SISTEMA DE DOCUMENTOS KEPLER
Sistema de documentos Kepler La estructura central de operación del ERP Kepler se basa en documentos. Es decir, todas las operaciones de los diversos módulos tales como cotización, pedido, factura, orden de compra, orden de entrada, devolución, cobro, pago, comprobación de gastos, etc., son en realidad Documentos Kepler, y aunque pertenecen a distintos módulos, comparten una estructura general básica. Ej: todos los documentos tienen una fecha de creación, pertenecen a una sucursal en específico, tienen un monto, un saldo, especifican una moneda de referencia, etc. El sistema de documentos de Kepler permite definir y actualizar toda la información contable y financiera así como también estructurar y organizar el sistema de información para obtener estadísticas de diferentes clases. Cómo se identifica cada documento de Kepler? Cada documento y cada operación que sucede en el sistema, por ejemplo la factura, se identifican de forma única por una combinación de: género, naturaleza, grupo y tipo. Cómo se puede apreciar en la siguiente figura la clasificación del documento se encuentra en la parte superior derecha de la pantalla, y podemos ver que el documento que identifica a la factura es UD0501 seguido del folio del documento, donde U es el género, D es la naturaleza, 05 es el grupo, 01 es el tipo de documento. Pantalla de factura
Si revisamos otra opción, por ejemplo, cheque de alta a proveedor, el documento que lo identifica es: XD2501. Donde X es el género, D es la naturaleza, 25 es el grupo y 01 es el tipo. Pantalla de cheque a proveedor
Toda la definición y el control de documentos de Kepler se encuentra en: Mantenimiento>Generales>Catálogos>Tipos de operación>catálogo de documentos DOCUMENTOS El género del documento identifica a qué módulo pertenece el documento y también se refiere a la información que genera dicho documento, donde U es para cuentas por cobrar o clientes, X para cuentas por pagar o proveedores, N para todos aquellos que no tienen que ver con las anteriores, por ejemplo, inventarios.
La naturaleza del documento identifica si es un documento deudor o acreedor, (Aumenta o disminuye el monto de las cuentas contables y saldos de clientes/proveedores), y si es de entrada o salida de inventario. El grupo nos permite agrupar un conjunto de documentos. El tipo identifica el tipo específico del documento (para ese género- naturaleza-grupo) Para ver que otros grupos existen hay que posicionarse sobre el campo de grupo y presionar la tecla F9, donde aparecerá la pantalla de búsqueda, si se deja en blanco el campo de búsqueda y se presiona enter se podrán ver todos aquellos grupos que pertenezcan al género y naturaleza seleccionadas. Lo mismo sucede para el campo de tipo.
Afectaciones En la parte de afectaciones se define qué base de datos afecta y qué estadísticas genera cada documento de Kepler. Base de datos: - Contabilidad. Se generan pólizas contables. - CXC o CXP. La manera en que se decide si afecta CXC o CXP depende del género del documento. En el caso de la factura, el género del documento es U, por lo que afectará la base de datos de CXC. - Inventario. Si genera entradas y salidas de inventario. - Estadísticas: o Vtas/Compr. Si genera estadísticas de venta o de compra o Devol: Devoluciones o Bonif: Bonificaciones o NtCargo: Notas de cargo o NtCred: Notas de crédito o Cob/Pago: Cobros o pagos Así mismo permite modificar el porcentaje de retención, IVA y retención de IVA. El archivo folio es el archivo que controla el consecutivo de los folios del documento. Restringe movimientos en rojo: Si está activada esta opción, cuando no hay existencia en el inventario de determinado producto, no permite facturar o dar salidas del inventario. Aplicación contable: El sistema permite generar pólizas de Ingresos (I), Egresos (E), Diario (D), así como definir las cuentas contables de cargo, abono, IVA, retenciones y cuentas extras
Pueden existir documentos que no tengan afectación contable, por ejemplo el pedido (UD4001). Cada evento económico debe tener un documento, por ejemplo, cotizaciones, cobros, compras, pagos, etc.