ILUSTRE MUNICIPALIDAD DE DIRECCION DE CONTROL S OPERATIVA DICIEMBRE 2011 Auditoria operativa a los procedimientos e inventario a la Bodega Central DAO por insumos DIDECO Departamento de Programas Sociales. ]
Páginas: 1 de 10 17-03-1411-01-12 OPERATIVA A LAS BODEGA CENTRAL DE LA DAO A LOS INSUMOS DIDECO- EMERGENCIA EQUIPO DE TRABAJO Acorde al Art. 29 de la Ley Orgánica Municipal N 18.695 y en base de las facultades de la Dirección de Control le corresponde realizar auditorías operativas internas. NOMBRE PROFESION CARGO Sergio Cárdenas Araneda Administrador Público Encargado de Auditoría Apoyo Administrativo Carlos Miranda Ramos PROFESIONAL RESPONSABLE Contador Auditor Jefe Departamento Auditoria OBJETIVO GENERALES DE LA AUDITORÍA Comprobar la existencia física de los insumos y materiales depositados en la Bodega Central de la Dirección de Aseo en custodia y bodegaje por la Dirección de Desarrollo Comunitario De su Departamento Social y evaluar el cumplimiento de la normativa en el proceso de salidas y entradas y comprobar si los objetivos y procedimientos para su entrega custodia y conservación son los adecuados
Páginas: 2 de 10 17-03-1411-01-12 1.- NORMATIVA LEGAL LOS DECRETOS CON FUERZA DE LEY N 1-19.704 del Ministerio del Interior; Subsecretaría de Desarrollo Regional y Administrativo (Diario Oficial de 3 de mayo de 2002) que FIJA EL TEXTO REFUNDIDO, COORDINADO, SISTEMATIZADO Y ACTUALIZADO DE LA LEY Nº 18.695, ORGÁNICA CONSTITUCIONAL DE MUNICIPALIDADES 1.3 Y EL DECRETO: N 179 SECC. 1ra. QUE APRUEBA REGLAMENTO DE ORGANIZACION INTERNA DE LA I. MUNICIPALIDAD DE de fecha 06. 03.2000. Y La ley marco o fundamental en la materia, es la LOC. N 18.695, de Municipalidades que establece las funciones y atribuciones que le corresponden a las municipalidades, la que norma su patrimonio, financiamiento y régimen de bienes, la que dispone la organización interna, las disposiciones generales aplicables a su personal y la fiscalización a la que están sujetas. TITULO I DE LA MUNICIPALIDAD Párrafo 1º Naturaleza y constitución Artículo 1º.- La administración local de cada comuna o agrupación de comunas que determine la ley reside en una municipalidad. Las municipalidades son corporaciones autónomas de derecho público, con personalidad jurídica y patrimonio propio, cuya finalidad es satisfacer las necesidades de la comunidad local y asegurar su participación en el progreso económico, social y cultural de las respectivas comunas. Párrafo 2º Funciones y atribuciones Artículo 3º.- Corresponderá a las municipalidades, en el ámbito de su territorio, las siguientes funciones privativas: a) Elaborar, aprobar y modificar el plan comunal de desarrollo cuya aplicación deberá armonizar con los planes regionales y nacionales; b) La planificación y regulación de la comuna y la confección del plan regulador comunal, de acuerdo con las normas legales vigentes; c) La promoción del desarrollo comunitario; d) Aplicar las disposiciones sobre transporte y tránsito públicos, dentro de la comuna, en la forma que determinen las leyes y las normas técnicas de carácter general que dicte el ministerio respectivo
Páginas: 3 de 10 17-03-1411-01-12 Este DFL ha procedido a sustituir, en coordinación con el artículo 108 inc. final de la Constitución Política, la referencia que la Ley de Municipalidades, en algunas disposiciones, hacía al plan comunal de desarrollo individualizándolo como plan de desarrollo comunal e) Aplicar las disposiciones sobre construcción y urbanización, en la forma que determinen las leyes, sujetándose a las normas técnicas de carácter general que dicte el ministerio respectivo, y f) El aseo y ornato de la comuna. Artículo 4º.- Las municipalidades, en el ámbito de su territorio, podrán desarrollar, directamente o con otros órganos de la Administración del Estado, funciones relacionadas con: a) La educación y la cultura; b) La salud pública y la protección del medio ambiente; c) La asistencia social y jurídica; d) La capacitación, la promoción del empleo y el fomento productivo; e) El turismo, el deporte y la recreación; f) La urbanización y la vialidad urbana y rural; g) La construcción de viviendas sociales e infraestructuras sanitarias; h) El transporte y tránsito públicos; i) La prevención de riesgos y la prestación de auxilio en situaciones de emergencia o catástrofes; j) El apoyo y el fomento de medidas de prevención en materia de seguridad ciudadana y colaborar en su implementación, sin perjuicio de lo dispuesto en el inciso tercero del artículo 90 de la Constitución Política; k) La promoción de la igualdad de oportunidades entre hombres y mujeres, y l) El desarrollo de actividades de interés común en el ámbito loc Artículo 5º.- Para el cumplimiento de sus funciones las municipalidades tendrán las siguientes atribuciones esenciales: b) Elaborar, aprobar, modificar y ejecutar el presupuesto municipal; d) Dictar resoluciones obligatorias con carácter general o particular; e) Establecer derechos por los servicios que presten y por los permisos y concesiones que otorguen; f) Adquirir y enajenar, bienes muebles e inmuebles; Artículo 29.- A la unidad encargada del control le corresponderán las siguientes funciones: a) Realizar la auditoría operativa interna de la municipalidad, con el objeto de fiscalizar la legalidad de su actuación;
Páginas: 4 de 10 b) Controlar la ejecución financiera y presupuestaria municipal; c) Representar al alcalde los actos municipales que estime ilegales, informando de ello al concejo, para cuyo objeto tendrá acceso a toda la información disponible; Que con fecha 29 de junio del 2011 se remitió desde la Dirección de Control de su Departamento de Auditoria con el oficio N 449 a la Alcaldía, la auditoría operativa realizada a la Dirección de Desarrollo Comunitario especialmente a su Departamento Social. Que con fecha 30 de diciembre 2011 la Dirección de Aseo y Ornato remitió a la Dirección de Control mediante el Memorándum N 590 que tenía como antecedentes el Ordinario N 627 de fecha 31 de agosto 2011 de la Dirección de Control y el Memorándum DAO N 387 de fecha 13.09.11 y el Ordinario N 805 de fecha 24.10.2011, adjuntando Manual de Procedimientos de la Dirección de Aso y Ornato. Este respecto al PROCEDIMIENTO GESTIÓN DE ABASTECIMIENTO Y ADMINISTRACIÓN DE BODEGA y este a su vez indica Las Órdenes de Compra generadas por otras Direcciones Municipales cuyo despacho se realice en la Bodega Central de la Dirección de Aseo y Ornato se incluirán en el control de seguimiento y la entrega de los materiales se realizará contra la presentación de un Memorándum u Orden de Entrega firmado por un jefe de servicio y donde se designe la persona que suscribirá el retiro. El encargado de Bodega Central deberá organizar y distribuir el espacio de bodegaje disponible de tal forma de almacenar los artículos recibidos bajo el adecuado resguardo; que éstos queden protegidos de posibles deterioros por calor o humedad y que la distribución interna de las bodegas permita que se utilicen primero las partidas más antiguas quedando para el final las partidas más nuevas. Los retiros de Bodega Central se realizarán mediante Formulario Orden de Entrega de Materiales foliados, donde se especificará la cantidad y naturaleza de cada elemento entregado, unidad municipal que retira, fecha de retiro y nombre y firma del que entrega y del que recibe. Estarán autorizados para entregar el encargado de bodega o su reemplazante y el retiro lo podrá realizar el jefe de Depto. o la persona que éste designe para tales efectos y que tenga responsabilidad funcionaria.
Páginas: 5 de 10 En el caso de retirar materiales que se almacenan juntos en grandes cantidades y que tienen una salida frecuente o diaria, se podrá llevar una tarjeta de movimiento de materiales, donde se especifique la fecha del movimiento; las cantidades ingresadas; las cantidades entregadas; el saldo a la fecha y finalmente el nombre y firma del que retira. Con el objeto de unificar los medios de control, el movimiento registrado en el mes calendario será ratificado mediante la firma de Órdenes de Entrega de Materiales de la forma antes señalada. Con el objeto de llevar un control expedito y claro de los movimientos de Bodega Central, el encargado deberá mantener actualizado las bases de datos digitales de seguimiento de Solicitudes de Compra emitidas y Ordenes de Compra recibidas. ALCANCE DE LA AUDITORÍA La auditoría considerará la revisión de la estructura organizacional que tiene la Dirección de Aseo y Ornato en especial su Bodega Central, sus procedimientos y en especial aquellos relacionados con la recepción, conservación y entrega de los insumos provenientes de la Dirección de Desarrollo comunitario y sus Programas Sociales. y los procedimientos utilizados en el Proceso de recepción, conservación y entrega de dichos insumos. Junto con lo anterior, se corroborará que los procedimientos se implementen en estos casos, para ello además se realizara una inspección ocular de la Bodega Central de la Dirección de Aseo y Ornato y una verificación de los inventarios existentes relacionados con esta materia Finalmente se verificará si los funcionarios involucrados cuentan con las competencias necesarias para realizar su labor.
Páginas: 6 de 10 Acciones de Auditoría: 1. Acciones de Programación Elaboración de Programa General de Auditoría. Elaboración de Procedimientos específicos. Envío de oficio a unidades a auditar. DETALLE DE LAS ACTIVIDADES REALIZADAS EN LA AUDITORÍA 2. Acciones de Ejecución Reunión de Inicio. Revisión de documentación Visitas a terreno para verificar los procedimientos Análisis de la información Reunión de Cierre. 3. Acciones de ejecución del Informe Elaboración de propuesta de Informe Ejecutivo y detallado. Revisión y corrección de Informe Ejecutivo y detallado. Corrección de informes. Entrega de informes a la Jefatura de la Dirección. Remisión de informe Final al Sr. Alcalde.
Páginas: 7 de 10 OPERATIVA La Dirección de Aseo y Ornato entre otros Departamento tiene el Departamento Administrativo bajo cuya dependencia se encuentra la Bodega Central de Dicha Dirección. El Jefe del Departamento Administrativo es el funcionario de planta grado 9 Juan Carlos Manríquez Román, siendo el encargado de bodega el funcionario auxiliar planta grado 14 José Altamirano Valdés y como ayudante al honorario Nibaldo Navarrete Rodríguez quien figura contratado en el proyecto Construcción y reparación. Que la auditoria operativa realizada por este Departamento a la DIDECO a su Departamento Social informada al Sr. Alcalde con Oficio N 449 de fecha 29 de junio del año recién pasado, entre sus conclusiones determinó que existía un buen manejo en el control de los beneficios y ayudas sociales entregados a la comunidad, contando con sus respectivos respaldos y visación de los responsables en los respectivos procedimientos. Que corroborado lo anterior, era necesario auditar operativa, por no haber estado contemplado en el propósito de lo realizado con la Dirección de Desarrollo Comunitario y sus Programas Sociales, determinar los procedimientos de bodegaje y mantención y entrega de los citados insumos para los Programas Sociales. Que durante el año 2010 se realizo una auditoría a la Bodega Central dependiente de la Dirección de Aseo que entre otras conclusiones determino una diferencia de un insumo que no era de los insumos de Dideco y lo que debería figurar en las tarjetas de existencia, las que a su vez estaban incompletas y que se debían establecer manuales de procedimientos para todas las unidades de la Dirección de Aseo Que el día viernes 6 de enero del 2012, el profesional auditor Sergio Cárdenas Araneda de la Dirección de Control Departamento de Auditoria se constituyo en la Dirección de Aseo y Ornato quién en presencia del Directo de Aseo y Ornato Miguel Vaquero realizó una visita a las bodegas corroborando la existencia de insumos en dicho lugar, verificando de paso la concordancia de dichos insumos con las tarjetas de control de materiales, por cada uno de los artículos o insumos. Se verifico que en la actualidad existente, en dicho centro de bodegaje, la presencia sólo de 8 frazadas consistentes con el documento de respaldo que se adjunta como anexo.
Páginas: 8 de 10 OPERATIVA CONCLUSIONES OPERATIVA Que concordante con el Manual de Procedimiento cada uno de los artículos de uso de los Programas Sociales de Dideco tiene su propia tarjeta la que incluye fecha de entrada, el número de la orden de compra, el número de vale de egreso y una columna de entrada, otra de salida y su saldo respectivo, las que se adjuntan como anexo. Que además, a cada tarjeta esta adicionada una fotocopia de la orden de compra de dicho insumo. Que en la misma bodega existe a la vista una fotocopia del Ordinario N 1103 del 13 de junio del año 2010 donde la Directora de Dideco informa al Director de Aseo y Ornato el listado de funcionarios autorizados para retirar desde Bodega los insumos de Programas Sociales que también se adjunta. Que se comprobó la existencia física de los insumos y materiales depositados en la Bodega Central de la Dirección de Aseo en custodia y bodegaje por la Dirección de Desarrollo Comunitario De su Departamento Social- Que si se esta cumpliendo la normativa en el proceso de salidas y entradas y se compró también que los objetivos y procedimientos para su entrega custodia y conservación eran los adecuados Que ahora existe un Manual de Procedimiento para cada Departamento de la Dirección de Aseo entre ellos lo que dice relación con la entrega de y entrada de cada uno de los artículos de uso de los Programas Sociales de Dideco Sin embargo se debe reparar que el oficio de DIDECO en que informa el personal autorizado para retirar los insumos desde la bodega, esta desactualizado ya que incluye a Juan Vergara Soto, auxiliar a contrata quien ya no trabaja en DIDECO si no en la Dirección de Aseo y Ornato. Que el encargado de Bodega no solo cumple esa función si no que además realiza otras dentro de la Dirección lo que en desmedro de su labor. Que el funcionario a honorario Nibaldo Navarrete Gutiérrez esta cumpliendo en algunos casos labores que no están contempladas en su contrato por lo que dicha situación debería regularizarse-
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