ADMINISTRACIÓN DEL SISTEMA DE DESPACHOS

Transcripción

1 1 ADMINISTRACIÓN DEL SISTEMA DE DESPACHOS Guía de Administración SISTEMAS DE GESTIÓN PARA LA GOBERNABILIDAD

2 2 Acerca de este capítulo En este capítulo se tiene como objetivo dotar de los conocimientos iniciales a los administradores a cargo de los Sistemas de Gestión de Despachos. Para ello se deben desarrollar los primero pasos de implementación del sistema. De esta manera, existe un orden establecido dentro de los capítulos; al concluir la lectura de este capítulo podrá realizar las tareas administrativas y de mantenimiento del despacho de los usuarios. Antes de empezar Para completar las lecciones de este capítulo, deberá: Haber completado el capítulo 1 de Instalación y configuración inicial de los Sistemas de Gestión de Despachos.

3 3 Índice Lección 1 Lección 2 Lección 3 Lección 4 Lección 5 Lección 6 Acceso al instrumento de Administración de Despacho Estructuración Base del Sistema Creación y Mantenimiento de Despachos Definición de Comunicación Interdespachos Autorización del Control Entre Agenda Definición de Clasificadores (Países, Provincias o Ciudades)

4 4 Lección 1 Acceso al instrumento de Administración de Despacho

5 5 Lección 1 - Acceso al instrumento de Administración de Despacho Ejecutado el Instalador del Diccionario de Datos, se han creado los accesos directos de los Sistemas de Gestión, los cuales se encuentran identificados dentro del grupo de programas Gestión de Despachos. Sugerencia Antes de realizar cambios sobre una base de datos en producción, instale el sistema de Administración de Despachos en un equipo personal, bien puede ser la consola del administrador de sistemas. Pasos para ejecutar el Administrador de Despachos: 1. Haga clic en el botón de Inicio de Windows. 2. Seleccione la opción Todos los Programas. 3. Haga clic en el grupo de programas Gestión de Despachos. 4. Seleccione el módulo Administrador de Despachos. 5. En el recuadro de Ingreso al Sistema de Administración del Despacho, indique el usuario y clave de administración definida en el proceso de instalación. a. Usuario: admin b. Password: ************ 6. Haga clic en el botón Aceptar El Usuario admin se genera en el proceso de instalación del Diccionario de Datos del Sistema El Password se ha definido en el proceso de identificación de Claves de Administración Ingreso al Sistema de Despachos

6 6 Lección 2 Estructuración Base del Sistema

7 7 Lección 2 - Estructuración Base del Sistema Antes de iniciar con la creación de un despacho es importante estructurar las bases necesarias con las informaciones relacionadas a la institución, así como también a ciertos parámetros necesarios para la identificación de fechas festivas dentro del calendario anual, relacionadas al país. Para llevar a cabo la estructuración inicial del sistema, veremos: Estructuración de áreas Definición de días feriados 1. Pasos para Estructurar las Áreas en el Sistema a. Acceder al Administrador de Áreas opción 1. Teniendo activo el Instrumento de Administración de Despachos, Haga clic en la Áreas 2. Esta opción le dará acceso al módulo de estructuración de Áreas, donde se podrán agregar, modificar y eliminar las áreas definidas dentro del esquema organizativo de la institución. b. Agregar una Área 1. Identifique en el recuadro Descripción, el área que desea agregar 2. Haga clic en la opción Área

8 8 Lección 2 - Estructuración Base del Sistema c. Agregar una Sub-Área 1. Identifique en el recuadro Descripción, la sub- área que desea agregar 2. Seleccione con un clic el área a la cual dependerá la sub-área a agregar 3. Haga clic en la opción Sub-Área d. Modificar un Área o Sub-Área 1. Seleccione con un clic el registro que desea modificar 2. Presione la tecla de función F 2, o bien, utilice el menú emergente, haciendo clic derecho sobre le registro e. Eliminar una Área o Sub-Área 1. Seleccione con un clic el registro que desea modificar 2. Presione la tecla Del, o bien, haga clic derecho sobre el área seleccionada e indique Borrar Área 2. Pasos para definir los días festivos en el Calendario Anual a. Acceder al Administrador de Feriados 1. Teniendo activo el Instrumento de Administración de Despachos, Haga clic en la opción Agenda 2. Haga clic en la opción Feriados. Aparecerá la siguiente ventana de diálogo: Agregar registro al sistema Listado de Registros activos Eliminar registro en el sistema

9 9 Lección 2 - Estructuración Base del Sistema b. Agregar un Nuevo Registro 1. Haga clic en la opción Agregar. Aparecerá la siguiente ventana de diálogo: 2. Indique en el recuadro Mes, en número, el mes deseado 3. Haga clic en el recuadro Día e identifique el día deseado 4. Haga clic en el recuadro Descripción e indique una breve descripción del día registrado como festivo. 5. Haga clic en el botón Aceptar, para guardar los datos ingresados c. Modificar los Datos de un Registro 1. Haga clic sobre el registro que desea modificar 2. Modifique los datos requeridos 3. Haga clic en el botón Aceptar, para guardar los cambios d. Eliminar un Registro 1. Haga clic sobre el registro que desea eliminar 2. Seleccione la opción Eliminar 3. Haga clic en el botón SI para eliminar el registro, o NO, para cancelar.

10 19 Creación y Mantenimiento de Despachos Lección 3

11 19 Lección 3 - Creación y Mantenimiento de Despachos La creación y mantenimiento de funcionarios, consiste en registrar los usuarios que tendrán participación dentro del sistema. Estos funcionarios serán posteriormente seleccionados como propietarios de un despacho, sobre el cual podrán realizar todas sus tareas y actividades de trabajo. 1. Acceder al administrador de Funcionarios 1. Estando activo el Administrador de Despachos, seleccione la opción Creación y Mantención de Despachos. Aparecerá la siguiente ventana de diálogo: 2. Crear un cargo Antes de agregar un nuevo despacho, es preciso asegurarse de que exista el cargo que se le asignará en los datos del funcionario. Para agregar cargos, realice los siguientes pasos: 1. Haga clic en el botón Cargo. Aparecerá la siguiente ventana de diálogo: cargo: 2. Haga clic en el botón Agregar, aparecerá el cuadro de texto para agregar un nuevo

12 19 Lección 3 - Creación y Mantenimiento de Despachos 3. Agregar un Despacho El Despacho constituye el lugar de trabajo del funcionario desde donde se realizarán las diferentes actividades asociadas a su cargo. En el despacho de definen los atributos de: Cuenta de usuario para acceso al sistema Permisos sobre Archivo de Correspondencia Permisos sobre Tramitación de Correspondencias Permisos sobre Directorio Institucional Otros. Para agregar un nuevo despacho, realice los siguientes pasos: 1. Haga clic en la opción Agregar. Aparecerá el siguiente cuadro de diálogo, para la pestaña Despacho:

13 19 Lección 3 - Creación y Mantenimiento de Despachos a) PESTAÑA DESPACHO: Código: Clave única de identificación del Despacho. La información indicada en este recuadro permite una longitud de 5 caracteres alfanuméricos, los cuales pueden ser ingresados manteniendo una política de emplear los tres primeros caracteres para identificar el área a la cual pertenece este despacho y los restantes a un número secuencial. Por ejemplo, DAM01, donde DAM es la Dirección Administrativa y el 01, su identificador único. Este mecanismo permitirá facilitar las tareas de administración dentro del sistema. Username: Usuario con el cual el funcionario accede al sistema. Password: Clave con la cual se autentica el acceso del funcionario a través del Username. Dominio: En caso de utilizar un dominio dentro de la institución, se deberá ingresar en este apartado. Usuario Base de Datos: Usuario con el cual se establece la conexión a la Base de Datos. Esta información es transparente para el funcionario, y sólo es de manejo interno del sistema y de conocimiento del administrador. Password Base de Datos: Clave con la cual se autentica el usuario de base de datos. Ambiente gráfico a usar: Lista de ambientes disponibles para asignar al despacho. Modifica directorio: Determina que el despacho tendrá permisos de modificar el directorio institucional. Firma: Haciendo doble clic sobre el área de la firma se abrirá una ventana para la ubicación en disco de la firma escaneada. Podrá importar imágenes de la firma en formato.jpg. Atención: Los ambientes Gráficos se elaboran en el administrador de ambientes. Consulte el Capítulo 3

14 19 Lección 3 - Creación y Mantenimiento de Despachos 2. Complete las informaciones requeridas por el sistema para la pestaña Funcionario, como se muestra en el siguiente cuadro de diálogo: b) PESTAÑA FUNCIONARIO Vocativo: Es el título del funcionario participante. Podrá seleccionarlo de la lista o bien crear uno nuevo, haciendo clic en. Apellidos y Nombres: de los funcionarios que participarán como nuevos usuarios del sistema. Número de documento: carné de identidad, cédula, etc. Sexo: Seleccione entre Masculino y Femenino. Cargo: puesto que ocupa el funcionario dentro de la institución. Selecciónelo de la lista o bien puede crear uno nuevo, haciendo clic en. Institución: A la que pertenece el funcionario. Puede seleccionar una de la lista o bien crear una nueva, haciendo clic en. Área: Dependencia a la que pertenece el funcionario. Puede seleccionar una de la lista o bien crear una nueva, haciendo clic en.

15 19 Lección 3 - Creación y Mantenimiento de Despachos Teléfono y Fax: Información de localización institucional. Del funcionario participante. Dirección: Puede incluir datos de ubicación física del funcionario tanto Comercial (institucional) como Personal y Otra. En los datos de dirección podrá agregar Calle, País, Provincia o Departamento, Ciudad y Código Postal. 3. Una vez aplicados todos los datos del Despacho para cada usuario, haga clic en el botón Aceptar. Aparecerá la ventana de diálogo que le permitirá ejecutar el script de creación a través de la conexión directa a la Base de datos: Información obligatoria para ejecutar el script de creación de usuarios sobre la base de datos Una vez haga clic en el botón, aparecerán los resultados de la acción en el área de texto de esta ventana

16 19 4. Modificar los Datos de un Funcionario Lección 3 - Creación y Mantenimiento de Despachos 1. Desde la opción Creación y Mantención de Despachos. Sobre la lista de usuarios, haga doble clic sobre el registro del funcionario que desea modificar. Aparecerá el cuadro de diálogo de Despachos. 2. Realice los cambios necesarios en el registro 3. Haga clic en el botón Aceptar para guardar los cambios. Para este efecto no es necesario ejecutar de nuevo el script de creación de usuarios. 5. Eliminar un Funcionario de la Lista 1. Desde la opción Creación y Mantención de Despachos. Sobre la lista de usuarios, seleccione con un clic el registro de funcionario que desea eliminar. 2. Haga clic en la opción Eliminar 3. Haga Clic en el botón SI para eliminar el registro, o bien, NO para cancelar. 6. Reemplazar un despacho Esta opción se utiliza cuando un funcionario de la institución reemplaza a otro saliente. El despacho reemplazado traslada todo su archivo al nuevo reemplazante, conservando por completo tanto atributos como las tareas y correspondencias que se han realizado e inclusive aquellas que aún están pendientes de su gestión. Para reemplazar un despacho realice los siguientes pasos: 1. Haga clic en el botón Reemplazar Despacho. Aparecerá una ventana emergente.

17 19 Lección 3 - Creación y Mantenimiento de Despachos 2. En la ventana emergente, seleccione de la lista el despacho que va a reemplazar. A continuación, haga clic en Siguiente para pasar a la ventana posterior. 3. En la ventana del Paso 2, haga clic para seleccionar el despacho reemplazante que va a asumir las tareas del saliente. Una vez más, haga clic en el botón Siguiente para avanzar a la ventana posterior. 4. En esta ventana, seleccione la fecha que se tomará como inicio de reemplazo de despacho, con sus respectivas tareas; use la casilla de verificación para asegurar esta fecha como punto de referencia.

18 19 Lección 3 - Creación y Mantenimiento de Despachos 5. Haga clic en el botón Ejecutar para transferir las tareas. Aparecerá una ventana confirmando el proceso de transferencia, describiendo tanto el despacho reemplazado como el reemplazante. Esta acción deja automáticamente inactivo el despacho reemplazado. Nota Un funcionario que tenga informaciones relacionadas a correspondencia, mensajería, actividades en la agenda operacional, etc., no podrá ser eliminado. Eliminar un despacho 1. Seleccione el funcionario y haga clic en la opción Eliminar 2. Para eliminar el despacho de ese funcionario debe confirmar la operación seleccionando con la opción Aceptar, de lo contrario presione Cancelar Imprimir 1. Para imprimir el listado de los despachos deberá configurar y/o confirmar la impresión. 2. Haga clic en la opción Imprimir

19 19 Lección 3 - Creación y Mantenimiento de Despachos Crear Usuarios de Base de Datos Esta acción le permitirá ver el (o los) scripts de usuarios y ejecutarlos desde el motor de base datos, cuando se trata de usuarios nuevos que ingresan al sistema. 1. Ingrese a Creacion y Mantencion de Despachos. 2. Seleccione Crear Usuario BD. 3. Le solicitará la confirmación de la acción, a través de la siguiente ventana de diálogo: 4. Seleccione el script del usuario que desea crear, o bien seleccione toda la lista de usuarios para su creación en un solo procedimiento. Describa aquí el usuario administrador de la Base de Datos y su contraseña, el sistema ejecutará automáticamente la consulta en el motor de la Base de Datos Cuando se genera un nuevo despacho aparecerá aquí el script del usuario, de otra forma, se podrán ejecutar todos los scripts de los usuarios registrados en el sistema.

20 23 Lección 3 - Creación y Mantenimiento de Despachos Reasignar Contraseña Podrá reasignar contraseñas tanto de usuario de la base de datos como de usuario del sistema. Para acceder directamente a la opción de cambios de contraseña, realice los siguientes pasos: 1. Haga clic en la flecha del botón y seleccione la opción Ingreso a sistema, para cambiar las contraseñas propias de usuario, con la siguiente ventana: Seleccione todos los usuarios para cambiar la contraseña de conexión a la BD Seleccione uno o varios usuarios para cambiar la contraseña de conexión a la BD Escriba una contraseña para terminar al proceso 2. Realice el cambio de contraseña seleccionando la opción Conexión a Base de datos. Realice los mismos pasos del numeral 1 para cambiar la contraseña de acceso al sistema. Aparecerá la siguiente ventana:

21 23 Definición de Comunicación Interdespachos Lección 4

22 23 Lección 4 - Definición de Comunicación Interdespachos En Despacho se determina la comunicación de los funcionarios creados como usuarios del sistema, definiendo estos cuatro atributos: Recibe Mensajes Envía Mensajes Recibe Correspondencia Envía Correspondencia Recibe tareas derivadas Deriva tareas Para cada usuario asociado a un funcionario es necesario definir estos atributos. Nota: El sistema relaciona automáticamente la contraparte de la relación que se crea. Por ejemplo, si usted ha definido que el Usuario 1 envía correspondencia al Usuario 2, si ve qué relación tiene el Usuario 2 encontrará que automáticamente se ha relacionado y el atributo es que recibe correspondencia del Usuario 1. Pasos para Acceder a la Definición de Comunicación Interdespacho: 1. Seleccione la opción Comunicaciones Interdespachos. Determinar la Comunicación entre los despachos a) Seleccione un funcionario al cual desee relacionar otros despachos. Listado de Despachos Relacionados Aquí podrá ver y modificar los atributos del mismo Despacho Seleccionado

23 23 Lección 4 - Definición de Comunicación Interdespachos b) En la ventana de Comunicaciones Interdespachos del Usuario seleccionado deberá definir los atributos de comunicación y luego podrá: Agregar : esto le permitirá crear nuevas relaciones de a uno, para ello debe hacer clic sobre el despacho del funcionario que quiere agregar y luego seleccione el botón Agregar Todos: esto le permitirá relacionar la comunicación de todos los despachos de una vez con los mismos atributos en común, para ello debe seleccionar el botón Quitar: esto le permitirá deshacer las relaciones de a uno, para ello debe hacer clic sobre el despacho del funcionario ya relacionado y luego seleccione el botón Quitar Todos: esto le permitirá deshacer todas las relaciones de comunicación de todos los despachos de una vez, para ello debe seleccionar el botón Ventana de relaciones para cada funcionario: Despachos a relacionar Listado de Despachos relacionados Aquí se definen los atributos antes de relacionar los despachos. Aquí podrá ver y modificar los atributos de los despachos relacionados. Eliminar un despacho relacionado Seleccione el despacho relacionado, de la parte derecha de la ventana, haciendo clic en el cuadro precedente al código del funcionario (Ver figura) y luego presione la opción Eliminar.

24 26 Lección 5 Autorización del Control Entre Agenda

25 26 Lección 5 - Autorización del Control Entre Agenda En la Agenda del Despacho tiene la posibilidad de permitir que otros funcionarios puedan controlar su agenda. La autorización de los funcionarios está acompañada de atributos de control y éstos pueden ser: Consultar (Permite al funcionario autorizado ver toda la programación de la Agenda del otro). Programar (Permite consultar y Elaborar tareas, eventos, etc.). Mantener (Permite realizar todas las operaciones en la agenda del funcionario como consultar, programar, dar por terminada la gestión de un evento, etc.) Acceder al Administrador de Autorización de Agendas: 1. Teniendo activo el Instrumento de Administración de Despachos, Haga clic en la opción Agenda 2. Haga clic en la opción Autorizaciones de Agenda Pasos para Autorizar a un funcionario el uso de la agenda de otro: 3. Una vez haya ingresado a la ventana de autorización de uso de agendas, en el listado de la izquierda, haga clic en el nombre del funcionario al que quiera autorizar. 4. En la lista de la derecha, en la parte inferior, seleccione al funcionario al cual va autorizar. 5. Seleccione el tipo de autorización (Consultar, Programar, Mantener) 6. Haga clic en la opción Autorizar

26 26 Lección 5 Autorización del Control Entre Agenda Agenda del Funcionario que se va a autorizar Funcionarios Autorizados a la agenda del Funcionario seleccionado. Listados de Funcionarios para autorizar a la agenda de Funcionario seleccionado. Pasos para Desautorizar a los funcionarios el uso de la agenda de otro: 1. En la lista de Funcionarios Autorizados, seleccione al funcionario 2. Haga clic en la opción.

27 29 Lección 6 Definición de clasificadores (Países, Provincias o Ciudades)

28 29 Lección 6 Definición de clasificadores (Países, provincias o ciudades) La definición de estos clasificadores permite alimentar las listas de selección de Países, Provincias o Ciudades. Acceder a la Selección de Clasificadores de Países o Provincias o Ciudades 1. Teniendo activo el instrumento de Administración de Despachos, haga clic en la opción Directorios. 2. Haga clic en la opción deseada Clasificadores de Países o Clasificadores de Provincias o Clasificadores de Ciudades. Nota: La clasificación de Países, Provincias y Ciudades son tres ventanas de selección sin embargo el procedimiento es el mismo. Para Definir los clasificadores de Países o Provincias o Ciudades 1. Ingrese el Título del Clasificador, Ej. País, Departamentos o Provincias, Ciudades. Esto siguiendo una coherente relación con el Clasificador Seleccionado. 2. En listado de clasificadores haga clic derecho sobre el clasificador que desee incorporar, luego seleccione la opción Definir el Clasificador. Una vez definido podrá ver cómo se auto-completa el campo Clasificador Asociado. Listado de Clasificadores Disponibles Figura 14.1.

29 29 Lección 6 Definición de clasificadores (Países, provincias o ciudades) 3. Ingrese el nivel de los clasificadores en el campo que se denomina Nivel de Clasificador, este número determinar los clasificadores que se muestren en el listado de Países, Provincias o Ciudades. Ejemplo: Si desea ver los países de América del sur defina el clasificador América del Sur como Clasificador Seleccionado y luego indique el nivel en el que se encuentra que en este caso es 5(cinco). Para saber el nivel en el que se encuentran los clasificadores que desea, empiece a contar por el primer clasificador que aparece en el listado y vaya descendiendo hasta el que precise. 4. En listado de clasificadores haga clic derecho sobre el clasificador que desee incorporar como el valor que sé asignar por defecto, luego seleccione la opción Definir Valor Predeterminado. Una vez definido podrá ver como sé auto-completa el campo Valor Predeterminado. 5. Guarde los cambios presionando el botón Aceptar. Nota: Para modificar los clasificadores asociados puede volver a seleccionarlo como cuando lo selecciono por primera vez. Para Eliminar los clasificadores asociados 1. Seleccione el título a asignado y proceda a eliminarlo. 2. Haga clic sobre el botón Eliminar que se encuentra a la derecha del Clasificador Asociado 3. Guarde los cambios presionando el botón Aceptar. Para cerrar sin Guardar cambios Haga clic en el botón Salir.