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Emilio Prado Guzmán
hace 8 años
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2 1 Gestión de contactos y socios Gestión de Asociaciones es una solución informática que integra toda la información de socios, servicios y gestión económica. La solución de facilita la comunicación con asociados mediante una potente herramienta de envío de comunicaciones, circulares y boletines. Por otro lado, la solución dispone de una Web pública y Extranet privada, donde los asociados pueden consultar y actualizar su información, inscribirse a cursos, descargarse sus facturas, etc. Contactos y Socios La solución recoge todos los datos administrativos, tipología del socio, actividad profesional, grupos a los que pertenece, comisiones en las que participa, empresas a las que pertenece, tipo de cuota (calculada automáticamente en base a los criterios de cada asociación), etc. Nos permite la consulta de los datos económicos, los conceptos facturables pendientes y los cobros asociados al socio. Asimismo, la herramienta nos avisa si un socio no está al corriente de la cuota o si tiene pendiente algún cobro. Los asociados pueden participar en diversas comisiones o áreas de trabajo con diferentes roles. Gestión de las diferentes comunicaciones mantenidas con un socio. Llamada, envío de correo electrónico, fax, etc. Registro de todos los movimientos relevantes que se realicen con el socio. Permite gestionar la documentación vinculada a un socio, tanto lo aportado para asociarse como aquello que sea relevante a nivel documental. La información sobre personas y entidades que se alimenta en esta aplicación es el origen de información del resto de aplicaciones de la solución.

Por otro lado, la solución dispone de una Web pública y Extranet privada, donde los asociados pueden consultar y actualizar su información, inscribirse a cursos, descargarse sus facturas, etc.

3 La aplicación dispone de de unas opciones de menú que nos permiten explotar la información organizada en Entidades y Contactos. Comunicaciones y Envíos Permite localizar y registrar las comunicaciones mantenidas con las distintas entidades y contactos. Además de las comunicaciones dadas de alta manualmente, la aplicación genera automáticamente un registro cada vez que se realiza alguna gestión con el asociado. Se pueden generar y enviar s de forma individualizada o masiva, así como generar ficheros de Excel o Word cruzados con los datos de entidades o personas. La solución de Gestión de Asociaciones cumple con la LOPD 15/99 de 13 de diciembre.

Además de las comunicaciones dadas de alta manualmente, la aplicación genera automáticamente un registro cada vez que se realiza alguna gestión con el asociado.

4 Informes Esta utilidad nos permite configurar filtros, de forma que se obtiene un grupo de personas o entidades que cumplen una serie de condiciones establecidas. Existen informes: Predefinidos, que están establecidos de antemano. Algunos, ofrecen la posibilidad de introducir determinados parámetros para generar listados más precisos; y Bajo demanda, permite crear agrupaciones de personas o entidades en base a una serie de características seleccionadas en un filtro. En base a este filtro, se puede generar un informe con los datos que se deseen de esas personas o entidades, y utilizarlos para generar envíos masivos desde la herramienta de envíos. Al acceder al apartado de informes bajo demanda la aplicación nos presenta una pantalla con los datos básicos del filtro y, organizados por pestañas, los controles que nos permiten configurar el filtro. Una vez establecidos los criterios de búsqueda y pulsando en "resultado" obtenemos los datos deseados, es decir, el conjunto de personas o entidades que cumplen dichos criterios.

Algunos, ofrecen la posibilidad de introducir determinados parámetros para generar listados más precisos; y Bajo demanda, permite crear agrupaciones de personas o entidades en base a una serie de

5 2 Gestión de Cuotas y Facturación Facilita la gestión económica de la Asociación. La solución de Gestión de Asociaciones se integra con los principales programas de contabilidad del mercado: Contaplus, Logic, Navision, Eurowin, A3... Facturas de venta Se gestionan las facturas de venta en el día a día de la Asociación. Podremos dar de alta, modificar, eliminar y rectificar todas las facturas de los servicios ofrecidos por la Asociación. Al crear una nueva factura, y tras introducir los datos de la Factura/Recibo, se podrán crear también los cobros relacionados.

Eurowin, A3... Facturas de venta Se gestionan las facturas de venta en el día a día de la Asociación.

6 Cobros Consulta y gestión de todos los cobros. Las diversas funcionalidades que podemos encontrar son: Actualización de Forma de Cobro, Nº Documento y fecha de Cobro Generación de Remesas Creación de Fichero: Muestra una lista con todas las remesas generadas hasta el momento y permite volver a generar el fichero de la remesa seleccionada. Devolución de cobro: Se genera un cobro negativo para anular el inicial y se generará un nuevo cobro con estado pendiente. Generar Facturas Se crean las Facturas de Venta y Recibos junto con los cobros correspondientes de los Servicios que se ofrecen. Los datos que se muestran son items pendientes de facturar que se generan desde los correspondientes módulos de forma automática. Hay varias posibilidades para generar facturas: Generar Facturas Individuales: por cada línea seleccionada se genera una factura con su cobro relacionado. El cobro tendrá la forma del cobro indicado en la línea. Generar Facturas Agrupadas: se agrupan las líneas por cliente, forma de cobro, período de facturación y servicio. Se generarán tantas facturas/recibos y cobros como agrupaciones hubiera. Generar Cuotas Seleccionando el periodo de la cuota que se desea generar y la fecha con la que deben generarse las facturas, se inicia el proceso de facturación para todos los socios que tengan los datos necesarios para ello. Al finalizar el proceso, se indicará si han quedado facturas pendientes por falta de datos para generarlas, y mediante un filtro se listarán aquellas a las que no se les ha podido generar la cuota.

remesas generadas hasta el momento y permite volver a generar el fichero de la remesa seleccionada.

7 3 Planificación y Gestión de Eventos La finalidad de este módulo es gestionar y registrar los cursos, jornadas, eventos y actividades, así como sus inscripciones, materiales necesarios, salas y facturas asociadas. Asimismo, se pueden gestionar las asistencias y expediciones de certificados y la comunicación con las personas implicadas en todas las actividades que se realicen en la Asociación. La solución de agiliza la planificación y gestión de eventos, tanto lúdicos como formativos: planificación, organización, envío de notificaciones, gestión de inscripciones y listas de espera así como la posterior gestión de cobros. Integra la información con la ficha del asociado, gestión de cobros y sobre todo, se integra con la zona privada de la Web de la asociación donde se publicita el evento y se permite la inscripción al mismo de los asociados y no asociados, según se defina en el público destinatario de la actividad. La solución permite enviar notificaciones por con código de barras y cuenta con una aplicación independiente para gestionar la asistencia in-situ que es capaz de leer dicho cógigo de barras, agilizando así el control de asisencia. Gestión de Eventos Datos Generales: podemos visualizar y mantener los datos relativos al objetivo del evento, nombre del ponente y entidad, documentación necesaria, fechas de inscripción y de publicación en la Web, horarios, tarifas, etc. Programa: Nos permite redactar cómo será la jornada del evento y dar de alta las diferentes actividades. Inscripciones: gestión de las inscripciones, altas, modificaciones o bajas al evento. Se pueden generar listados de todos los inscritos, generar documentos de solicitud para el evento y listar firmas con DNI de todos los inscritos. En la parte inferior se muestra un resumen de los datos principales y las inscripciones como el aforo libre o las inscripciones realizadas. Podemos enviar notificaciones a las personas inscritas, vía correo electrónico o sms.

Asimismo, se pueden gestionar las asistencias y expediciones de certificados y la comunicación con las personas implicadas en todas las actividades que se realicen en la Asociación.

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