CONTROL DE DOCUMENTOS INDICE 1.- OBJETIVO. 2.- ALCANCE. 3.- RESPONSABILIDADES. 4.- DEFINICIONES. 5.- MODO OPERATIVO. 6.- REFERENCIAS. 7.- REGISTROS. 8.- ANEXOS. Nota importante: El presente documento es de exclusiva propiedad de OCEGTEL S.A. El contenido total o parcial no puede ser reproducido ni facilitado a terceras personas sin la expresa autorización del. FECHA NOMBRE FIRMA CONFECCIONADO POR REVISADO POR APROBADO POR ALEJANDRA CASTILLO RODRIGUEZ VICTOR REALINI SALDAÑA VICTOR REALINI SALDA ÑA Revisión 2 Página 1 de 9
1. OBJETIVO. El objetivo de este procedimiento es establecer las pautas para controlar, aprobar, codificar, modificar, distribuir, reponer y eliminar, los documentos del Sistema de Gestión de Calidad Ambiente- Seguridad y Salud Ocupacional (Sistema Integrado), asegurando que las ediciones actualizadas de los documentos estén disponibles en todos los puntos en que se realizan las operaciones fundamentales para el funcionamiento efectivo del Sistema Integrado. 2. ALCANCE. El presente procedimiento se aplica a los documentos de nivel I, II y III (Punto 5.1) utilizados en el Sistema Integrado de la Empresa OCEGTEL S.A. 3. RESPONSABILIDADES. El es responsable de: - Aprobar toda la documentación del Sistema Integrado. - Enviar los documentos aprobados al Jefe Calidad-Ambiente-Seguridad y Salud Ocupacional (Jefe C-A-SSO) para que se formalice y distribuya. El Jefe Calidad-Ambiente-Seguridad y Salud Ocupacional es responsable de: - Controlar la documentación de I y II nivel del Sistema Integrado. - Definir un listado de distribución para cada uno de los documentos emitidos. - Asegurar que las versiones actualizadas de los documentos estén disponibles para el personal autorizado, de acuerdo a listado de distribución. - Coordinar la confección, revisión, aprobación y emisión de documentos. - Coordinar la revisión y aprobación de solicitudes de modificación de documentos. - Realizar, una vez aprobadas, modificaciones de documentos. - Comunicar las causas de no aceptación de las solicitudes de modificación de documentos. - Mantener una copia de documentos obsoletos, como referencia. Los responsables por la confección y revisión de documentos, según Cuadro de Responsabilidades I y II (Punto 5.2) deben: Confeccionador: - Confeccionar un documento, cuando el Jefe C-A-SSO le comunica esta necesidad. Revisión 2 Página: 2 de 9
Revisor: - Verificar que las actividades descritas en los documentos, efectivamente son las que se realizan. 4. DEFINICIONES. Documento Controlado: Es aquel documento destinado a las unidades organizacionales, el cual es sometido a un procedimiento de distribución controlado, de modo que asegura que el documento disponible es la última versión y que se han eliminado los documentos obsoletos, excepto el que mantiene como referencia el Jefe C-A-SSO. Documento No Controlado: documento sometido a un procedimiento de distribución no registrado, de carácter informativo. En caso de que se precise hacer uso de un documento no controlado para alguna actividad, debe consultarse previamente cual es la última versión. Documento Obsoleto: Es aquel documento que no tiene validez, y que se mantiene sólo como referencia por el Jefe C-A-SSO. 5. MODO OPERATIVO. 5.1. Control de la Documentación. Se establece como responsables del control de la siguiente documentación a: DOCUMENTO NIVEL RESPONSABLE Manual de Gestión Calidad Ambiente - SSO I Nivel Jefe Calidad Ambiente SSO Procedimientos, Instructivos de Trabajo y Registros II Nivel Jefe Calidad Ambiente SSO Normas y Documentos Externos III Nivel Según Instructivo IC-S-02-01 Se considera documento oficial, aquel que lleve el timbre CONTROLADO. Todo aquel documento que no lleve timbre, será un documento No Controlado. En el Sistema Integrado se mantienen documentos controlados, tanto en copia impresa, como en copia magnética. Para facilitar la identificación y control de los documentos oficiales utilizados en el Sistema Integrado, el Jefe C-A-SSO debe mantener actualizada una lista maestra de documentos controlados (Anexo Nº 1). Revisión 2 Página: 3 de 9
5.2. Elaboración, Revisión y Aprobación de la Documentación. Los documentos de I Nivel son elaborados, revisados y aprobados según el siguiente cuadro: CUADRO DE RESPONSABILIDADES I Confeccionado por Revisado por Aprobado por Documento I Nivel Jefe Calidad Ambiente - SSO Los documentos de II Nivel son elaborados, revisados y aprobados por área, según el siguiente cuadro: CUADRO DE RESPONSABILIDADES II Area Confeccionado por Revisado por Aprobado por Gerencia de Operaciones Designado Gerente Operaciones o Gerencia Adm. y Finanzas Gestión de Calidad Ambiente - SSO Designado Jefe C-A-SSO Jefe Prev. de Riesgos Gerente Adm. y Fin. o Jefe C-A-SSO o Jefe Prev. de Riesgos o Aclaración: 1. De ser necesario, los Gerentes pueden asumir la responsabilidad de confeccionar un documento perteneciente a su área o bien designar a un responsable por la confección. 2. El Jefe C-A-SSO apoya a las distintas áreas en la elaboración de documentos de II Nivel. Cada vez que se confecciona, revisa y aprueba un documento de nivel I o II, El Jefe Calidad Ambiente SSO confecciona su correspondiente listado de distribución. 5.3. Codificación de Documentos. Para su identificación y control, a cada documento se le asigna un código de referencia y un número de revisión. A continuación se establece el sistema de codificación utilizado en la documentación de I y II Nivel de la Empresa OCEGTEL S.A. Revisión 2 Página: 4 de 9
Manual de Gestión Calidad Ambiente - SSO : MI-S-01 Procedimientos consiste en un código alfanumérico de cinco caracteres. Ejemplo : XY-Z-WW Instructivos de trabajo, consiste en un código alfanumérico de siete caracteres. Ejemplo : XY-Z-WW-KK Donde: X : Indica el tipo de documento: P : Procedimiento. I : Instructivo de Trabajo. Y : Indica el Area de Gestión: C : Calidad. A : Ambiente. S : Seguridad y Salud Ocupacional. I : Calidad Ambiente SSO. Z : Indica que es un documento asociado al Sistema de Gestión de Calidad Ambiente SSO. Su designación es una S. En caso del área de Calidad, se puede dividir según modulo aplicable de la norma ISO 9001:2000: D: Responsabilidad de la Dirección. R: Gestión de los Recursos. P : Realización del Producto. M: Medición, Análisis y Mejora. Procedimientos: WW: Indica el Nº de Procedimiento específico, es decir, es el correlativo correspondiente al número de procedimiento. Instructivos: WW: Indica el número de procedimiento específico de dónde se desprende el instructivo. Sólo Instructivos: KK: Indica el Nº de Instructivo, es decir, es el correlativo correspondiente al número de instructivo que se desprende por procedimiento especifico. Revisión 2 Página: 5 de 9
5.4. Distribución de Docume ntos. Los documentos controlados (procedimientos e instructivos) se encuentran disponibles en el sistema informático de la organización, donde los usuarios tienen acceso a aquellos documentos pertinentes y aplicables a su ámbito de acción (según listado de distribución). Además el Jefe C-A-SSO, mantiene los originales de cada uno de los documentos emitidos. En caso de usuarios sin acceso al sistema informático, el Jefe C-A-SSO, entrega archivador con los documentos pertinentes. Con el fin de garantizar la distribución y/o toma de conocimiento de los documentos de nivel I y II disponibles, el Jefe C-A-SSO solicita firma en Lista de Distribución y/o Toma de Conocimiento (Anexo Nº 2) Cada vez que un contrato (obra) es adjudicado y se ha designado al Administrador responsable por la ejecución, el Jefe C-A-SSO entrega al Administrador, mediante Lista de distribución y /o Toma de Conocimiento, los documentos del Sistema Integrado (documentos controlados) aplicables a su ámbito de acción. Los cuales deben ser devueltos al Jefe C-A-SSO, una vez terminada la ejecución de la obra. 5.5. Modificación de Documentos. Toda petición de modificación de los documentos de nivel I y II, debe efectuarse en forma escrita y puede ser solicitada por cualquier integrante de la organización al Jefe Calidad-Ambiente-SSO, quién coordina, para la revisión y aprobación de dicha propuesta, según Cuadro de Responsabilidades I y II (Punto 5.2). En caso de que una solicitud de modificación sea rechazada, el Jefe C-A-SSO comunica vía escrita las causas de no aceptación. En caso de ser aceptada una modificación de documentos, el Jefe C-A-SSO procede a modificar el original del documento e identificar el nuevo Nº de Revisión. El Jefe C-A-SSO gestiona que todas las modificaciones aceptadas sean identificadas y publicadas en sección informaciones del portal C-A-SSO de intranet. 5.6 Distribución, Reposición y Devolución de Documentos Modificados. Con el fin de garantizar la entrega o toma de conocimiento de la nueva revisión de los documentos a todo el personal, El Jefe C-A-SSO opera de la siguiente forma: a) Coordina que la modificación sea realizada en el sistema informático. Revisión 2 Página: 6 de 9
b) Para el personal que posee documentos controlados impresos, procede a retirar los documentos obsoletos para su destrucción y ejecuta la entrega del documento con nuevo numero de revisión. El Jefe C-A-SSO, una vez que comunica a los usuarios las modificaciones, solicita firma en Lista de Distribución y/o Toma de Conocimiento a todo el personal que se le ha proporcionado nueva revisión del documento. El Jefe C-A-SSO conserva una copia del documento obsoleto como referencia, mantenido en su área, con un timbre de OBSOLETO hasta la siguiente actualización que sufra el documento. 6. REFERENCIAS. - Norma ISO 9001:2000. - Instructivo IC-S-02-01 Control de documentos externos. - Norma ISO 14001:2004. - Norma OHSAS 18001:1999. 7. REGISTROS. Los registros que se derivan de la aplicación de este procedimiento, se almacenan en la oficina del Jefe Calidad-Ambiente-SSO en forma indefinida. Cada vez que los registros de control sean actualizados, la versión obsoleta se destruye. Las versiones obsoletas de documentos (procedimientos e instructivos) son mantenidas por el Jefe Calidad-Ambiente-SSO, en su área, hasta el momento en que el documento sufra una nueva actualización. 8. ANEXOS Anexo Nº 1: Lista Maestra de Documentos Controlados. Anexo Nº 2: Lista de Distribución y/o Toma de Conocimiento. Revisión 2 Página: 7 de 9
ANEXO Nº 1 LISTA MAESTRA DE DOCUMENTOS CONTROLADOS LISTA MAESTRA DE DOCUMENTOS CONTROLADOS FECHA (1) PAGINA (2) DOCUMENTO REF. CODIGO REV. USUARIOS (3) (4) (5) (6) (7) FORMA DE LLENADO ANEXO Nº 1: (1) Fecha última actualización de la lista maestra. (2) Número de páginas de la lista maestra (ej. 1 de 3). (3) Nombre del documento oficial. (4) Referencia al sistema de gestión. (5) Código del documento oficial. (6) Número de revisión del documento vigente. (7) Cantidad de usuarios con acceso al documento. Revisión 2 Página: 8 de 9
ANEXO Nº 2 LISTA DE DISTRIBUCIÓN Y/O TOMA DE CONOCIMIENTO LISTA DE DISTRIBUCION Y/O TOMA DE CONOCIMIENTO USUARIO : (1) PAGINA (2) DOCUMENTO CODIGO REVISION FECHA FIRMA OBSOLETO (3) (4) (5) (6) (7) (8) FORMA DE LLENADO ANEXO Nº 2: (1) Nombre y cargo de la persona (usuario) que tendrá acceso al documento oficial. (2) Número de página. (3) Nombre del documento oficial. (4) Código del documento oficial. (5) Número de revisión del documento. (6) Fecha en que se entrega el documento o se toma conocimiento de la disponibilidad del mismo. (7) Firma de la persona que recibe el documento oficial (copia magnética o impresa). (8) Se completa con una X al momento que un documento a pasado a ser obsoleto y se ha aprobado una nueva revisión del mismo. Revisión 2 Página: 9 de 9