Definiciones PROCESO DE CALIDAD Dependencia Conjunto de personas e instalaciones con una disposición de responsabilidades, autoridades y relaciones. Estructura de la Dependencia Disposición de responsabilidades, autoridades y relaciones entre el personal. Ambiente de trabajo Conjunto de condiciones bajo las cuales se realiza el trabajo. Parte interesada Persona o grupo que tenga interés en el desempeño o éxito de una Dependencia. Competencia Habilidad demostrada para aplicar conocimientos y aptitudes. La Dirección de Finanzas determina que el personal que realiza actividades que afecten a la calidad del producto o servicio debe ser competente con base en la educación, formación, habilidades y experiencia apropiadas. Se considera al personal como factor fundamental para el logro de los objetivos institucionales. Objetivo Asegurar la competencia del personal de la Dirección de Finanzas para la adecuada realización de sus actividades, a fin de garantizar la calidad de los productos y servicios y la consecución de los objetivos institucionales. Alcance Áreas de la Dirección de Finanzas que participan en el SGC. Versión:1 Página 1 de 6 Sistema de
Descripción: Descripciones de puestos En la Dirección de Finanzas se han definido descripciones de puestos (FO DF 10), enfocados a las actividades que pueden afectar la calidad del producto o servicios, derivados del Manual de Organización Estas descripciones permiten observar cuando menos las siguientes características de cada puesto: Área de adscripción Nombre del puesto Nombre del proceso Nombre del puesto para el SGC Funciones Competencia Las descripciones de puesto (FO DF 10) garantizan el establecimiento de las competencias indispensables para el personal de la Dirección de Finanzas. Es responsabilidad de la Dirección de Finanzas, en delegación con la Subdirección de Desarrollo y Administración de Personal llevar a cabo la evaluación de competencias del personal y está se efectuará a través de la evaluación de su desempeño la cual se debe de realizar cuando menos una vez cada año, durante el mes de junio. Los mecanismos utilizados para tal efecto, pueden ser:. Evaluación psicométrica y de conocimientos, en su caso. Revisiones de la Dirección (cumplimiento de política de calidad, objetivos de calidad, indicadores de eficiencia, efectividad y control de procesos, resultados de auditorias entre otros). Diagnóstico de Clima Organizacional Informes periódicos Evaluación de desempeño Versión:1 Página 2 de 6 Sistema de
La Dirección de Finanzas, la Subdirección de Recursos Humanos someten a consideración del comité de Calidad, en la Reunión de Revisión y Evaluación de la Dirección (PC DF 02), alguno o varios de los métodos antes descritos para determinar la forma de medir la competencia del personal, resguardando la información relativa. Identificación de necesidades de formación y capacitación La Subdirección de Recursos Humanos llevará a cabo con ayuda de las áreas la DNC asesoría al responsable de Control de Personal de las Subdirecciones para llevar a cabo anualmente la Detección de Necesidades de Capacitación DNC, que permite la programación de la capacitación para el personal. Adicionalmente de las revisiones de la Dirección, de los comentarios de clientes, resultados de auditorias, en general, del desempeño del SGC se puede obtener información para la detección de necesidades de capacitación del personal, esta debe ser analizada en el comité de Calidad donde se determinará que posibles acciones de capacitación se deben desarrollar y su inclusión en el programa anual de capacitación. En reuniones del SGC, se podrá considerar la información obtenida de los clientes, para la DNC, y se integrará al Programa Anual de Capacitación. La Dirección de Finanzas y la Subdirección de Recursos Humanos son las responsables de elaborar las DNC y el Programa Anual de Capacitación así como resguardar los registros correspondientes. Formación y capacitación La Subdirección de Recursos Humanos, establecen un Programa Anual de Capacitación para las áreas que lo integran. Este programa se basa en la detección de necesidades realizada con antelación, en la que participa el personal y los jefes inmediatos. El Programa Anual de Capacitación de la Dirección de Finanzas garantiza tres aspectos: El Ser, el Saber, y el Saber Hacer, con lo que se coadyuva al desarrollo del personal en cuanto a actitudes y aptitudes. Versión:1 Página 3 de 6 Sistema de
Esta capacitación se ha definido en dos vertientes: Aptitudinal Detectar las necesidades de capacitación para desarrollo de las actividades laborales. Actitudinal Detectar las necesidades de capacitación para el desarrollo personal. La Subdirección Recursos Humanos coordinándose con la Dirección de Finanzas somete a consideración del Comité de Calidad en la Reunión de Revisión y Evaluación de la Coordinación (PC DF 02) en el mes de diciembre los resultados de la Detección de Necesidades de Capacitación así como la propuesta de Capacitación para el año inmediato posterior y resguarda la información relativa. Adicionalmente la Subdirección de Recursos Humanos y las áreas de personal de las Subdirecciones de la Dirección de Finanzas en delegación con los titulares o responsables de las áreas de la Dirección de Finanzas pueden realizar acciones de capacitación al personal, para garantizar su actualización sobre temas específicos. Los registros de estas acciones deberán ser enviados a la secretaria del Comité para su resguardo correspondiente. Evaluación de la eficacia de las acciones de formación y capacitación En las evaluaciones mencionadas en puntos anteriores se refleja en su momento, la eficacia de la formación y capacitación impartida, mediante su comparativo con años anteriores. En los cursos se realiza una evaluación del evento, que permite calificar al instructor, al material proporcionado, a las instalaciones y logística, este formato es de libre diseño y sin codificación alguna para el SGC. Los cursos de capacitación que se lleven a cabo a través del Instituto de Profesionalización de los Servidores Públicos del Poder Ejecutivo del Gobierno Estado de México, serán los responsables de la evaluación y resguardo de documentos, relacionados con el evento, enviando únicamente la constancia original de asistencia al curso a la Subdirección de Desarrollo y Administración de Personal. Versión:1 Página 4 de 6 Sistema de
Desarrollo de Personal PROCESO DE CALIDAD Adicionalmente, a fin de garantizar el ambiente de trabajo propicio para el logro de los objetivos se pueden efectuar acciones de bienestar social tales como: actividades deportivas y culturales que permitan un adecuado desarrollo del personal. La encuesta de Clima Organizacional (FO DF 11) es aplicada por la Subdirección de Recursos Humanos en coordinación con la Dirección de Finanzas arroja información que es analizada en las Reuniones de Revisión y Evaluación de la Coordinación (PC DF 02) y el resultado es utilizado para mejorar el ambiente de trabajo en la Dirección de Finanzas, a través del establecimiento de acciones de los jefes inmediatos y del responsable del área de control de personal que puedan corregir las posibles desviaciones y promover el desarrollo del personal. Registros Los registros serán resguardados por la Subdirección de Recursos Humanos y por la secretaria del Comité en la Carpeta del Programa Anual de Capacitación donde se incluya entre otros: Detección de Necesidades de Capacitación Memorias de Capacitación Evaluación sobre desempeño del personal Acciones emprendidas derivadas del diagnóstico de clima organizacional, indicadores, auditorias internas, encuestas con clientes, reuniones de revisión y evaluación con la Dirección. Propuesta de Cursos de Capacitación Programa Anual de Capacitación Autorizado. De la capacitación impartida en la Dirección de Finanzas se debe contar con los siguientes registros, cuando menos: Lista de asistencia Evaluación del evento (en su caso) Evaluación de aprendizaje (en su caso) Copia del material entregado Constancia de participación Versión:1 Página 5 de 6 Sistema de
Cabe mencionar que con el propósito de tener certeza sobre el personal responsable de las actividades, se cuenta con una Relación de Personal que participa en el SGC (FO DF 12), el cual es actualizado de manera constante por los titulares o responsables del área Versión:1 Página 6 de 6 Sistema de