SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN GUÍA DE APRENDIZAJE PARA EL PROGRAMA DE FORMACIÓN COMPLEMENTARIA VIRTUAL Código: F00x-P00x-GFPI versión: 01 Proceso Gestión de la Formación Profesional Integral Procedimiento Creación y Adecuación de Programas de Formación Virtual y a Distancia GUÍA DE APRENDIZAJE Nº 3 1. IDENTIFICACIÓN DE LA GUÍA DE APRENDIZAJE Programa de Formación: Organización Documental en el Entorno Laboral Código: 210602009 Versión: 1 Resultados de Aprendizaje: Preparar y recibir las transferencias documentales de acuerdo con lo establecido en las tablas de retención documental. Competencia: Organizar archivos de gestión de acuerdo con normatividad vigente y políticas institucionales. Duración de la guía (en horas): 10 Entendiendo que la realización de esta guía abarca un tiempo mínimo de diez (10) horas, en una semana de trabajo individual y colaborativo; se recomienda que se destinen dos (2) horas diarias para las actividades, y así obtener un desarrollo adecuado de la misma. 2. INTRODUCCIÓN Estimado aprendiz. En las empresas públicas y privadas la Organización Documental ha logrado evolucionar la forma y métodos de archivar la documentación en estas entidades, aplicando series, subseries, tipos documentales y transferencia documental para el fácil acceso a los sistemas de información; por tal motivo, es importante conocer su aplicación e implementación en el ámbito laboral. A continuación usted encontrará descrita cada una de las actividades que conforman la guía de aprendizaje N 3, la cual se debe desarrollar teniendo en cuenta el tercer contenido de estudio: Series y Transferencias Documentales y el material adicional, dispuesto para la realización de esta guía. Durante el desarrollo de la guía, usted contará con la orientación necesaria para alcanzar el resultado de aprendizaje correspondiente. Recuerde que para el desarrollo de las diferentes actividades planteadas para esta guía, resulta indispensable recordar el uso de fuentes bibliográficas y webgrafías, en caso de que sea necesario. Evite usar contenidos, fragmentos de textos y para fraseos sin la correspondiente referencia y cita. Igualmente, recuerde la puntualidad y compromiso en la entrega de actividades para un adecuado proceso y culminación del programa de formación.
Bienvenido! 3. ESTRUCTURACIÓN DIDÁCTICA DE LAS ACTIVIDADES DE APRENDIZAJE 3.1. Actividades de Reflexión inicial Descripción: Es fundamental identificar las herramientas que facilitan el proceso archivístico en la Organización Documental, con el fin de optimizar la permanencia de los documentos en el archivo de gestión, central e histórico. Después de haber repasado el tercer contenido de estudio, es importante que usted indague y reflexione acerca de algunos aspectos claves de las temáticas planteadas. Es por eso que se presenta el vídeo denominado: Procesos Archivísticos / Disponible en el espacio - MATERIAL PARA EL DESARROLLO DE LA GUÍA DE APRENDIZAJE 3 Actividad 3. El cual usted deberá observar con detenimiento para reflexionar acerca de la implementación y aplicación del proceso archivístico dando respuesta a las siguientes preguntas: 1. Cuáles serían los aspectos positivos que trae la implementación de procesos archivísticos? 2. Qué aspectos considera negativos dentro de la aplicación del proceso archivístico? Recomendación: Tome apuntes cuando esté desarrollando la actividad. Es importante que tenga en cuenta el análisis realizado, para el desarrollo de la actividad de transferencia del conocimiento.
3.2. Actividades de contextualización e identificación de conocimientos necesarios para el aprendizaje Descripción: Las Transferencias Documentales brindan un soporte importante para el acceso a la información, de manera adecuada, optimizando el control de la documentación. Por lo anterior, es indispensable que usted indague y conozca aún más del tema, realizando la lectura detallada del siguiente documento: Mini manual. Tablas de Retención y Transferencias Documentales. (Página 01 a la 28) / Disponible en el espacio - MATERIAL PARA EL DESARROLLO DE LA GUÍA DE APRENDIZAJE 3 Actividad 3. Recomendación: Tome apuntes cuando esté desarrollando la actividad. Es importante que tenga en cuenta la lectura realizada para el desarrollo de la actividad de evaluación. 3.3. Actividades de apropiación del conocimiento (Conceptualización y Teorización) Descripción: Ha llegado el momento de realizar la actividad interactiva, la cual consiste en hacer girar una ruleta que contiene seis preguntas esenciales del tercer contenido de estudio. Una vez se seleccione cada pregunta, le aparecerán dos opciones de respuesta, de clic sobre la respuesta que considere correcta. Disponible en el espacio - Actividad 3. Recomendación: Lea con especial atención las indicaciones del interactivo. Una vez haya enviado su calificación es necesario que verifique su nota en el centro de calificaciones. Si ésta no aparece, por favor realice nuevamente la actividad. 3.4. Actividades de transferencia del conocimiento Descripción: Participe en el Foro Temático 3, respondiendo de forma clara y argumentada las siguientes preguntas: a. Cuál es la importancia de aplicar series, subseries a los fondos acumulados para la Organización Documental? b. Seleccione una empresa que usted conozca y mencione Cómo se refleja la implementación de las Transferencias Documentales? Cumple con los requisitos para ser efectuadas estas
Nota: transferencias? c. Mencione y explique 3 pasos que considera fundamental en las Transferencias Documentales para el arreglo de la documentación en la empresa para la cual labora. Realice el aporte del foro y las opiniones frente al trabajo de sus compañeros, a través del espacio actividades o el espacio Foros, dispuesto en la plataforma Blackboard. 3.5. Actividades de evaluación Evidencias de Aprendizaje Criterios de Evaluación Técnicas e Instrumentos de Evaluación De Conocimiento : Retome y analice la información obtenida en las anteriores actividades, en especial la lectura realizada en la actividad de contextualización, pues ésta le será de gran ayuda para la evidencia de su desempeño. Recibe y prepara las transferencias documentales de acuerdo con las tablas de retención documental, las normas y la legislación vigente. TÉCNICAS S.S.= simulación de situaciones F.P. = formulación de preguntas M. = mapas INSTRUMENTOS De Desempeño: C.T.= Cuestionarios Teniendo en cuenta la lectura de la actividad de contextualización, realice en la herramienta ofimática de su preferencia un mapa conceptual en el cual se logre visualizar de manera ilustrativa los siguientes aspectos: M. V. = Matriz de valoración. 1. Importancia de la aplicación de las Transferencias documentales. 2. La necesidad e implementación de las Transferencias en el archivo de gestión, central e histórico. 3. La preparación física de los documentos. Recomendación: No olvide la importancia de citar y referenciar cuando emplea material de
diferentes fuentes. De Producto: Usted deberá entregar el mapa conceptual a través del espacio dispuesto para ello en la plataforma Blackboard, denominado: ENVÍO DE LA ACTIVIDAD MAPA CONCEPTUAL. 4. RECURSOS PARA EL APRENDIZAJE Plataforma Blackboard Contenido 3: Series y Transferencias Documentales Disponible en el espacio material del programa Guía de aprendizaje RAP N 3. Disponible en el espacio - MATERIAL PARA EL DESARROLLO DE LA GUÍA DE APRENDIZAJE 3 Actividad 3. Video - Procesos Archivísticos. Disponible en el espacio - MATERIAL PARA EL DESARROLLO DE LA GUÍA DE APRENDIZAJE 3 Actividad 3. Lecturas sugerida - Mini manual. Tablas de Retención y Transferencias Documentales. (Página 1 a la 28). Disponible en el espacio - MATERIAL PARA EL DESARROLLO DE LA GUÍA DE APRENDIZAJE 3 Actividad 3. 5. GLOSARIO DE TÉRMINOS Casetes: Es un formato o medio donde se logra realizar grabaciones de sonido o video de cinta magnética,
permitiendo guardar información documental. Actualmente, se encuentra sustituido por formatos de cinta de audio digital o compacto digital. Disquetes: Es un disco flexible con un formato de almacenamiento antiguo para la coyuntura, pues su escaso volumen de acumulación en información han sido sustituidos por las memorias USB que son pequeñas, portátiles. Los disquetes se encuentran constituidos por una fracción circular de material magnético, fino y elástico (de ahí su denominación) encerrada en una carcasa de plástico cuadrada o rectangular. Los disquetes se leen y se escriben mediante un dispositivo llamado disquetera. Foliar: Es el proceso de numerar ordenadamente las páginas de un documentos Inventario: Es el registro documental de los estrictos, actas, expedientes y demás documentos pertenecientes a una organización. Referencia Cruzada: Es una técnica de uso archivístico que permite archivar documentos de acuerdo a varios denominaciones, logrando hacer alusión a un elemento que se encuentra en otra parte o lugar de un documento o escrito. Sistema de control: Es aquel sistema utilizado para el rastreo y control de la documentación que se manipule, según las funciones de revisión deseadas. Además, Permite seleccionar una opción de almacenamiento de documentos estableciendo un tipo de interfaz de usuario para un mejor manejo de la documentación. Tramite: Es la tarea que se efectúa para conseguir un resultado Unidades de conservación: Es el lugar en donde se desarrolla la gestión, administración y ejecución de los diversos procesos de conservación que se debe implementar en el archivo documental para la preservación en el tiempo de los documentos. 6. BIBLIOGRAFÍA/ WEB GRAFÍA BIBLIOGRAFÍA Congreso Nacional de la República de Colombia. (2000, 14 de Julio). Ley General de Archivos, 2000, 14 de Julio
WEB GRAFÍA Universidad de la Republica, Uruguay (s.a.) Organización y Control de Documentos Administrativos. Series y tipos de documentos. http://www.irmt.org/documents/educ_training/spanish/irmt_perspectiva_archivistica_ii.pdf, Consultado el 18 de Diciembre de 2013. Universidad de la Salle. (2008) Transferencias documentales. http://www.slideshare.net/archivossenacdb/transferencias-documentales-13476122, consultado el 20 de Diciembre de 2013
7. CONTROL DEL DOCUMENTO (ELABORADA POR) Nombre Cargo Dependencia Fecha Sandra Milena Montoya López Expertas temáticas Centro de Gestión Tecnológica de Servicios Diciembre 2013 Eliana del Pilar Ospina Julián Andrés Mora Gómez Líder de línea de producción Centro de la tecnología del diseño y la productividad empresarial - Línea de producción - SENA Girardot Marzo 2014 Yiced Pulido Asesora pedagógica Centro de la tecnología del diseño y la productividad empresarial - Línea de producción - SENA Girardot Marzo 2014 Luisa Fernanda B. Téllez Andrea Del Pilar Rodríguez Editoras de contenido Centro de la tecnología del diseño y la productividad empresarial - Línea de producción - SENA Girardot Marzo 2014