PÁGINA 1 DE 6 1. OBJETIVO Establecer un procedimiento que permita al Auditor Interno Fondo Nacional del Arroz, en cumplimiento de las normas vigentes y en el ejercicio de la labor de Auditoría, establecer si las operaciones de Recaudo, Financieras, Administrativas, Económicas, Presupuestales, Contables, de Inversión y de otra índole se han realizado conforme a las normas legales, reglamentarias y de procedimiento que le son aplicables. 2. DIRIGIDO A A todos los funcionarios que realicen actividades propias del Fondo Nacional del Arroz. 3. RESPONSABLES Auditor Interno Fondo Nacional del Arroz. 4. AUTORIZACIÓN PARA MODIFICACIÓN Las modificaciones a este procedimiento las debe realizar el Auditor Interno Fondo Nacional del Arroz. 5. DEFINICIONES 5.1 AUDITORÍA INTERNA: Se refiere a al auditoría desarrollada por personal vinculado laboralmente a la institución aunque al más alto nivel, con el fin de garantizar un análisis objetivo e independiente de lo examinado. 5.2 AUDITORÍA INTERNA DE LOS FONDOS PARAFICALES: Es el mecanismo a través del cual los entes administradores de las contribuciones parafiscales, efectuarán el seguimiento sobre el manejo de los recursos, mediante la verificación de la correcta liquidación de las contribuciones parafiscales, su debido pago, recaudo y consignación, así como su administración, inversión y contabilización. ELABORÓ REVISÓ APROBÓ Firma Nombre José Mario Parada Ramírez José Mario Parada Ramírez Rafael Hernández Lozano Cargo Auditor Interno FNA Auditor Interno FNA Gerente General Fecha Jul de 2009 Jul de 2009 Jul de 2009
PÁGINA 2 DE 6 5.3 AUDITORÍA INTEGRAL: Es el proceso de obtener y evaluar objetivamente en un período determinado, evidencia relativa a la información financiera, el cumplimiento de las leyes pertinentes, el cumplimiento de los procedimientos administrativos establecidos, la conducción ordenada en el logro de las metas y objetivos propuestos; con el propósito de informar sobre el grado de correspondencia entre la temática y los criterios o indicadores establecidos para su evaluación. 5.4 CONTROL INTERNO: Se entiende por Control Interno el sistema integrado por el esquema de organización y el conjunto de los planes, métodos, principios, normas, procedimientos y mecanismos de verificación y evaluación adoptados por una entidad con el fin de procurar que todas las actividades, operaciones y actuaciones, así como la administración de la información y los recursos, se realicen de acuerdo con las normas constitucionales y legales vigente dentro de las políticas trazadas por la dirección y en atención a las metas u objetivos previos. 5.5 AUDITORÍA FINANCIERA: Se refiere a la revisión o examen de los estados financieros por parte de un contador público distinto del que preparó la información contable y del usuario, con la finalidad de establecer su razonabilidad, dando a conocer los resultados de su examen, a fin de aumentar la utilidad que la información posee. El examen o dictamen que presenta el contador público independiente otorga fe pública a la confiabilidad de los estados financieros, y por consiguiente, de la credibilidad de la gerencia que los preparó. 5.6 CONTROL INTERNO CONTABLE: Proceso que bajo la responsabilidad del representante legal o máximo directivo de la entidad pública, así como de los directivos del primer nivel responsables de las áreas financiera y contable, se adelanta en las entidades y organismos públicos, con el fin de lograr la existencia y efectividad de mecanismos de control y verificación de las actividades propias del proceso contable, capaces de garantizar que la información financiera, económica y social cumpla con las normas conceptuales, técnicas y procedimientos establecidos en el PGCP. 5.7 AUDITORÍA DE GESTIÓN: Es el examen que se realiza a una entidad con el propósito de evaluar el grado de eficiencia y eficacia con que se manejan los recursos disponibles y se logran los objetivos previstos por el ente. 5.8 AUDITORÍA DE CUMPLIMIENTO DE LAS LEYES Y REGULACIONES: Consiste en la comprobación o examen de las operaciones financieras, administrativas, económicas y de otra índole de una entidad para establecer que se han realizado conforme a las normas legales, estatutarias y de procedimientos que le son aplicables. 5.9 AUDITORÍA DE CONTROL INTERNO: Consiste en hacer un apropiado estudio y una evaluación del control interno existente, de manera que se pueda confiar en él para la determinación de la extensión y oportunidad de los procedimientos de auditoría. 5.10 AUDITORÍA OPERATIVA: Se refiere a la revisión o examen crítico constructivo de las operaciones efectuadas, así como de los procedimientos seguidos para su desarrollo y registro, tendientes a obtener una segura y oportuna información. Se centra en la calidad de las operaciones. Busca analizar para mejorar los procesos que incrementen efectividad a
PÁGINA 3 DE 6 través de eficiencia, procurando minimizar costos. La optimización de los recursos, al recomendar mejoras en las técnicas operacionales, constituye propósito esencial de esa evaluación. 5.11 NORMAS DE AUDITORÍA GENERALMENTE ACEPTADAS (NAGA): Las normas de auditoría generalmente aceptadas se relacionan con las cualidades profesionales del contador, con el empleo de su buen juicio en la ejecución de su examen y en su informe referente al mismo. Las normas de auditoría son las siguientes: Normas personales, Normas relativas a la ejecución del trabajo, y Normas relativas a la rendición de informes. 5.12 PAPELES DE TRABAJO: Mediante papeles de trabajo, el contador público dejará constancia de las labores realizadas para emitir su juicio profesional. Tales papeles, que son propiedad exclusiva del contador público, se prepararán conforme a las normas de Auditoría generalmente aceptadas. 5.13 CERTEZA RAZONABLE: Acumulación de evidencia de la auditoría necesaria para que el auditor concluya que no hay manifestaciones erróneas substanciales en los estados financieros tomados en forma integral 5.14 PLANEACIÓN DE AUDITORÍA INTEGRAL: Es la primera norma relativa a la ejecución del trabajo, comprende el desarrollo de una estrategia global con base en el objetivo, alcance del trabajo y la forma en que se espera que responda la organización de la entidad que se proponga examinar, el alcance en que se lleve acabo la planificación varía según el tamaño y la complejidad de la entidad, de la experiencia que el contador público tenga de la misma, del conocimiento del tipo de actividad en que el ente se desenvuelve, de la organización y del control interno de la entidad. 5.15 PROGRAMA DE AUDITORÍA INTEGRAL: Se refiere al conjunto de pruebas o procedimientos que serán aplicados por el auditor interno, en desarrollo del trabajo de campo para dar cumplimiento a la norma de planeación; en la preparación del programa el auditor debe documentar lo relacionado con la naturaleza, oportunidad y alcance de los procedimientos de auditoría que sirvan de guía para realizar una adecuada ejecución del trabajo. 5.16 PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA INTEGRAL: Son los actos o prácticas realizados mediante la aplicación de técnicas para obtener evidencia suficiente válida, que nos lleve a las conclusiones que se plasman en los informe emitidos por el auditor. Es el conjunto de técnicas de investigación aplicables a una partida o a un grupo de hechos y circunstancias relativas a los estados financieros sujetos a examen mediante los cuales el Auditor Interno obtiene bases para fundamentar su opinión. Las pruebas de auditoría más reconocidas son: Sustantivas y De cumplimiento. 5.17 PRUEBAS SUSTANTIVAS: Corresponden a la evaluación de las cifras de los estados financieros o saldos que llevan a la conformación de sus distintos rubros. Permiten evidencia sobre la razonabilidad de los estados financieros.
PÁGINA 4 DE 6 5.18 PRUEBAS DE CUMPLIMIENTO: Permiten evidencia sobre las normas legales y estatutarias. Se ejecutan al control interno para su evaluación. 5.19 INFORME DE AUDITORÍA INTERNA: Documento profesional mediante el cual se presenta a la administración, gerencia general o al máximo órgano de dirección de la entidad, datos, exposiciones y hechos de importancia encontrados a través del examen realizado, con las recomendaciones pertinentes. Este puede ser de progreso, parcial o final. 5.20 CONSERVACION Y ARCHIVO DE LOS PAPELES DE TRABAJO Y DEMAS DOCUEMNTOS GENERADOS EN EL PROCESO DE AUDITORÍA: Los papeles de trabajo son de propiedad exclusiva del auditor interno, deben ser conservados por un tiempo no inferior a 5 años, son de naturaleza confidencial. 6. DEFINICIONES ACLARATORIAS 6.1. PRECAUCIONES - Se debe elaborar una planeación anual de auditoría integral consolidada en el que se involucren todas las áreas, procesos y unidades auditables objeto de ser auditadas; indicando la periodicidad en que deben ser auditadas, e incluir en un cronograma. - Se deben elaborar Programas de Auditoría Integral tomando como base la Planeación de la Auditoría Integral previamente elaborada; indicando por cada área, proceso o unidad auditable, los objetivos, el alcance y los procedimientos aplicables, etc. - Se debe comunicar cuando la auditoría lo estime necesario al responsable de cada área, proceso o unidad auditable, las fechas en que se llevará a cabo la auditoría. - Se debe ejecutar la auditoría Integral basados en la planeación y los programas de Auditoría Integral establecidos para cada caso; cuando se estime conveniente se podrá aplicar procedimientos adicionales y replantear la planeación inicial. - Se debe informar a la Gerencia General cuando la auditoría interna FNA lo estime conveniente, sobre el resultado de la aplicación de uno o varios Programas de Auditoría Integral, indicando los objetivos, alcance, trabajo realizado, conclusiones y recomendaciones. - Se debe informar por parte del auditor interno FNA al máximo órgano de dirección y a las demás entidades señaladas en la ley, sobre las actuaciones de la Auditoría Interna, de conformidad y en los plazos señalados en las normas y regulaciones vigentes. - Se debe informar por parte de la auditoría interna y cuando lo estime pertinente, a la comisión de la cuota de fomento arrocero, sobre las actuaciones de la auditoría Interna FNA. - Se deben realizar el trabajo de Auditoria Interna Integral conforme a las Normas de Auditoría Generalmente Aceptadas (NAGA) y demás Normas relacionadas con el
PÁGINA 5 DE 6 recaudo, administración e Inversión de los recursos parafiscales del Fondo nacional del arroz. - Se deben elaborar y conservar los papeles de trabajo necesarios que soporten las actuaciones del Auditoría Interna FNA. 6.2 FRECUENCIA Este procedimiento debe realizarse así: La planeación por lo menos una vez al año, los programas cada vez que el Auditor Interno FNA ejerza la labor de Auditoría y el informe cuando el auditor lo considere pertinente o en cumplimiento de las normas y regulaciones. 6.3 ANEXOS 6.3.1 PL-0001-AF-PR-0048: Planeación de Auditoría Integral. 6.3.2 FR-0147-AF-PR-0048: Evaluación del Sistema de Control Interno. 6.3.3 FR-0107-AF-PR-0048: Programa de Auditoría Integral. 6.3.4 FR-0108-AF-PR-0048: Papeles de Trabajo. 6.3.5 IF-0004-AF-PR-0048: Informe Resumido a la Comisión Cuota de Fomento. 6.3.6 IF-0009-AF-PR-0048: Informe Semestral Consolidado de las Actuaciones de la Auditoría Interna. 6.3.7 IF-0010-AF-PR-0048: Informe Periódico de los Procesos Auditados. 6.3.8 FR-0081-AF-PR-0048: Comunicación de Auditoría Interna. 6.3.9 AX-0025-AF-PR-0048: Diagrama de Flujo de Auditoría Integral. 7. PROCEDIMIENTO 7.1 Planear el trabajo por parte del Auditor Interno FNA tomando como base las normas de auditoría, la evaluación del sistema de control interno del FNA, las leyes, las normas, las regulaciones aplicables al Fondo Nacional del Arroz y los procedimientos establecidos para cada área, proceso o unidad Auditable; Mediante el diligenciamiento de los parámetros establecidos en el anexo denominado Planeación de Auditoría Integral. 7.2 Diseñar los programas de auditoría integral por parte del Auditor Interno FNA aplicables a las áreas, procesos y unidades incluidos en la Planeación de Auditoría
PÁGINA 6 DE 6 Integral; siguiendo los lineamientos suministrados en el anexo denominado Programa de Auditoría Integral. 7.3 Ejecutar por parte del Auditor Interno FNA la auditoría integral, tomando como base la Planeación de Auditoría Integral y los Programas de Auditoria Integral, de tal forma que le permita obtener evidencia válida y suficiente por medio de análisis, inspección, observación, interrogación, confirmación y demás procedimientos de auditoría necesarios y de los establecidos en el Programa de Auditoría Integral; y dejar evidencia mediante la elaboración de Papeles de Trabajo debidamente documentados, analizados y revisados, con el propósito de allegar bases razonables para la elaboración de informes. Cuando lo estime conveniente podrá comunicar la fecha o fechas en que se llevará a cabo la Auditoría. 7.4 Informar por parte del Auditor Interno FNA sobre los resultados de la auditoría Integral; A la Gerencia General cuando lo estime pertinente, a la comisión de la cuota de fomento arrocero cuando esta sesione, a las entidades gubernamentales de conformidad con las normas y regulaciones, y a otras entidades cuando exista requerimiento por escrito. En los informes se deben tener en cuenta los lineamientos dados en los anexos siguientes: Informe Resumido a la Comisión de la Cuota de Fomento, Informe de las Actuaciones de la Auditoría, Informe Periódico de los procesos auditados y en las comunicaciones de la auditoría interna. 7.5 Archivar todos los documentos generados en la realización del trabajo, de conformidad con lo estipulado en las normas y regulaciones que apliquen en el ejercicio de la Auditoría Interna.