INFORME PORMENORIZADO DEL ESTADO DEL ESTADO DEL CONTROL INTERNO DEL HOSPITAL LA BUENA ESPERANZA DE YUMBO E.S.E. TERCER CUATRIMESTRE SEPTIEMBRE A DICIEMBRE DE 2013 Con el presente informe, se pretende resaltar los avances y dificultades logrados por la E.S.E. Hospital La Buena Esperanza de Yumbo Empresa Social del Estado, en los subsistemas que conforman la estructura del Modelo Estándar de Control Interno MECI, como resultado de las actuaciones de la oficina de Control Interno durante el cuatrimestre comprendido entre Septiembre a Diciembre de 2013; en cumplimiento de lo preceptuado en el Artículo 9 de la Ley 1474 del 12 de Julio de 2011. INTRODUCCIÓN ALCANCE DEL INFORME El presente informe evaluativo del Sistema de Control Interno del Hospital La Buena Esperanza de Yumbo E.S.E., se realiza con base en las actividades desarrolladas por la Oficina Asesora de Control Interno en las diferentes dependencias durante el período comprendido entre Septiembre de 2013 a Diciembre de 2013.
E.S.E. HOSPITAL LA BUENA ESPERANZA - YUMBO INFORME No.RNCI-013-005-002 DEL ESTADO DE CONTROL INTERNO PERIODO SEPTIEMBRE - DICIEMBRE DE 2013 LEY 1474 DE 2011 AVANCES SUBSISTEMA DE CONTROL ESTRATÉGICO Se presentaron cambios en la alta dirección del Hospital la Buena Esperanza de Yumbo Empresa Social del Estado ESE, impactando significativa y favorablemente a la entidad en el tercer cuatrimestre, por cuanto el ingreso del Representante de la Dirección, producto del Concurso de Méritos, se produjo en el mes de Agosto de 2013, es decir, finalizando el segundo cuatrimestre y la actual Subgerente Científica, quien ingreso en el mes de Octubre de 2013. En el transcurso del periodo informado se continuo con la socialización del Código de Ética y Buen Gobierno, lo cual se realizó a través del correo institucional con mensajes alusivos que impactarán al funcionario e invitando a consultarlo de manera permanente en el aplicativo Daruma, sin embargo no se encuentra actualizado de acuerdo con los cambios de la nueva plataforma estratégica. Se trabajo en la construcción del normograma institucional y se espera que para el primer semestre del año 2014 se le realicen los ajustes necesarios acordes con la normatividad legal reciente y se proceda a su divulgación, aplicación y seguimiento permanente. En lo que respecta a Bienestar social en el tercer cuatrimestre se realizaron las siguientes actividades: medición de Clima Laboral, Plan vacacional, manejo de Stress, Actividad de Gimnasio, Programa de Incentivos y reconocimiento anual a empleados anual. Se ejecutó en un 100% el Plan de Bienestar Social y su respectivo presupuesto, frente a una meta establecida del 95%.
El Plan Institucional de Capacitación del hospital durante el periodo informado se cumplió en un 78.57%, frente a una meta del 95%. El Programa de Salud Ocupacional se cumplió en un 95% frente a una meta establecida de 70%. En el Programa de Salud Ocupacional, en el Cuarto trimestre del año se realizaron las diferentes actividades que estaban programadas de Salud Ocupacional, las cuales se enuncian: Realización de audiometrías y Visiometrias a los conductores de la Institución. Realización de taller de Riesgo químico y evaluación de riesgo eléctrico. Capacitación de uso eficiente de los recursos de agua y energía. Toma de mercurio a personal expuesto (Odontología). Evaluaciones ergonómicas puestos de trabajo de la Institución. Participación Comité Local de Salud Ocupacional del municipio. Se realizaron las reuniones del Comité de Vigilancia y Anticipo de Cesantías, de conformidad con la programación realizada, dándole el trámite correspondiente a las solicitudes presentadas por los servidores públicos de la entidad, en aplicación de la normatividad vigente y el Acto Administrativo que reglamenta el tema. Se continúo con la capacitación en Tablas de Retención Documental, específicamente en lo relacionado con las transferencias al archivo central del hospital, aplicando las normas vigentes respectivas. En el mes de Septiembre de 2013 se llevó a cabo la elección del Representante de los Empleados Públicos Profesionales del área Administrativa ante la Junta Directiva del Hospital La Buena Esperanza de Yumbo, precia Convocatoria, en los términos señalados en el Decreto 2993 de 2011. En el mes de Diciembre de 2013 (2 y 3) se llevó a cabo Auditoria de Seguimiento por parte de ICONTEC, con los siguientes objetivos:
Determinar la conformidad del sistema de gestión con los requisitos de la norma de sistema de gestión. Evaluar la capacidad del sistema de gestión para asegurar el cumplimiento de los requisitos legales y reglamentarios aplicables al alcance del sistema de gestión y a la norma de requisitos de gestión. Determinar la eficaz implementación y mantenimiento del sistema de gestión Identificar oportunidades de mejora en el sistema de gestión La auditoria arrojó como resultado Mantener la Certificación, por cuanto el sistema de gestión de Calidad, es conforme con las disposiciones planificadas de la organización con los requisitos de la norma ISO 9001:2008 y los requisitos establecidos por la organización. Es eficaz frente a los objetivos establecidos por la organización y proporciona información a la dirección sobre los resultados de las auditorias. El Hospital La Buena Esperanza de Yumbo E.S.E. y la Entidad Territorial Municipio de Yumbo suscribieron Contratos y Convenios Interadministrativos, algunos de ellos adicionados mediante Otro Si, con los cuales se busca el fortalecimiento de las siguientes estrategias, entre otras: Madres Gestantes C.A. de Próstata Enfermedades Crónicas Nutrición Salud Infantil Salud Oral Salud Sexual y Reproductiva T.B.C. Salud Visual Salud Mental
La gerencia considerando que en la actualidad Los programas de atención domiciliaria son una estrategia del nivel ambulatorio hospitalario dentro de una prestación de atención que permite dar unos servicios de salud humanizados y oportunos a la población objeto, siendo estos de alta calidad y logrando reducir la atención interinstitucional, donde el entorno familiar juega un papel fundamental en la recuperación y mejoría de la salud Entre la familia, gestionó ante el Ente Territorial un Convenio Interadministrativo para mancomunadamente diseñar la Estrategia Esperanza está Cerca, enfocada a la implementación de un Plan de Atención Domiciliaria para todos los pacientes críticos, adultos mayores y personas en situación de discapacidad del Municipio de Yumbo y su área de influencia. En el periodo informado la estrategia cumplió con su primera fase de implementación de la estrategia, adquisición de una unidad móvil e inicio de actividades. En el tercer cuatrimestre de la presente vigencia se realizó seguimiento al mapa de riesgos, se solicito revisión por cada uno de los subprocesos con la finalidad de ajustarlo a las necesidades actuales de la entidad, se obtuvo un avance en el tema, con la propuesta de concluirlo en el primer semestre del año 2014, para lo cual se requerirá el compromiso de todos los líderes e integrantes de los diferentes subprocesos. DIFICULTADES Se cuenta con Mapa de riesgos que requiere ser actualizado y ajustado a las necesidades actuales de la Entidad. No se ha realizado la actualización del Código de Ética y Buen Gobierno acorde con los cambios de la nueva plataforma estratégica. Cumplimiento parcial del Plan de Capacitación Institucional, por cuanto no se alcanzó la meta establecida.
SUBSISTEMA DE CONTROL DE GESTION AVANCES Los Procesos y procedimientos se encuentran debidamente documentados. La Subgerencia de Gestión de calidad continúo en el periodo informado se continúo con la actualización de los procedimientos, previa revisión por parte de los líderes de los subprocesos. Mejora en la adquisición de los datos estadísticos utilizando la plataforma Hosvital, lo cual genera una información de alta confiabilidad para poder evaluar los servicios y actividades que se prestan en el mismo. El Hospital cuenta con mecanismos para recepcionar Quejas o reclamos, peticiones, recomendaciones por parte de la ciudadanía, de manera presencial en el Subproceso de Atención al Usuario y en el periodo informado realizo mejora en la página WEB Institucional, link Quejas y Reclamos para facilitarle al usuario el interactuar con la Institución, cumpliendo además con la normatividad vigente. Se cuenta con Tablas de Retención documental actualizadas y buena adherencia al uso de las mismas por parte de los funcionarios y contratistas. Las quejas se registran cronológicamente, se cuenta con un procedimiento documentado para el trámite de las mismas, se cumple en un alto porcentaje con la oportunidad en la respuesta, aunque en algunas ocasiones se excede en el tiempo. Se llevaron a cabo estrategias de difusión de información institucional, con el propósito de darle a conocer a la ciudadanía las campañas de salud adelantadas por el Hospital y su vinculación a las mismas, difusión que se llevó a cabo a través de volantes, página WEB institucional, emisora, boletines, entre otros.
DIFICULTADES El pronunciamiento oportuno frente a algunas quejas por parte del líder del subproceso correspondiente afecta la oportunidad en la respuesta, por lo tanto se debe revisar el procedimiento, ajustarlos de ser necesario, socializarlo nuevamente con los líderes de los subprocesos y realizar seguimiento permanente. Revisar la correspondencia externa una vez ingresa a la entidad y el tramite dada a la misma con el fin de fortalecer la oportunidad en las respuestas y/o tramites a realizar. AVANCES SUBSISTEMA DE CONTROL DE EVALUACIÓN Producto de las observaciones y/o hallazgos generados por los organismos de control y las auditorías internas, se elaboran los planes de mejoramiento y se trabaja el cumplimiento de las metas propuestas, verificación y seguimiento. El Asesor de Control Interno contribuye en la formulación y seguimiento de los Planes de Mejoramiento presentados a la Contraloría Municipal de Yumbo. Se realizaron Evaluaciones independientes. Se circularizó, a través de los correos institucionales, a los Subgerentes y líderes de los subprocesos la Encuesta Cuatrimestral, la cual permite medir el grado de sostenimiento del MECI. DIFICULTADES Se requiere socializar nuevamente con los líderes de los subprocesos la importancia que representa para la institución la participación masiva de todos los funcionarios y contratistas en el diligenciamiento de las encuestas cuatrimestrales y anuales.
Los líderes de los subprocesos deben propiciar horarios para llevar a cabo capacitación, sensibilización y acompañamiento a las personas que se vinculan a la entidad en el cuatrimestre respectivo. Se debe fortalecer los planes de mejoramiento individual y el cierre de ciclos de mejora. ESTADO GENERAL DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO El Sistema de Control Interno del Hospital La Buena Esperanza de Yumbo E.S.E. presenta en la escala de valoración del Departamento Administrativo de la Función Pública se encuentra en un desarrollo óptimo y se debe continuar con actividades de mantenimiento para su sostenimiento a largo plazo. A través de la ejecución del Plan Anual de Auditoría generan las recomendaciones que permiten fortalecer los puntos de control definidos y establecer nuevos controles, como también a la generación de los planes de mejoramiento, los cuales permiten tomar acciones de mejora a los diferentes procesos y subprocesos de la entidad. RECOMENDACIONES Al ingreso de nuevos funcionarios y/o contratistas se recomienda que cada subgerencia lleve a cabo las socializaciones pertinentes que conduzcan a adherencia de los conceptos de autoevaluación, autogestión y autocontrol. De considerarlo necesario deben solicitar acompañamiento de Gestión de Calidad y Control Interno. Tanto los subgerentes como los líderes de los subprocesos deben documentarse en los cambios normativos que afecten de una u otra manera su procesos o subproceso y realizar los aportes para nutrir el normograma institucional. Actualizar el Código de Ética acorde con la nueva Plataforma Estratégica.
Ser reiterativo con todos los funcionarios y contratistas sobre la importancia de cumplir con los planes de mejoramiento que se generen en la Institución. Actualización permanente del Mapa de Riesgos. Socializar el Informe de Clima laboral.