EL ROL DE LA CONTABILIDAD EN LA ORGANIZACION I. TEMA: CONTABILIADAD DE COSTOS; CONCEPTOS Luego de la lectura de esta sección el alumno podrá identificar que es contabilidad de costos, sus elementos y su tratamiento. Diferenciar entre contabilidad Financiera y Administrativa, entender bien la diferencia entre decisiones de planeación y control y además comprender y razonar e es cadena de valor. La contabilidad en general ayuda a los gerentes a administrar y coordinar las actividades dentro de la organización como un conjunto. Dentro de sus principales objetivos se encuentra; elaborar informes internos de rutina para ayudar en la toma de decisiones de los gerentes, que tiene la característica de presentarse con cierta regularidad. Ejemplos: Supervisar informes de costos cada semana como practica de control de costos. Elaborar informes no rutinario para ayudar a los gerentes a tomar decisiones como por ejemplo evaluar si se necesita abrir otra plata, se recopila información específica para dicha decisión. Además elaborar informes para inversionistas, autoridades gubernamentales y otras instancias externas, sobre la posición financiera, operacional y/o actividades relacionadas de la organización como por ejemplo elaborar los estados financieros de una organización en la cual las remuneraciones de los empleados dependen de un porcentaje de las utilidades de dicha empresa. Cada propósito importante de la contabilidad requiere una forma diferente de presentar la información en un sistema contable. Contabilidad de Costos, Contabilidad Administrativa y Contabilidad Financiera Primero partiremos describiendo que es contabilidad administrativa y financiera ya que la contabilidad de costos proporciona información para ambas contabilidades. Contabilidad administrativa mide y presenta información financiera y no financiera que ayuda a la toma de decisiones de los gerentes para cumplir con ciertas normas y metas, se concentra en general en informes internos para la empresa. Se concentra en el futuro (elaboración de presupuesto) y en influir en el comportamiento de gerentes y empleados. Tiene un alcance más amplio que la contabilidad financiera, abarca en forma más extensa temas como el desarrollo y la puesta en práctica de estrategias y políticas, la elaboración de presupuestos, estudios y pronósticos especiales. Por su parte, la contabilidad financiera se centra en presentar informes a terceros, mide y registra las operaciones de la empresa y proporciona estados financieros basados en los Principios de contabilidad generalmente aceptados (PCGA).
Los gerentes tiene la responsabilidad de los estados financieros para los inversionistas y otras instancias externas pero además muchas veces los sueldos de los gerentes están afectados por las cifras en estos estados por lo tanto, les importa tanto la contabilidad administrativa como financiera. La contabilidad de costos proporciona información para ambas contabilidades, mide y presenta información financiera y no financiera que se relaciona con el costo de adquirir o consumir recursos por parte de la organización, en general recopila o analiza información de costos. La administración del costo y los sistemas contables: Mediante la administración del costo describimos las actividades de los gerentes en la planeación y control de los costos a corto y largo plazo. Por ejemplo, los gerentes toman decisiones en relación con la utilización de los materiales o con los cambios en los procesos de la planta y los diseños de productos. Con frecuencia la planeación y el control de los costos se vinculan en forma inseparable con la planeación de los ingresos y las utilidades. La administración no se practica en forma aislada. Con frecuencia se realiza como parte fundamental de estrategias de administración generales y de su puesta en práctica. A continuación se menciona el importante aporte de la contabilidad administrativa a las decisiones de planeación y control de los gerentes. Primero que todo; planeación tiene que ver con las metas de la organización, predecir los resultados según diversas formas opcionales de lograr dichas metas y después decidir cómo lograr las deseadas. Segundo; control es decidir efectuar acciones que pongan en práctica las decisiones de planeación y decidir sobre la evaluación del desempeño y la retroalimentación relacionada que ayuda a la toma de decisiones futuras. Por lo tanto, ejemplificado se tiene que: planeación (aumento del 10% en el precio del producto) va acompañando en el sistema de contabilidad administrativa de un presupuesto (cantidad de producto que se espera vender, precio por producto e ingresos), es decir, la representación financiera de lo planes. Luego viene control que es equivalente a poder decir acción (poner en práctica un aumento del 10% en el precio) que va acompañado en el sistema de contabilidad administrativa con un sistema contable (documentos fuentes y registro en el mayor general y en los auxiliares), es decir, como el registro de transacciones y su clasificación en los registros contables. Y por ultimo sigue la evaluación de desempeño y retroalimentación (Ingresos por producto un 5% inferiores a los presupuestados), esto está acompañado en el sistema de contabilidad
administrativa de informes de desempeño (comparación de cantidad de producto vendido realmente, ingreso, precio promedio, contra las cantidades presupuestadas) es decir; informes de comparación entre lo presupuestado y los resultados reales. Con la información obtenida de las evaluaciones de desempeño y retroalimentación los agentes tienen opciones para tomar mejor decisiones en el futuro. Esta información puede conducir a diversos cambios. Los contadores desempeñan un papel fundamental en ese vínculo entre planeación y control. Desempeñan tres actividades importantes: 1) resuelven problemas que consiste en hacer un análisis comparativo para la toma de decisiones. En esta función el administrador se pregunta: de las diversas opciones disponibles Cuál es la mejor? 2) registro de resultado que consiste en acumular información y presentar resultados confiables a todos los niveles de administración. En esta actividad, se pregunta: Como lo estoy haciendo? 3) Orientación de la atención, que consiste en ayudar a los agentes a que centren su atención de forma apropiada. En esta actividad, se pregunta: Qué oportunidades y problemas debo examinar? La atención debe concentrarse en todas las oportunidades de añadir valor a una organización, no tan solo en oportunidades de reducir costos. Hay una interacción continua entre las decisiones de planeación y control. Por consiguiente, es común que los contadores administrativos desempeñen en forma simultánea, dos o todas las actividades a la vez. El éxito de la contabilidad administrativa depende si las decisiones de planeación y control de los agentes se mejoran gracias a la información contable que se les proporciona. Cadena de valor El termino cadena de valor se refiere a la serie de funciones de negocios en las que se añade utilidad a los productos o servicios de una organización. Se emplea el termino valor porque conforme se aumenta la utilidad del producto o servicio, también aumenta su valor para el consumidor. Los contadores administrativos proporcionan un soporte de decisión para los gerentes en cada una de estas funciones de negocios. Ejemplo: consiste en una cadena de valor que contiene seis funciones y en cada una de ellas hay apoyo por parte de la contabilidad administrativa.
- Investigación y desarrollo: La creación y experimentación de ideas relacionadas con los productos y servicios o procesos. - Diseño de productos, servicios o procesos: La planeación e ingeniería detallada de productos servicios o procesos. - Producción: La adquisición, la coordinación y el ensamble de recursos para elaborar un producto o proporcionar un servicio. - Marketing: La forma en que las compañías promueven y venden sus productos o servicios a clientes asegurados o potenciales. - Distribución: La entrega de productos o servicios al cliente. - Servicio al cliente: Las actividades de apoyo que se proporcionan a los clientes después de la venta. Hay importantes ganancias para las organizaciones si las funciones de negocios individuales de la cadena de valor operan en forma concurrente como un equipo. Sin embargo, ninguna de estas funciones en la cadena de valor se puede pasar por alto. Presupuesto: la expresión cuantitativa de un plan de acción que propone la administración para un periodo futuro y, es una ayuda para coordinar y echar a andar dicho plan. Los presupuestos no solo son esenciales para la planeación, sino que también son parte integral del control. La información con que se proyectan importes presupuestados con frecuencia incluye datos financieros y no financieros anteriores, registrados en forma rutinaria en los sistemas de contabilidad administrativa. Una vez, entendido el concepto de cadena de valor, nos preguntamos cómo podemos aumentar el valor de los sistemas de contabilidad administrativa. El diseño de un sistema de contabilidad administrativa se debe guiar por los retos que enfrentan los gerentes. Existen cuatro temas básicos para que los gerentes logren el éxito en sus decisiones de planeación y control y por supuesto la contabilidad administrativa juega un papel importante como apoyo de los gerentes en estos cuatro temas. 1) Enfoque centrado en el cliente. Los clientes son fundamentales para el éxito de una organización. El número de organizaciones que intenta orientarse hacia el cliente es grande y creciente. Hoy en día el reto de los gerentes es continuar invirtiendo los recursos suficientes en la satisfacción al cliente, en forma tal que atraiga y conserve clientes rentables. 2) Factores clave para el éxito. Estos factores operacionales afectan en forma directa la vitalidad económica de la organización.
3) Mejora continua. La mejora continua por parte de los competidores crea una búsqueda que nunca termina de niveles más altos de desempeño dentro de muchas organizaciones. 4) Análisis de la cadena de valor y de la cadena de suministros. Trata cada una de las funciones de negocios como un contribuyente esencial y valorado, e integra y coordina los esfuerzos de todas las funciones d negocios, además de desarrollar las capacidades de cada función de negocios individual. El termino cadena de suministro describe el flujo de bienes, servicios e infamación desde la cuna hasta la tumba, ya sea que esas actividades tengan lugar en la misma organización o en otras. La administración del costo insiste en integrar y coordinar actividades entre todas las compañías en la cadena de suministros, así como entre cada función de negocios en la cadena de valor de una compañía individual.