MUTUALISTA Dirección de Talento Humano POLÍTICA PARA EL PAGO DE VIÁTICOS A DIRECTORES,. MPP_VIATICOS_006 Elaboración: 2007-01 Actualización: 2009-07 Actualización: 2013-05-10 Actualización: 2013-08-22 Actualización: 2015-02-05 Actualización: 2015-09-16
CONTENIDO 1. OBJETIVO... 3 2. DEFINICIONES / ABREVIATURAS... 3 3. POLITICAS... 3 3.1. POLÍTICAS GENERALES... 3 3.2. POLÍTICAS ESPECÍFICAS... 4 3.2.1. VIAJES LOCALES... 4 3.2.1.1. TABLA DE VIÁTICOS NACIONAL... 5 3.2.2. VIAJES INTERNACIONALES... 6 3.2.2.1. TABLA DE VIÁTICOS INTERNACIONALES... 6 3.2.3. VIAJES CASA LISTA... 7 4. LISTA DE DISTRIBUCIÓN... 8 5. CONTROL DE DOCUMENTOS... 9 6. APROBACIÓN DEL DOCUMENTO... 9 Página 2 de 9
1. OBJETIVO Normar las políticas para el pago de viáticos por viaje a los directores, funcionarios y colaboradores que deban cumplir con el trabajo fuera de su lugar habitual. 2. DEFINICIONES / ABREVIATURAS Viáticos: Son una prestación económica que tienen los Funcionarios y colaboradores, para efectuar trabajos en comisión fuera de sus plazas de asignación, con esto, la Mutualista Pichincha asegura que los gastos que generan sus comisionados en los rubros de transporte, alimentos y alojamiento, no vayan en perjuicio de sus percepciones ordinarias. 3. POLITICAS 3.1. Políticas Generales Los colaboradores de Mutualista Pichincha tiene derecho a que se le proporcionen viáticos para desempeñar su trabajo. El pago de viáticos deberá ajustarse a las políticas y tarifas establecidas en el presente Manual. Las tarifas se actualizarán anualmente en el mes de enero de acuerdo a la variación del costo de los servicios de alojamiento y alimentación que se presenten. El trámite de la solicitud se deberá efectuar con un mínimo de 2 días hábiles de anticipación a la fecha. Para solicitar viáticos se debe llenar el formato Solicitud para Gastos de Viaje Los gastos por pasajes y viáticos deberán ser autorizados por la máxima autoridad del área Los viajes deberán programarse con oportunidad para obtener los mejores precios y mayores beneficios en la adquisición de boletos aéreos o terrestres y tarifas de hospedaje. Únicamente se otorga viáticos por los días estrictamente necesarios para el desempeño de la comisión Página 3 de 9
3.2. Políticas Específicas 3.2.1. Viajes Locales Para este efecto se consideran todas las ciudades donde la MUPI tenga agencias o alguna relación de negocios. Todo viaje deberá ser aprobado por el responsable del área con rango mínimo de Gerente en el formulario existente para el efecto, en el que deberá constar el motivo del viaje, destino y duración del mismo. Este formulario será enviado al área de Talento Humano quienes acreditarán el valor de los viáticos de acuerdo a la tabla adjunta. La utilización de viáticos por desayuno, almuerzo y cena será en función de los horarios de viaje: Viajes que inician antes de las 8h00 darán derecho a viático por desayuno. Viajes que concluyan después de las 14h30 darán derecho a viático por almuerzo. Viajes que concluyan después de las 20h00 darán derecho a viático por cena. En los casos de movilización de Manta Portoviejo, Cuenca Loja, Cuenca Azogues o entre agencias cercanas, el valor del transporte será cancelado directamente por la Agencia de la que parte el viaje. Se pagará por movilización: Aeropuerto Agencia Loja Aeropuerto, el valor de $ 30.00 Cuando el empleado se traslade en taxi desde o hasta el Aeropuerto Mariscal Sucre se pagará en base al tarifario emitido por la Secretaria de Movilidad del Municipio del Distrito Metropolitano de Quito con fecha 20 de febrero 2013. Cuando el empleado se traslade al Aeropuerto Mariscal Sucre en auto propio, se le reconocerá el valor de $7,50 por concepto de parqueadero, siempre y cuando el viaje de ida y retorno sean el mismo día. La solicitud de pasajes aéreos se realizará a la Gerencia de Administración y Compras en el formulario respectivo, quien aprobará la emisión de los mismos. Página 4 de 9
Para la movilización en vehículo particular, en la compañía de taxi contratada por la Mutualista o en el taxi directamente contratado por el empleado aplica la política vigente estipulada en el Instructivo Movilización Funcionarios y Empleados. No se considerarán gastos reembolsables los siguientes: Llamadas personales en exceso de 5 minutos diarios. Consumo de bar y/o entretenimiento personal excepto que estuviere relacionado con atenciones sociales propias de sus funciones para lo cual se deberá identificar motivo de la reunión y asistentes. Lavandería o tintorería para viajes de duración menor a 3 días. El superior inmediato tendrá la potestad de aprobar o negar cualquier gasto injustificado. 3.2.1.1. Tabla de Viáticos Nacional CIUDAD HOSPEDAJE (Incluido Desayuno) DESAYUNO ALMUERZO CENA MOVILIZACION Ibarra 52,00 10,00 15,00 15,00 5,00 Quito 98,00 10,00 15,00 15,00 10,00 Latacunga 45,00 10,00 15,00 15,00 5,00 Ambato 70,00 10,00 15,00 15,00 5,00 Riobamba 62,00 10,00 15,00 15,00 5,00 Cuenca 105,00 10,00 15,00 15,00 10,00 Azogues Loja 80,00 10,00 15,00 15,00 5,00 Guayaquil 100,00 10,00 15,00 15,00 10,00 Quevedo 78,00 10,00 15,00 15,00 5,00 Santo 78,00 10,00 15,00 15,00 5,00 Domingo Manta 97,00 10,00 15,00 15,00 10,00 Portoviejo 70,00 10,00 15,00 15,00 5,00 Estos viáticos no se aplican para eventos organizados por Mutualista Pichincha en los que se cubren todos los gastos. En caso de realizar viajes a otros destinos no considerados en esta tabla, se asemejará el destino a alguno de los existentes. Página 5 de 9
3.2.2. Viajes Internacionales Los Viajes Internacionales serán aprobados por la Gerencia General, quien informará al Directorio las autorizaciones otorgadas Se entregarán viáticos de acuerdo al lugar de destino y conforme a la tabla que se adjunta. En caso de existir gastos excedentes a los viáticos entregados, se deberá realizar una liquidación de los mismos y deberán ser aprobados por la Gerencia General para el reembolso respectivo. Se cubrirán los gastos de Visa en caso de requerirla, Pasajes aéreos, impuestos de salida del Ecuador y del país de destino, seguro de viaje, movilización aeropuertohotel-aeropuerto. Los viajes del Presidente, Miembros del Directorio y del Gerente General al exterior serán aprobados por el Directorio, no estarán sujetos a la tabla de viáticos, sino a rendición de gastos. Se les entregará un anticipo de viajes. Los gastos deberán ser justificados en el término de 5 días luego del retorno del viaje. Los viajes locales del Presidente, Miembros del Directorio y Gerente General no estarán sujetos a la tabla de viáticos. En caso necesario se podrá entregar un anticipo. Los gastos deberán ser justificados en el término de 5 días luego del retorno del viaje. El Directorio aprobará la asistencia a Cursos, Seminarios o Invitaciones Internacionales a los miembros del Directorio y Gerente General. Si no fueran pagadas se considera los viáticos de acuerdo a las políticas establecidas en este documento. Si la invitación cubriera todos los gastos, de todos modos se considerarán aquellos no cubiertos en la invitación. 3.2.2.1. Tabla de Viáticos Internacionales PAIS Centro América y Sudamérica (Valor en dólares) Europa (Valor en Euros) Estados Unidos y Canadá (Valor en dólares) HOSPEDAJE (Incluido Desayuno) DESAYUNO ALMUERZO CENA MOVILIZACION 100,00 10,00 20,00 20,00 10,00 200,00 10,00 20,00 40,00 20,00 150,00 15,00 20,00 35,00 20,00 Página 6 de 9
En caso de realizar viajes a otros destinos no considerados en esta política se utilizarán tablas referenciales que otorgue la agencia de viajes con que trabaje Mutualista Pichincha. En el caso de realizar una atención social durante el viaje sea este local o internacional, el funcionario deberá reportar motivo de la atención, los asistentes y los beneficios buscados al ejecutar la misma. Esto se aplica únicamente para los funcionarios que reportan a la Gerencia General. 3.2.3. Viajes Casa Lista Las siguientes políticas se establecen para la entrega de viáticos en zonas rurales, donde la Mutualista Pichincha no tiene Agencias. En caso de que los armados sean en lugares donde la Mutualista Pichincha tiene Agencias, se utilizará la tabla vigente de Viáticos Nacional. Se proveerá de costos de movilización para todas las modalidades de ventas de casas, esto es con acabados, sin acabados y con habitabilidad. Se aplica las siguientes tarifas: alojamiento $15,00 desayuno $ 5,00 almuerzo $ 5,00 cena $ 5,00 Para zonas de la costa y oriente, se utilizara el equipo de armadores de esas zonas, para garantizar un mejor rendimiento por las condiciones de clima. El costo del pasaje de transporte terrestre Interprovincial, se cancelará de acuerdo a la tarifa vigente. En vista de que en CASA LISTA, se paga un valor diario por almuerzo (ACREDITADO EN EL ROL DE PAGOS), Se descontará este valor, en el momento que se pague el viático por almuerzo. Página 7 de 9
4. LISTA DE DISTRIBUCIÓN Gerencia General Dirección de Negocios Inmobiliarios Dirección de Negocios Financieros Dirección de Negocios Compartidos Gerencia Legal Gerencia de Riesgos Unidad de Cumplimiento Agencias Locales Agencias Regionales Edificio Matriz Agencia Matriz Casa Lista Página 8 de 9
5. CONTROL DE DOCUMENTOS FECHA RESPONSABLE VERSIÓN CAPÍTULO Y/O PAGINA 2015/02/05 Coordinadora de Desarrollo 5 N/A DESCRIPCIÓN DEL CAMBIO Cambio de Formato e incorporación de viáticos de Casa Lista 2015/09/16 Coordinadora de Servicios al Personal 6 5 y 6 Cambio de Valores en las tablas de Viáticos Nacional e Internacional 6. APROBACIÓN DEL DOCUMENTO 1. Fecha: 2015/09/16 NOMBRE CARGO FIRMA Maritza Vallejo Coordinadora de Servicios al Personal 2. Revisado por: Fecha: 2015/09/17 NOMBRE CARGO FIRMA Verónica Bueno Directora de Talento Humano Lucía Romero Gerente de Procesos 3. Aprobado por: Fecha: NOMBRE CARGO FIRMA René Cordero Gerente General Página 9 de 9