Instituto Nacional de Defensa Civil INDECI MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES DE LA DIRECCIÓN NACIONAL DE LOGISTICA

Transcripción

1 Instituto Nacional de Defensa Civil INDECI MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES DE LA DIRECCIÓN NACIONAL DE LOGISTICA 1

2 ESQUEMA DE CONTENIDO I. Función General 3 II. Funciones Específicas 3 III. Organigrama Estructural 4 IV. Cuadro para Asignación de Personal 5 V. Hoja de Especificaciones de Funciones 6 2

3 I. Función General (Art. 66 del ROF) Es el órgano encargado de planificar, organizar, coordinar, dirigir y supervisar la Política Nacional de Defensa Civil relacionada con el proceso del sistema de abastecimiento y control patrimonial, así como supervisa y evalúa su ejecución en cuanto a la adquisición, almacenamiento, conservación, mantenimiento y transporte de los recursos logísticos y en su caso proponer la normatividad correspondiente. II. Funciones Específicas (Art. 67 del ROF) a. Planear, organizar, dirigir, coordinar, ejecutar y controlar las actividades inherentes al abastecimiento del INDECI, de conformidad con los dispositivos legales vigentes; b. Adquirir bienes y servicios necesarios para la atención de emergencias tomando en cuenta las recomendaciones hechas por los organismos técnicos del INDECI; c. Proponer, establecer e implementar los sistemas más adecuados para el transporte oportuno de los recursos logísticos del INDECI y de los bienes donados para la atención de los damnificados de las zonas afectadas por desastres en el ámbito nacional; d. Proponer los procedimientos técnicos para la adecuada organización y administración de los almacenes del INDECI; e. Proponer la normatividad correspondiente que permita asegurar los mínimos niveles de stocks en los diferentes órganos del INDECI para una oportuna y adecuada atención de las emergencias; f. Administrar las actividades inherentes al control patrimonial del INDECI, de conformidad con los dispositivos legales vigentes; g. Normar, evaluar y controlar los procedimientos técnicos para la conservación y mantenimiento del patrimonio del INDECI; h. Administrar las actividades de apoyo de transporte con flota pesada para las operaciones logísticas que ejecuta el INDECI; i. Normar, evaluar y supervisar a las Direcciones Regionales del INDECI en materia de su competencia j. Participar en la formulación de la estructura programática y del presupuesto del Instituto, en coordinación con la Oficina de Planificación y Presupuesto; k. En coordinación con la Oficina de Planificación y Presupuesto, mantener actualizado el Plan Nacional de Defensa Civil; l. Participar en la preparación de la población con el fin de crear y/o promover una cultura de prevención de Defensa Civil; m. Expedir las resoluciones directorales correspondientes en materia de su competencia; n. Otras funciones que le asigne la Alta Dirección del INDECI. 3

4 III ORGANIGRAMA ESTRUCTURAL JEFATURA SUB JEFATURA DIRECCIÓN NACIONAL DE LOGÍSTICA UNIDAD DE ABASTECIMIENTO UNIDAD DE CONTROL PATRIMONIAL 4

5 IV.- Cuadro para Asignación de Personal (R.S. N PCM) SITUACION DEL CARGO Nº De CARGOS CODIGO CARGOS TOTAL Bonificación Presupuestado Sin Orden CLASIFICADOS ESTRUCTURALES NECESARIO Espec. al Cargo Presupuesto DIRECCION NACIONAL DE LOGISTICA 132 DIRECTOR SISTEMA ADMINISTRATIVO III D SECRETARIA I T TECNICO ADMINISTRATIVO III T OPERADOR PAD III T UNIDAD DE ABASTECIMIENTO 136 DIRECTOR SISTEMA ADMINISTRATIVO I D ESPECIALISTA ADMINISTRATIVO IV P ESPECIALISTA ADMINISTRATIVO III P ESPECIALISTA ADMINISTRATIVO II P ASIST. ADMINISTRATIVO II P TECNICO ADMINISTRATIVO III T TECNICO ADMINISTRATIVO III T UNIDAD DE CONTROL PATRIMONIAL 143 DIRECTOR SISTEMA ADMINISTRATIVO I D ESPECIALISTA ADMINISTRATIVO IV P ESPECIALISTA ADMINISTRATIVO III P ASISTENTE ADMINISTRATIVO I P TECNICO ADMINISTRATIVO III T TECNICO ADMINISTRATIVO III T TECNICO ADMINISTRATIVO II T AUXILIAR SISTEMA ADMINISTRATIVO I A

6 V.- HOJAS DE ESPECIFICACIÓN DE FUNCIONES HBOJA DE ESPECIFICACIÓN DE FUNCIONES DIRECTOR DE SISTEMA ADMINISTRATIVO III Nº de Orden: 132 Código: D CARGO ESTRUCTURAL Director Nacional de Logística FUNCIONES ESPECÍFICAS Planear, organizar, dirigir, coordinar, ejecutar y controlar las actividades inherentes al Sistema Nacional de Abastecimiento del INDECI, de conformidad con los dispositivos legales vigentes. Formular y proponer el Plan Anual de Adquisiciones y Contrataciones del INDECI. Adquirir bienes y servicios necesarios para la prevención y atención de desastres, así como para el desarrollo de la gestión institucional, tomando en cuenta las recomendaciones hechas por Direcciones Nacionales, Jefaturas de Oficinas, Direcciones Regionales y demás unidades orgánicas del INDECI. Proponer las normas y procedimientos técnicos necesarios para la adecuada organización y administración de los almacenes del INDECI. Proponer, establecer e implementar los sistemas más adecuados para el transporte oportuno de los recurso logísticos del INDECI y de los bienes donados para la atención de los damnificados de las zonas afectadas por desastres en el ámbito nacional. Proponer las acciones necesarias que permitan asegurar los niveles mínimos de stocks en los almacenes adelantados para una oportuna y adecuada atención de las emergencias. Administrar las actividades inherentes al control patrimonial del INDECI de conformidad con los dispositivos legales vigentes. Normar, evaluar y controlar los procedimientos técnicos para la conservación y mantenimiento del patrimonio del INDECI. Administrar las actividades de apoyo de transporte con flota pesada para las operaciones logísticas que ejecuta el INDECI. Coordinar con la Oficina de Planificación y Presupuesto la actualización del Plan Nacional de Defensa Civil en el ámbito de su competencia. Coordinar con la Oficina de Planificación y Presupuesto la actualización del Plan Estratégico Institucional y Plan Operativo Institucional en el ámbito de su competencia. 6

7 Coordinar con la Oficina de Planificación y Presupuesto la propuesta de Estructura Programática, Actividades, Proyectos, Componentes y Metas de abastecimientos a ser consideradas en el presupuesto institucional. Coordinar, supervisar y evaluar las acciones que realicen las Direcciones Regionales y Direcciones de Defensa Civil en materia de abastecimiento y control patrimonial. Expedir las resoluciones directorales que son materia de su competencia. Administrar los recursos humanos, materiales y económicos que le son asignados para el cumplimiento de sus funciones, efectuando las acciones de control previo y simultáneo que le corresponde. Formular el Proyecto de Presupuesto Anual y el Plan de Trabajo Anual de su respectivo órgano. Evaluar en forma periódica el cumplimiento del Presupuesto y el Plan de Trabajo Anual de su respectivo órgano. Otras funciones que le asigne la Alta Dirección del INDECI. Depende de la Alta Dirección Tiene mando directo sobre las Unidades de Abastecimiento y de Control Patrimonial. Titulo profesional universitario en la especialidad de Administración, Contabilidad, Ingeniería industrial o especialidades afines. Colegiatura Profesional. Capacitación especializada en el ámbito de su competencia. Amplia experiencia, mínimo 15 años en labores de su especialidad profesional. 7

8 HOJA DE ESPECIFICACIÓN DE FUNCIONES SECRETARIA I CARGO ESTRUCTURAL Secretaria FUNCIONES ESPECÍFICAS Nº de Orden: 133 Código: T Redactar, recepcionar, tramitar, registrar y archivar la correspondencia interna y externa, recibida y/o remitida por la Dirección Nacional. Administrar la base de datos automatizada de la documentación registrada y archivada en la Dirección Nacional, y efectuar el seguimiento de la misma, hasta concluir el respectivo trámite de gestión. Administrar el archivo y el acervo documentario de la Dirección Nacional. Recepcionar y efectuar llamadas telefónicas relacionadas con el ámbito de competencia funcional de la Dirección Nacional Recepcionar y enviar, vía fax o correo electrónico, información relacionada con el ámbito de competencia funcional de la Dirección Nacional. Recepcionar y atender a representantes de instituciones públicas y/o privadas, y público en general, que requiera realizar una gestión u obtener información de la Dirección Nacional. Controlar y supervisar el buen uso de los bienes patrimoniales asignados a la Dirección Nacional. Solicitar y administrar los recursos materiales asignados para el cumplimiento de las actividades de la Dirección Nacional. Otras funciones que le asigne el Director Nacional de Logística. Depende del Director Nacional de Logística. Título de Secretaria de un Instituto Superior o entidad autorizada. Capacitación y buen manejo de programas informáticos. Capacitación en Relaciones Públicas o Relaciones Humanas. Amplia experiencia en labores secretariales, mínimo 5 años. 8

9 HOJA DE ESPECIFICACIÓN DE FUNCIONES TÉCNICO ADMINISTRATIVO III CARGO ESTRUCTURAL Nº de Orden: 134 Código: T Técnico Administrativo FUNCIONES ESPECÍFICAS Revisar la documentación sustentatoria para el pago de obligaciones en las fases de compromiso y devengado del SIAF, suscribiendo los recuadros correspondientes y colocando el sello de control previo. Recabar la documentación pendiente, a fin de completar el expediente que sustente el registro del compromiso y posteriormente el registro del devengado, a cargo de la operadora del SIAF. Verificar la secuencia de la documentación y subsanar los errores y omisiones que eventualmente se presenten en la factura, orden de compra, orden de servicio, contrato, guía de remisión, certificado de calidad, acta de conformidad, etc. Coordinar con los proveedores la corrección de las inconsistencias, subsanables de acuerdo a ley, que se presenten en los documentos sustentatorios para la fase de devengado, en cuanto a omisiones, fechas, firmas, cantidades, sellos y otros. Mantener un registro de control de las facturas y otros documentos por pagar pendientes de trámite, especificando la causa; debiendo efectuar las acciones pertinentes que permitan efectuar el pago oportuno a los proveedores. Efectuar la investigación, búsqueda y evaluación de los reclamos de pagos por bienes y/o servicios de ejercicio anteriores, debiendo gestionar la tramitación de la Resolución Jefatural para el pago por devengados. Elaborar estadísticas de las causas más frecuentes de inconsistencia, a fin de adoptar las medidas correctivas que cada caso amerite. Preparar y actualizar el Manual de Procedimientos de Control Previo Logístico. Otras funciones que le asigne el Director Nacional de Logística. Depende del Director Nacional de Logística Título no universitario vinculado a la Administración o Economía. Capacitación especializada en el ámbito de competencia funcional. Experiencia mínima 3 años en labores de su especialidad técnica. 9

10 HOJA DE ESPECIFICACIÓN DE FUNCIONES OPERADOR PAD III CARGO ESTRUCTURAL Operador PAD FUNCIONES ESPECÍFICAS Nº de Orden: 135 Código: T Elaborar y/o formular las órdenes de compra (O/C) y ordenes de servicios (O/S) por fuentes de financiamiento y de acuerdo a los procesos de adquisición. Formular la documentación de trámite para remitir a la Oficina de Administración las O/C y O/S para su proceso presupuestal y registro en el SIAF; copias de éstas deben ser entregadas al Almacén para su recepción, control, registro de entrada y salida de bienes, así como a la Unidad de Control Patrimonial. Formular los oficios y otros documentos de trámite para remitir a la Oficina de Administración la órdenes de misión, de acuerdo a las normas vigentes. Conciliar con la Oficina de Administración la ejecución de las adquisiciones de bienes y servicios. Elaborar cuadros, reportes y otros documentos propios de su actividad. Otras funciones que le asigne el Director Nacional de Logística Depende del Director Nacional de Logística. Estudios integrales de computación y sistemas Capacitación especializada en el área de estadística y otras de su competencia Experiencia en el manejo de base de datos 10

11 HOJA DE ESPECIFICACIÓN DE FUNCIONES DIRECTOR SISTEMA ADMINISTRATIVO I CARGO ESTRUCTURAL Jefe de la Unidad de Abastecimiento FUNCIONES ESPECÍFICAS Nº de Orden: 136 Código: D Planificar los procesos de adquisición de bienes o contratación de servicios, para lo cual autoriza y regula la apertura de un expediente que contenga todas las incidencias del proceso de adquisiciones o contratación. Coordinar y supervisar el proceso de abastecimiento de acuerdo a la normatividad legal vigente. Normar y supervisar la recepción, conservación y mantenimiento apropiado de los bienes almacenados, así como el despacho a las áreas usuarias o zonas en emergencia. Proponer la adquisición de los recursos logísticos mas adecuados, así como los volúmenes mínimos y máximos de suministros, para atender los estados de emergencia locales, regionales o nacional. Formular, y proponer para su aprobación, las bases, especificaciones técnicas y expedientes en general referidos a los procesos de compra por Licitaciones Publicas y Adjudicaciones Directas. Evaluar los niveles de existencia de los almacenes, a efectos de prever un stock mínimo y dinamizar la entrega de bienes de lenta distribución. Supervisar y evaluar los controles establecidos en el área de almacenes. Supervisar los procesos de adquisiciones de bienes y contratación de servicio, a fin que éstos se realicen de acuerdo a los procedimientos y condiciones establecidas en la Ley y Reglamento de Contrataciones y Adquisiciones del Estado. Actuar como Secretaría Técnica en los procesos logísticos desarrollados a través de los Comités Especiales. Evaluar y proponer la respuesta a los recursos impugnativos interpuestos por los postores participantes en los procesos de Licitaciones y Concursos Publicos. Supervisar la ejecución del apoyo logístico otorgado a los damnificados y afectados por desastres, y efectuar la correspondiente evaluación preliminar. 11

12 Organizar y ejecutar el transporte aéreo o terrestre de los bienes del almacén central a los diferentes almacenes ubicados en los ámbitos regionales. Participar en la elaboración del Plan Anual de Adquisiciones y Contrataciones del INDECI. Proponer directivas, normas y procedimientos administrativos correspondientes a su ámbito de competencia funcional. Participar en la actualización del Plan Estratégico Institucional y Plan Operativo Institucional en las materias de su competencia funcional. Administrar los recursos humanos, materiales y económicos que le son asignados para el cumplimiento de sus funciones, efectuando las acciones de control previo y simultáneo que le corresponde. Participar en la formulación del Proyecto de Presupuesto Anual y el Plan de Trabajo Anual de su respectivo órgano. Participar en la evaluación periódica del cumplimiento del Presupuesto y el Plan de Trabajo Anual de su respectivo órgano. Otras que le asigne el Director Nacional de Logística. Depende del Director Nacional de Logística. Tiene mando directo sobre el personal de la Unidad Abastecimiento. Título profesional universitario en Administración o carreras afines que incluya estudios relacionados con la especialidad. Colegiatura profesional. Capacitación especializada en el ámbito de su competencia. Amplia experiencia, mínima de 10 años en labores de su especialidad profesional. 12

13 HOJA DE ESPECIFICACIÓN DE FUNCIONES ESPECIALISTA ADMINISTRATIVO IV CARGO ESTRUCTURAL Jefe del Almacén General FUNCIONES ESPECÍFICAS Nº de Orden: 137 Código: P Recepcionar los artículos adquiridos a los diversos proveedores en el marco del Plan Anual de Adquisiciones, verificando las cantidades, calidad y cumplimiento de las especificaciones técnicas, dando para ello la conformidad a las respectivas órdenes de compra. Conservar, mantener y controlar los artículos almacenados, cuidando que éstos se depositen en ambientes adecuados en forma separada, ordenada y con las medidas de seguridad y protección necesarias. Realizar el control administrativo y contable de los artículos que ingresan, salen y permanecen en stock en los locales asignados al Almacén General. Programar y despachar artículos a los almacenes de las sedes regionales de acuerdo con el Plan Logístico para Atención de Emergencias, así como para aquellas zonas en donde no se cuente con almacén o en las que los almacenes descentralizados no cuentan con stock suficiente para atender las emergencias ocurridas. Controlar y registrar los stocks y movimientos de los almacenes de las sedes regionales, los cuáles deben ser reportados al Módulo del Sistema Nacional de Prevención y Administración de Desastres (SINPAD). Determinar, programar y solicitar la recepción de los artículos que se encuentren en niveles mínimos de stocks en almacén. Atender los requerimientos de materiales de oficina, limpieza, entre otros, para el normal funcionamiento de las Direcciones y Oficinas del INDECI. Reportar mensualmente el movimiento del Almacén General a la Dirección Nacional de Logística y Oficina de Administración Realizar inventarios periódicos con el fin de mantener un adecuado control sobre los artículos en stock en los almacenes; así como, corroborar el correcto control administrativo-contable de los artículos que ingresan, salen y/o permanecen en stock. Centralizar la información de adquisiciones de bienes y servicios, tanto de la sede central como de las sedes regionales, para ser registradas en el Sistema de Confrontación de Operaciones Autodeclaradas (COA). 13

14 Otras funciones que le asigne el Jefe de la Unidad de Abastecimiento o el Director Nacional de Logística.. Depende del Jefe de la Unidad de Abastecimiento. Título profesional universitario en la especialidad de Administración o Ingeniería Industrial. Colegiatura profesional. Capacitación especializada en el ámbito de su competencia funcional. Amplia experiencia, mínimo 7 años en sistemas administrativos y manejo de personal. 14

15 HOJA DE ESPECIFICACIÓN DE FUNCIONES ESPECIALISTA ADMINISTRATIVO III CARGO ESTRUCTURAL Nº de Orden: 138 Código: P Especialista Administrativo FUNCIONES ESPECÍFICAS Formular las especificaciones técnicas de los proceso de selección para la contratación de servicios no personales. Llevar el control de la documentación administrativa correspondiente a la ejecución de los procesos de selección y contratación de servicios no personales. Analizar y estar actualizado con las normas legales vigentes para la contratación de servicios no personales. Consolidar los requerimientos de las diferentes áreas para la ejecución de los procesos de selección de servicios no personales. Recepcionar, revisar, clasificar y registrar los recibos, informes y actas de conformidad de los servicio no personales. Otras funciones que le asigne el Jefe de la Unidad de Abastecimiento o el Director Nacional de Logística. Depende del Jefe de la Unidad de Abastecimiento. Título profesional universitario en Administración o Economía. Colegiatura profesional. Capacitación especializada en el ámbito de su competencia funcional. Amplia experiencia, mínimo 5 años en sistemas administrativos y logísticos. 15

16 HOJA DE ESPECIFICACIÓN DE FUNCIONES ESPECIALISTA ADMINISTRATIVO II CARGO ESTRUCTURAL Nº de Orden: 139 Código: P Especialista Administrativo FUNCIONES ESPECÍFICAS Elaborar y formular documentos internos y externos relacionados a los Procesos de Licitación Pública, Concurso Público, Adjudicación Directa Pública, Adjudicación Directa Selectiva y Adjudicación por Menor Cuantía, destinados al abastecimiento de los almacenes para la atención de emergencias de acuerdo al Plan Logístico. Elaborar contratos relacionados a los procesos d e adquisiciones de bienes y servicios destinados al abastecimiento de los almacenes para la atención de emergencias de acuerdo al Plan Logístico para la Atención de Emergencias. Elaborar y formular proyectos de Resoluciones Jefaturales, informes técnicos y otros, vinculados con los procesos de selección y contratación antes indicados. Formular Convenios Interinstitucionales (almacenes adelantados, de cooperación Interinstitucional, de cesión de uso, etc) con instituciones públicas y privadas a fin de dinamizar el proceso logístico institucional. Efectuar el seguimiento y monitoreo de los contratos vigentes, supervisando el cumplimiento de las cláusulas contractuales, vigencias, renovaciones, resoluciones, fianzas, etc. Revisar y analizar permanentemente las normas legales vinculadas con los procesos de selección y contratación. Otras funciones que le asigne el Jefe de la Unidad de Abastecimiento o el Director Nacional de Logística. Depende del Jefe de la Unidad de Abastecimiento. Título profesional universitario en Administración de Empresas o Derecho. Colegiatura profesional. Capacitación especializada en el ámbito de su competencia funcional. Amplia experiencia, mínimo 4 años en sistemas administrativos y logísticos. 16

17 HOJA DE ESPECIFICACIÓN DE FUNCIONES ASISTENTE ADMINISTRATIVO II CARGO ESTRUCTURAL Asistente Administrativo FUNCIONES ESPECÍFICAS Nº de Orden: 140 Código: P Formular las bases y especificaciones técnicas de los bienes y componentes del Plan Logístico y Plan de Adquisiciones del INDECI, adquiridos mediante Licitación Pública Nacional y Concurso Público. Brindar soporte técnico en las adquisiciones, almacenamiento, control de calidad y distribución de los bienes adquiridos por el INDECI. Realizar coordinaciones técnicas con Organismos de Certificación e Inspección, públicos y privados, acreditados ante INDECOPI, DIGESA y otros organismos para la certificación de la calidad de las raciones frías de alimentos. Remitir las bases de los procesos públicos de selección, para su trámite a la Oficina de Tesorería y posterior venta a los postores. Remitir información sobre las Licitaciones Públicas, Concursos Públicos y Adjudicaciones Directas Públicas a la Contraloría General de la República en cumplimiento de la Directiva Nº CG. Efectuar el trámite administrativo de las liquidaciones de contratos de los bienes y servicios adquiridos mediante procesos públicos. Llevar el control de la documentación administrativa correspondiente a la ejecución de los proceso de selección por Licitaciones y Concursos Públicos. Otras funciones que le asigne el Jefe de la Unidad de Abastecimiento o el Director Nacional de Logística. Depende del Jefe de la Unidad de Abastecimiento. Título profesional universitario en Administración o Economía. Colegiatura profesional. Capacitación especializada en el ámbito de su competencia funcional. 17

18 Amplia experiencia, mínimo 3 años en sistemas administrativos y logísticos. HOJA DE ESPECIFICACIÓN DE FUNCIONES TÉCNICO ADMINISTRATIVO III CARGO ESTRUCTURAL Técnico Administrativo FUNCIONES ESPECÍFICAS Nº de Orden: 141 Código: T Controlar el archivo de NEAS y PECOSAS, que registran el movimiento diario del Almacén General. Llevar el archivo de documentos diversos de la Unidad. Distribuir y entregar artículos de oficina y limpieza solicitados por las diferentes Direcciones y Oficinas del INDECI. Entregar y recepcionar documentos varios despachados entre la sede central y el Almacén General. Participar en la toma de inventarios mensuales que se realizan en los locales del Almacén General y en los inventarios anuales a nivel nacional. Otras funciones que le asigne el Jefe de la Unidad de Abastecimiento o el Director Nacional de Logística. Depende del Jefe de la Unidad de Abastecimiento Título no universitario vinculado a la Administración. Capacitación especializada en el ámbito de competencia funcional. Experiencia mínima de 3 años en labores de su especialidad técnica. 18

19 HOJA DE ESPECIFICACIÓN DE FUNCIONES TÉCNICO ADMINISTRATIVO III CARGO ESTRUCTURAL Técnico Administrativo FUNCIONES ESPECÍFICAS Nº de Orden: 142 Código: T Actualizar diariamente el movimiento de Almacén. Tener actualizadas las tarjetas de control visible, registrando en ellas el movimiento diario de artículos almacenados en los locales del Almacén General. Controlar el ingreso de artículos que internan los proveedores, así como el despacho de artículos a los almacenes de las sedes regionales. Efectuar selectivamente inventarios de control y participar en los inventarios mensuales que se realizan en los locales del Almacén General. Participar en la toma de inventarios anuales a nivel nacional. Otras funciones que le asigne el Jefe de la Unidad de Abastecimiento o Director Nacional de Logística. Depende del Jefe de la Unidad de Abastecimiento Título no universitario vinculado a la Administración. Capacitación especializada en el ámbito de competencia funcional. Experiencia mínima de 3 años en labores de su especialidad técnica. 19

20 HOJA DE ESPECIFICACION DE FUNCIONES DIRECTOR DE SISTEMA ADMINISTRATIVO I CARGO ESTRUCTURAL N de Orden: 143 Código : D Jefe de la Unidad de Control Patrimonial FUNCIONES ESPECIFICAS Dirigir, controlar y supervisar la administración de los bienes patrimoniales del INDECI, de conformidad con los dispositivos legales vigentes. Dirigir y coordinar la elaboración del inventario físico del patrimonio institucional e Integrar la Comisión de Inventario. Integrar el Comité de Gestión Patrimonial y formar parte de la Comisión de Verificación de bienes en calidad de préstamo. Supervisar la elaboración de los documentos de aceptación de donaciones nacionales e internacionales. Dirigir y controlar los procedimientos de cesión en uso de los bienes del INDECI a entidades públicas y/o privadas. Formular, coordinar y controlar la aplicación de criterios, mecanismos y procedimientos para la alta, baja y enajenación de bienes patrimoniales. Coordinar con la Superintendencia Nacional de Bienes Nacionales la actualización en el Sistema de los Movimientos, Altas y Bajas de Bienes Inmuebles que forman parte del patrimonio del INDECI. Coordinar con las Direcciones y Oficinas de la Sede Central, Direcciones Regionales y Direcciones de Defensa Civil la ejecución de actividades orientadas a la conservación, cautela física y seguridad de los bienes patrimoniales de la institución. Proponer directivas, normas y procedimientos administrativos correspondientes a su ámbito de competencia funcional. Participar en la actualización del Plan Estratégico Institucional y Plan Operativo Institucional en las materias de su competencia funcional. Administrar los recursos humanos, materiales y económicos que le son asignados para el cumplimiento de sus funciones, efectuando las acciones de control previo y simultáneo que le corresponde. Participar en la formulación del proyecto de Presupuesto Anual y el Plan de Trabajo Anual de su respectivo órgano. Participar en la evaluación periódica el cumplimiento del Presupuesto y el Plan de Trabajo Anual de su respectivo órgano. 20

21 Otras que le asigne el Director Nacional de Logística. Depende del Director Nacional de Logística. Tiene mando directo sobre el personal de la Unidad de Control Patrimonial. Título profesional universitario que incluya estudios relacionados con Administración o Economía. Colegiatura profesional. Capacitación especializada en el ámbito de su competencia. Amplia experiencia, mínima de 10 años en labores de su especialidad profesional. 21

22 CARGO ESTRUCTURAL Especialista Administrativo FUNCIONES ESPECIFICAS HOJA DE ESPECIFICACIÓN DE FUNCIONES ESPECIALISTA ADMINISTRATIVO IV N de Orden: 144 Código : P Dirigir y supervisar el proceso de toma de inventarios y su respectiva actualización, de cada órgano de la institución, a nivel de sede central y órganos desconcentrados. Dirigir la formulación de un registro de bienes sobrantes y faltantes de inventario, elaborando la documentación necesaria para su regularización. Formular la documentación correspondiente a los bienes a ser dados de baja. Supervisar la formulación semestral del cuadro de control físico de inventarios de los bienes a cargo de las Direcciones y Oficinas, para fines de verificación del buen uso y estado de conservación. Supervisar y verificar la información administrativa que se remita a la Superintendencia de Bienes Nacionales. Integrar la Comisión de Inventario. Verificar la conservación, cautela física y seguridad de los bienes patrimoniales de la Institución. Otras funciones que le asigne el Jefe de la Unidad de Control Patrimonial o Director Nacional de Logística. Depende del Jefe de la Unidad de Control Patrimonial. Título profesional universitario que incluya estudios relacionados con la especialidad. Colegiatura profesional. Capacitación especializada en el área. Experiencia mínima de 5 años en labores de su especialidad profesional. 22

23 CARGO ESTRUCTURAL Especialista Administrativo FUNCIONES ESPECIFICAS HOJA DE ESPECIFICACIÓN DE FUNCIONES ESPECIALISTA ADMINISTRATIVO III N de Orden: 145 Código : P Coordinar la actualización mensual del inventario de bienes del activo fijo, en base a los documentos relacionados al movimiento de bienes. Elaborar los inventarios, y actualizarlos semestralmente, de los diversos ambientes físicos. Efectuar la codificación de los bienes patrimoniales que permita su oportuna identificación y ubicación. Coordinar con el área de Contabilidad la conciliación mensual de los bienes del activo fijo que son dados de alta y baja. Coordinar con las Direcciones Regionales y Direcciones de Defensa Civil la información relacionada con bienes del activo fijo, con fines de actualizar el inventario general del INDECI. Integrar la Comisión de Inventario. Verificar la conservación, cautela física y seguridad de los bienes patrimoniales de la institución Otras funciones que le asigne el Jefe de la Unidad de Control Patrimonial o el Director Nacional de Logística. Depende del Jefe de la Unidad de Control Patrimonial. Título profesional universitario que incluya estudios relacionados con la especialidad. Colegiatura Profesional. Capacitación especializada en el ámbito de su competencia. Experiencia mínima de 5 años en labores de su especialidad profesional. 23

24 CARGO ESTRUCTURAL Asistente Administrativo FUNCIONES ESPECIFICAS HOJA DE ESPECIFICACION DE FUNCIONES ASISTENTE ADMINISTRATIVO I N de Orden: 146 Código : P Cumplir con las disposiciones contenidas en las Directivas que norman los procedimientos para la correcta y oportuna administración de los bienes donados con carácter asistencial y/o destinados a apoyar acciones por desastres naturales. Llevar y actualizar el Libro de Registro y Control de Donaciones Nacionales e Internacionales. Proyectar y proponer la Resolución Jefatural de aceptación de donaciones nacionales e internacionales, así como llevar el registro de éstas.. Formular el proyecto de Decreto Supremo, adjuntando la documentación sustentatoria requerida, cuando el Perú efectué donaciones al extranjero a través del INDECI para apoyar acciones por desastres naturales.. Remitir trimestralmente a los órganos del INDECI, así como a la Contraloría General de la República, a la PCM y otras entidades públicas, información relacionada con las Donaciones Nacionales y Extranjeras recibidas y/o efectuadas. Otras funciones que le asigne el Jefe de la Unidad de Control Patrimonial o el Director Nacional de Logística. Depende directamente del Jefe de la Unidad de Control Patrimonial. Grado académico de bachiller universitario. Capacitación especializada en el ámbito de su competencia. Experiencia mínima de 1 año en labores de su especialidad profesional. 24

25 CARGO ESTRUCTURAL Técnico Administrativo. FUNCIONES ESPECIFICAS HOJA DE ESPECIFICACION DE FUNCIONES TECNICO ADMINISTRATIVO III 25 N de Orden: 147 Código : T Llevar y mantener actualizado el Libro de Registro de Inventario de Bienes Patrimoniales. Coordinar con el área de Contabilidad a fin de efectuar la conciliación contable de los bienes patrimoniales, y mantener actualizado los archivos. Coordinar con el área de Almacén la fin de efectuar la codificación de los bienes incorporados al patrimonio institucional. Recopilar y consolidar por separado las Ordenes de Compra, Ordenes de Servicio, PECOSAS y NEAS, para el registro y salida de bienes. Realizar el control y seguimiento de los bienes internados en el almacén, determinando las causas que lo produjeron e informando al área de Inventarios para su actualización. Recepcionar y registrar los bienes que sean internados por las diferentes dependencias del INDECI, clasificando aquellos que por el tiempo de uso deban ser dados de baja. Mantener en custodia los bienes que se encuentren en proceso de baja y transferencia, en espera de la Resolución de la Superintendencia de Bienes Nacionales. Mantener actualizada la información de los bienes inmuebles que son de propiedad del INDECI, así como aquellos que se encuentren en cesión de uso. Integrar la Comisión de Inventario. Otras funciones que le asigne el Jefe de la Unidad de Control Patrimonial o el Director Nacional de Logística. Depende del Jefe de la Unidad de Control Patrimonial. Título en Educación Técnica no universitaria, en la especialidad. Capacitación especializada en el ámbito de su competencia.

26 Experiencia mínima de 3 años en labores de su especialidad técnica. CARGO ESTRUCTURAL Técnico Administrativo FUNCIONES ESPECIFICAS HOJA DE ESPECIFICACION DE FUNCIONES TECNICO ADMINISTRATIVO III N de Orden: 148 Código : T Mantener actualizado el Libro de Registro de los bienes que hayan sido otorgados en calidad de cesión en uso a entidades públicas y/o privadas y personas naturales. Formular y proponer convenios de cesión en uso, así como controlar su ejecución, renovarlos y/o actualizarlos. Controlar las PECOSAS por entrega de bienes de activo fijo que se encuentran en calidad de cesión en uso. Formar parte de la Comisión de Verificación de bienes en calidad de préstamo e integrar la Comisión para la toma de inventarios. Efectuar el alta y baja de vehículos, elaborando la documentación correspondiente de acuerdo a las normas legales vigentes. Archivar los expedientes técnicos de cada vehículo, así como mantener actualizado el cuadro de vehículos a nivel nacional. Solicitar, con la debida anticipación, los estados de relevo a las Direcciones Regionales, Direcciones de Defensa Civil y Unidades Orgánicas de la Sede Central, para su revisión, observación, conclusiones y recomendaciones. Otras funciones que le asigne el Jefe de la Unidad de Control Patrimonial o el Director Nacional de Logística. Depende del Jefe de la Unidad de Control Patrimonial. Título en educación técnica no universitaria, en la especialidad. Capacitación especializada en el ámbito de su competencia. Experiencia mínima de 3 años en labores de su especialidad técnica. 26

27 HOJA DE ESPECIFICACIÓN DE FUNCIONES TÉCNICO ADMINISTRATIVO II CARGO ESTRUCTURAL N de Orden:149 Código : T Técnico Administrativo. FUNCIONES ESPECIFICAS Procesar las órdenes de compra, de servicios y otros documentos, para la actualización del Sistema de la Superintendencia de Bienes Nacionales y del Margesí del INDECI. Procesar, clasificar y archivar el movimiento de bienes de activo fijo a nivel nacional. Procesar, clasificar y archivar los documentos de alta, baja y convenios de bienes de activo fijo. Ejecutar y controlar el desarrollo de los sistemas de información de logística, compatibilizándolo con la Unidad de Control Patrimonial. Actualizar y emitir de reportes de la información procesada en el sistema de inventarios de la Superintendencia de Bienes Nacionales. Registrar, clasificar y procesar mensualmente los bienes del activo fijo por tipos, para su conciliación con el área de Contabilidad. Integrar la Comisión de Toma de Inventario. Otras funciones que le asigne el Jefe de la Unidad de Control Patrimonial o el Director Nacional de Logística. Depende del Jefe de la Unidad de Control Patrimonial. Título en educación técnica no universitaria, en la especialidad. Capacitación especializada en el ámbito de su competencia. Experiencia mínima de 3 años en labores de su especialidad técnica. 27

28 CARGO ESTRUCTURAL Auxiliar Administrativo FUNCIONES ESPECIFICAS : HOJA DE ESPECIFICACION DE FUNCIONES AUXILIAR DE SISTEMA ADMINISTRATIVO I N de Orden: 150 Código : A Registrar, clasificar y archivar la documentación activa de la Unidad de Control Patrimonial. Formular y tramitar la documentación correspondiente a la sede central, y sedes regionales. Mantener actualizada la documentación activa y pasiva de la Unidad de Control Patrimonial. Mantener al día el Libro de Registros de los documentos institucionales. Registrar, procesar, clasificar y controlar la documentación que ha ingresado a la Unidad de Control Patrimonial, así como determinar aquella documentación que se encuentra pendiente de trámite. Redactar y digitar documentos de acuerdo a las indicaciones y referencias. Atender y tomar nota de las llamadas telefónicas. Otras funciones que le asigne el Jefe de la Unidad de Control Patrimonial o el Director Nacional de Logística. Depende del Jefe de la Unidad de Control Patrimonial. Título en Educación Técnica no universitaria, en la especialidad. Capacitación especializada en el ámbito de su competencia. Experiencia mínima de 1 año en labores de su especialidad técnica. 28