OBJETIVO: Definir los pasos a seguir para realizar el recibido, registro, digitación, y archivo de los documentos virtuales que ingresan a la unidad de registros provenientes del ALCANCE: Aplica para todos los documentos que ingresan a la unidad de registros públicos y asuntos jurídicos, incluidos los documentos tramitados a través del RUE. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO: ADMINISTRADOR DEL ARCHIVO: Recibe imágenes de la Cámara de Comercio de origen y/o PAC; para el caso de cambios de domicilio, debe enviar el expediente completo Crea una carpeta con los archivos recibidos y se renombra con el nombre de la persona natural, sociedad o entidad sin ánimo de lucro. Envía por correo al abogado que corresponda todo el expediente. Envía correo a la Cámara de origen solicitando información adicional, si es el caso. Almacenan los archivos virtuales por el programa SII de acuerdo a cada documento registrado, indexando el número de matrícula o inscripción, identificación, fecha de registro, número de registro, etc. Lleva un inventario en un listado virtual de las solicitudes de cambios de domicilio (razón social abogado responsable del registro- fecha de solicitud fecha registro - matricula asignada almacenado en el SII observaciones) ASESOR (*): Para los cambios de domicilio radica por SIREP, genera los recibos según instrucción del administrador del archivo y genera los códigos de barras por la cantidad de reformas y actos registrados de la sociedad o persona natural con el fin de que poder asignarse y registrarse los códigos del cambio de domicilio por parte del abogado TÉCNICO DE REVISIÓN, REGISTRO Y REPARTO O JUDICANTE: Recibe documentos ingresados a través de los PAC o del Administrador del archivo, por medio del correo electrónico. Relaciona los códigos de barras en la planilla de entrega de documentos Asigna a través del SIREP los códigos de barras correspondientes al documento. Reenvía las imágenes a través del correo institucional, al funcionario encargado de registrar el documento Página 1 de 5
Todos los días se debe generar la base de datos que permita identificar qué documentos con códigos de barras se encuentran pendientes por asignar; la base de datos se genera por el perfil de abogado, opción Mvto de documentos, la cual se guardará en la carpeta que se encuentra almacenada en el escritorio del equipo con el nombre de Control de documentos/listado diario. ABOGADO (*): Recibe documentos ingresados a través del RUES o a través de los PAC, por medio del correo electrónico, para el cambio de domicilio contacta al usuario para el pago de derechos correspondientes (cuando sea el caso). Verifica que el documento reúna todos los requisitos de ley con el fin de proceder a su registro Si el documento NO cumple con los requisitos de ley para proceder a su registro, se da estado devuelto al código de barras a través del SIREP elabora requerimiento por escrito y se relaciona en planilla de entrega de documentos para el Área de archivo si se trata de documentos del RUES, o si son documentos de PAC se envía el requerimiento al PAC respectivo por correo electrónico. En el calendario del correo institucional debe grabar alarma dentro del mes exacto para recordar fecha en que se debe elaborar Resolución por Desistimiento Tácito, si es del caso. (La Resolución se realiza siempre y cuando el usuario después de 1 mes no ha reingresado nuevamente el documento). Si el documento SI cumple con los requisitos de ley para proceder a su registro, afecta el registro correspondiente en el sistema, redacta noticia, sella virtualmente el registro por el SII y envía el documento por correo electrónico al área de certificados. Cuando se realiza inscripción de una sociedad, matriculas de establecimientos de comercio, agencias o sucursales recibidas a través del RUES, envía por correo electrónico el documento a la Coordinadora CAE con el fin de hacer reporte a las demás entidades correspondientes. COORDINADOR ÁREA DE CERTIFICADOS / AUXILIAR DE DIGITACIÓN Y CERTIFICADOS: Se reciben las imágenes por correo electrónico y son reasignados dentro del área para su digitación Se revisa la fecha de matrícula y se digita en caso de ser Persona Jurídica en el SIREP Se revisa si aplica a los beneficios de la ley 1429 Página 2 de 5
Se revisa los años renovados y se actualiza dicha fecha en SIREP Se digita el NIT en el SIREP Se verifica que la matrícula se encuentre cancelada en la otra Cámara de Comercio Se digita todo el expediente en el SIREP de acuerdo a los documentos aportados, en caso de ser Persona Jurídica se debe verificar contra el último certificado generado en la otra Cámara de Comercio Se verifica que si existen establecimientos de comercio ya inscritos en la Cámara con el fin de actualizar el vínculo con la nueva matrícula de la sociedad Se finaliza el código de barras en el SIREP Se envía correo electrónico con las imágenes del cambio de domicilio al Administrador del Archivo con copia al Asesor designado y al Coordinador de Certificados. El Coordinador de Certificados guardará la carpeta con los documentos soportes CAMBIOS DE DOMICILIO CUANDO SE VAN DE NUESTRA JURISDICCIÓN ABOGADO: Aplica el misma procedimiento anteriormente citado o el procedimiento de documentos físicos dependiendo de la forma cómo reciba el documento para su revisión y registro COORDINADOR ÁREA DE CERTIFICADOS / AUXILIAR DE DIGITACIÓN Y CERTIFICADOS: Antes de ingresar el documento del cambio del domicilio se debe generar un certificado y guardarlo en una carpeta con el número de la matrícula de la sociedad Una vez el documento del cambio del domicilio se ha registrado (físico o virtualmente) y se recibe en el Área de Certificados se le da la publicidad respectiva en el certificado Verificar que el certificado contenga solamente lo siguiente: Razón Social y su historia Página 3 de 5
Cambios importantes ( Ej: Fusiones, Transformaciones, etc) Certificación del cambio del domicilio Se genera un nuevo certificado después del cambio de domicilio Se envía correo electrónico con las imágenes del cambio de domicilio y con los dos certificados generados al Administrador del Archivo con copia al Coordinador de Certificados. El Coordinador de Certificados guardará la carpeta con los documentos soportes TÉCNICO DE REVISIÓN, REGISTRO Y REPARTO O JUDICANTE: Recibe diariamente los documentos trabajados por el Área de Digitación y Certificados Recibe los documentos en la planilla virtual Recibe correo del área de certificados donde informan el cambio de domicilio con el certificado del antes y el después del registro del cambio de domicilio. Crea una carpeta con todos los documentos registrados de la matrícula de la persona jurídica o persona natural. Prepara el expediente con todos documentos presentados e inscritos por la persona natural, sociedad o entidad sin ánimo de lucro. Identifica el correo de la Cámara de Comercio Destino y envía los archivos por correo relacionando cada uno de los archivos enviados. Imprime el correo enviado y lo almacena en la matrícula de la persona jurídica o persona natural como soporte de envío de los documentos. Se escanean y almacenan por el programa SII los documentos, indexando el número de matrícula, identificación, fecha de registro, número de registro, etc. Lleva un registro en un listado virtual de los cambios de domicilio (razón social Cámara Destino- matricula - fecha de correo soporte de envío en SII - observaciones. TRÁMITES RUES COMO (CÁMARA RESPONSABLE) ADMINISTRADOR DEL ARCHIVO: Verifica en el sistema la radicación de los trámites que han ingresado por otras Cámaras y el estado en el que se encuentra el documento. Recupera la imagen, la cual queda almacenada automáticamente en la unidad (I) del equipo del Administrador del archivo Página 4 de 5
Identifica el número interno con el cual han grabado el documento y procede a la conversión de firmas electrónicas Verifica el documento en el sistema y envía por correo electrónico al Abogado, técnico de reparto, revisión y registro o al asesor según sea el documento. Hace seguimiento al trámite del documento ingresado, verificando en qué estado se encuentra el documento (05, 06, 10, 11) en el libro de documentos ingresados RUE. Recibe del abogado, técnico de reparto, revisión y registro o asesor la devolución física del documento Se verifica en el sistema el estado del numero único, escanea y Envía devolución del documento Renombra el archivo, con el número único y lo almacena en la carpeta de devoluciones enviadas del Rue Recibe del abogado o técnico de reparto, revisión y registro el rotulo físico correspondiente al registro del documento Identifica el número único y almacena el documento en el SII, se escanea e indexa al respectivo rotulo a la imagen, si así lo requiere ABOGADO / ASESOR Aplica el mismo procedimiento citado en el primer ítem de este manual (*) FECHA VERSIÓN CONTROL DE CAMBIOS CAMBIOS CON RESPECTO A LA VERSIÓN ANTERIOR 1 Aprobación Del procedimiento QUIÉN APRUEBA EL CAMBIO Directora Unidad de Registros Públicos Página 5 de 5