Bureau Veritas Certification Certificación de Cadena de Custodia CdC Informe 1ª Auditoría de Vigilancia IMPRESOS CONOSUR S. A. 30 de junio de 2015
REPORTE DE 1ª VIGILANCIA DE CDC 1. INFORMACIÓN DE LA CADENA CUSTODIA Detalles de la organización gerente/propietario: Nombre de la organización: IMPRESOS CONOSUR S.A. Persona de contacto: Robert Merino Teléfono: 56-2-25563375 e-mail: iconosur@iconosur.cl Ámbito del certificado Nombre de la(s) instalación (es) cubierta(s) por el Pedro León Ugalde 2045, comuna de Santiago certificado: Región: Metropolitana Provincia(s): Santiago Comuna: Santiago El certificado cubre los siguientes productos: IMPRESOS PUBLICITARIOS Fecha de emisión del certificado: Fecha de expiración del certificado: Código de registro del certificado: 2. EL PROCESO DE EVALUACIÓN DE CERTIFICACIÓN Fechas de evaluación: 30 de junio de 2015 Equipo de evaluación: CERTIFICACIÓN El grupo evaluador estuvo compuesto por: 1) Auditor Internacional Líder: A1: Felipe Campos R. 2) Experto Ambiental y Social: 3) Experto en Procesos Forestales y Derivados: Auditor Witness: Carlos Díaz M. Decisión de Certificación: La decisión de CERTIFICACIÓN fue tomada por la Entidad Certificadora Bureau Veritas Certification Proceso de Evaluación: La 1ra auditoría de vigilancia realizada a la empresa IMPRESOS CONOSUR S.A., se llevó a cabo el día 30 de junio de 2015, en las instalaciones de la empresa ubicadas en calle Pedro León Ugalde 2045, comuna de Santiago. La Reunión inicial se llevó a cabo en las dependencias de la empresa y en ella se siguió el protocolo establecido por Bureau Veritas de acuerdo al cual se explicó el objetivo de la auditoría, la metodología
empleada, los tipos de hallazgos a detectar y su forma de tratamiento. Además se revisó y confirmó el plan de auditoría. Se revisó el alcance de la auditoría el cual corresponde a: COMPRA DE PAPEL BOND, COUCHÉ Y CARTULINAS CERTIFICADOS CERTFOR/PEFC PARA LA FABRICACIÓN Y COMERCIALIZACIÓN DE IMPRESOS PUBLICITARIOS MEDIANTE EL MÉTODO DE CONTROL DE INVENTARIO, CON USO DE PROCESOS TERCERIZADOS. La auditoría se desarrolló en forma normal, pudiéndose revisar todas las áreas definidas en el plan y como resultado se levantó 01 hallazgo catalogado como No Conformidad. La No conformidad quedó abierta, por lo que por el momento no se recomienda la Mantención bajo los requisitos del Estándar CERTFOR de Cadena de Custodia DN-02-07, Enmienda 2013. Debido a lo anterior, IMPRESOS CONOSUR S.A. deberá enviar formulario SF02 completo, con la acción inmediata y la acción correctiva definida, más las evidencias de implementación de ellas, para el cierre de la No Conformidad, al correo electrónico no.conformidades@bureauveritas.cl antes de 90 días a partir del 30 de junio de 2015. Una vez cerrada la No Conformidad, se procederá a la mantención de la certificación bajo los requisitos del Estándar CERTFOR de Cadena de Custodia DN-02-07, Enmienda 2013. "Con Fecha 30-07-2015 se declaran cerradas las No Conformidades Opiniones divergentes sin resolver entre el equipo auditor y auditados No se presentaron opiniones divergentes Plazo Apelaciones IMPRESOS CONOSUR S.A. tiene 30 días calendario para hacer uso de su derecho de apelación, enviando un correo electrónico con todos los antecedentes a la dirección servicio.cliente@bureauveritas.cl, transcurrido este plazo Bureau Veritas Certification Chile se reserva el derecho de rechazar sin ningún análisis dicha apelación. Justificación para la selección de variables y lugares inspeccionados: Se auditó la instalación única perteneciente a IMPRESOS CONOSUR S.A. Estándar: CERTFOR de Cadena de Custodia Versión Sept.2007 Enmienda 2013
3. ANTECEDENTES GENERALES DE LA ORGANIZACIÓN Antecedentes generales de la Cadena de Custodia: Las instrucciones de trabajo para implementar y mantener el control de la CdC, de acuerdo al estándar CERTFOR/PEFC se encuentran detalladas en el Manual de Cadena de Custodia. El Personal que posee responsabilidades generales con la CdC se encuentra definido en la Tabla Nº1 de este Procedimiento. Las capacitaciones están a cargo del Encargado de la CdC o a quien este designe y posea experiencia en temas de certificación de CdC CERTFOR o PEFC. Las capacitaciones se realizan con apoyo audiovisual y se entrega material escrito a los participantes. Adicionalmente cada participante deberá firmar el Registro de Asistencia de Capacitación R-CdC-01, a fin de llevar un control de las personas capacitadas. Se realizarán capacitaciones a todo personal nuevo que esté involucrado en la CdC CERTFOR/PEFC y cada vez que se hayan producido cambios en la CdC de la Empresa y actualización del Estándar de Certificación CERTFOR DN-02-07. Para llevar un control de los volúmenes certificados CERTFOR/PEFC, Conosur utiliza la modalidad de control de inventarios Productos: IMPRESOS PUBLICITARIOS Grupo de Producto Descripción Porcentaje PEFC De Entrada Papel Bond, Couché y Cartulinas necesarias para cumplir una OT 1% a 100% De Salida Impresos Publicitarios a despachar contenidos en una OT 1% a 100%
4. CONTEXTO ADMINISTRATIVO Resumen del contexto legislativo y administrativo en el cual opera la empresa: La empresa mantiene una matriz de identificación de aspectos legales en temas laborales, ambientales y seguridad laboral con el fin de verificar el nivel de cumplimiento legal en estos aspectos. Para la actualización de la normativa legal aplicable, el Encargado de la CdC o a quien este designe, revisará al menos 1 vez al año o cuando los Organismos acreditados los indiquen, los siguientes sitios: - Biblioteca del Congreso Nacional BCN - Diario Oficial - Página Inspección de Trabajo - Página Mutual de Seguridad Cono Sur cuenta con los servicios de un contador a tiempo completo, quien es responsable de los temas contractuales, pagos de remuneraciones, horas extras, entrega de EPP, etc. dentro de la organización. En temas de seguridad y salud ocupacional, Cono Sur se encuentra afiliada a la Mutual de Seguridad de la C.CH.C, entidad responsable de prestar orientación en caso de accidentes y enfermedades profesionales de acuerdo a la legislación vigente (Ley 16.744 Establece normas sobre accidentes del trabajo y enfermedades profesionales). Adicionalmente mantiene una matriz con la identificación de los peligros y riesgos inherentes en la empresa y una matriz de identificación de los principales aspectos e impactos ambientales.
5. EL TIPO DE CADENA DE CUSTODIA 5.1 Modalidad de contabilización de la materia prima: IMPRESOS CONOSUR S.A. utiliza la modalidad de Control de Inventarios. 5.2 Base lógica o fundamento para elegir la modalidad de contabilización de la materia prima: Se utiliza la modalidad Control Inventario, dada la operatividad del sistema para la organización. El Control de Inventario permite a IMPRESOS CONOSUR S.A. medir el flujo de materias primas y productos certificados que incluye, un balance entre los volúmenes comprados, stocks no procesados, stock procesado y vendido. Para esto se llevará un control a través de la Planilla Control de Volumen (anexo 2) que será alimentada a través de los ingresos de la recepción de materia prima certificada y los productos vendidos certificados. Para llevar el balance de las materias primas, IMPRESOS CONOSUR S.A. define sus grupos de productos de la siguiente manera: Grupo de Producto Descripción Porcentaje PEFC De Entrada Papel Bond, Couché y Cartulinas necesarias para cumplir una OT 1% a 100% De Salida Impresos Publicitarios a despachar contenidos en una OT 1% a 100% 6. FORTALEZAS, DEBILIDADES Y HALLAZGOS Principio 1 La organización está comprometida con la gestión de la cadena de custodia y asegura la integridad y validez de ésta y de los productos certificados que la organización produce. La organización provee todos los recursos humanos, tecnológicos y financieros necesarios para la implementación y control de la cadena de custodia. Fortalezas: En general se ha mantenido el sistema no obstante no ha habido venta de productos certificados. El sistema de cadena de custodia también debe hacerse cargo del cumplimiento de los requisitos del principio 5, respecto del cual se estableció una no conformidad durante la presente auditoría. No Conformidades: No detectadas
Observaciones: No detectadas Principio 2 Existe un sistema para verificar la procedencia de la materia prima certificada que ingresa a la CdC. Fortalezas: Existe un registro de todas las materias primas que ingresan a la cadena de custodia. En términos generales se compra prácticamente material certificado solamente. Se debe tener cuidado de contabilizar todo el material certificado que se compra y se recepciona. No Conformidades: No detectadas Observaciones: No detectadas Principio 3 B Cuando se elige la modalidad de control de inventario, existe un sistema que vincula los ingresos de madera certificada con los productos finales, y es capaz de determinar el porcentaje de producto certificado. Fortalezas: No se reportan El sistema existe pero se ha implementado, en términos prácticos, de manera reciente. No Conformidades: No se reportan Observaciones: No se reportan Principio 4 Existe un sistema para asegurar que todo el material que sale de la cadena de custodia como certificado está adecuadamente documentado y es posible prevenir la sustitución del material certificado por material no certificado. Fortalezas: No se ha vendido material certificado, sin embargo el sistema asegura que no se produzca sustitución. No se ha puesto realmente en práctica la cadena de custodia, desde el punto de vista de la venta de material certificado. No Conformidades: No se reportan Observaciones: No se reportan Principio 5 La organización se compromete a minimizar los posibles impactos ambientales y sociales negativos durante los procesos certificados bajo el estándar.
Fortalezas: No se reportan De acuerdo a la no conformidad detectada No Conformidades: 01/FCR Principio 5.1/5.3 Observaciones: No se reportan 7. PERSONAL AUDITADO Robert Merino Responsable de CdC Maria Antonieta Isla Asesora Externa Cristián Catalán Troquelado Katherine Posada Asistente IMPRESOS CONOSUR S.A. Se evidenciaron desviaciones por parte de la organización en el cumplimiento de obligaciones legales en materias de medioambiente y seguridad. Parte de estos tópicos ya fueron reportados como observación en la anterior auditoría de certificación. 8. DOCUMENTACIÓN Procedimientos: Manual de CdC Ver. 02, abril de 2015 (tiene incorporados los procedimientos operativos). Muestra/Documentos: OT#960 del 25.06.2015 Factura Proveedor DIMAR #177784 Registros de capacitación del CdC CERTFOR para línea de producción 26.05.2015 Registros de capacitación uso de logos del 26.05.2015 (Marco Silva Diseño) Certificado Visita mutual de seguridad 03.06.2015, evaluación cualitativa de ruido, evaluación cualitativa higiene ocupacional. Cartilla de entrega de elementos de protección personal del 26.06.2015 Registro recepción Reglamento Interno del 19.05.2014 (Operador de Troquelado) Informe condiciones puesto de trabajo administrativo del 18.06.2015 Guía de despacho residuos #271 del 25.06.2015. Patente comercial vigente, # ingreso 14007947000 Resolución 0640 autorización 24.02.2000 Planilla de control de Volumen ICONOSUR Plataforma electrónica File Maker OT#958; OC240615 Carta compromiso venta materia prima certificada PEFC a CONOSUR: GMS (06.05.2014); DIPISA (29.04.2014), DIMAR (19.05.2014)
Certificados CERTFOR CdC proveedores: DIPISA, GMS, DIMAR (Vigentes) Factura de venta #893, 26.06.2015 9. DECISIÓN DE CERTIFICACIÓN Sobre la base de la evidencia presentada se recomendará la mantención de la certificación de IMPRESOS CONOSUR S.A. bajo Estándar CERTFOR de Cadena de Custodia DN-02-07, Enmienda 2013, Responsable programa Certificación Forestal de Bureau Veritas Certification: NOMBRE Sandra Pinto O. FIRMA AUDITOR LÍDER Felipe Campos R. FIRMA FECHA 30 de julio de 2015