UNAM CONTROL. Propedéutico ADMINISTRACIÓN

Transcripción

1 UNAM Propedéutico ADMINISTRACIÓN

2 PROCESO ADMINISTRATIVO Previsión y Planeación Organización Dirección Control Integración

3 DEFINICIÓN 1.- La evaluación y medición de la ejecución de los planes, 2.- con el fin de detectar y prever desviaciones, 3.- para establecer las medidas correctivas necesarias. Lourdes Mûnch Galindo

4 PREMISAS DEL PREMISAS 1.- Consistencia. 2.- Síntesis de información relevante. 3.- Económico. 4.- Tendencias y frecuencias. 6.- Estratégico. 7.- Excepción. 8.- Distinción entre síntomas y causas. 9.- Oportuno y jerárquico. 5.- Medidas correctivas.

5 Consistencia 1.- Siempre utilizar la misma unidad de medición.

6 Información relevante 2.- Enfocarse a lo importante

7 Económico 3.- El costo del control debe ser justificable en relación a los resultados.

8 Tendencias y Frecuencias 4.- Identificar un error y cada cuando ocurre (tiempo)

9 Medidas Correctivas 5.- Una vez detectado el error, permite aplicar medidas correctivas.

10 Estratégico 6.- Ubicar el control en los puntos críticos de la operación.

11 Excepción 7.- Delegar funciones de acuerdo a niveles jerárquicos. (Empowerment)

12 Distinción entre síntomas y causas 8.- Distinción entre lo que genera el problema y lo que manifiesta.

13 Oportuno y jerárquico 9.- Informar a tiempo a la persona adecuada

14 Factores que comprenden el Control 1.Cantidad 2.Tiempo Text Factores 3.Costo 4.Calidad Los tres primeros son de carácter cuantitativo y el último es cualitativo

15 Ejemplos Cantidad Tiempo Costo Calidad Unidades Rechazadas Estudios de tiempo Contabilidad Rendimiento del personal Productos terminados Unidades vendidas Fechas límite. Tiempo- Máquina. Productividad. Costo por metro Pruebas Psicológicas Inspecciones Visuales

16 Importancia del Control 1.- Todo lo que se mide se puede Mejorar. 2.- Determina y analiza los orígenes de las desviaciones. 3.- Se logra homeostasis (autorregulación, equilibrio)

17 Importancia del Control 4.- Mejora la calidad. 5.- Ayuda a que los ciclos productivos sean más rápidos. 6.- Promueve las potencialidades de los individuos. 7- Facilita la delegación y el trabajo en equipo.

18 Características de un sistema de Control Eficaz 9. Criterios múltiples 8. Énfasis en las excepciones. 7. Ubicación estratégica 10. Acción correctiva 6. Criterios razonables Control eficaz 1. Exactitud 2. Oportunidad 3. Economía 4. Flexibilidad 5.- Inteligibilidad

19 Tipos de Control Preliminar Concurrente Posterior Se efectúa antes de realizar las actividades Simultáneo a la realización de actividades, como un proceso continuo Retroalimen tación, proporciona información para comparar resultados obtenidos

20 Control Preliminar (ejemplos) Políticas Procedimientos Manuales de Organización Presupuestos De Operación Financieros Un presupuesto es una estimación deseada con la que se medirá el desempeño

21 Control Concurrente (ejemplos) Dirección, vigilancia y sincronización de las actividades según ocurran. Supervisión directa

22 Control Posterior Se enfoca sobre el uso de la información de los resultados anteriores para corregir posibles desviaciones futuras de estándar aceptable. Auditorias Internas y Externas Administrativas Financieras

23 Control por áreas funcionales Áreas básicas de la empresa Control de: Producción Mercadot ecnia Finanzas Recursos Humanos

24 Control áreas funcionales Áreas funcionales Producción Mercadotecnia Finanzas Recursos Humanos Finalidad Busca incrementar la eficiencia y reducir costos. Es la evaluación de la eficacia del proceso necesario para que el producto llegue al consumidor. Obtiene información de la situación financiera de la empresa. Es la evaluación de la efectividad en la implantación y ejecución de todos los programas de personal. Ejemplos Control de inventarios, calidad, producción y compras. Control de ventas. Control presupuestal, contable, costos y auditorias. Evaluación de recursos humanos, actuación, reclutamiento y selección, capacitación y desarrollo, etc.

25 El proceso de Control Medición de resultados Text Metas y Objetivos Organizacionales, Divisionales, Departamentales e Individuales. Compara ción de rendimie nto real Text Acción Correcti va

26 MEDICION Qué se mide? Tasas de Satisfacción de Personal Rotación Ausentismo Cantidad de Unidades producidas por día Rechazos devueltos por los clientes Tiempo requerido para tramitación de documentos

27 PUNTOS CRÍTICOS DE El método más importante consiste en concentrarse en los elementos más significativos de una operación dada. Identificar los puntos del proceso productivo donde ocurren los cambios. Otro medio de control es la comparación del desempeño de la compañía con el de otras empresas, lo que se conoce como benchmarking.

28 PREGUNTAS PARA LA SELECCIÓN DE PUNTOS CRÍTICOS DE Qué reflejará mejor las metas de mi departamento? Cuál será la mejor señal de que estas metas no están cumpliéndose? Con qué recurso puedo medir mejor las desviaciones críticas? Qué me indicará quién es responsable de cualquier falla? Qué normas serán las de menor costo? Para cuáles normas dispongo de información de bajo costo?

29 COMPARACIÓN Determinación del grado de variación entre el rendimiento real y el estándar. Definición de homeostasis aceptable Magitud y dirección de las variaciones

30 No hacer Nada ACCION CORRECTIVA Corregir Rendimiento Real Cambio de Estrategias y Tácticas Programas de Capacitación Sustitución de personal Reingeniería Revisar Estándares

31 Elementos de Medición y Comparación PARAMETOS Son unidades que sirven para medir el comportamiento de un proceso y su resultado: producto y/o servicio. Se obtienen de los sistemas de medición universal: metro, Kg, pesos, dólares, etc. ESTANDARES Son la norma de comportamiento deseada en los resultados de la operación de un proceso y de las características cuantitativas que debe tener un producto o servicio. Se representa mediante el nivel cuantitativo del parámetro INDICADORES Son las manifestaciones de la alteración a la normalidad o precisiones cuantitativas de ésta.

32 TIPOS DE NORMAS DE PUNTOS ESTRATÉGICOS Normas físicas Normas de costos Normas de capital Normas de ingresos Normas de programas Normas intangibles Metas como normas Planes estratégicos como puntos de control para el control estratégico

33 Benchmarking Método para el establecer metas y medidas de productividad con base en las mejores prácticas de la industria. Existen 3 tipos de benchmarking. El benchmarking estratégico, operativo y el benchmarking administrativo.

34 CLASIFICACIÓN Monitoreo Información continua de los resultados de los procesos a través de monitores de computadoras gigantes. Coeficientes indicadores Razones matemáticas de la relación entre dos medidas. Score Cards Instrumentos de medición de las principales variables de los cuatro puntos críticos de una organización.

35 SCORE CARDS Tablero de dirección de estrategias Satisfacción de clientes internos y externos Costos, calidad y procesos Socios financieros Clima organizacional y formación de capital humano

36 MEDICIÓN Y EVALUACIÓN DEL DESEMPEÑO ORGANIZATIVO Características: Analizar e interpretar los datos que arroja el sistema de información. Verificar que se realicen los procesos contables, administrativos, comerciales, productivos, etc. conforme a lo planeado. Detectar posibles alteraciones y que se cumplan políticas y normas. Evaluar la efectividad de la operación de la empresa y generar recomendaciones, después de haber hecho diagnósticos.

37 MEDIDAS CORRECTIVAS PREVIAS Tienen por objeto señalar que hacer cuando se presenta una falla. Ventajas: a)resolver problemas con anticipación. b)administración más científica y sistemática. Desventajas: Que el personal, supervisores y gerentes se apeguen solo al manual y no saber que hacer ante fallas no programadas.

38 EVALUACIÓN GENERAL DEL Es necesario que el diseñador de un proceso administrativo y de los controles continuamente se formulen las siguientes preguntas: a)cuál es la razón de ser de esta información? b)en qué enriquece la toma de decisiones a la buena administración? c)cuál es el costo beneficio del mismo?

39 TÉCNICAS DE a) Sistemas de información b) Gráficas y diagramas c) Estudio de métodos d) Métodos cuantitativos e) Control interno y programas

40 EVALUACIÓN GENERAL DEL El control mismo debe ser objeto de evaluación continua basado en: Cuál es la razón de ser de la Información medida? En qué enriquece la toma de decisiones o la buena administración? Cuál es el Costo-Beneficio del mismo?