Instituto Nacional de Defensa Civil INDECI MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES DE LA OFICINA DE ASESORÍA JURÍDICA 1
ESQUEMA DE CONTENIDO I. Función General 3 II. Funciones Específicas 3 III. Organigrama Estructural 4 IV. Cuadro para Asignación de Personal 5 V. Hoja de Especificaciones de Funciones 6 2
I. Función General (Art. 42 del ROF) Es el órgano encargado de prestar asesoramiento a la Alta Dirección en asuntos de naturaleza técnico legal, así como absolver las consultas que sean formuladas por los órganos del INDECI. II. Funciones Específicas (Art. 43 del ROF) a. Brindar asesoramiento permanente a la Institución en asuntos de carácter técnico - legal; b. Absolver consultas formuladas por los órganos de la Institución relativas al campo de su competencia, y emitir los correspondientes informes y dictámenes; c. Proponer proyectos de normas legales y administrativas relativas al ámbito de competencia del INDECI y en su caso a los órganos integrantes del SINADECI; d. Emitir informes técnicos y opinión legal sobre los proyectos de ley, decretos supremos otras resoluciones sometidos a su consideración; e. Proyectar y visar contratos o convenios y directivas administrativas que tenga que suscribir el INDECI; f. Emitir opinión sobre los alcances y aplicación de los dispositivos legales que tengan relación con el SINADECI; g. Sistematizar, analizar y difundir las disposiciones legales relacionadas con el funcionamiento del INDECI y de los otros organismos del Sistema Nacional de Defensa Civil; h. Proyectar y visar las Resoluciones, Directivas y Reglamentos del INDECI en materia de su competencia; i. Participar en la preparación de la población con el fin de crear y/o promover una cultura de prevención de Defensa Civil; j. Compilar, concordar y sistematizar la legislación de competencia del SINADECI; k. Otras funciones que le asigne la Alta Dirección del INDECI. 3
III. Organigrama Estructural JEFATURA SUB JEFATURA OFICINA DE ASESORÍA JURÍDICA 4
iv.- Cuadro para Asignación de Personal (R.S. N 241-2003-PCM) Nº De CARGOS CODIGO CARGOS TOTAL Bonificación Presupuestado Sin ESTRUCTURALES Orden CLASIFICADOS NECESARIO Espec. al Cargo Presupuesto OFICINA DE ASESORIA JURIDICA 033 DIRECTOR SISTEMA ADMINISTRATIVO III D5-05-295-3 1 1 034 ABOGADO IV P6-40-005-4 1 1 035 ABOGADO IV P6-40-005-4 1 1 036 ABOGADO III P5-40-005-3 1 1 037 SECRETARIA V T5-05-675-5 1 1 5 1 4 5
v.- HOJAS DE ESPECIFICACION DE FUNCIONES CARGO ESTRUCTURAL HOJA DE ESPECIFICACIÓN DE FUNCIONES DIRECTOR DE SISTEMA ADMINISTRATIVO III Jefe de la Oficina de Asesoría Jurídica FUNCIONES ESPECIFICAS N de Orden: 033 Código: D5-05-295-3 Planificar, dirigir, coordinar, supervisar y evaluar las actividades de la Oficina de Asesoría Jurídica del INDECI. Asesorar permanentemente a la Jefatura del INDECI y a los Organos del INDECI en los asuntos de carácter jurídico y administrativo. Coordinar, supervisar y suscribir las opiniones, dictámenes, informes legales y en general, toda documentación que emita la Oficina de Asesoría Jurídica. Representar al Titular del INDECI en procedimientos administrativos, arbitrales, de conciliación extrajudicial y otros, de acuerdo a delegación expresa, así como en procesos judiciales según lo disponga la Procuraduría. Representar a la Oficina de Asesoría Jurídica en los eventos internos y externos en los que se convoque su participación. Proponer y/o integrar Comisiones y/o Equipos de Trabajo en los que se requiera del análisis jurídico para alcanzar el objetivo propuesto. Emitir opinión jurídica y/o proponer normas y dispositivos legales y administrativos referentes al SINADECI y al INDECI, así como sistematizar, concordar y analizar la normatividad de la materia. Normar el procedimiento para las solicitudes de pronunciamiento legal. Formular proyectos de Leyes, Decretos Supremos, Resoluciones Supremas y dispositivos de naturaleza similar, así como elaborar, analizar y/o visar Resoluciones Jefaturales, Directivas, Reglamentos, Contratos, Convenios y similares. Emitir opinión legal respecto a las iniciativas legislativas y las autógrafas de ley sometidas a su consideración, pudiendo al efecto pedir los alcances técnicos que estime necesarios a los órganos de línea para la mejor comprensión de los temas involucrados. Participar en las actividades de capacitación y difusión sobre la normatividad relacionada con Sistema Nacional de Defensa Civil, Sistemas Administrativos y normatividad específica. Coordinar las acciones necesarias con la Procuraduría Pública de la Presidencia del Consejo de Ministros, para la defensa judicial del INDECI. 6
Administrar los recursos humanos, materiales y económicos que le son asignados para el cumplimiento de sus funciones, efectuando las acciones de control previo y simultáneo que le corresponde. Formular el Proyecto de Presupuesto Anual y el Plan de Trabajo Anual de su respectivo órgano. Evaluar en forma periódica el cumplimiento del Presupuesto y el Plan de Trabajo Anual de su respectivo órgano. Otras funciones que le asigne la Alta Dirección del INDECI en ámbito de su competencia. LINEAS DE AUTORIDAD Y RESPONSABILIDAD: Depende de la Alta Dirección. Tiene mando directo sobre el personal que labora en la Oficina de Asesoría Jurídica. REQUISITOS MINIMOS: Título profesional universitario de Abogado. Colegiatura Profesional. Certificado de Habilitación profesional del Colegio de Abogados Capacitación especializada en el ámbito de su competencia. Amplia Experiencia, mínimo 06 años en labores de la especialidad profesional. Experiencia en la conducción de programas relacionados con la especialidad. 7
HOJA DE ESPECIFICACION DE FUNCIONES ABOGADO IV N de Orden: 034 / 035 Código: P6-40-005-4 CARGO ESTRUCTURAL Abogado FUNCIONES ESPECIFICAS Emitir opinión legal sobre los asuntos derivados para su análisis. Brindar asesoramiento especializado y absolver consultas sobre asuntos de su competencia. Formular, proponer, revisar y/o analizar Contratos, Convenios, Resoluciones, Reglamentos, Directivas y similares. Analizar y emitir informe legal, respecto a los proyectos de Ley, Decretos Supremos y similares sometidos a su consideración. Participar en los procedimientos administrativos, de conciliación extrajudicial, arbitrales y judiciales, de acuerdo a delegación expresa de las autoridades competentes. Participar en actuaciones procesales en los procesos judiciales en los que el INDECI es parte, de acuerdo a delegación expresa de la Procuraduría. Coordinar con los órganos del INDECI, así como con las Instituciones Públicas y Privadas las acciones necesarias para el cumplimiento de las funciones que corresponden a la Oficina de Asesoría Jurídica. Dirigir y coordinar actividades de recopilación sistemática de la legislación relacionada con la Defensa Civil y con los Sistemas Administrativos. Proponer y/o ejecutar acciones de naturaleza jurídica o administrativa relacionadas con las funciones de la Oficina de Asesoría Jurídica. Formular y/o proponer normatividad relacionada con las funciones del INDECI y competencias del SINADECI. Integrar Comisiones y Equipos de Trabajo para atender asuntos de carácter especializado. Otras funciones que le asigne el Jefe de la Oficina de Asesoría Jurídica. LINEAS DE AUTORIDAD Y RESPONSABILIDAD Depende del Jefe de la Oficina de Asesoría Jurídica. REQUISITOS MINIMOS Titulo profesional universitario de Abogado. Colegiatura Profesional Capacitación especializada en el ámbito de su competencia Experiencia mínima de 5 años en labores de la especialidad profesional. 8
HOJA DE ESPECIFICACION DE FUNCIONES ABOGADO III CARGO ESTRUCTURAL N de Orden: 036 Código: P5-40-005-3 Abogado FUNCIONES ESPECIFICAS Analizar los asuntos sometidos a su competencia y emitir opinión legal respectiva. Absolver consultas de carácter legal y administrativo que formulen los órganos y el personal del INDECI. Informar sobre la documentación que se tramita en la Oficina de Asesoría Jurídica. Recopilar, analizar, sistematizar y difundir las disposiciones legales relacionadas con el INDECI. Participar en la elaboración de dispositivos técnico legales. Proponer proyectos de normatividad específica, relacionada con el INDECI y los Sistemas Administrativos. Clasificar, ordenar y elaborar la documentación relacionada con los procesos judiciales en los cuales el INDECI es parte. Coordinar la actualización de la página web del INDECI en cuanto a la disposiciones legales del INDECI y del SINADECI. Efectuar las coordinaciones con los órganos del INDECI. Otras funciones que le asigne el Jefe de la Oficina de Asesoría Jurídica. LINEAS DE AUTORIDAD Y RESPONSABILIDAD. Depende del Jefe de la Oficina de Asesoría Jurídica. REQUISITOS MINIMOS Título profesional universitario de Abogado. Colegiatura profesional. Capacitación especializada en el ámbito de su competencia. Experiencia mínima de 3 años en labores de la especialidad profesional. 9
HOJA DE ESPECIFICACION DE FUNCIONES CARGO ESTRUCTURAL Secretaria Ejecutiva. FUNCIONES ESPECIFICAS SECRETARIA V N de Orden: 037 Código: T5-05-675-5 Redactar, recepcionar, tramitar, registrar y archivar la correspondencia interna y externa, recibida y/o remitida por la Oficina de Asesoría Jurídica. Administrar la base de datos automatizada de la documentación registrada y archivada en la Oficina de Asesoría Jurídica, y efectuar el seguimiento de la misma, hasta concluir el respectivo trámite de gestión. Administrar el archivo y el acervo documentario de la oficina de Asesoría Jurídica. Recepcionar y efectuar llamadas telefónicas relacionadas con el ámbito de competencia funcional de la Oficina de Asesoría Jurídica. Recepcionar y enviar, vía fax o correo electrónico, información relacionada con el ámbito de competencia funcional de la Oficina de Asesoría Jurídica. Recepcionar y atender a representantes de instituciones públicas y/o privadas, y público en general, que requiera realizar una gestión u obtener información de la Oficina de Asesoría Jurídica. Controlar y supervisar el buen uso de los bienes patrimoniales asignados al la oficina de Asesoría Jurídica. Solicitar y administrar los recursos materiales asignados para el cumplimiento de las actividades de la Oficina de Asesoría Jurídica. Operar el Sistema de Información Jurídica, así como los sistemas informáticos relacionados con la administración documentaria y comunicaciones del INDECI. Atender los requerimientos de dispositivos legales que formulen las unidades estructurales del INDECI. Recabar las normas legales y disponer el archivo correspondiente. Distribuir las comunicaciones al interior del INDECI y coordinar la remisión de la documentación externa. Otras funciones que le asigne el Jefe de la Oficina de Asesoría Jurídica. LINEAS DE AUTORIDAD Y RESPONSABILIDAD Depende del Jefe de la Oficina de Asesoría jurídica. REQUISITOS MINIMOS Título de Secretaria Ejecutiva de un Instituto Superior o entidad autorizada. Capacitación y buen manejo de programas informáticos. Capacitación en Relaciones Públicas o Relaciones Humanas. Amplia experiencia en labores secretariales, mínimo 10 años. 10