o servicios que la ley estipule se gravan con el IVA y se retienen el impuesto a la renta. Las operaciones se realizan entre contribuyentes ordinarios del IVA. Se requiere: Elaborar el balance de situación inicial. Registrar en el libro diario todas las operaciones utilizando el sistema Cuenta Múltiple. Determinar el resultado económico obtenido por la gestión de compras y ventas, aplicando el método Costo de Ventas para regular las mercaderías. PRACTICA Sistema de inventario permanente métodos de valoración Enero 2, la empresa comercial El Cisne S.A. reinicia sus actividades de compra-venta de electrodomésticos el 2-01-2001, con los siguientes datos: 5 refrigeradoras Ecasa 12 $ 959,00 c/u 4 TV Sony 14 pulg. $ 730,00 c/u 2 cocinas Ecasa 4 q. $ 225,00 c/u El capital es la contracuenta natural. Enero 4, según factura No. 045 de Distribuidores S.A. se compra: 10 refrigeradoras Ecasa 12 $ 975,00 c/u 12 TV Sony 14 pulg. $ 755,00 c/u 14 cocinas Ecasa 4 q. $ 245,00 c/u Forma de pago: 50% al contado, 50% crédito personal. Enero 6, de la compra anterior se devuelve, por no corresponder al pedido: 1 refrigeradora, 2 TV y 1 cocina; devolución que afecta al crédito. Enero 10, según factura No. 456, se vende al señor Juan Pablo Núñez (persona natural): 8 refrigeradoras, 6 TV y 7 cocinas. Forma de cobro: 60% al contado y por la diferencia se reciben 3 L/C Enero 15, según factura No. 457 se vende al contado a la Aso. Unidad Americana, lo siguiente: 4 refrigeradoras, 5 TV y 6 cocinas. Datos adicionales: 22

La empresa controla sus mercaderías mediante el sistema de inventario permanente. La empresa es contribuyente ordinario del IVA y realiza operaciones con sociedadescontribuyentes ordinarios. La empresa mantiene un margen de utilidad del 55% sobre el costo y concede el 5% de descuento en las ventas al contado (totales o parciales) El proveedor es permanente y concede 3% de descuento sobre los pagos al contado (totales o parciales) En la compra y venta de mercaderías se causa el impuesto al valor agregado y procede a la retención en la fuente del impuesto a la renta. Se requiere: Registrar en los libros diario y mayor general de la empresa, las transacciones, aplicando los métodos de control de mercaderías FIFO y LIFO. Registrar los movimientos de la mercadería en las tarjetas kárdex, aplicando los métodos de valoración FIFO y LIFO. EJERCICIO SISTEMAS DE CO TROL DE I VE TARIOS Registrar en el libro diario las siguientes operaciones de compra y venta de mercaderías bajo los dos sistemas de control: de Cuenta Múltiple y de Inventario Perpetuo. En este último sistema, mantener los registros en el kárdex en los cuatro métodos enunciados: FIFO, LIFO, Promedio Ponderado y Valor de Ultima Compra 4. Enero 3, el estado de situación financiera en la empresa Éxito Total el 1º. de enero del año 200X fue: ACTIVO PASIVO Y PATRIMO IO Caja 1.000,00 Proveedores 500,00 Mercaderías 6.800,00 5 Vehículos 1.200,00 Capital 8.500,00 ----------- ----------- Suman: 9.000,00 Suman: 9.000,00 ====== ======= Enero 10, se venden mercaderías al contado, se concede el 5% de descuento; en factura No. 0042 se presenta el siguiente detalle: - 50 unid. Art. A, a $ 50,00 c/u - 50 unid. Art. B, a $ 55,00 c/u Enero 13, se adquieren mercaderías a crédito, según factura No. 0845; presenta el siguiente detalle: - Art. A 200 unid. $ 40,00 c/u, más embalajes, $ 2,00 c/u 23