IT La solución racional para la solicitud de ofertas y negociación con sus proveedores
2 Highlights: qué es y qué hace? es una solución de esourcing (negociación y relación con proveedores) orientada a: Reducir los costos de adquisición de productos y servicios Automatizar tareas repetitivas que no aportan valor en la negociación Adaptar la negociación al usuario, mejorando el control de la misma incluye subastas inversas (de precio y de ranking), solicitudes de presupuesto (RFQ), de propuestas (RFP) y negociaciones etender-mro (tipo hoja de cálculo consolidada, multilínea) se adapta a su imagen gráfica, y es multidioma y multiuso horario se opera 100% a través de Internet Requisitos para los usuarios compradores o proveedores Sólo necesitan un ordenador con conexión a Internet, un navegador y una cuenta de correo en la que recibir notificaciones del sistema
3 Los retos de la nueva función de compras 100% 90% 80% 70% 60% 50% 40% 30% 20% 10% 0% 8,8 9,5 12,9 12,9 11,7 11,7 66,6 65,9 BAIT Otros / Amort Personal Com pras Fuente: AERCE 8% 1% Reto Reducción del ciclo de compra Eliminación de tareas que no aportan valor Incrementar la competencia entre proveedores Permitir la descentralización sin pérdida del control Unificación de método, mejores prácticas de negociación Objetivo Disminución del nivel de stocks Ahorro de costes en el proceso de negociación Mejores precios de adquisición y de otras condiciones Mejora del control de gastos, trazabilidad del proceso Permitir la descentralización sin pérdida del control
4 Disfunciones en la negociación de compras IT bid Disfunción Dificultad de acceso a documentación de negociaciones similares Falta de uniformidad en método negociador en entornos descentralizados Alternativas y dudas reiterativas de proveedores Ofertas sobre soportes diferentes, constancia documental Dificultad de evaluación de ofertas no uniformes Solución Acceso inmediato al histórico de negociaciones Sencilla metodología basada en mejores prácticas Mayor transparencia, mayor competencia Auto documentación del proceso, total trazabilidad de la negociación Sistema de ayuda en la toma de decisiones
5 Negociación tradicional Utilización de una diversidad de medios Envío y recepción en diferentes formatos Realización de tareas repetitivas o sin valor, dificultad de documentar, menor transparencia Resultado: tiempo invertido, mayor precio y otras condiciones de adquisición,
6 Negociación mediante se organiza a partir de una base de datos Unifica los procedimientos de negociación Facilita la descentralización Mejora el control Aumenta la transparencia Auto documenta la negociación Facilita la toma de decisiones Ficheros adjuntos Negociación Empresa Proveedores
Baja Alta Impacto financiero 7 : Ámbito de aplicación Aplicable a la mayoría de negociaciones: Excepto cuando existen muy pocos proveedores a nivel global Diferentes tipos de negociación: Mejora de las condiciones de adquisición Simplificación de trámites administrativos Baja Subasta Inversa PRODUCTOS APALANCADOS PRODUCTOS RUTINARIOS Solicitud de Presupuesto (RFQ) MRO PRODUCTOS ESTRATÉGICOS CUELLOS DE BOTELLA Complejidad de la negociación (menor número proveedores) NO APLICABLE Solicitud de Propuestas (RFP) Alta Fuente: Matriz de Kraljic. HBR, 61, 1983
8 Alcance y Funcionalidades mejora sustancialmente los procesos de compras en los que se negocia con varios proveedores Preparación Preparación petición petición de de oferta oferta Selección de proveedores Envío Envío de de la la petición petición de de oferta oferta Negociaciones Familias / Categorías Negociación Ofertas de proveedores Selección Selección mejor mejor oferta oferta ERP Pedido Pedido Compradores Proveedores Administración Integración
9 : solución altamente racional Rentabilidad Retorno inmediato de la inversión Negocio Ahorro costes Ahorro tiempo Trazabilidad Solución Racional Usuario Facilidad uso Negociación natural Tecnología Sin inversiones Robustez y seguridad
10 Ventajas para el Negocio Ahorro de costes en compras Mayor transparencia del proceso Diversas modalidades de negociación Ahorro de tiempo y esfuerzo de la negociación Proceso optimizado Total accesibilidad Ayuda en la valoración de ofertas Automatización de tareas Total trazabilidad de la negociación Mayor control Auto documentación Descentralización Tipos de negociación Subastas de compras Breves, sólo precio Precio o ranking visible Solicitudes de Presupuesto (RFQ) Negociación natural Factores adicionales Solicitudes de Propuestas (RFP) Entorno colaborativo con proveedores Basadas en artículos (etender MRO) Precatalogados por el comprador
11 Mecanismos de subasta inversa Orientadas totalmente al ahorro de costes Negociación dinámica, en tiempo real Sólo se tiene en cuenta el precio de cada proveedor Tipos de subasta inversa De Precio visible: la nueva oferta ha de superar la mejor absoluta en cada momento De Ranking visible: cada proveedor puede mejorar su propia oferta y ver la posición competitiva que ocupa Otras funcionalidades Elección del % de mejora entre ofertas Ponderación de proveedores (bonus/malus) Autoextensiones. Limitación de duración máxima De precio o de ranking? Ranking Incentivan la competencia Mayor número de ofertas, más dinamismo Menor transparencia Precio En función del diferencial, no incentivan la participación Menor número de ofertas, pero más orientadas al ahorro Mayor valor para el proveedor
12 Mecanismos de RFx (Presupuestos y Propuestas) Orientadas tanto al la obtención del precio como de los factores que pueden afectarlo Se pueden añadir criterios adicionales al precio, y ver cómo influyen en el precio (configuraciones) Se puede pedir cotización de productos similares pero distintos (versiones) Cada proveedor puede crear ilimitadas ofertas en función de distintas configuraciones y versiones Otras funcionalidades Valoración automática de ofertas recibidas en función de la importancia de los criterios Contraofertas al proveedor (manifestación de factores de mejora de su oferta) Criterios Tipo de respuesta del proveedor Número, fecha, lista de preferencias ordenadas, lista de opciones Selección de la mejor respuesta: más alto, más bajo, entre, más cercano a Importancia del criterio 5 niveles: desde muy alta hasta muy baja Valoración de ofertas Mediante algoritmo propio (lógica no lineal)
13 Mecanismos e-tender MRO Las negociaciones están basadas en un catalogo del comprador, y se realizan sobre productos fácilmente identificables. Se seleccionan del catalogo los productos específicos que se requieren. Seleccionas el producto y lo vas hechando al carrito de súper Muy sencillo de crear negociación. Los precios se pueden comparar por producto o por proveedor Se propone el pedido optimo, en función de los precios individuales. Se almacenan los precios históricos, actuales y las ofertas rechazadas.
Baja Alta Nivel de Competencia 14 Especificabilidad y tipo de negociación Competencia alta: Los proveedores compiten sin posible acuerdo Exceso de oferta Volumen atractivo Especificabilidad alta: Atributos del bien perfectamente definidos y los proveedores pueden cotizar especificaciones no ambiguas Baja Solicitud de Propuestas (RFP) Solicitud de Presupuesto (RFQ) Especificabilidad Subasta Inversa etender MRO Alta
Baja Alta Duración del acuerdo 15 Duración de acuerdos y coste de cambio Acuerdos a largo plazo cuando: El proveedor se involucra profundamente en el desarrollo del producto Coste de cambio elevado cuando: Se encuentra regulado (p.e. sector farmacia) o cambio es muy caro (p.e. sector automóvil) MRO Baja Subasta Inversa Solicitud de Propuestas Solicitud de Y Presupuestos Presupuesto (RFQ) (RFX) Coste de cambio de proveedor Alta
16 Impacto en el usuario Bajo impacto sobre el usuario Negociación natural Sin instalar nuevo software Rápida formación Ventajas para el usuario comprador Flexibilidad de negociación Facilidad de análisis Acceso histórico Automatización de tareas sin valor Poder para el usuario; control para el responsable Ventajas para el proveedor Sensación de mayor transparencia Independiente del tiempo/lugar Facilidad de uso La facilidad de uso tiende a soslayar el principal freno a la incorporación de estas tecnologías: el propio temor al cambio
17 Proyecto técnico sencillo (versión ASP - hosted ) Sin cambios en el hardware ni software Sin nuevas inversiones Altamente escalable Puesta en marcha inmediata Robustez, seguridad, alta disponibilidad PHP + Java Confidencialidad Seguridad y disponibilidad Capacidad de integración Integración con ERP (API) Tecnología estándar Múltiples proveedores de conectividad (DNS principal) Servidor Principal Usuario (comprador o proveedor) INTERNET Réplica mediante Red Privada Virtual (VPN) Acceso Internet de backup (DNS secundaria) Servidor secundario
18 Tecnología (versión ASP) Aplicación desarrollada en PHP y AJAX, para su utilización en modo ASP (multiplataforma, actualmente bajo Unix) Servidores redundantes propios, dedicados, a prueba de fallos (doble alimentación, RAID 5), alta disponibilidad Servidor principal alojado en granja de alta seguridad Doble línea de suministro eléctrico, SAI y generadores Multiplicidad de proveedores de conexión (Telefónica, Colt, BT) Servidor secundario en ubicación distinta, sincronizado con el principal por VPN Política de copias de seguridad diaria y semanal, con ciclos de rotación Monitorización de eventos y seguimiento de alarmas Disponibilidad: 99,4% Servicio 24 x 7, soporte y respuesta
19 Modo licencia: Integración y personalización total Alta portabilidad Servidores Unix (recomendado) o Windows BBDD SQL compatible (Oracle, DB2, SQLServer, PostgreSQL,...) Integración con ERP Evitar duplicidades Personalización de funcionalidades Para cubrir sus necesidades específicas Tiempo de respuesta Proveedores LAN Comprador API PHP INTERNET ERP
20 Servicios profesionales Consultoría Alcance. Fases Familias y categorías Puesta en marcha Personalización Mensajes y textos Integración con ERP Formación Maximizar la comprensión, tanto para compradores como para proveedores Soporte Presencial (en algunos casos), telefónico y vía e- mail Acelerar las obtención de ventajas Los compradores y también los proveedores disponen de todo el soporte del Equipo para adquirir el conocimiento y experiencia necesarios en cada fase
Circuito de información y autorizaciones 21 Estructura Estructura jerárquica, roles definibles, autorizaciones y notificaciones Empresa Gerentes / Auditores Las negociaciones se realizan sobre las categorías Nivel Administrativo Nivel Operativo Delegación Familias Proveedores Responsables Compradores Categorías Contactos Productos (etender)
IT Capturas de pantallas
23 Entorno privado y con la imagen corporativa Al acceder, se identifica al usuario y, en función de su perfil, se le muestran las tareas pendientes. incluye un sencillo y potente circuito de autorizaciones
24 RFQ: Preparación de nueva negociación Crear una negociación (subasta, RFx o etender) es sumamente fácil: se trata de un formulario sencillo pero muy completo, donde todos los campos son autoexplicativos y casi todos obligatorios. Una nueva operación puede prepararse bien directamente o mediante plantillas Pueden añadirse ficheros o criterios distintos del mero precio
25 RFQ: Transparencia para los proveedores Todos los proveedores seleccionados tienen acceso a la misma información así como a una zona de mensajes (tipo foro abierto) donde solucionar sus dudas
26 RFQ: La oferta del proveedor El proveedor puede diferenciar su oferta por criterios creados por el comprador distintos al precio, y puede ofertar condiciones distintas en función de la configuración. En función de la importancia fijada a cada criterio, el sistema valorará de forma automática las ofertas recibidas.
27 RFQ: El análisis de las ofertas recibidas El comprador dispone de una visión rápida sobre las ofertas y su idoneidad, incluso por diferentes versiones Un análisis propio puede realizarse fácilmente exportando las ofertas a Excel
28 RFQ: El análisis de las ofertas recibidas en Excel
29 RFQ: Negociación natural con contraofertas al proveedor El comprador puede realizar controfertas al proveedor. El proceso de negociación es similar a una negociación tradicional
30 Creación de una Subasta En una subasta, se elige la fecha, hora, duración y extensiones, pero no hay versiones ni criterios (sólo precio)
31 Subastas: Desde el lado del proveedor Subasta de precio visible Subasta de precio: el mejor precio es visible en todo momento por los proveedores Subasta de ranking Subasta de ranking: el proveedor no ve el mejor precio, sino su posición (Ranking)
32 Gráficos de subasta: Lo que ve el comprador En subastas (donde sólo incide el precio), el comprador puede acceder a una presentación gráfica de su desarrollo, tanto en valores reales como en valores ponderados (con bonus/malus)
33 Subastas: de Precio o de Ranking? Subastas de precio Ventajas Son muy justas Pueden ser más rápidas El proveedor que no gana, al menos obtiene información del mercado Inconvenientes Utilización Pueden desanimar directamente al proveedor Retraen las pujas, son menos dinámicas Un proveedor casi inactivo obtiene el premio de la info de mercado Cuando preveamos pocas diferencias de precio entre proveedores muy similares Proveedores conocidos Mejoras muy pequeñas (absolutas) Extensiones ilimitadas o muy altas Subastas de ranking Ventajas Son muy dinámicas, generan piques y se origina mucho juego No damos a conocer el precio final No damos información a la gente que apenas participa Inconvenientes Utilización Suelen durar más ( OJO!!) Los buenos proveedores no son premiados con info del mercado Diferencias de precio que puedan ser notables Algunos proveedores poco conocidos o nuevos Mejoras razonables (0,5-1%-1,5%) Extensiones limitadas REGLAS: ronda adicional en subasta de precio si diferencia muy pequeña
34 etender MRO: Creación de una nueva negociación Seleccionas de un Catalogo los productos específicos que requieres y los agregas a la lista de compra
35 MRO: desde el lado del Proveedor
36 Auto documentación y automatización de tareas guarda un registro detallado del desarrollo de toda la operación y se encarga de automatizar muchas de las tareas de comunicación con proveedores
37 Informes Todos los informes pueden ser exportados a Excel para un análisis posterior Incluye un sencillo y potente gestor de informes, a partir del cual el usuario o auditor puede verificar el desarrollo de las operaciones actuales o pasadas
38 VENTAJA Reducción de Adquisición de Productos y Servicios Transparencia Automatizar tareas sin valor Ahorrar costos internos Reducir Ciclo de compra Mejor control de información. Puedes saber a cuanto lo compraste la vez pasada etc. SOLUCION Incrementar la competencia entre proveedores Encontrar mejor oferta del mercado tienes mas ofertas, puedes invitar mas proveedores. Se le da misma información a proveedores. Tu puedes supervisar a tu comprador para ver diferentes ofertas. Haces solicitud de cotización una sola vez, ahorrándote mucho tiempo. Necesitas menos gente, mas efectiva Negociacion es mas rápida, puedes tener menos inventario Guarda toda tu información.
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