OFICINA EJECUTIVA DE LOGÍSTICA

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1 OFICINA EJECUTIVA DE LOGÍSTICA 1. OBJETIVOS DE LA OFICINA EJECUTIVA La Oficina Ejecutiva de Logística tiene como objetivo conducir de manera eficiente y eficaz los procesos técnicos relacionados a la programación, ejecución de los procesos de abastecimiento, obtención, almacén, y control patrimonial, así como de los servicios auxiliares de apoyo institucional. 1. OBJETIVOS FUNCIONALES ESPECÍFICOS DE LA OFICINA EJECUTIVA DE LOGÍSTICA a) Conducir la administración de las actividades de la Oficina Ejecutiva de Logística. b) Diseñar, rediseñar y actualizar permanentemente el proceso logístico, asignándole los recursos necesarios para su ejecución. c) Ejecutar los procesos técnicos logísticos, así como los procedimientos administrativos relacionados al sistema de abastecimiento en el Instituto Nacional de Salud. d) Formular, ejecutar y evaluar el programa de trabajo de la Oficina Ejecutiva de Logística e) Formular y proponer directivas, normas, reglamentos y manuales como instrumentos de gestión de los procesos técnicos del sistema de logística. f) Elaborar y conducir la elaboración del cuadro anual de necesidades, del plan de obtención, del presupuesto valorado de bienes y servicios, del parte diario de almacén y del inventario de bienes patrimoniales. g) Ejecutar las adquisiciones de bienes, servicios y obras, de acuerdo a las adjudicaciones efectuadas por los comités especiales y el comité permanente de adquisiciones y contrataciones y bolsa de productos según corresponda. h) Brindar y asegurar el apoyo de los servicios auxiliares, mantenimiento, seguridad y vigilancia, transporte a todas las unidades orgánicas de la institución. i) Ejecutar las acciones de desaduanaje de bienes procedentes del exterior destinados al Instituto Nacional de Salud. j) Coordinar y supervisar el mantenimiento así como la seguridad de la infraestructura, equipamiento e instalaciones del Instituto Nacional de Salud. k) Mantener la disponibilidad de bienes necesarios para el apoyo logístico a los programas de intervención rápida para el control de emergencias y desastres l) Lograr que se establezca en la unidad orgánica y en el ámbito de su competencia las acciones de control interno, previo, simultáneo y posterior Está cargo de un Director Ejecutivo correspondiendo el cargo clasificado de Director de Sistema Administrativo II. Página 176 de 254

2 CARGO CLASIFICADO Director de Sistema Administrativo II CARGO FUNCIONAL Director Ejecutivo de Logística 201 Dirigir y supervisar la ejecución de las acciones administrativas, procesos, y subprocesos inherentes al sistema de abastecimiento. 2. LÍNEA DE DEPENDENCIA Depende del Director General de la Oficina General de Administración. El Director Ejecutivo de la Oficina Ejecutiva de Logística, es responsable ante el Director General de la Oficina General de Administración por lo siguiente: Cumplir y hacer cumplir las funciones de la Oficina Ejecutiva de Logística, acorde con los lineamientos y normas del sistema de abastecimiento. Impartir directivas y políticas para la optimización de los procesos alcanzando mejores niveles de productividad. Establecer los mecanismos administrativos necesarios a fin de garantizar la seguridad, conservación y mantenimiento de los activos de la institución. Para el logro de los objetivos funcionales asignados, el Director Ejecutivo de Logística mantiene las siguientes relaciones formales: De comunicación y coordinación permanente con personal directivo y profesional de las Oficinas Ejecutivas de Economía, Personal y Comercialización. De comunicación y coordinación, con personal directivo y profesional de los órganos de asesoramiento, control y de línea del instituto. De comunicación y coordinación con las unidades orgánicas de la Oficina de Administración del Ministerio de Salud y otras instituciones públicas que el Director General de Administración disponga. a) Planificar, organizar, dirigir, controlar y supervisar las actividades, procesos y subprocesos para el abastecimiento de recursos materiales y servicios generales, necesarios para el cumplimiento de las metas programadas por las diferentes unidades orgánicas del instituto. b) Dirigir, supervisar y coordinar las actividades inherentes a los procesos de programación, obtención, almacén, patrimonio, servicios generales y transportes, a fin de atender las necesidades de bienes y servicios oportunamente a las unidades orgánicas del instituto. c) Conducir la formulación y ejecución del plan anual de adquisiciones del Instituto Nacional de Salud, en concordancia con las actividades y metas establecidas en el plan operativo institucional, y basándose en los cuadros de necesidades presentados por las unidades orgánicas respectivas. d) Supervisar la formulación y consolidación del cuadro anual de necesidades y presupuesto valorado de bienes y servicios, dentro del marco y limites de las asignaciones presupuestales y estructura programática autorizadas. e) Conducir la formulación de normas y procedimientos orientados a la optimización de los procesos y subprocesos del sistema de abastecimiento. Página 177 de 254

3 f) Conducir el proceso de ejecución de las adquisiciones aprobadas por la Oficina General de Administración, priorizando los requerimientos estratégicos y de mayor urgencia g) Firmar las ordenes de compra y de servicios, conforme a las actas de otorgamiento y documentación sustentatoria generadas por los comités de adquisición. h) Absolver consultas a funcionarios responsables de las unidades orgánicas, usuarios y personal a su cargo en asuntos relativos al sistema de abastecimiento. i) Formular y presentar informes de gestión mensual, trimestral y semestral, según corresponda. Formular otros informes relacionados con el sistema que la normatividad establezca. j) Otras funciones que le asigne el Director General de Administración. 6. REQUISITOS MÍNIMOS DEL CARGO Título profesional universitario en ciencias administrativas o afines Estudios de especialidad de logística y abastecimientos. Conocimiento y aplicación de la Ley General de Presupuesto Experiencia en la aplicación de la Ley de Contrataciones y Adquisiciones, normatividad respecto a los sistemas de abastecimiento Experiencia en gestión pública, no menor de 03 años, en cargos de responsabilidad directiva. 7. ALTERNATIVA Poseer una combinación equivalente de formación universitaria y experiencia en cargos directivos de responsabilidad en los sistemas administrativos no menor de 5 años. Página 178 de 254

4 CARGO CLASIFICADO Secretaria II CARGO FUNCIONAL Secretaria 261 Coordina, ejecuta y supervisa las actividades de apoyo secretarial de la Oficina Ejecutiva de Logística. 2. LíNEAS DE DEPENDENCIA DEL CARGO: Depende del Director Ejecutivo de Logística. : Es responsable del correcto desarrollo de las funciones de apoyo secretarial de la Oficina Ejecutiva; así como de coordinar la conservación, distribución y confidencialidad de la documentación e información que recibe y de la seguridad de los bienes asignados a su cargo. Para el logro de los objetivos funcionales asignados, la secretaria de Logística mantiene las siguientes relaciones formales: De dependencia lineal con el Director Ejecutivo de la Oficina Ejecutiva de Logística. De comunicación y coordinación permanente, con el personal de secretaría de las diferentes unidades orgánicas del Instituto Nacional de Salud en asuntos inherentes a las actividades de la Dirección Ejecutiva, coordina con el personal profesional responsables de los diferentes procesos de abastecimiento. De comunicación y coordinación permanente, con proveedores de la institución para orientar sobre el estado de los procesos. a) Ejecutar actividades de recepción, clasificación, registro, distribución y archivo de documentos que ingresan y salen de la Oficina Ejecutiva de Logística. b) Ejecutar con criterio propio la redacción de documentos administrativos de acuerdo a indicaciones recibidas de su jefe inmediato. c) Proponer, orientar y ejecutar la aplicación de normas técnicas en la documentación oficial, trámites, archivo, digitación computarizada y taquigráfica. d) Administrar el despacho diario con la Oficina Ejecutiva, procurando el trámite inmediato de los expedientes e) Organizar y mantener actualizado los archivos de la Oficina de Ejecutiva de Logística. f) Preparar la documentación necesaria ( PECOSAS, otros y efectuar el trámite y retiro de los bienes, materiales, insumos, útiles, equipos del almacén central, necesarios para el desarrollo de las actividades de la Oficina de Ejecutiva. g) Distribuir los materiales de oficina y otros de manera oportuna y eficiente, solicitando con antelación su reposición. h) Brindar apoyo secretarial especializado, utilizando sistemas de computación a las comisiones y equipos de trabajo, por disposición del Director Ejecutivo de Logística. i) Brindar atención oportuna y eficiente al personal directivo, profesional, técnico que concurre a la Oficia Ejecutiva de Logística. j) Otras funciones que le asigne el Director Ejecutivo de Logística. 6. REQUISITOS MÍNIMOS Título de secretariado ejecutivo otorgado por el Ministerio de Educación o entidad autorizada. Conocimiento básico de idioma extranjero. Dominio de software de oficina, procesador de textos, hojas de cálculo, power point. Página 179 de 254

5 7. ALTERNATIVA Estudios o capacitación de secretariado y contar con cinco años de experiencia cumpliendo funciones de secretaria. Página 180 de 254

6 CARGO CLASIFICADO Secretaria I CARGO FUNCIONAL Secretaria 263 Ejecución de actividades variadas de apoyo secretarial de la dirección Ejecutiva de Logística 2. LÍNEA DE DEPENDENCIA Depende del Director de la Oficina Ejecutiva de Logística, mantiene cierto grado de dependencia de la Secretaria II. Es responsable de la administración y confidencialidad de los documentos de la Dirección Ejecutiva de Logística, manteniendo la discreción en el ejercicio de sus funciones y seguridad de los bienes asignados a su cargo. Para el logro de los objetivos funcionales asignados, la secretaria de Logística mantiene las siguientes relaciones formales: Comunicación y coordinación permanente, con el personal de secretaría de las diferentes unidades orgánicas del Instituto Nacional de Salud en asuntos inherentes a las actividades de la Dirección Ejecutiva, coordina con el personal profesional responsable de los diferentes procesos de abastecimientos. Comunicación y coordinación permanente, con proveedores de la institución para orientarlos sobre el estado de los procesos. a) Recibir, clasificar, registrar, distribuir y archivar la documentación en coordinación con la Secretaria II, dando prioridad a los documentos por su importancia y confidencialidad. b) Efectuar llamadas telefónicas para concertar citas, informar sobre la situación de casos específicos. c) Velar por la seguridad y conservación de documentos. d) Orientar al público en general sobre gestiones a realizar y situación de documentos e) Distribuir la documentación a las diferentes áreas de la Oficina Ejecutiva de Logística y a las otras unidades orgánicas de la Oficina General de Administración. f) Otras funciones que le asigne el Director Ejecutivo de Logística. 6. REQUISITOS MÍNIMOS DEL CARGO - Título de secretariado ejecutivo otorgado por el Ministerio de Educación o entidad autorizada. - Experiencia en labores de apoyo secretarial o afines no menor a un año. - Capacitación en programas de computación, sistemas operativos, procesador de textos y hojas de cálculo. - Conocimiento de organización documentaria y archivos. 7. ALTERNATIVA Poseer una combinación equivalente de capacitación secretarial y experiencia mínima de 1 año en labores secretariales. Página 181 de 254

7 CARGO CLASIFICADO Asistente Administrativo I CARGO FUNCIONAL: Asistente Administrativo de la Oficina Ejecutiva de Logística 211 Ejecución de actividades especializadas de asistencia profesional al Director Ejecutivo de Logística. Ocasionalmente supervisar la labor del personal técnico y auxiliar 2. LÍNEA DE DEPENDENCIA Depende del Director Ejecutivo de Logística. Es responsable del cumplimiento las funciones establecidas en el presente manual. Cautelar la reserva de la información referente a los procesos de adquisiciones y de la seguridad de los bienes asignados a su cargo. Para el logro de los objetivos funcionales asignados, el Asistente Administrativo I mantiene las siguientes relaciones formales: Comunicación y coordinación permanente, con el personal profesional responsable de los diferentes procesos de abastecimiento. Comunicación y coordinación permanente, con proveedores de la institución previa delegación o autorización del Director de Logística. a) Realizar permanentemente el seguimiento de asuntos específicos en materia de procesos de adquisiciones y de prioridad para el Director Ejecutivo de Logística, b) Formular y emitir informes como resultado del seguimiento realizado a los diferentes procesos de adquisiciones solicitados por el Director Ejecutivo de Logística. c) Elaborar e interpretar cuadros estadísticos, resúmenes e informes ejecutivos, sobre temas específicos inherentes a la toma de decisiones. d) Participar en comisiones o reuniones sobre asuntos de la especialidad en representación del Director Ejecutivo de Logística. e) Consolidar la información presentada por los diferentes equipos funcionales para la formulación del plan de trabajo de la Oficina Ejecutiva de Logística, para su incorporación en el plan operativo institucional. f) Participar en la formulación y elaboración del plan anual de adquisiciones y contrataciones del Instituto Nacional de Salud. g) Efectuar el control de la ejecución del presupuesto conforme a lo establecido en el calendario mensual presupuestal, a fin de preparar el informe mensual de cierre del calendario. h) Atender consultas presentadas por el personal de las diferentes unidades orgánicas respecto a la atención de los requerimientos de bienes y servicios. i) Participar en la comulación de los informes de gestión y otros informes conforme a las disposiciones formativas vigentes. j) Participar en la elaboración, revisión de normas de procedimientos del sistema de abastecimiento. k) Otras funciones que le asigne el Director Ejecutivo de Logística. Página 182 de 254

8 8. REQUISITOS MÍNIMOS DEL CARGO - Grado académico de bachiller universitario en contabilidad o administración. - Experiencia laboral en el área de logística, no menor a 03 años - Conocimientos de programas de computación, sistemas operativos, procesador de textos y hoja de calculo, base de datos. - Conocimiento de la Ley de Contrataciones y Adquisiciones, normatividad respecto a los sistemas de abastecimiento. 9. ALTERNATIVA Poseer una combinación equivalente de estudios superiores concluidos, capacitación y experiencia administrativa no menor de 02 años. Página 183 de 254

9 CARGO CLASIFICADO Auxiliar de Sistema Administrativo I CARGO FUNCIONAL: Auxiliar de Oficina 268 Ejecución de actividades de apoyo administrativo 2. LÍNEAS DE DEPENDENCIA DEL CARGO Tiene dependencia lineal del Director Ejecutivo de Logística. Tiene dependencia funcional del Asistente Administrativo de la Dirección de Logística. Es responsable de cumplir con el desempeño oportuno y eficaz de las actividades señaladas en el presente manual. A) CANALES DE COORDINACIÓN Coordina con el personal de secretaría de la Oficina de Logística. Coordina con personal de secretaría de las Oficinas Ejecutivas de la oficina General de Administración. Coordina con personal del archivo central. B) FUNCIONES ESPECÍFICAS DEL CARGO a. Apoyar en la recepción, registro y distribución interna de documentos de acuerdo a indicaciones. b. Apoyar en el archivo de documentos. c. Registrar y distribuir correspondencias, cotizaciones, y otros documentos oficiales a dependencias externas publicas y privadas d. Apoyar en el fotocopiado de documentos que se le indiquen. e. Las demás funciones que le asigne el Gerente General. C) REQUISITOS MÍNIMOS Instrucción secundaria completa. Capacitación técnica en el área: conocimientos de computación: procesador de texto, hoja de cálculo. Alguna experiencia en labores de la especialidad. Página 184 de 254

10 PROGRAMACIÓN CARGO CLASIFICADO: Experto en Sistema Administrativo I CARGO FUNCIONAL: Coordinador del Equipo de Programación 202 Ejecución de actividades altamente especializadas, inherentes al proceso de programación del abastecimiento. Supervisa la labor del personal técnico y auxiliar del área a su cargo. 2. LÍNEA DE DEPENDENCIA Depende del Director Ejecutivo de Logística : El Experto del Sistema administrativo I encargado de los procesos de programación tiene la responsabilidad de formular el plan anual de adquisiciones del instituto, cumpliendo con los lineamientos y normas establecidas, gestionar su aprobación en el plazo oportuno y efectuar el seguimiento de su correcta ejecución. Para el logro de los objetivos funcionales asignados, el Experto en Sistema Administrativo I mantiene las siguientes relaciones formales : De dependencia lineal del Director Ejecutivo de Logística. De autoridad funcional, para con el personal que conforma el equipo de programación. De coordinación permanente con el personal y unidades orgánicas de la Oficina Ejecutiva de Logística. De coordinación permanente con las oficinas de economía, especialmente con el equipo de contabilidad presupuestaria. De comunicación y coordinación permanente con los profesionales y personal directivo de las diferentes unidades orgánicas, en lo que respecta a la formulación, aprobación y modificaciones del plan anual de adquisiciones. a) Participar en la etapa de planificación del presupuesto institucional para el siguiente ejercicio presupuestal. b) Formular el calendario de gastos que se necesita a nivel institucional, en función al movimiento de ejecución del presupuesto de bienes y servicios del ejercicio anterior, que servirá información para la estructuración del plan anual de adquisiciones. c) Determinar y establecer la aplicación de los criterios técnicos por parte de los usuarios, a fin de que formulen sus requerimientos consignando las especificaciones y características necesarias de los bienes y servicios a adquirir. d) Establecer instrumentos, herramientas e instructivos que permitan la implementación de la política en el proceso de formulación del plan de obtención e) Conducir la formulación del plan anual de adquisiciones basándose en los requerimientos, en sus etapas de recepción, depuración, análisis y consolidación. f) Remitir el proyecto del plan anual de adquisiciones al Director Ejecutivo de Logística a fin que se gestione su aprobación ante el titular del pliego. g) Programar la atención de los requerimientos según el cronograma del plan anual, estableciendo criterios de organización y clasificación por modalidades de adquisición. Página 185 de 254

11 h) Conducir la elaboración de los cuadros de obtención para la adquisición de bienes y servicios, asignándole según corresponda las partidas presupuestales, unidad ejecutora y metas. i) Firmar la programación y reprogramación de los cuadros de necesidades conforme con los requerimientos de la unidades orgánicas del INS. j) Gestionar las autorizaciones necesarias respecto a los requerimientos que son incluidos o excluidos en el plan anual, informando lo actuado a CONSUCODE y PROMPYME, dentro de los plazos establecidos con forme a lo establecido en la normatividad vigente. k) Conduce los procesos de actualización de precios referenciales de acuerdo con los estudios de mercado, dentro de los plazos establecidos en la normatividad vigente. l) Diseñar y establecer criterios técnicos para la clasificación, codificación, actualización e incorporación de nuevos ítems en el catálogo de bienes, a nivel de grupos, subgrupos, clases y subclases, el que será utilizado en el proceso integral del sistema de abastecimiento (programación, adquisición, almacenamiento y distribución). m) Participar en los comités, comisiones de trabajo por disposición del Director Ejecutivo de Logística. n) Elaborar informes de gestión sobre los procesos de selección. o) Otras que le asigne el Director Ejecutivo de Logística 6. REQUISITOS MÍNIMOS DEL CARGO - Título profesional universitario en administración, contabilidad o economía, que incluya estudios relacionados con la especialidad, experiencia no menor de 02 años. - Capacitación especializada en el área y normatividad vigentes. - Conocimientos de programas de computación, sistemas operativos, procesador de textos y hoja de calculo, base de datos. 7. ALTERNATIVA Poseer una combinación de formación universitaria concluida y experiencia no menor de 03 años desempeñando cargos de responsabilidad directiva en el sistema de abastecimiento. Página 186 de 254

12 CARGO CLASIFICADO Asistente Administrativo I CARGO FUNCIONAL Equipo de Programación Ejecución de actividades técnicas para el proceso de determinación y consolidación de necesidades, elaboración del presupuesto valorado, cuadro de obtención, cuadro de adquisiciones y reprogramaciones. 2. LÍNEA DE DEPENDENCIA Tiene relación de dependencia lineal del Director Ejecutivo de Logística y funcionalmente depende del Coordinador del Equipo de Programación. El Asistente de Sistema administrativo I, tiene la responsabilidad, de asistir profesionalmente en los procesos de formular del plan anual de adquisiciones del instituto, cumpliendo con los lineamientos y normas establecidas, gestionar su aprobación en el plazo oportuno y efectuar el seguimiento de su correcta ejecución. Para el logro de los objetivos funcionales asignados, el Asistente Administrativo I mantiene las siguientes relaciones formales : De dependencia lineal del Director Ejecutivo de Logística. De dependencia funcional, del experto de sistema administrativo coordinador del equipo de programación. De coordinación permanente con el personal y unidades orgánicas de la Oficina Ejecutiva de Logística. De coordinación permanente con las oficinas de economía, especialmente con el equipo de contabilidad presupuestaria. De comunicación y coordinación permanente con los profesionales y personal directivo de las diferentes unidades orgánicas, en lo que respecta a la formulación, aprobación y modificaciones del plan anual de adquisiciones. a) Conducir y ejecutar las acciones para la determinación de necesidades, a fin de identificar con precisión las necesidades de bienes y servicios, formulándose en términos de nombre, especificaciones técnicas, tiempo máximo de provisión y otras características que inherentes al requerimiento. b) Ejecutar las actividades de consolidación de necesidades, reuniendo en un sólo documento toda la información recabada de las necesidades de bienes o servicios según corresponda. c) Formular y proponer para su aprobación el programa de compras o adquisiciones, determinado cuales y cuantos de los bienes y servicios requeridos habrán de comprarse, en que periodos, a que costo, y bajo que modalidad. d) Este programa debe establecer entre otros: Política de compras para el ejercicio. Objetivos cuantitativos y cualitativos para el periodo. Calendario de compras. Modalidades de adquisición. presupuesto Página 187 de 254

13 e) Conducir las acciones de evaluación del programa de compras, operaciones orientadas a establecer los resultados obtenidos, comparándolo con los resultados esperados o programados. f) Preparar la documentación y remitir la información referente al plan de obtenciones a las instancias establecidas en la normatividad vigente dentro de los plazos señalados. g) Efectuar las reprogramaciones necesarias debidamente sustentadas al plan de obtenciones, gestionado su aprobación en los niveles correspondientes conforme a lo establecido en la normalidad vigente. h) Clasificar, codificar, actualizar e incorporar nuevos ítems en el catálogo de bienes, al nivel de grupos, subgrupos, clases y subclases, previamente autorizados por el encargado de programación. i) Elaborar los cuadros de distribución correspondiente a la programación por períodos trimestrales de los bienes y servicios, de acuerdo a lo establecido en el plan anual de adquisiciones aprobado. a) Administrar las bases de datos donde se almacena la información correspondiente a cada proceso de selección, definiendo los parámetros para los niveles de acceso. j) Participar en comisiones o reuniones sobre asuntos de la especialidad, en los casos que sea requerido por la institución. k) Otras funciones que le asigne el Director Ejecutivo de Logística. 6. REQUISITOS MÍNIMOS DEL CARGO Grado académico de bachiller universitario Capacitación en administración logística. Experiencia en labores similares no menor a 02 años. Conocimientos de programas de computación, sistemas operativos, procesador de textos y hoja de calculo, base de datos 7. ALTERNATIVA Poseer una combinación equivalente de estudios superiores concluidos, capacitación en administración logística y experiencia administrativa y actividades similares no menor de 03 años. Página 188 de 254

14 CARGO CLASIFICADO Técnico Administrativo II CARGO FUNCIONAL Equipo de Programación 226, 234 Ejecución de actividades de apoyo técnico en las actividades de determinación y consolidación de necesidades, elaboración del presupuesto valorado, cuadro de obtención, cuadro de adquisiciones y reprogramaciones. 2. LÍNEA DE DEPENDENCIA Tiene relación de dependencia lineal del Director Ejecutivo de Logística y funcionalmente depende del Coordinador del Equipo de Programación. Tiene la responsabilidad de cumplir las funciones señaladas en el presente documento. Para el logro de los objetivos funcionales asignados, el Técnico Administrativo II mantiene las siguientes relaciones formales Coordina con el personal y unidades operativas de la Oficina Ejecutiva de Logística, oficinas administrativas, unidades orgánicas del INS, instituciones externas y otras que disponga su jefe inmediato. a) Participar en la elaboración de los cuadros de obtención para la adquisición de bienes y servicios, asignándole según corresponda las partidas presupuestales, unidad ejecutora y metas. b) Apoyar en la formulación de los cuadros de distribución correspondiente a la programación por períodos trimestrales de los bienes y servicios, de acuerdo con lo establecido en el plan anual de adquisiciones aprobado. c) Apoyar en la actualización de los precios referenciales de acuerdo con los estudios de mercado. d) Apoyar en la clasificación, codificación, actualización e incorporación de nuevos ítems en el catálogo de bienes, al nivel de grupos, subgrupos, clases y subclases, previamente autorizados por el encargado de programación. e) Realizar actividades administrativas de apoyo a la reprogramación del plan anual de adquisiciones. f) Apoyar en la actualización del catálogo de bienes en cada una de las unidades orgánicas a nivel institucional. g) Participar como miembro de comités, comisiones, en los casos que sea requerido por la institución. h) Organizar el archivo de la documentación de sustento de los procesos de programación, evaluar su vigencia y transferir al archivo central para su custodia, previo inventario. i) Atender consultas al personal de la oficina, así como de otras oficinas con respecto a la atención de sus requerimientos en la parte que corresponde a programación. j) Otras funciones que le asigne el Director Ejecutivo de Logística. 6. REQUISITOS MÍNIMOS DEL CARGO - Grado académico de bachiller universitario. - Capitación en sistema de abastecimiento. - Experiencia en labores similares no menor a 02 años. Página 189 de 254

15 - Conocimientos de programas de computación, sistemas operativos, procesador de textos y hoja de calculo, base de datos 7. ALTERNATIVA Poseer una combinación equivalente de estudios superiores concluidos y capacitación en el área; experiencia administrativa y en el área no menor de 03 año. Página 190 de 254

16 PROCESOS CARGO CLASIFICADO: Especialista en Sistema Administrativo I CARGO FUNCIONAL: Coordinador del Equipo de Procesos 205 Ejecución de actividades de apoyo profesional especializado a los comités especiales y permanentes, en la conducción y ejecución de los procesos de adquisiciones de bienes y servicios. Formular y proponer instrumentos formativos conducentes a la racionalización y optimización de los procesos. 2. LÍNEA DE DEPENDENCIA: Depende del Director Ejecutivo de Logística Es responsable del cumplimiento las funciones establecidas en el presente manual. Cautelar la reserva de la información referente a los procesos de adquisiciones y de la seguridad de los bienes asignados a su cargo. Para el logro de los objetivos funcionales asignados, el Especialista Administrativo I mantiene las siguientes relaciones formales: Coordina con los comités especiales y permanentes según corresponda, personal profesional y técnico de la Oficina Ejecutiva Logística y otras disponga su jefe inmediato. a) Participar en la formulación de lineamientos de políticas para optimizar los procesos de adquisiciones de bienes y servicios en sus diferentes modalidades, a fin de facilitar las labores administrativas de los comités especiales y permanentes. b) Brindar orientación y asistencia especializada en asuntos específicos en materia de procesos, al Director Ejecutivo de Logística, a fin de cumplir con los informes solicitados por la Oficina General de Administración, u otros entes del sistema. c) Organizar, analizar y difundir la normatividad legal en materia de adquisiciones. d) Asistir técnica y administrativamente a los comités especial y permanente, en el desarrollo de cada una de las etapas de los procesos de selección a su cargo, a fin de asegurar la eficiencia y efectividad de los resultados. e) Supervisar el registro y actualización sistematizada de documentos de los procesos de selección, así como de los contratos derivados de estos, llevando un control detallado de los registros de acuerdo a la modalidad de adquisición. f) Supervisar el registro de las actas en cada libro, por cada tipo de proceso de selección según sea el caso y mantener la custodia respectiva. g) Supervisar la oportuna comunicación del inicio de cada proceso de selección a las instituciones públicas conforme a lo dispuesto en TUO. h) Supervisar la elaboración de los cuadros comparativos técnicos y económicos, antes de ser remitidos a cada comité. i) Coordina que una vez otorgada la buena pro se elaboren los reportes con los ítems adjudicados, para que estos junto con los documentos fuente, sean derivados, a la Oficina General de Asesoría Jurídica para la elaboración de los contratos respectivos. Página 191 de 254

17 j) Coordinar y supervisar que los reportes con los ítems adjudicados o desiertos según las actas de otorgamiento de buena pro, sean derivados a programación para su registro en el sistema. k) Conducir la organización y estructuración de los expedientes generados por cada proceso de selección, desde el requerimiento hasta que la buena pro quede consentida o administrativamente firme. l) Coordinar las comunicaciones o notificaciones de los resultados de los procesos, utilizando los medios establecidos en las normas legales de acuerdo a la modalidad de cada proceso, observando los plazos establecidos. m) Participar en comisiones o remisiones sobre asuntos de la especialidad. n) Otras funciones que le asigne el Director Ejecutivo de Logística. 6. REQUISITOS MÍNIMOS DEL CARGO Título profesional universitario. Capitación o especialización en administración logística. Experiencia en labores similares no menor a 03 años. Amplia experiencia en la aplicación de Ley de Contrataciones y Adquisiciones con el Estado. 7. ALTERNATIVA Poseer una combinación equivalente de estudios superiores concluidos, capacitación, en el área y experiencia administrativa no menor de 05 años en áreas afines Página 192 de 254

18 CARGO CLASIFICADO: Asistente Administrativo I CARGO FUNCIONAL: Asistente Administrativo del Equipo de Procesos Ejecución de actividades de apoyo profesional especializado a los comités especiales y permanentes, en la conducción y ejecución de los procesos de adquisiciones de bienes y servicios. 2. LINEA DE DEPENDENCIA Tiene relación de dependencia lineal del Director Ejecutivo de Logística y funcionalmente del Coordinador del Equipo de Procesos. Es responsable del cumplimiento de las funciones establecidas en el presente manual, cautelar la reserva de los documentos y de los bienes asignados a su cargo. Para el logro de los objetivos funcionales asignados, el Asistente Administrativo I mantiene las siguientes relaciones formales: Coordinación con los comités especiales, profesionales y técnicos del equipo de programación, profesionales y técnicos del equipo de obtención. 5. FUNCIONES ESPECIFICAS DEL CARGO a) Registrar y actualizar en forma sistematizada los documentos de los procesos de selección y de los contratos derivados de estos, llevando un control detallado de los registros de acuerdo a la modalidad de adquisición b) Recibir los cuadros de adquisición de bienes y servicios para su registro y control numérico sistematizado de acuerdo al tipo de proceso conservando su orden cronológico, conforme a las normas establecidas. c) Formular proyecto de bases administrativas, proforma de contratos, las que serán alcanzados a los comités para su revisión y aprobación. d) Verificar el expediente técnico de las adquisiciones, especificaciones técnicas, características, presupuesto y otros, previo a la convocatoria. e) Realizar el trámite ante la Oficina Ejecutiva de Planificación, Presupuesto e Inversiones, respecto a la disponibilidad presupuestal para cada proceso de selección según sea el caso. f) Preparar las comunicaciones a las instituciones públicas pertinentes dando cuenta de las convocatorias, conforme a lo dispuesto en la normatividad vigente, llevando un registro y control de las referidas comunicaciones. g) Gestionar las publicación de los procesos de selección de carácter publico, en el diario oficial El Peruano y otro de mayor circulación.(convocatorias, modificatorias, resultados). h) Organizar y conducir los archivos por cada proceso de selección y conservarlos para los fines de información, hasta su transferencia al archivo central. i) Apoyar el registro y conservación de los libros de actas, de los procesos de adquisiciones según modalidad. j) Elaborar y remitir informes ejecutivos y pormenorizados, respecto al estado situacional de los procesos de selección, a solicitud del encargado del área de procesos. k) Recibir los expedientes de los procesos de selección remitidos por los comités especiales y verificar que contengan toda la documentación e información de acuerdo con lo establecido en las normas vigentes. Página 193 de 254

19 l) Asistir técnica y profesionalmente a los comités especial y permanente en la evaluación de los sobres de propuestas técnicas y económicas a fin de elaborar los cuadros comparativos técnicos y económicos para el otorgamiento de la buena pro. m) Revisar los reportes con los ítems adjudicados o desiertos según las actas de otorgamiento de la buena pro, a fin que sean derivados al área de obtención o programación para las acciones consiguientes. n) Registrar y controlar por orden numérico, cronológico, a través de un sistema de procesamiento de datos, los documentos referidos a las impugnaciones, las controversias, pronunciamientos de los comités y otros que mantengan pendiente el consentimiento de la buena pro. o) Administrar el archivo físico de los procesos de selección, archivo de actas de otorgamiento, archivo de resoluciones, archivo de bases administrativas, a fin de mantenerlos como herramientas de consultas. p) Prestar apoyo administrativo permanente a los comités, hasta que el proceso de selección quede consentido conforme a lo establecido en el TUO. q) Otras funciones que le asigne el Coordinador del Equipo de Procesos. 6. REQUISITOS MÍNIMOS DEL CARGO - Bachiller universitario en economía, contabilidad o administración, - Experiencia y conocimientos en la aplicación de las normas de adquisiciones y contrataciones con el estado, no menor de 2 años. - Conocimientos de organización documentaria. - Conocimientos de programas de computación, sistemas operativos, procesador de textos y hoja de calculo, conocimiento de base de datos. 7. ALTERNATIVA: Poseer una combinación equivalente de estudios superiores concluidos, capacitación y experiencia administrativa no menor de 03 año en áreas afines. Página 194 de 254

20 CARGO CLASIFICADO Técnico Administrativo I CARGO FUNCIONAL: Técnico Administrativo del Equipo de Procesos 238 Ejecución de actividades técnicas y operativas de apoyo a la organización y ejecución de los procesos de adquisiciones de bienes y servicios. 2. LÍNEA DE DEPENDENCIA Tiene relación de dependencia lineal del Director Ejecutivo de Logística y funcionalmente del Coordinador del Equipo de Procesos. Corresponde la responsabilidad de cumplir las funciones señaladas en el presente documento. Para el logro de los objetivos funcionales asignados, el Técnico Administrativo I mantiene las siguientes relaciones formales: Coordinación con los comités especiales, unidades conformantes de la Oficina Ejecutiva de Logística, unidades orgánicas del INS, proveedores y otras disponga previamente su jefe inmediato. a) Prestar apoyo administrativo permanente a los comités, hasta que los procesos de selección queden consentido conforme a lo establecido en las normas legales vigentes. b) Apoyar en la elaboración de cuadros comparativos técnicos y económicos por cada proceso de selección, para su posterior evaluación por los comités especiales y permanentes. c) Elaborar los reportes con los ítems adjudicados, para su envió al área de obtenciones para la respectiva elaboración de las ordenes de compra o servicio, contratos según corresponda. d) Elaborar los reportes con los ítems adjudicados o desiertos según las actas de otorgamiento de la buena pro, a fin que sean derivados al área de programación para su registro en el sistema y demás acciones que corresponda. e) Organizar y conducir el archivo físico de los procesos de selección, archivo de actas de otorgamiento, archivo de resoluciones, archivo de bases administrativas, publicaciones en los diarios, a fin de mantenerlos como documentos de consulta o acciones control posterior. f) Otras funciones que le asigne el Coordinador del Equipo de Procesos. 6. REQUISITOS MÍNIMOS DEL CARGO Bachiller universitario en economía, contabilidad o administración, con experiencia en labores similares no menor a 02 años Experiencia y conocimientos en la aplicación del TUO, no menor de 2 años. Página 195 de 254

21 Conocimientos de organización documentaria. Conocimientos de programas de computación, sistemas operativos, procesador de textos y hoja de calculo, conocimiento de base de datos. 7. ALTERNATIVA Poseer una combinación equivalente de estudios superiores concluidos, capacitación y experiencia administrativa no menor de 03 año en áreas afines. Página 196 de 254

22 OBTENCIÓN CARGO CLASIFICADO: Experto en Sistema Administrativo I CARGO FUNCIONAL: Coordinador del Equipo de Obtención 203 Ejecutar las compras y adquisiciones de bienes y servicios, conforme a las disposiciones legales vigentes. Supervisar la labor de personal profesional y técnico del equipo de trabajo a su cargo. 2. LINEA DE DEPENDENCIA Depende del Director Ejecutivo de Logística. Es responsable de la administración, seguimiento y control de las compras conforme al calendario presupuestal aprobado. Es responsable de la administración de los documentos generados por el equipo a su cargo, guardando la reserva en el ejercicio de las funciones. Para el logro de los objetivos funcionales asignados, el Experto en Sistema Administrativo I mantiene las siguientes relaciones formales: Comunicación y coordinación con funcionarios y Directivos de los órganos que conforman la Oficina General de Administración, proveedores y personal administrativo de la Oficina Ejecutiva de Logística y personal a su cargo. Comunicación y coordinación con organismos del sector público nacional por delegación en reemplazo del Director Ejecutivo de la Oficina Ejecutiva de Logística. a) Participar en la formulación del plan de trabajo de la Oficina Ejecutiva de Logística. b) Organizar los procesos de adquisiciones de bienes y servicios basándose en el plan de obtención, modalidad y cronogramas de adquisiciones, a fin de garantizar el oportuno abastecimiento y satisfacer las necesidades de las unidades orgánicas solicitantes. c) Evaluar las necesidades consideradas en plan de obtención del instituto, proponiendo metodologías de trabajo y procedimientos para optimización de los procesos. d) Supervisar y efectuar el seguimiento del cumplimiento de los procesos de abastecimiento a fin de garantizar las mejores condiciones de adquisición de los productos. e) Implementar procedimientos de gestión para la optimización de los procesos de abastecimientos, administración, custodia y organización de los documentos generados por el área de obtención y por los comités especiales y permanentes. f) Conducir la elaboración de las ordenes de compras o servicios basándose en la información y resultado de los procesos conducidos por los comités permanentes y especiales, previa verificación de los documentos fuentes que conforman cada expediente. g) Revisar y firmar las ordenes de compra o servicios, previa verificación de los documentos que sustentan la adquisición, para su posterior trámite al Director Ejecutivo de Logística. Página 197 de 254

23 h) Supervisar el trámite y envió de las ordenes de compra o servicio debidamente autorizadas, y acompañando la documentación sustentatoria, a la Oficina Ejecutiva de Economía, a fin que se proceda con la fase del compromiso. i) Coordinar con el encargado de almacén la atención de los bienes solicitados según las órdenes de compra giradas, conforme a los plazos establecidos en la oferta del proveedor. j) Coordinar con el usuario la atención de sus requerimientos según lo especificado en las órdenes de servicio giradas, conforme a los plazos establecidos en la oferta del proveedor. k) Determinar la aplicación de penalidades y sanciones en caso de incumplimiento del proveedor. l) Supervisar que el trámite de las ordenes de compras o servicios sean remitidas con la documentación sustentatoria correspondiente, ante la Oficina Ejecutiva de Economía a fin que se proceda con la fase del devengado. m) Supervisar la implementación y mantenimiento actualizado de un registro y control de las órdenes de compras o servicios aprobados y anulados; por partidas, unidad ejecutora y meta. n) Emitir informes sobre el estado situacional referente al cumplimiento y atención de las órdenes de compra o Servicios por parte de los proveedores. o) Brindar asistencia técnica especializada a la Dirección Ejecutiva de Logística y a su personal, en materia de adquisiciones. p) Otras funciones que le asigne el Director Ejecutivo de Logística. 6. REQUISITOS MÍNIMOS DEL CARGO Título profesional universitario en administración o carreras afines. Especialización o capacitación en administración logística. Experiencia en cargos de responsabilidad en el área de compras o similares no menor de 03 años. Experiencia en conducción de personal. Dominio de software de oficina, procesador de textos, hoja de cálculos, presentaciones. Página 198 de 254

24 CARGO CLASIFICADO Especialista Administrativo I CARGO FUNCIONAL Equipo de Obtención Ejecución de actividades especializadas relacionadas a los procesos de compra y adquisición de bienes y servicios. Ocasionalmente supervisa la labor del personal técnico y auxiliar 2. LÍNEA DE DEPENDENCIA Tiene relación de dependencia lineal del Director Ejecutivo de Logística y funcional del Coordinador del Equipo de Obtención. Es responsable de cumplir las funciones inherentes a la atención de requerimientos en materia de bienes y servicios. Para el logro de los objetivos funcionales asignados, el Especialista Administrativo I mantiene las siguientes relaciones formales: Comunicación y coordinación con el personal de las áreas que conforman la Oficina Ejecutiva de Logística, de la Oficina de Economía y de las Unidades Orgánicas del INS. Comunicación con proveedores, instituciones externas y otras que disponga su jefe inmediato. a) Participar en la formulación del plan de trabajo de la Oficina Ejecutiva de Logística. b) Ejecutar el desarrollo de los procesos técnicos inherentes a la obtención y adquisición de bienes y servicios. c) Llevar un registro sistematizado de los requerimientos considerados en el plan de adquisiciones, clasificándolos según partida presupuestal, meta y unidad ejecutora correspondientes, al inicio de cada proceso de selección. d) Revisar con extremado detalle las especificaciones técnicas, características y demás información inherentes a los bienes y servicios materia de adquisición, previas a su remisión a los comités especiales o permanentes para los efectos de su convocatoria y proceso de selección. e) Verificar que las actas de otorgamiento, calificación técnica y propuestas económicas estén acorde con las especificaciones técnicas descritas en el requerimiento. f) Elaborar las ordenes de compras o servicios de los procesos de selección conducidos por los comités permanentes y especiales, previa verificación de los documentos fuente que conforman cada expediente, a fin de elevarlos para la firma del encargado de obtención. g) Remitir las ordenes de compra o servicio debidamente autorizadas, a la oficina ejecutiva de economía, a fin que se proceda con la fase del compromiso. h) Coordinar permanentemente con el personal del área de almacén si los proveedores atienden los ítems adjudicados conforme a lo establecido en las ordenes de compra. Página 199 de 254

25 i) Coordinar con los usuarios las conformidades de servicio respectivas, por la atención de sus requerimientos conforme lo especificado en las ordenes de servicio. j) Ejecutar las compras y adquisiciones directas, cuya calificación o modalidad conforme lo determine la normatividad legal vigente así lo establezcan. k) Formular los proyectos de contratos derivados de los procesos de adquisición los que previo a su revisión y aprobación del Director de Logística, será tramitado a la Oficina General de Asesoría Jurídica para su visación. l) Organizar los documentos que se generen por cada proceso de selección, de acuerdo a las instructivos y normas internas emitidas para tal fin. m) Consolidar la información necesaria para elaborar los informes sobre el estado del cumplimiento y atención de las órdenes de compra o servicios por parte de los proveedores. n) Determinar las medidas correctivas por incumplimiento de lo requerido en las órdenes de compra o servicio, aplicando las sanciones respectivas según lo establecido en la normatividad vigente. o) Absolver consultas y brindar orientación a los usuarios en materia de adquisiciones. p) Otras funciones que le asigne el Coordinador del Equipo de Obtención 6. REQUISITOS MÍNIMOS DEL CARGO - Título profesional universitario que incluya estudios relacionados con la especialidad, experiencia no menor de 02 años. - Capacitación especializada en el área y conocimiento de normas vigentes. - Conocimientos de programas de computación, sistemas operativos, procesador de textos y hoja de calculo 7. ALTERNATIVA - Poseer una combinación equivalente de formación universitaria concluida y experiencia no menor de 04 años. Página 200 de 254

26 CARGO CLASIFICADO Asistente Administrativo I CARGO FUNCIONAL: Asistente Administrativo del Equipo de Obtención Ejecución de actividades administrativas inherentes a los procesos de adquisiciones de bienes y servicios. 2. LÍNEA DE DEPENDENCIA Tiene relación de dependencia lineal del Director Ejecutivo de Logística y funcionalmente del Coordinador del Equipo de Obtención. Tiene la responsabilidad de cumplir las funciones determinadas en el presente manual, conservando la discreción y confidencialidad en el manejo de los documentos, procurando darles la seguridad debida al igual que a los bienes asignados para el desempeño de sus funciones. Coordina con las áreas funcionales de la oficina ejecutiva de logística, unidades orgánicas de la institución, proveedores y otras que disponga previamente su jefe inmediato. a) Brindar asistencia profesional, para el desarrollo de las actividades inherentes a los procesos de adquisiciones de bienes y servicios. b) Apoyar en el registro sistematizado de los requerimientos, clasificándolos según partida presupuestal, meta y unidad ejecutora correspondientes, al inicio de cada proceso de selección. c) Elaborar ordenes de compras o servicios de los procesos de selección conducidos por los comités permanentes y especiales, previa verificación por parte del coordinador o del especialista de los documentos fuente que conforman cada expediente. d) Recabar los recibos y preparar las ordenes de servicio por concepto de servicios públicos, verificando que los recibos tengan coherencia con los consumos, a fin de remitirlos al encargado del área de obtención para la firma de la orden. e) Elaborar las órdenes de compra o servicios de los procesos de selección de menor cuantía cuyos montos sean inferiores a la décima parte del limite máximo establecido en la Ley Anual de Presupuesto para Licitaciones y Concursos. f) Organizar y llevar un registro de las órdenes de compra, servicio y contratos debidamente autorizadas, por el Director Ejecutivo de Logística, tramitados a la Oficina Ejecutiva de Economía, para su cumplir con la fase del compromiso y otros que corresponda. g) Mantener organizado el archivo de la documentación sustentatoria de las ordenes de compra, servicios y contratos, evaluar su vigencia y transferirlos previo inventario al archivo central para su custodia final. h) Otras funciones que le asigne su jefe inmediato. 6. REQUISITOS MÍNIMOS DEL CARGO Página 201 de 254

27 Grado académico de bachiller. Experiencia en labores similares no menor a 02 años y capacitación en el área. Conocimientos de programas de computación, sistemas operativos, procesador de textos y hoja de cálculo. 7. ALTERNATIVA Poseer una combinación equivalente de estudios superiores, capacitación y experiencia administrativa no menor de 01 año en áreas afines. Página 202 de 254