Flujo Importación Documentación Intelisis. Derechos Reservados. Publicado en http://docs.intelisis.info
1. Introducción 3 1.1 DEFINICIONES GENERALES Y APLICACIÓN CON EL ERP 4 1.2 VERSIONES DISPONIBLES 4 1.3 DIAGRAMA DE INTEGRACIÓN 5 1.4 DIAGRAMA DE PROCESO 5 2. Cuentas 6 2.1 ARTÍCULOS 7 2.2 PROVEEDORES 9 3. Funcionalidad 13 3.1 ORDEN COMPRA 14 3.2 ENTRADA IMPORTACIÓN 15 3.3 COMPRA PERDIDA 24 3.4 GASTO EXTEMPORÁNEO 26
1. Introducción Flujo Importación - 3
1.1 Definiciones generales y aplicación con el ERP El objetivo básico del área de compras es asegurar el suministro de materias primas, productos sub-contratados y repuestos, o productor terminados, además de reducir el costo del producto terminado. En Intelisis ERP el módulo de importaciobes permite la planeación y gestión de materiales provenientes del extranjero, asegurando el suministro constante para la operatividad de la empresa y el stock suficiente para tener la disponibilidad hacia los clientes, sin estar sobre inventariados. 1.2 Versiones Disponibles A partir de 4600 v3 Preconfigurado. Flujo Importación - 4
1.3 Diagrama de Integración Compras Importaciones CxP Gastos 1.4 Diagrama de Proceso Imagen 1.Diagrama de Integración Imagen 2. Diagrama de Proceso Flujo Importación - 5
2. Cuentas Flujo Importación - 6
2.1 Artículos Para poder realizar una compra es necesario que los artículos hayan sido dados de alta previamente. A continuación se muestra como dar de alta un artículo. Ruta: Cuentas Artículos Artículos Botón Nuevo 1. Clave del artículo, debe ser única no puede repetirse. 2. Si el artículo contiene opciones, por ejemplo una libreta profesional las opciones podrían ser de raya de cuadro etc. 3. El tipo del Artículo, normal, servicio, serie etc. Es importante mencionar que para que el artículo sea inventariable debe darse de alta como tipo NORMAL o SERIE. 4. Por default al darlo de alta el estatus es este mismo. 5. La descripción de dicho artículo. 6. Unidad de compra, venta y traspaso, esto puede ser que se compre caja y se venda por pieza, etc. 7. La categoría es un agrupador por ejemplo aquí se selecciona Activo fijo. 8. Porcentaje de los impuestos en este caso sólo aplica IVA del 16%. NOTA: Existen muchos datos que se pueden capturar del artículo aunque no son obligatorios. Éstos se deberán o no capturar dependiendo de la necesidad de la empresa. Flujo Importación - 7
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2.2 Proveedores Para poder realizar una compra, es necesario registrar en el sistema a los proveedores a los que se realizarán los movimientos. A continuación se muestra cómo dar de alta un proveedor. Ruta: Cuentas Proveedores Proveedores Botón Nuevo 1. Clave. Indicar la clave del proveedor. 2. Tipo. Elegir tipo Proveedor, el cual puede ser Acreedor, filial, inter compañía, etc. 3. Estatus. ALTA por default. 4. Nombre o razón social del proveedor. 5. RFC. 6. Datos de la dirección del proveedor como, calle, número, colonia, etc. 7. Datos de localización del proveedor o del contacto, teléfonos, correo, fax, etc. 8. Pestaña de Fiscal indicar el régimen fiscal. 9. Botón sucursales. En caso de que el proveedor sea una empresa grande con varias sucursales se podrá capturar información de cada sucursal incluyendo los contactos de cada sucursal. Nota: Los datos requeridos son la clave, el tipo de proveedor, el estatus, y el nombre o razón social, sin embargo, es recomendable capturar la mayor información posible para tener un mejor registro del proveedor y así contar con la información suficiente en caso de ser necesario. Flujo Importación - 9
Contactos del Proveedor Flujo Importación - 10
Ruta: Cuentas Proveedores Proveedores Botón Sucursales 1. En la pantalla de sucursales, se podrá capturar nombre de la sucursal. 2. Nombre del encargado. 3. Nombre y teléfonos de los contactos. Flujo Importación - 11
4. Correo electrónico. Nota: Aunque no todos los campos son obligatorios si es necesario capturar la mayor información posible ya que de esta forma se puede conocer mejor al proveedor. Flujo Importación - 12
3. Funcionalidad Flujo Importación - 13
3.1 Orden Compra Una orden de compra ya es un movimiento formal que debe estar ya revisado y autorizado por el responsable o encargado de compras, este movimiento puede tener origen de una cotización, licitación, requisición o hacerlo directamente. Ruta: Logística Importaciones Click en Nuevo 1. Movimiento. Seleccionar Orden de Compra. 2. En el detalle se captura el artículo, la cantidad, el costo y la fecha requerida del artículo. 3. Al afectar el movimiento quedará en estatus de pendiente para que posteriormente pueda seguir su flujo. Flujo Importación - 14
Flujo Orden Compra 1. En estatus pendiente si se da click en afectar, aparecerá una ventana donde permitirá elegir entre varias opciones, Compra Perdida, Compra Rechazada, Control Calidad, Entrada Compra, Entrada con Gastos y Entrada importación. Estas opciones se verán más adelante. 2. Dar click si se desea generar el movimiento. 3. Dar click si se desea cancelar. 3.2 Entrada Importación La entrada importación, aparte de los gastos normales, también toma en cuenta los gastos de importación. Es necesario capturar también los pedimentos de importación, el país, etc. Este movimiento pide en cada renglón que se capture el proveedor, esto es con la finalidad de que en una sola entrada se ingresen Flujo Importación - 15
varios artículos que pueden venir de diferentes proveedores, pero sea la misma entrada de importación. En este caso cuando se afecta la entrada, las cuentas por pagar las generará con los proveedores capturados en el detalle. Ruta: Logística Importaciones Click en Nuevo 1. Movimiento. Seleccionar Entrada importación. 2. Movimiento origen del movimiento Entrada Importación 3. Clave del Artículo. Seleccionar la Clave del artículo a comprar 4. Cuando se hace esta entrada, al material se le hace un avalúo en la aduana y este se coloca en este campo. Flujo Importación - 16
1. El valor que tendrá en el inventario. 2. País de procedencia de las piezas o material. 3. %IGI Porcentaje General de importación. 4. %Cuota. Indica el porcentaje compensatorio referente a los aranceles del artículo. 5. ID1 y ID2. Especifica los catálogos especificadores de los cuales se puede elegir parte 2 o pedimentos consolidados. 6. Se selecciona del catálogo de formas de pago, efectivo, transferencia, tarjeta, etc. Este movimiento pasa directamente de sin afectar a concluido y afectan las entradas al almacén. Nota: Los demás campos se llenan de igual forma que las pantallas de las lecciones anteriores. Asignar Pedimento Flujo Importación - 17
Ruta: Dentro del movimiento Entrada Importación Click en Edición Click en Asignar Pedimentos 1. Seleccionar Artículo 2. Dar click en Asignar Asignación de Pedimento Flujo Importación - 18
1. Dar click sobre el botón de ayuda en captura para elegir el pedimento que le corresponde. Una vez seleccionado, dar click en Asignar. Nota: En caso de No tener ningún pedimento configurado, se da click en la ayuda en captura que mostrará la ventana que se describe en el siguiente paso. Captura de Pedimentos Ruta: Dentro del movimiento Entrada Importación Click en Edición Click en Asignar Pedimentos Botón Ayuda en Captura 1. Lista de Pedimentos Configurados 2. Se pueden capturar hasta 3 descripciones diferentes al pedimento. Flujo Importación - 19
3. Igualmente se pueden capturar diferentes fechas del pedimento en caso de que se requiera. 4. Y también el factor, esto significa que pueden venir por cajas de 12, o tambos de 200 litros etc. Pestaña Datos Pedimento Flujo Importación - 20
Ruta: Dentro del movimiento Entrada Importación Click en Edición Click en Asignar Pedimentos Pestaña Datos Pedimento 1. Se selecciona la clave del pedimento. Para dar de alta pedimentos, revisar la sección Configuración de este manual. 2. Régimen si es que aplica. 3. Tipo. Se puede seleccionar entre virtual, Temporal o definitiva. 4. La fecha de vencimiento del pedimento. 5. El valor en dólares si se desea, igual el valor aduana y el valor comercial. 6. El agente aduanal. 7. La aduana por la que se recibirá el Pedimento. Para ver el proceso de alta de una aduana, consultar la sección de Configuración de este manual. Flujo Importación - 21
8. Sección de la aduana. 9. Denominación del pedimento. 10. Valor del DTA. 11. Importe del Impuesto. 12. Porcentaje de aranceles. 13. Importe Total. 14. Botón Seleccionar para elegir alguno de los pedimentos configurados. Asignación de Gastos Diversos Ruta: Dentro del movimiento Entrada Importación Click en Edición Click en Gastos Diversos 1. Concepto. Seleccionar Concepto del Gasto Diverso 2. Acreedor. Seleccionar por medio de la ayuda en captura el Acreedor que se realizará el pago del Gasto Diverso. 3. Condición Pago. Seleccionar Condición de Pago que se acordó con el Acreedor para realizar el pago del Gasto Diverso 4. Importe. Seleccionar Importe que se pagará al acreedor por el Gasto Diverso. Flujo Importación - 22
Nota: Dependiendo de la naturaleza del Concepto el importe a pagar puede ser regisdtrado como Importe o Impuestos. Posición del movimiento Ruta: Logística Importaciones Click en Nuevo Entrada Importación Menú Ver Opción Posición del movimiento. 1. Se puede observar que generó la cuenta por pagar del movimiento. Póliza del Movimiento Flujo Importación - 23
Ruta: Logística Importaciones Nuevo Orden Compra Menú Ver Opción Posición del Movimiento Seleccionar póliza click derecho Examinar 1. Se puede observar el movimiento generado en el módulo de Contabilidad, su estatus e información relevante de la póliza. 2. Se puede observar las cuentas a las que se cargo 3. Se puede observar las cuentas a las que se abono 3.3 Compra Perdida La compra perdida es cuando se realiza, por ejemplo, una orden de compra solicitando algún material y cuando llega el precio ha variado, o el material está defectuoso, o simplemente no llega en este momento se avanza a compra perdida, para que el movimiento se concluya. Flujo Importación - 24
Ruta: Logística Importaciones Buscar la orden de compra Afectarla a Compra Perdida 1. Seleccionar movimiento compra perdida. 2. Colocar los artículos y la cantidad total de la compra. Posición del Movimiento Flujo Importación - 25
Ruta: Logística Importaciones Compra Perdida Menú Ver Opción Posición del Movimiento 1. Al afectar la compra perdida se podrá observar en la posición del movimiento que el origen, en este caso la orden de compra queda en estatus CONCLUIDO, y que no se ha generado ningún movimiento adicional. 3.4 Gasto Extemporáneo Este movimiento funciona igual que el anterior, sólo que se puede realizar varios días después de la compra del artículo. Este movimiento además de generar la cuenta por pagar del gasto, promedia el costo de la existencia de los artículos aumentando el importe del gasto extemporáneo. Costo Antes del Gasto Extemporáneo Flujo Importación - 26
Ruta: Cuentas Artículos Artículos Buscar Artículo Click en Botón Abrir Click en icono "i" de información 1. Se puede notar que este movimiento Prorratea el importe del gasto Extemporáneo entre todas las piezas del almacén Flujo Importación - 27
Ruta: Logística Compras Nuevo Gasto Extemporáneo 1. Movimiento. Seleccionar Gasto Extemporáneo. 2. Se capturan los campos de artículo, cantidad, costo, etc. 3. Este movimiento al afectar queda en estatus de Concluido. Revisando Costos después del gasto Extemporáneo Ruta: Cuentas Artículos Artículos Buscar Artículo Click en Botón Abrir Click en icono "i" de información 1. Se puede notar que este movimiento Prorratea el importe del gasto Extemporáneo entre todas las piezas del almacén. El costo del artículo incrementó por el Gasto Extemporáneo. Flujo Importación - 28
Posición del movimiento del Gasto Extemporáneo Ruta: Logística Compras Click en Nuevo Gasto Extemporáneo Menú Ver Opción Posición del Movimiento. Flujo Importación - 29
1. Si se observa la posición del movimiento se generó la cuenta por pagar. Póliza del Movimiento Ruta: Logística Compras Gasto Extemporáneo Menú Ver Opción Posición del Movimiento Seleccionar póliza click derecho Examinar 1. Se puede observar el movimiento generado en el módulo de Contabilidad, su estatus e información relevante de la póliza. 2. Se puede observar las cuentas a las que se cargó. 3. Se puede observar las cuentas a las que se abonó. Flujo Importación - 30