PROJECT MANAGEMENT OFFICE JORGE SEOANE Y EDUARDO AZPIROZ COSTA, SOCIO Y DIRECTOR ASOCIADO DE PARADIGMA, RESPECTIVAMENTE PARA QUÉ SIRVEN LOS PROYECTOS? Los proyectos son los viabilizadores en el diseño e implementación de cambios en las organizaciones modernas. Estos proveen el medio para que las organizaciones se orienten a la estrategia definida, focalizándose en la conceptualización, diseño y creación de nuevos productos o servicios, o en cambios en los procesos de negocio. Al mismo tiempo, cada vez más la dirección necesita estar informada sobre la evolución de los proyectos y garantizar su alineamiento con la estrategia de negocio. Es en este sentido que las organizaciones suelen recurrir al armado de un área específica, llamada comúnmente Project Management Office (PMO), para estandarizar y consolidar la información de los distintos proyectos, garantizando su evolución con una dinámica que sería imposible de alcanzar por las distintas áreas operativas al estar éstas inmersas en el día a día. Los directivos que tienen la responsabilidad directa por el futuro de una organización, deben habitualmente evaluar las oportunidades, su riesgo asociado y tomar decisiones acerca de qué estrategias y proyectos preparan mejor a la misma para enfrentar el futuro QUÉ ES UNA OFICINA DE PROYECTOS? Administrar múltiples proyectos, donde uno impacta sobre otros y donde existen recursos que participan en más de un proyecto, lleva a la necesidad de definir procesos, funciones y herramientas que faciliten su gestión. Bajo este contexto, y con el objetivo adicional de asegurar una consistencia en la forma de administrar y controlar una gama amplia de proyectos, surge la necesidad de implementar una Oficina de Proyectos (PMO). La PMO puede ser entonces un área de servicios compartidos, diseñada dentro de una organización para integrar la gestión de proyectos en todas sus fases -
prefactibilidad, factibilidad, diseño, construcción, puesta en marcha, etc. -. Sus esfuerzos estarán orientados a la efectividad y productividad de los proyectos, minimizando riesgos y fracasos. Según el estilo organizacional de cada empresa, el nivel de integración requerido entre los distintos proyectos, las facultades delegadas y la propia madurez de la PMO, podemos encontrar los siguientes niveles: Básico: Actúa como referente de metodologías y estándares de Project Management. El modelo, es aplicado generalmente como primer paso hacia la consolidación de prácticas y estándares administrativos. No se focaliza en el seguimiento y control de los proyectos del negocio dado que los Project Managers reportan a las áreas de negocio. Medio: Actúa como un entrenador, consultor y referente de las prácticas de gerenciamiento y como una fuente de información para todos los proyectos en curso. Generalmente colabora en la planificación y en el control de un proyecto, quedando los PM s bajo las distintas áreas de negocio. Alto: Asiste en la planificación, seguimiento y control de todos los proyectos que se desarrollan dentro de la organización. Como tal, generalmente depende de un área de servicios compartidos y su asistencia incluye la provisión de Gerentes y Coordinadores de Proyecto. Su alcance incluye la administración directa y el seguimiento de todos los proyectos que se desarrollan dentro de la organización. QUÉ PROCESOS CUBRE UNA OFICINA DE PROYECTOS? A efectos de complementar el concepto de Oficina de Proyectos, resulta relevante describir los procesos que deben llevarse a cabo para lograr el último nivel de madurez descrito anteriormente: Formulación y planeamiento del Master Plan de Proyectos Contribuir en la formulación del Master Plan (Portafolio, Programas o Proyectos puntuales según el alcance definido). Asistir en el planeamiento y su priorización, y colaborar en el seguimiento del Master Plan. Asegurar el desarrollo de los proyectos de acuerdo a los planes y prioridades establecidos.
Conocer el avance de los proyectos para identificar desvíos y asistir a los responsables de ejecutar las acciones correctivas. Control de calidad en la gestión de proyectos Efectuar revisiones de calidad para asegurar la utilización sistemática de los estándares del proyecto (prácticas, metodologías de trabajo, herramientas, etc.). Administración del riesgo Administrar la incertidumbre que genera todo evento o condición incierta, y que de suceder, tendrá un efecto positivo o negativo en el proyecto. Definición, seguimiento y publicación de indicadores e informes de gestión Asistir en la definición de los indicadores y paquete de información de los proyectos. Administrar las herramientas de soporte a la gestión del proyecto. Desarrollo de oportunidades Asegurar que la organización conozca los servicios brindados y que la PMO comprenda los requerimientos de la organización. Como toda área de servicios, una PMO deberá contar con referentes o integradores enfocados a los clientes internos para desarrollar este proceso. Revisión y actualización del modelo operativo Estos procesos son desarrollados internamente con el fin de incorporar mejoras en las prácticas y en la metodología utilizada, asegurando de esta forma la mejora continua del servicio brindado: Confeccionar el inventario de Necesidades de Mejora. Investigar y difundir mejores prácticas. Actualizar metodologías, estándares y herramientas de soporte. Administración de recursos, desarrollo y formación de PM s Corresponden a un conjunto de funciones que deben desarrollarse internamente en vistas a asegurar la provisión de recursos en línea con los requerimientos existentes: Gestionar la asignación de los recursos necesarios para los proyectos. Gestionar las contrataciones. Hacer el seguimiento y control de asignaciones de recursos en los proyectos.
Definir planes de desarrollo de los recursos humanos del área, orientados a la consolidación de las habilidades técnicas críticas para la gestión del sector. Desarrollar habilidades individuales y grupales. QUÉ SERVICIOS PUEDE PRESTAR PARADIGMA? Asistencia en la Gestión de Proyectos Este servicio tiene por objetivo asistir a la gestión integral de los proyectos mediante metodologías y prácticas que aseguren el cumplimiento de las metas definidas. La asistencia podrá brindarse en distintos niveles, según el alcance definido: Portfolio Management: asistir en la gestión integral de todos los proyectos en ejecución y de los mecanismos de difusión de la información al equipo de trabajo y a todos los interesados. Program Management: brindar soporte y administrar coordinadamente aquellos proyectos que por su alcance e impacto presentan un nivel de integración relevante, permitiendo una adecuada asignación de recursos, manejo de prioridades, riesgos y la obtención de beneficios no alcanzables sin una visión integral. Project Management: brindar soporte al líder de un proyecto específico mediante la aplicación de conocimiento, habilidades, metodologías, herramientas y técnicas. De acuerdo a lo descrito, el servicio es aplicable a distintos tipos de proyecto, como por ejemplo: Fusión de Áreas, Líneas de Negocios o Compañías. Proyectos de Ingeniería. Lanzamiento de nuevos productos o servicios. Selección, Desarrollo e Implantación de Soluciones Informáticas. Proyectos de Mejora de Procesos. Complementariamente, la asistencia a la gestión de proyectos podrá cubrir las siguientes funciones: Administración del Cambio: facilitar la efectiva asimilación de cambios organizacionales, de procesos y tecnológicos que afecten el comportamiento y la cultura de los individuos.
Administración del Riesgo: planear y ejecutar las actividades de gestión de riesgo del proyecto, maximizando la probabilidad y consecuencia de los eventos positivos, y minimizando la probabilidad y consecuencia de los negativos. Diseño e Implantación de Oficinas de Proyectos Consiste en el diseño e implantación de metodologías, prácticas y procesos de Portfolio, Program y Project Management, pudiendo alcanzar la creación de una PMO como área de servicios. Su misión, es proveer recursos, prácticas, metodologías y procesos que garanticen el éxito de los proyectos y su alineamiento con el negocio. Nuestros servicios pueden contemplar los siguientes frentes: Definir los modelos operativos, de gestión y organizativo de una oficina de proyectos. Desarrollar el centro de competencias y de soporte de la PMO (área de Procesos y Mejora). Realizar un diagnóstico y definir el modelo de evolución propuesto, acompañando a la organización en su proceso de aprendizaje y maduración. Colaborar, entre otras cosas, en la generación de la Base de Conocimientos, las Metodologías y Prácticas de Trabajo, el Programa de formación de PM s y la implantación de herramientas (portal y tablero de control de la PMO).