GUÍA PARA LA PARTICIPACIÓN EN EVENTOS COMERCIALES 1. Definición del objetivo El principal interrogante que se debe resolver es Qué quiero lograr con la participación en el encuentro empresarial, definir un objetivo claro que se pretenda alcanzar, con el fin de que todas las estrategias y recursos estén encaminados y dirigidos correctamente al cumplimiento de este objetivo. OBJETIVO Escriba en este espacio el objetivo principal que desea alcanzar la empresa con la participación en el encuentro. Ejemplo: Generar contactos efectivos y cierre de negocios. Conocer directamente las novedades de productos, materias primas e insumos y herramientas. Generar una base de datos con los visitantes y posibles clientes para generar posteriormente una estrategia de promoción. Actualizar mis productos según las tendencias y necesidades del mercado. Estrechar lazos con los clientes actuales Aumentar la visibilidad de la empresa dentro del sector 2. Obtenga una idea clara de lo que desea ofrecer o adquirir Tener claridad y conocer las características especificas de lo que desea ofrecer o adquirir le otorga un mayor control de las situaciones, enfocar sus presentaciones basándose en sus atributos o beneficios, u obtener mejores resultados a la hora de buscar los productos o servicios que requiere.
OFERTA - DEMANDA Escriba en este espacio una idea clara de lo que desea ofrecer o adquirir. Tenga en cuenta lo siguiente: Productos o servicios Al analizar los aspectos principales de sus productos puede determinar algunos atributos clave que pueden beneficiar a sus potenciales clientes. Factores diferenciales Necesidades del Cliente Especificaciones o características puntuales de cada producto o servicio que se desea adquirir u ofrecer. Tabla de precios variables según tipo de negociación. 3. Establezca previamente sus límites de negociación en cuanto a precio, cantidad, especificaciones y demás Es importante tener claridad de los recursos o los limites que la empresa tiene, saber cuánto está dispuesto a ofrecer por un producto, conocer su capacidad de producción o respuesta, con el fin de saber si realmente está en condiciones de efectuar negociaciones. ALCANCE Tenga presente las condiciones de lo que previamente definió que desea obtener u ofrecer: Tiempos de respuesta Cantidades mínimas Establezca limites de precios para las negociaciones (mínimo y máximo) Requerimientos técnicos o de calidad Garantías o términos de clausulas 4. Ficha del evento Es importante que identifique previamente las principales características del encuentro en el que va a participar, con el fin de establecer y definir los elementos o estrategias que desarrollará para este.
FICHA DEL EVENTO Identifique las principales características del evento en el que va a participar: Tipo de evento Descripción del evento Antecedentes o versiones anteriores del evento Perfil de expositores (listado de participantes) Público objetivo (empresarios, clientes, compradores, proveedores, estudiantes, productores, instituciones) Fecha y horario del evento Quien organiza Otros eventos o actividades simultáneas a la feria (capacitaciones, ruedas, charlas, entre otras) Patrocinadores Modalidades de participación (costos o clases de inscripción) 5. Herramientas gráficas Defina las herramientas gráficas o elementos publicitarios que exhibirá durante el evento ELEMENTOS GRÁFICOS Establezca los elementos publicitarios o herramientas gráficas que apoyarán la participación de su empresa durante el evento comercial: Tarjetas de Presentación Brochures Volantes Pendones Obsequios o suvenires Personal necesario para apoyo al evento identidad corporativa del personal (coherencia entre material grafico, diseño de los espacios y presentación del personal de apoyo)
6. Aspectos generales Existen algunos aspectos que deberá de considerar con el fin de participar efectivamente en un encuentro empresarial. ASPECTOS GENERALES A TENER EN CUENTA Cumplir las citas previamente agendadas No abandonar la cita Sea puntual, llegue con tiempo para identificar con quien se va a sentar a negociar Llamar a la persona por su nombre Apoyarse en el personal organizador Vístase de acuerdo a la ocasión Esté preparado para atender sus citas Demuestre interés y entusiasmo, sea persuasivo Tenga su material impreso a la mano Evite distribuir folletos y material publicitario a todo el mundo 7. Actividades post evento Existen actividades posteriores a la participación en el encuentro empresarial, necesarias para la consecución de contactos o para el cierre de negocios. SEGUIMIENTO Cumplir los compromisos generados durante la cita Hacer seguimiento con los contactos Clasifique a sus contactos por nivel de importancia e interés Enviar información complementaria de la empresa o de los productos ofrecidos durante el encuentro. Propiciar encuentros posteriores al evento. Evaluar internamente los resultados obtenidos en el encuentro empresarial, con el fin de efectuar las acciones u opciones de mejora correspondientes. Prepare un plan de citas y compromisos postventa (envié cotizaciones, muestras y fichas técnicas). Evalué las posibilidades de implementar mejoras sugeridas a su producto.
Para más información comuníquese con: CARLOS ANDRES ALZATE LOPERA Profesional en tutoría comercial carlos.alzate.@camaramedellin.com.co 4548410 ext. 646