SISTEMA DE AMBIENTES DE DESPACHO

SISTEMA DE AMBIENTES DE DESPACHO Guía de administración SISTEMA DE GESTIÓN PARA LA GOBERNABILIDAD

2 Índice Lección 1 Lección 2 Lección 3 Ingreso al Sistema de Administración de Ambientes del Despacho Creación de Ambientes Instrucciones Asignación de Tipos de Restricciones de Ejecución al Programa Mantenimiento de Ambientes Consultar un ambiente gráfico Modificar un ambiente gráfico Borrar un ambiente gráfico Exportar un ambiente gráfico

3 Acerca de este capítulo En este capítulo se dictan las instrucciones para el desarrollo y mantenimiento de los ambientes del Sistema de Gestión de Despachos, además está acompañado de algunas instrucciones para la efectividad en el uso de los mismos. El Administrador de Ambientes de Despacho como su nombre lo indica es un sistema utilizado para el desarrollo de ambientes de trabajo de los despachos de los funcionarios. Estos se desarrollan a partir de un ambiente gráfico, el cual se permite efectuar la creación de vínculos de un ambiente a otro o también vínculos con los ejecutables existentes dentro de la PC en el cual se va a utilizar el ambiente. Antes de empezar Para completar las lecciones de este capítulo, deberá: Contar con la herramienta PowerPoint.

4 Lección 1 Ingreso al Sistema de Administración de Ambientes del Despacho

5 Lección 1 - Ingreso al Sistema de Administración de Ambientes del Despacho Ejecutado el Instalador del Diccionario de Datos, se han creado los accesos directos de los Sistemas de Gestión, los cuales se encuentran identificados dentro del grupo de programas Gestión de Despachos. Pasos para ejecutar el Administrador de Ambientes de Despachos 1. Haga clic en el botón de Inicio de Windows 2. Seleccione la opción Todo los Programas 3. Haga clic en el grupo de programas Gestión de Despachos 4. Seleccione Administrador de Ambientes de Despacho. 5. En el recuadro de Ingreso al Administrador de Ambientes de Despacho, indique el usuario (este puede ser ADMIN que fue creado por defecto, o el usuario de un funcionario que ya tiene un despacho creado) y la clave de administración definida en el proceso de instalación. Ejemplo: a. Usuario: ADMIN b. Password : *** 6. Haga clic en el botón Aceptar El Password se ha definido en el proceso de identificación de Claves de Administración Ingreso al Sistema

6 Lección 2 Creación de Ambientes de Despacho

7 Lección 2 - Creación de Ambientes de Despacho Para iniciar la creación de un Ambiente de Despacho, necesitamos previamente determinar el ambiente gráfico utilizando la herramienta PowerPoint, a continuación unas breves instrucciones para ello. 1. Ejecutar el programa PowerPoint 2. Cree una nueva Diapositiva y Elabore el Diseño para el Ambiente Recomendaciones para el diseño: A Se sugiere que los ambientes gráficos sean un demostrativo de la estructura del funcionamiento de la institución según el área y los instrumentos en los que se desarrollan. En el ejemplo se puede observar a la Secretaría Privada, y en sus ramificaciones tenemos, a las Metas Presidenciales, al Centro de Gestión del Presidente y a un M.I.A. de uso específico para apoyo a la labor de la Secretaría. B Para una mejor ocupación del uso permanente del Despacho se sugiere que en los ambientes se incorporen accesos directos a aquellos programas o aplicaciones de mayor uso. En ejemplo podemos observar las herramientas de oficina Word, PowerPoint, Excel e Internet Explorer. 3. Una vez que finalizo el diseño del ambiente guarde los cambios, luego vaya al Archivo y después a la opción Guardar Como, estando en la ventana como la que se observa abajo seleccione el tipo de archivo Metarchivo de Windows o Metarchivo de Windows Mejorado, o bien, en Formato PNG, por ultimo confirme presionando la opción Guardar. Tipo de Archivo

8 Para agregar un ambiente gráfico, debe seguir los siguientes pasos Lección 2 - Creación de Ambientes de Despacho 1. Teniendo activo el Instrumento de Administración de Ambientes del Despacho, haga clic en la opción Agregar para habilitar la ventana de Ambiente Gráficos. Ver figura 2.1. y 2.2. 2. Dar un nombre al ambiente haciendo clic en el campo Nombre de Ambiente y luego escríbalo. 3. Importe el diseño haciendo clic en el botón Importar Gráfico (Ver figura 2.2.), una vez que lo selecciono se despliega la venta de selección de gráfico. Ver figura 2.3. Botón de vista Previa del ambiente que desea incorporar. Figura 2.3. 4. Seleccione el archivo creado en PowerPoint siguiendo las instrucciones y luego presione Abrir para incorporar el archivo o de lo contrario presione Cancelar. Ver figura 2.3. Nota: Una vez importado el grafico puede proceder a crear los vínculos o accesos directos

9 Lección 2 - Creación de Ambientes de Despacho Para dar una articulación en el diseño incorporado debe seguir los siguientes pasos: 1. Seleccionamos con un clic Tipo de zona a marcar. Los tipos de Zonas sirven para marcar secciones en el ambiente importado, esto permite ingresarle un articulación (vinculo) al objeto seleccionado. a. Tipo Rectangular: Permite realizar una marcación rectangular, para ello debe dar un clic sobre el botón deseada. y luego marcar la zona b. Tipo Circular: Permite realizar una marcación circular, para ello debe dar un clic sobre el botón y luego marcar la zona deseada. c. Tipo Poligonal: Permite realizar una marcación poligonal, para ello debe dar un clic sobre el Zona Seleccionada botón y luego marcar la zona deseada. Figura 2.4. 2. En el ambiente incorporado haciendo clic sin soltar marcamos el espacio donde se realizara la articulación. Ver figura 2.4. 3. Seleccionar la zona marcada haciendo un clic sobre la misma. 4. Seleccionar el tipo de articulación que se requiere para la zona seleccionada. Dispone de dos Tipos de Articulación Ambiente Gráfico: Permite vincular la zona seleccionada a ambiente grafico existente. Ejecutable: Permite vincular la zona seleccionada a una aplicación (.exe). 5. Indique la articulación seleccionando el botón. Ver figura 2.4. Como dispone de dos tipos de articulación tiene dos formas para seleccionarlo: Para el Tipo Ejecutable: Si la instalación es en una maquina local o si usted sabe que el destino del ejecutable no va a variar de una maquina a otra puede seguir estos pasos: Seleccione el ejecutable que desea incorporar y presione Abrir para indicar el ejecutable seleccionado o de lo contrario presione Cancelar. Cuando selecciono el ejecutable en la ventana de creación del ambiente gráfico, en el campo Parámetro puede especificar las características de ejecución del mismo. Ver figura 2.4.

10 Lección 2 - Creación de Ambientes de Despacho Si no esta seguro o sabe que el destino del ejecutable no va a variar, le recomendamos configurarlo de la siguiente manera. Ingrese al Windows Commander, luego ubíquese en una carpeta compartida del servidor a la cual pueden acceder todas las PC s de la red y cree un archivo de extensión.bat, para ello utilice el comando edit. Ejemplo: Edit nombredelbat.bat Una vez ejecutado estos pasos se abrirá la ventana que vemos a la izquierda, en ella definiremos la aplicación que se va ejecutar con el bat. Para entender este proceso siga el esquema de este ejemplo donde se define. @echo off Guarde los cambios efectuados en el bat que acaba de editar. Start winword.exe donde start es un commando que permite abrir este ejecutable que se encuentra en la maquina. Cuando terminó vuelva al Administrador de Ambientes y seleccione la zona que desea vincular al bat, en el cuadro de texto Articulación indique el destino del archivo bat correspondiente. Ver figura 2.4. Ejemplo 1) Para el los sistemas de despacho como el M.I.A. Puede pasar el siguiente parámetro MIA01 5 este parámetro indica el nombre de M.I.A. y la vista de consulta, permitiendo acceder bajo estas condiciones. 2) Para el caso de un ejecutable como el Word puede omitir el parámetro dejando que el mismo en blanco y este ingresara directamente. Para el Tipo Ambiente Gráfico: Seleccione el ambiente que desea incorporar y luego presione Aceptar para indicar el ambiente gráfico seleccionado o de lo contrario presione Cancelar. 6.Guarde la articulación efectuada haciendo clic en el botón Guardar presione Borrar para deshacer la todo los cambios efectuados. caso contrario Para borrar una articulación del ambiente debe seguir los siguientes pasos: 1. Seleccionamos con un clic la Zona Seleccionada. 2. Haga clic en el botón Borrar. Para cerrar guardando los cambios haga clic en Aceptar caso contrario haga clic en Cancelar. Ver figura 2.2.

11 Mantenimiento de Ambientes de Despacho Lección 3

12 Lección 3 - Mantenimiento de Ambientes de Despacho Funciones de Operación Listado de Ambientes Vista Previa del Ambiente Gráfico Seleccionado Figura 3.1. Para Consultar un ambiente gráfico 1. En la Administración de Ambientes del Despacho, seleccione con doble clic el ambiente que desea consultar y esto le permitirá ingresar al mismo. Ver figura 3.1. Para Modificar un ambiente gráfico 1. En la Administración de Ambientes del Despacho, seleccione con doble clic el ambiente que desea modificar. Ver figura 3.1. 2. Una vez que ingreso a la ventana de creación y mantenimiento de los ambientes, proceda a seguir los pasos que correspondan vistos en el la lección anterior. Ver Lección 2 Para Eliminar un ambiente gráfico, debe seguir los siguientes pasos 3. En la Administración de Ambientes del Despacho, seleccione con un clic el ambiente que desea eliminar. Ver figura 3.1. 4. Una vez seleccionado, haga clic en la opción Eliminar. 5. En la pantalla de confirmación presione Si para eliminar, caso contrario presione No para cancelar. Para Exportar un ambiente gráfico, debe seguir los siguientes pasos 1. En la Administración de Ambientes del Despacho, seleccione con un clic el ambiente que desea exportar. Ver figura 3.1. 2. Una vez seleccionado, haga clic en la opción Exportar Gráfico. 3. Escriba el nombre con el que desea guardar el ambiente. 4. Presione Guardar para aceptar la exportación o de lo contrario presione Cancelar.