333 ALERTRAN-PADUA PACKAGE & DELIVERY Transporte, Información y Tecnología Tres actividades íntimamente ligadas y necesarias para la concepción de la empresa moderna. ALERTRAN PADUA es la aplicación más evolucionada del mercado. En entorno Web, gestiona en tiempo real todas las áreas funcionales de la empresa de transporte y distribución, y toda la red de centros de trabajo, siendo la información transparente para toda la cadena logística. Integra plenamente al CLIENTE tanto a nivel de grabación de servicios (Ordenes de Recogida/expediciones) como a nivel de TRACKING y calidad de servicio.
Qué es ALERTRAN PADUA ALERTRAN PADUA es una aplicación diseñada especialmente para empresas de transporte de carga fraccionada, distribución y grupaje. Gestiona todas las áreas funcionales de la empresa de transporte en la que todas las plataformas y centros de producción operan en tiempo real contra la misma BBDD, garantizando la integridad y transparencia de la información. Todos los procesos de trabajo (recepción de mercancía, certificación de carga y descarga de vehículos de larga distancia, asignación a repartos etc.) se ejecutan mediante terminales de lectura de códigos de barras, de manera que se desencadenan las actuaciones, procesos y documentación de manera automática: cierre de camiones, carta de porte etc PROCESOS DE LECTURA RECEPCION MERCANCÍA CARGA/DESCARGA VEHICULOS LARGA DISTANCIA ASIGNACIÓN REPARTOS INVENTARIOS La explotación de la aplicación se realiza a través de Internet, permitiendo integrar en tiempo real toda la cadena logística: clientes, red de transporte, proveedores y resto de agentes que intervienen en el servicio. ALERTRAN PADUA está totalmente orientada a la gestión del bulto, que adquiere entidad propia dentro de la expedición, permitiendo una gestión propia a nivel de Página 2 de 28
recepción, carga de vehículos de arrastre, entregas parciales e incidencias. Incorpora un sistema de control y trazabilidad de la distribución mediante terminales ópticos. Gestión orientada al bulto Salidas / Llegadas (Carga fraccionada) Repartos (Entregas parciales) Incidencias a nivel de bulto A quien va dirigido ALERTRAN PADUA es un sistema creado para Organizaciones de transporte de carga fraccionada cuyo componente principal estriba en la descentralización de la gestión por centro de trabajo (delegaciones), donde se controla y se efectúa el seguimiento de las expediciones de salida y llegada. A un nivel superior, existe una Central que asume funciones de CONTROL DE CALIDAD de toda la organización, Central de contratación de camionajes, Central de reembolsos y Central de explotación de negocio. Interacción con el cliente La organización de empresas de transporte y distribución requiere alta velocidad de proceso de su información para asegurar el servicio de sus productos de distribución, bien entendido que las demandas de los clientes se concretan en servicios de 24/48 horas y con servicio de entrega garantizada. Página 3 de 28
Partiendo de los productos de la empresa de transporte, ALERTRAN segmenta sus funcionalidades respecto al servicio en diferentes departamentos: ALERTRAN PADUA segmenta sus funcionalidades respecto al servicio en diferentes departamentos. Tablas maestras: Delegaciones, rutas, clientes, tarifas etc Atención al Cliente: Recogidas, expediciones, etiquetaje, tracking, incidencias Comercial Gestión de recogidas Recepción/certificación de mercancía Salida Larga distancia: Planificación de Rutas, Carta de Porte, Hoja de Ruta Llegadas destino Asignación/Control reparto Flota capilar Gestión de Estacionados Reembolsos Conformes de entrega Calidad Administracion: facturación clientes, liquidación proveedores (autónomos, arrastristas) Liquidación inter plataformas Estadísticas Página 4 de 28
Entorno de desarrollo J2EE RAD Java: Eclipse, Intellij RAD Html: DreamWeaver, UltraEdit Reports o Active Reports, Jasper Reports o Listados: Html, PDF o Etiquetas: Impresión directa (Applet firmado digitalmente) o Abierto: Crystal Reports, Bussines Objetc Interfaces o Integración mediante RMI Otros recursos Uso de PL/SQL en Paquetes XML CSS Parametrización o Por fichero de properties o Idiomas Nivel Log Configurable o Info o Warm o Debug Página 5 de 28
AREAS FUNCIONALES RECOGIDAS Gestiona tanto las ordenes recibidas esporádicamente y/o recogidas fijas que requieren en día/hora/semana concreta, así como las recogidas solicitadas para efectuar en otras plazas. ALERTRAN PADUA, asigna los recursos necesarios para el cumplimiento de servicio, establece ratios de calidad y control de costes. Los vehículos están conectados con su base por medio de dispositivos GPRS, con comunicación bidireccional de asignación y confirmación de las órdenes de servicio. En el momento de realizar la orden de recogida se imprimen etiquetas identificativas de los bultos; la entrega se certifica mediante la lectura de los bultos y la captura de la firma del destinatario. Página 6 de 28
INTEGRACIÓN CLIENTE Es un servicio que permite a diferentes clientes integrarse en la intranet corporativa de la compañía de transportes para permitir grabar órdenes de recogida, expediciones, emitir etiquetas y realizar un seguimiento del estado de la expedición hasta la entrega final (tracking), el sistema posibilita variar las condiciones de entrega e interactuar cuando aparezcan incidencias en el servicio. Por último, ALERTRAN PADUA informa de identickets, fecha y hora de entrega y la visualización del documento de entrega al consignatario. Opcionalmente puede obtener una prefactura de los servicios contratados. GENTRAN es una herramienta que permite estandarizar los ficheros generados por los clientes en distintos formatos y estructura al estándar de ALERTRAN PADUA. Realizando su conversión de manera automática. El directorio se revisa continuamente y en caso de haber nuevos ficheros, son procesados automáticamente. Página 7 de 28
GENTRAN Página 8 de 28
RECEPCION DE MERCANCIA La recepción de bultos permite su certificación, identificando peso y volumen para su tasación, así como el control de producción y calidad de servicio de la flota asignada. Al llegar el vehículo de recogidas a la plataforma el sistema permite una validación de todos aquellos bultos que han sido etiquetados por el cliente mediante terminales portátiles que incorporan un escáner de lectura. LECTURAS RECEPCION VALIDACIÓN DE BULTOS PESAJE Alternativamente puede utilizar un sistema de cintas de clasificación (Sorter) que, además de direccionar los bultos a los tramos de carga correspondientes, informa al sistema ALERTRAN PADUA del peso y volumen exacto que se incorporan a los datos de la expedición, calculando las desviaciones con los datos facilitados por el cliente. Los sistemas de control permiten identificar unívocamente cada uno de los bultos y su contenido, formando parte del seguimiento de la expedición hasta la entrega al consignatario. Página 9 de 28
Una vez recibida, la mercancía pasará al tramo de carga de los vehículos de ruta. En los procesos de carga de vehículos de larga distancia el sistema incorpora dos controles: 1.- Grupajes de mercancía en palets retractilados u otras unidades de carga que incorporan una identificación unitaria con todas las expediciones que contenga. 2.- Lectura de código de barras de cada bulto para la certificación de la carga de los vehículos de larga distancia. La validación (por destino) y certificación de los bultos cargados desencadena en ALERTRAN PADUA el cierre de la carta de porte del servicio, hojas de ruta y en su caso la impresión de albaranes e información complementaria de horarios de recorrido, hora prevista de llegada, etc. CERTIFICACIÓN CARGA LARGA DISTANCIA VALIDACIÓN DESTINO/S LECTURA DE BULTOS CARGA INCIDENCIAS CIERRE DE PRECINTO Página 10 de 28
Las expediciones decepcionadas en la plataforma de clientes no integrados en el sistema son introducidos manualmente en la aplicación, identandose las características del envio, tipo de producto/servicio, observaciones al servicio y generándose las etiquetas de bulto. Página 11 de 28
LLEGADAS COORDINACIONES La información de las expediciones generadas en los distintos orígenes está disponible en tiempo real en las plazas de destino de forma que, con antelación a la llegada de los vehículos de ruta, disponen de toda la información necesaria para organizar y planificar su carga de reparto/distribución. El sistema permite la certificación de la mercancía en la descarga mediante una validación de expediciones y bultos recibidos a través de terminales bach u online y su asignación a los distintos tramos de reparto. Opcionalmente una cinta de clasificación certifica la descarga y distribuye la mercancía a los diferentes tramos de reparto. CERTIFICACIÓN LLEGADAS LARGA DISTANCIA CONTROL ORIGEN VEHICULO APERTURA DE PRECINTO LECTURA BULTOS DESCARGA INCIDENCIAS Cuando llega un vehículo de LD se alimenta al sistema la hora de llegada y las diferentes situaciones de la mercancía, informando de las expediciones pendientes de coordinar y las preparadas para la entrega. Por medio de un programa de análisis de carga, el sistema propone los recursos necesarios para cumplir con los plazos de entrega contratados. Página 12 de 28
REPARTO-ENTREGA Partiendo de una planificación teórica de la carga de la flota capilar de una Plaza, se confirma dicha carga por medio de lectura con Terminal. Esta información esta disponible en tiempo real tanto en la plaza de origen, central de calidad, Web y cliente, de tal forma que en todos los puntos de la cadena se conozca la situación del envío. El repartidor puede realizar la gestión de entregas a través de dispositivos GPRS, certificando la entrega mediante la lectura del código de barras de los bultos, la captura de la firma del destinatario e informando de las posibles incidencias. Finalmente cuando el vehículo llega a la base, produce la liquidación económica y el sistema desencadena los apuntes contables derivados. Aquellos servicios que realiza a través de una central de reembolsos quedan también actualizados para producir la liquidación del servicio al remitente. LECTURAS ASIGNACIÓN REPARTOS LECTURA DE BULTOS ORDEN DE TRABAJO ENTRADA ESTACIONADOS Página 13 de 28
Página 14 de 28
TARIFAS ALERTRAN PADUA dispone de un módulo para la confección de las tarifas que se utilizan en todos los procesos de cálculo de la aplicación: Tarifas generales de ruta Tarifas especiales de cliente (kilos, bultos, % de descuento respecto a la tarifa general, % sobre el valor declarado de la mercancía etc.) Tarifa de liquidación de servicios de la Flota Capilar Tarifas de distribución de tráficos entre plazas Detalle de Tarifa Baremos Página 15 de 28
Detalle de Baremo Tarifa de Repartidores Página 16 de 28
Página 17 de 28
ADMINISTRACION El sistema recoge de una forma centralizada / descentralizada los movimientos producidos en el periodo para confeccionar las facturas a clientes a partir de las tarifas especiales de los mismos, siendo posible el diseño de impresión de las mismas en la forma que lo desee cada cliente; por rutas, referencias, expediciones, tipos de servicio, salidas o llegadas, moneda, etc. Página 18 de 28
CALIDAD Para dar servicio corporativo de red y servicio de atención al cliente, existe una única base de datos que recoge el estado de cada envío, así como un histórico de expediciones que refleja el tracking y los eventos que se han producido, así como el histórico de las lecturas realizadas, orden de recogida, asignación, recepción en plataforma, matrícula, carta de porte en la que ha viajado, asignación a reparto, entrega, incidencias. Es Central quien mantiene y administra la tabla de incidencias que constituye el estándar de gestión de calidad de todos los centros operativos y en todos los procesos de gestión. Dependiendo de la infraestructura de soporte que tenga el cliente, el sistema genera información de la calidad del servicio para su envió por e-mail, sms o por cualquier otro sistema de comunicación, hasta integrar con el sistema propietario del cliente. Página 19 de 28
Página 20 de 28
CENTRAL DE REEMBOLSOS Existe de forma corporativa una central que recoge los movimientos de contratación, entrega y liquidación del servicio de reembolsos. Esta central concentra toda la información para liquidar en 24 horas el servicio al cliente. Dispone de un sistema de integración y punteo con banca electrónica para facilitar de forma automática las transacciones de toda la organización. Página 21 de 28
CENTRAL DE EXPLOTACION Actúa como central administrativa de toda la organización de transportes: contratación de camionajes, central de liquidación y gestión de servicios comunes a todos los centros de producción. Al final del periodo produce los estados de explotación de cada plaza, análisis del margen, facturación servicios de distribución / recogida, arrastre y coordinación. Página 22 de 28
Cuadro de Mando REPARTOS Cuadro de Mando RECOGIDAS Página 23 de 28
Cuadro de Mando INCIDENCIAS Página 24 de 28
Página 25 de 28
WEB CLIENTES El sistema dispone de una WEB que concentra en una base de datos los movimientos de expediciones consultables por los clientes, con criterio de expedición, intervalos de fecha, numero de su referencia-albaran o tipo de servicio. Los clientes acceden a la información de sus expediciones bien directamente con su perfil de usuario de ALERTRAN PADUA o a través de la WEB alertran.net. Esta Web permite no solo la consulta por el cliente del status de sus envíos: Tracking, incidencias al servicio, calidad... etc. sino también la ínter actuación de éste con su proveedor de transporte para la solicitud de ordenes de recogidas, grabación de expediciones, denuncia de incidencias o variar las condiciones de sus envíos, integrándose esta información en ALERTRAN PADUA. Página 26 de 28
Consulta de Expediciones Detalle de la expedición Página 27 de 28
Albarán de Entrega ESCANEO ALBARANES Opcionalmente, la aplicación SEDON permite la digitalización de documentos de transporte (Albaran, orden de recogida, imágenes de incidencias ) y otras aplicaciones de gestión para su visualización y explotación (impresión, envío de E-mail) desde ALERTRAN PADUA o desde la Web de tracking. SEDON, está plenamente integrado con ALERTRAN PADUA, permitiendo la captura y digitalización de documentos desde la Gestión de Recogidas, el Control de Repartos y la Gestión de Incidencias al Servicio. Página 28 de 28