FUNDACIÓN UNIVERSITARIA TECNOLÓGICO COMFENALCO

Transcripción

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2 PROCESOS ADMINISTRATIVOS UNIDAD 1 - PLANEACION

3 CONCEPTOS: PLANEACION Planear es definir las metas de la organización, establecer una estrategia general para alcanzarlas y trazar planes exhaustivos para integras y coordinar el trabajo de la organización. Así, la planeación se ocupa tanto de los fines como de los medios para lograr resultados en la organización en un tiempo futuro. Robbins y Coulter. La planeación es el medio a través del cual se definen las metas y los medios para lograrlas y se especifican la asignación de recursos, los programas, las actividades y otras acciones necesarias. Es decir, la planeación determina los objetivos futuros y los medios para lograrlos. Richard Daff. Planear es decidir con anticipación el Que, el Como, el Cuando, el Quien y el cuanto debe producir la empresa. Koonz.

4 1. AYUDA A DEFINIR LOS OBJETIVOS 2. AYUDA A RESPONDER A TIEMPO A LOS CAMBIOS 3. OPTIMIZA EL USO DE LOS RECURSOS 4. ORIENTA LAS DECISIONES 5. REDUCE LA INCERTIDUMBRE 6. DEFINE CRITERIOS DE DESEMPEÑO 7. LOGRA LOS OBJETIVOS LA PLANEACION ES IMPORTANTE PORQUE:

5 PRINCIPIOS DE LA PLANEACION 1. PRINCIPIO DE UNIDAD Y DIRECCION: Todo plan debe estar dirigido hacia objetivos en una misma dirección. 2. PRINCIPIO DE DELEGACION: Todo plan debe involucrar a las unidades ejecutoras, dándoles poder suficiente en la toma de decisiones para la ejecución del plan, según su jerarquía. 3. PRINCIPIO DE FLEXIBILIDAD: Todo plan debe contemplar un grado de flexibilidad ante posibles imprevistos, sin incurrir en la imprecisión de tiempo, costo, alcance, riesgo y calidad. 4. PRINCIPIO DE CONGRUENCIA CON LA MISION DE LA EMPRESA: Todo plan debe estar inserto dentro de la misión de la empresa, con objetivos y metas claras. 5. PRINCIPIO DE VISION ESTRATEGICA DE LARGO PLAZO: Todo plan debe estar alineado a la visión estratégica de la empresa. 6. PRINCIPIO DE CONTROL: Todo plan debe ser sujeto a control, por lo tanto, debe generar los parámetros para su evaluación y seguimiento.

6 CLASIFICACION La planeación se clasifica en cuanto al tiempo de ejecución en: PLANES CONTINUOS: POLITICAS, NORMAS Y REGLAS 1. CORTO PLAZO: MENOS DE UN AÑO 2. MEDIANO PLAZO: DE UNO A CINCO AÑOS 3. LARGO PLAZO: MAS DE CINCO AÑOS Según la frecuencia y continuidad los planes pueden ser: PLANES ALTERNOS: PLANES DE CONTINGENCIA PLANES UNICOS: PROGRAMAS, PROYECTOS, PRESUPUESTOS 1. PLANES CONTINUOS 2. PLANES ALTERNOS 3. PLANES UNICOS 4. PLANES ESTRATEGICOS PLANES ESTRATEGICOS: ESTRATEGIAS DE LARGO ALCANCE, TACTICAS DE MEDIANO ALCANCE Y OPERACIONES DE USO DIARIO.

7 PROCESO DE PLANEACION Los seis pasos del proceso de planeación son: 1. DEFINICION DE LOS OBJETIVOS Hacia donde queremos ir 2. CUAL ES LA SITUACION ACTUAL? Donde estamos ahora? 3. CUALES SON LAS PREMISAS ACERCA DEL FUTURO? Que tenemos en frente? 4. CUALES SON LAS ALTERNATIVAS DE ACCION? Cuales son los caminos posibles? 5. CUAL ES LA MEJOR ALTERNATIVA? Cual es el mejor camino? 5. IMPLEMENTAR EL PLAN ELEGIDO Y EVALUAR LOS RESULTADOS Como lo hacemos?

8 PROCESO DE PLANEACION 1. DEFINIR LOS OBJETOS QUE SE PRETENDEN ALCANZAR: Es el primer paso, los objetivos deben especificar los resultados deseados y los puntos a los que se desea llegar, para conocer cuales son los pasos intermedios que se deben dar para llegar a los propuesto. 2. VERIFICAR CUAL ES LA SITUACION ACTUAL FRENTE A LOS OBJETIVOS: De manera simultanea a la definición de los objetivos, se debe evaluar la situación actual en contraposición a los objetivos deseados, verificar donde se esta y se de debe hacer. 3. DESARROLLAR PREMISAS SOBRE LAS CONDICIONES FUTURAS: Las premisas constituyen los ambientes esperados de los planes en operación. Se deben generar escenarios alternativos para los estados futuros de las acciones, analizando lo que puede ayudar o perjudicar el avance hacia los objetivos. La previsión es un aspecto importante en el desarrollo de premisas y esta relacionada con supuestos acerca del futuro.

9 PROCESO DE PLANEACION 4. ANALIZAR LAS ALTERNATIVAS DE ACCION: Se trata de relacionar y evaluar las acciones que se deben emprender, escoger una de ellas para perseguir uno o mas objetivos y elaborar un plan para alcanzarlos. 5. ELEGIR EL CURSO DE ACCION ENTRE LAS DIVERSAS ALTERNATIVAS: En este paso se toma la decisión de elegir una alternativa y abandonar las demás. La alternativa seleccionada se transforma en un plan para alcanzar objetivos. 6. IMPLEMENTAR EL PLAN Y EVALUAR LOS RESULTADOS: Hacer lo que el plan determina y evaluar con cuidado los resultados para garantizar la consecución de los objetivos, seguir lo que fue planeado y emprender las acciones correctivas a medida que sean necesarias.

10 1. ESTRATEGIAS: Es la acción para llevar a cabo con éxito lo planeado. Da las bases para organizar, dirigir y controlar la empresa.

11 2. OBJETIVOS: Son propósitos de la organización en función del tiempo. Se refieren a un resultado concreto que se desea o se necesita lograr dentro de un periodo especifico, puede ser a corto, mediano o largo plazo. Los objetivos sirven para el desarrollo de metas y definición de acciones.

12 3. METAS: Son resultados parciales cuantificables del logro de los objetivos que espera alcanzar una organización en el corto o mediano plazo.

13 4. ACCIONES: Son hechos o actitudes que en forma practica deben llevarse a cabo para lograr las metas que nos ayudan a la consecución de los objetivos.

14 5. POLITICAS: Son decisiones preestablecidas que orientan la acción de los ejecutivos, mandos medios y operativos. Su propósito es unificar las interpretaciones sobre aspectos repetitivos muy concretos.

15 6. NORMAS O REGLAS: Son especificaciones concretas de cómo debe actuarse ante situaciones determinadas, sin posibilidad de interpretación y sin desviación permitida. Su función es la calidad y la consistencia del trabajo, de los productos y sus procesos.

16 DIFERENCIA ENTRE NORMAS Y POLITICAS: La diferencia entre las normas y las políticas radica en la flexibilidad. Mientras las primeras son duraderas, rígidas y obligatorias, hasta para la alta gerencia, las segundas tienen temporalidad, pueden cambiar por la dirección en turno o según las circunstancias.

17 7. PROCEDIMIENTOS O PROCESOS: Son acciones repetitivas, continuas o periódicas y siguen una secuencia preestablecida. Los procedimientos son el saber hacer de la empresa.

18 8.PROGRAMAS: Hablando administrativamente, se refiere al tiempo que ha de utilizarse para realizar un proyecto, un proceso, un presupuesto, una inversión.

19 9. PRESUPUESTOS: Están relacionados con el dinero invertido o a invertir en determinado periodo de tiempo.

20 10. PROYECTOS: Son estudios sobre la viabilidad y rentabilidad de una inversión nueva. Un proyecto es una simulación programada de la planeación, organización, ejecución y control.